Οι καιροί αλλάζουν, οπότε οι επιχειρήσεις και οι εργαζόμενοι καλούνται να αλλάξουν επίσης. Oταν η προσωπική επαφή γίνεται αδύνατη, τότε το Telepresence ίσως είναι η αμέσως επόμενη καλύτερη λύση. Στις 23 Ιανουαρίου η είδηση του πρώτου πετυχημένου πειράματος κβαντικής τηλεμεταφοράς έκανε το γύρω του κόσμου. Μια επιστημονική ομάδα των πανεπιστημίων Μέριλαντ και Μίσιγκαν πέτυχε να τηλεμεταφέρει μια κβαντική κατάσταση (πληροφορία) άμεσα -χωρίς μεσολάβηση- από το ένα άτομο στο άλλο σε απόσταση ενός μέτρου.

Η σχετική εργασία δημοσιεύθηκε στο περιοδικό «Science». Προς το παρόν, σύμφωνα με τους ερευνητές, η πληροφορία που φθάνει στο άλλο άτομο, έχει απόλυτη ακρίβεια στο 90% των περιπτώσεων τηλεμεταφοράς, ποσοστό που μπορεί να αυξηθεί μελλοντικά.

Στη γνωστή σειρά επιστημονικής φαντασίας Σταρ Τρεκ, η τεχνολογία έχει φθάσει σε τέτοιο επίπεδο που επιτρέπει στον Σκοτ (beam me up Scotty) να τηλεμεταφέρει σε προκαθορισμένο σημείο ανθρώπους με μικρό κίνδυνο για τη σωματική τους ακεραιότητα. Επομένως, κάποια αστρική μέρα του έτους 2321, δεν αποκλείεται να έχουμε δυνατότητα τηλεμεταφοράς ανθρώπων, όμως προσωρινά, θα μπορούσαμε να αρκεστούμε στο Telepresence.

Οικονομική κρίση και σύγχρονες τεχνολογίες κάνουν το Telepresence δελεαστικό
Σύμφωνα με τη Wikipedia, με τον όρο Telepresence αναφερόμαστε σε μια ομάδα τεχνολογιών, οι οποίες επιτρέπουν σε ένα άτομο να αισθάνεται ότι είναι παρόν σε ένα σημείο διαφορετικό από το σημείο παρουσίας του. Για παράδειγμα, οι ενσωματωμένες κάμερες του Spirit επέτρεπαν στους πλοηγούς του από τη Γη να βλέπουν εικόνες της αρειανής επιφάνειας. Με μια απλή κάμερα στον υπολογιστή μας μπορούμε να αισθανόμαστε ότι βρισκόμαστε απέναντι από ένα φίλο μας που μπορεί να βρίσκεται χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά σε έναν άλλο υπολογιστή.

Υπ’ αυτήν την έννοια οι εφαρμογές του Telepresence δεν είναι καινούργιες, καθώς χρησιμοποιούνται εδώ και αρκετά χρόνια στην επικοινωνία μεταξύ ιδιωτών ή επιχειρήσεων.

Ωστόσο, υπάρχουν δύο παράγοντες που έχουν φέρει την τελευταία περίοδο αυτές τις εφαρμογές στο προσκήνιο. Ο πρώτος παράγοντας είναι αυτός που έχει φέρει και πολλά άλλα τώρα τελευταία στο προσκήνιο και είναι η οικονομική κρίση. Σύμφωνα με έρευνα της Association of Corporate Travel Executives (ACTE), τα αποτελέσματα του Σεπτεμβρίου του 2009, έδειχναν ότι το 33% των managers είχε σκοπό να ξοδέψει λιγότερα χρήματα για επιχειρηματικά ταξίδια μέσα στο 2009.

Τα νεότερα αποτελέσματα της έρευνας δείχνουν ότι το ποσοστό αυτό έφτασε τελικά το 71% και αναμένεται να κινηθεί σε υψηλά επίπεδα και μέσα στο 2010. Για να αναλογιστούμε το μέγεθος των απωλειών για τον τομέα επαγγελματικών ταξιδιών, αρκεί να αναφέρουμε ότι σύμφωνα με στοιχεία της National Business Travel Association, το συνολικό ποσό ξοδεύεται σε επιχειρηματικά ταξίδια παγκοσμίως ξεπερνά τα 940 δις δολάρια. Στο ποσό αυτό περιλαμβάνονται εισιτήρια, ξενοδοχεία, ενοικιάσεις αυτοκινήτων και η διατροφή των στελεχών.

Αν η οικονομική κρίση είναι το κίνητρο για την ανάπτυξη των εφαρμογών Telepresence, η χρήση τεχνολογιών που παρέχουν πλέον τη δυνατότητα για υψηλή ποιότητα εικόνας και ήχου είναι ο καταλύτης. Οι υποδομές οπτικών ινών των διεθνών τηλεπικοινωνιακών οργανισμών, οι δικτυακές υποδομές των επιχειρήσεων και ο ισχυρός δικτυακός εξοπλισμός δημιουργούν ένα περιβάλλον που επιτρέπει στην πληροφορία να κινείται με πολύ μεγαλύτερες ταχύτητες παγκοσμίως σε σχέση με το παρελθόν.

Είναι σίγουρο ότι θα βρεθούν αρκετοί IT Managers που θα ισχυριστούν ότι η πραγματικότητα δεν είναι τόσο ρόδινη. Στέλεχος μεγάλης ελληνικής τράπεζας έκανε λόγο πρόσφατα για την ανάγκη συνεργασίας με διαφορετικούς τηλεπικοινωνιακούς παρόχους, προκειμένου να καλύψει τις ανάγκες των υποκαταστημάτων σε Βαλκάνια και Νέα Ευρώπη, καθώς δεν υπάρχει ένας πάροχος που καλύπτει όλες τις χώρες. Ωστόσο, ακόμα και ο πιο απαισιόδοξος δεν θα μπορούσε να ισχυριστεί ότι η ποιότητα του video μιας εφαρμογής Telepresence μπορεί να είναι χειρότερη σε σχέση με μια πενταετία πριν. Οπως επίσης ισχύει ότι το κόστος χρήσης ευρυζωνικών συνδέσεων είναι κατά πολύ φθηνότερο.

Επομένως, το ερώτημα πλέον δεν είναι αν η ποιότητα του Telepresence είναι καλύτερη σε σχέση με το παρελθόν, αλλά αν το Telepresence έχει αξία ως επιχειρηματική εφαρμογή.


Σε τρεις άξονες τα οφέλη του Telepresence
Μια έρευνα που έγινε στην Ευρώπη από την Sage Research και απευθύνθηκε σε 240 IT και business στελέχη που βρίσκονται σε θέσεις λήψης αποφάσεων, δείχνει ότι οι περισσότεροι διαβλέπουν σημαντικά οφέλη από τη χρήση Telepresence εφαρμογών. Το ενδιαφέρον στοιχείο είναι ότι η έρευνα πραγματοποιήθηκε πριν από την έναρξη της οικονομικής κρίσης, το οποίο συνεπάγεται ότι κάποια από τα οφέλη είναι πλέον ενισχυμένα σε σχέση με το παρελθόν.

Τα οφέλη του Telepresence, όπως προέκυψε από τα αποτελέσματα της έρευνας μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε 3 άξονες.

Οφέλη από τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων: To 71% των ερωτηθέντων απάντησαν ότι οι εφαρμογές Telepresence έχουν τη δυνατότητα να ενδυναμώσουν τη συνεργασία των εργαζομένων και άρα να οδηγήσουν σε καλύτερες επαγγελματικές σχέσεις και ταχύτερη λήψη αποφάσεων από τα κεντρικά προς τα περιφερειακά γραφεία.

Μείωση ταξιδιωτικών εξόδων: Οι περισσότερες εταιρείες αναμένουν σημαντικές μειώσεις στα ταξιδιωτικά έξοδα με τη χρήση εφαρμογών Telepresence.

Συγκεκριμένα, το 82% των ερωτηθέντων τάσσεται υπέρ αυτής της άποψης, ενώ παράλληλα βλέπει και έμμεση μείωση κόστους. Με το Telepresence δεν υπάρχει χαμένος χρόνος, όπως ο χρόνος πτήσεων και μειώνονται τα τηλεπικοινωνιακά έξοδα, γιατί τα στελέχη δεν χρειάζεται να χρησιμοποιούν τα κινητά τηλέφωνα για να επικοινωνούν με τους πελάτες.

Μείωση εξόδων IT: Ενα από τα μειονεκτήματα των συστημάτων που ήταν στο παρελθόν διαθέσιμα για teleconference ήταν η δυσκολία αποκατάστασης της επικοινωνίας, ειδικά στις περιπτώσεις σύνδεσης πολλαπλών σημείων. Ποσοστό μεγαλύτερο από το 50% των ερωτηθέντων πιστεύει ότι οι σύγχρονες λύσεις Telepresence μπορούν να μειώσουν σημαντικά το κόστος του ΙΤ που απαιτείται για τη λειτουργία τους.

Ισως αν η έρευνα πραγματοποιούνταν ξανά μέσα στο 2009, ο άξονας που αφορά τη μείωση των ταξιδιωτικών εξόδων να ήταν όχι απλά σημαντικός, αλλά επιτακτικός. Σύμφωνα με τα στοιχεία από την έρευνα της Sage, τα μηνιαία ταξιδιωτικά έξοδα ανά μήνα και ανά εργαζόμενο ξεκινούν από τα 800 ευρώ και φτάνουν μέχρι τα 3200 ευρώ.

Ωστόσο, από τον Σεπτέμβριο του 2008 που έγινε η συλλογή των στοιχείων μέχρι και σήμερα, οι αυξήσεις στις τιμές των καυσίμων και οι φόροι αεροδρομίων έχουν εκτινάξει τα παραπάνω νούμερα μέχρι και 50% υψηλότερα. Παράλληλα, η οικονομική κρίση έχει περιορίσει τις ταξιδιωτικές δαπάνες περίπου στο ίδιο ποσοστό. Επομένως, οι προσωπικές συναντήσεις μεταξύ στελεχών έχουν παρουσιάσει σημαντική μείωση.

Αντιθέτως, εταιρείες που έχουν εγκαταστήσει συστήματα Telepresence έχουν παρατηρήσει αύξηση του αριθμού των συναντήσεων. Σύμφωνα με στοιχεία της Cisco, η οποία δραστηριοποιείται στην αγορά του Telepresence, από τον Ιούνιο του 2006 μέχρι το Φεβρουάριο του 2008, οι πωλήσεις μονάδων Telepresence είχαν σχεδόν διπλασιαστεί, ωστόσο ο αριθμός των συναντήσεων που πραγματοποιήθηκε μέσω αυτών των μονάδων τετραπλασιάστηκε. Και πάλι εδώ αξίζει να παρατηρήσουμε ότι τα νούμερα ουσιαστικά αφορούν την περίοδο που η οικονομική κρίση μόλις είχε αρχίσει να κάνει αισθητή την παρουσία της.

Στο περιβάλλον που βιώνουν οι σύγχρονες επιχειρήσεις, ο ανταγωνιστής του Telepresence δεν φαίνεται να είναι πλέον η πραγματική προσωπική επαφή. Οι επιχειρήσεις, και φυσικά αναφερόμαστε σε εκείνες που έχουν απομακρυσμένα υποκαταστήματα, έχουν να επιλέξουν ουσιαστικά ανάμεσα στη λιγότερο «ποιοτική» επικοινωνία μιας τηλεφωνικής συνδιάσκεψης και στην «πλούσια» πληροφορία που μπορεί να προσφέρει η χρήση του video.

Αν και η ποιότητα της επικοινωνίας αποτελεί «ψιλά γράμματα» για τους περισσότερους εργαζόμενους, για τα διευθυντικά στελέχη είναι απαραίτητη. Σε μια συζήτηση που έγινε στο πρόσφατο παρελθόν με διευθυντή προμηθειών μεγάλης ελληνικής βιομηχανίας, ειπώθηκε ότι είναι πολύ σημαντικό στη διάρκεια της τηλεφωνικής επικοινωνίας να ακούει καθαρά τη φωνή του προμηθευτή του, ώστε να μπορεί να διακρίνει από τον τόνο της, πότε έχει περιθώρια για πίεση στη διαπραγμάτευση.

Σε ένα business meeting, η γλώσσα του σώματος μπορεί να προσφέρει σημαντικές πληροφορίες σε έμπειρα διευθυντικά στελέχη, οι οποίες είναι πιθανό να οδηγήσουν σε καλύτερη λήψη αποφάσεων.

Επιπλέον, σημαντικά μπορεί να αποδειχτούν τα οφέλη του Telepresence και στην εκπαίδευση. Αρκετά σχολεία στις Η.Π.Α. χρησιμοποιούν λύσεις Telepresence για να φέρνουν εικονικά στην αίθουσα εξειδικευμένους δασκάλους που διαφορετικά δεν θα μπορούσαν να είναι εκεί.

Το ίδιο θα μπορούσε να συμβεί και με την εκπαίδευση στελεχών. Σύμφωνα με την έρευνα της Sage, το 61% των ερωτηθέντων περιμένει μείωση του κόστους και βελτίωση της ποιότητας εκπαίδευσης με τη χρήση εφαρμογών Telepresence.

Οτι συμβαίνει με τον εξειδικευμένο εκπαιδευτή θα μπορούσε να συμβαίνει και με τον εξειδικευμένο γιατρό. Η τηλεϊατρική σε μια χώρα, όπως η Ελλάδα μπορεί να δώσει ουσιαστικές λύσεις σε απομακρυσμένες ηπειρωτικές ή νησιωτικές περιοχές. Σήμερα, σε αυτόν τον τομέα λειτουργούν ελάχιστες λύσεις, η σημαντικότερη εξ αυτών με χορηγία της Vodafone, οι οποίες παρέχουν επαρκή ποιότητα video, αλλά σημαντικά υποδεέστερη της ποιότητας που θα μπορούσε να προσφέρει μια λύση Telepresence.


Μην προχωρήσετε αν ο CEO δεν θέλει να το χρησιμοποιήσει
Μετά από χρόνια απογοητεύσεων με συστήματα teleconference, οι λύσεις Telepresence παρουσιάζονται με βασικό επιχείρημα ένα νέο επίπεδο εμπειρίας εικόνας και ήχου που μπορεί να δημιουργήσει την αίσθηση στους συμμετέχοντες ότι είναι «πραγματικά» μαζί.

Ωστόσο, πρόκειται για μια ακόμα τεχνολογία που μπαίνει κάτω από το μικροσκόπιο του ROI. Υπ΄ αυτό το πρίσμα, ο καθοριστικός παράγοντας ώστε να αναδειχθούν τα οφέλη του είναι να χρησιμοποιηθεί. Σύμφωνα με την Claire Schooley, senior analyst της Forrester Research, «το ROI του Telepresence ξεκινά από τα γραφεία των executive στελεχών. Εάν οι άνθρωποι αυτοί είναι αρνητικοί απέναντι στη χρήση του, τότε δεν πρόκειται να παρακινήσουν και τις ομάδες των managers που διοικούν και με μαθηματική ακρίβεια η επένδυση θα καταλήξει σε αποτυχία».

Ενα λογικό ποσοστό χρήσης για ένα telepresence room θα πρέπει να ξεπερνά το 60% και το νούμερο αυτό δεν μπορεί να επιτευχθεί μόνο από τα executive στελέχη της εταιρείας. Οι managers χρειάζεται να αναγνωρίσουν ότι η μείωση των επαγγελματικών τους ταξιδιών συνεισφέρει στη βιωσιμότητα της εταιρείας και επιπλέον δημιουργεί ένα καλύτερο οικολογικό προφίλ. Σε αρκετές εγκαταστάσεις Telepresence λειτουργούν εφαρμογές που επιτρέπουν στα στελέχη να γνωρίζουν πόσα χρήματα έχει εξοικονομήσει η εταιρεία και ποιο είναι το οικολογικό όφελος που δημιουργείται από τη χρήση τους.

Ωστόσο, συνήθως, όσο και αν η προετοιμασία είναι η σωστή, τα αποτελέσματα φαίνονται στην πορεία. Η εταιρεία πρέπει να αποδεχτεί ότι κάποια στελέχη της θεωρούν καλύτερη επιλογή να ταξιδεύουν για μια προσωπική επαφή με τον πελάτη ή το συνεργάτη. Επίσης, υπάρχει η πιθανότητα τελικά να μη δημιουργηθεί η απαραίτητη «χημεία» μεταξύ των στελεχών ή κάποιες τεχνικές δυσκολίες να οδηγήσουν σε ποιότητα επικοινωνίας χαμηλότερη από την αναμενόμενη.

Για αυτούς τους λόγους, αρκετές εταιρείες επιλέγουν το Telepresence ως παροχή υπηρεσίας από κάποιον προμηθευτή και δεν αποφασίζουν άμεσα την υλοποίηση δικής τους εγκατάστασης. Οσες εταιρείες τελικά αποφασίζουν να εγκαταστήσουν μια λύση Telepresence έχει παρατηρηθεί ότι γίνονται πολύ απαιτητικές όσον αφορά τον τηλεπικοινωνιακό πάροχο που τις εξυπηρετεί. Οπως λέει ο Irwin Lazar, Vice President της Nemertes Research, «Οι περισσότερες εταιρείες αγοράζουν dedicated bandwidth για να υποστηρίξουν μια λύση Telepresence, καθώς επιθυμούν να έχουν το βέλτιστο αποτέλεσμα, για κάτι που έχουν πληρώσει αρκετά ακριβά».

Η ιστορία του Telepresence
Η ιστορία του Telepresence είναι σχετικά σύντομη. Το 1993, οι David Allen και Harold Williams δημιούργησαν την εταιρεία Teleport, η οποία πρόσφερε λύσεις teleconference. H Teleport (Τηλεμεταφορά) στη συνέχεια άλλαξε την ονομασία της σε TeleSuite, ύστερα από μια μάλλον αισιόδοξη άποψη των δημιουργών της. Ο αρχικός σκοπός ήταν η ανάπτυξη ενός συστήματος που θα μπορούσε να προσφέρει αλληλεπιδραστική επικοινωνία μεταξύ μελών οικογενειών που ζούσαν σε απομακρυσμένες περιοχές.

Στα μέσα της δεκαετίας του 1990, η Microsoft σε συνεργασία με την Creative Labs δημιούργησαν το Net Meeting, το οποίο έδινε τη δυνατότητα teleconference στο μέσο οικιακό χρήστη. Ωστόσο, η χρήση τότε των modems ταχύτητας 56 K δεν μπορούσε να προσφέρει την απαραίτητη ποιότητα σε εικόνα και ήχο και έτσι η λύση δεν αξιοποιήθηκε από επιχειρήσεις.

Εκτοτε, αρκετές εταιρείες μπήκαν στην αγορά του teleconference και telepresence στη συνέχεια, μεταξύ των οποίων η Cisco, Polycom, Hewlett Packard, Teliris, Telanetix, Tandberg και BrightCom. Οι τιμές των συστημάτων κυμαίνονται από δεκάδες έως εκατοντάδες χιλιάδες δολάρια και εξαρτώνται κυρίως από τον αριθμό των ατόμων που θα εξυπηρετήσουν παράλληλα.