netweek - Μια φορά και έναν καιρό έζησε το paperless office

Παρασκευή, 10 Απριλίου 2020

Δωρεάν εγγραφή

Συμπληρώστε τα παρακάτω στοιχεία για να εγγραφείτε στην Online έκδοση του NetWeek και να έχετε πλήρη πρόσβαση στο περιεχόμενό του.
*
*
*
*
*
*
* Άνδρας   Γυναίκα
*

Τα πεδία με * είναι υποχρεωτικά

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Professional Services

Special Report - MPS

Μια φορά και έναν καιρό έζησε το paperless office

16 Ιανουαρίου 2020 | 09:36 Γράφει ο Γιάννης  Μουρατίδης Topics: Corporate Performance,logistics,Managed Print services,Services,Special Reports

Καθώς περισσότερες εταιρείες στρέφονται σε υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων, η ασφάλεια αναδεικνύεται σε βασικό παράγοντα επιλογής.

Θα χρειαστεί να γυρίσουμε στη δεκαετία του 70 για να εντοπίσουμε την πρώτη πρόβλεψη από το περιοδικό Business Week, σχετικά με το γραφείο του μέλλοντος, το οποίο θα ήταν εντελώς απαλλαγμένο από χαρτιά, καθώς οι ψηφιακές τεχνολογίες θα αντικαθιστούσαν τις παραδοσιακές μεθόδους γραφής και αποθήκευσης. Ωστόσο, ο συντάκτης δεν θα ήταν καθόλου περήφανος για την πρόβλεψη του, όταν θα διαπίστωσε ότι από το 1980 μέχρι και το 2000, η χρήση χαρτιού στις επιχειρήσεις, είχε διπλασιαστεί, καθώς οι τεχνολογικές βελτιώσεις σε εκτυπωτές και φωτοτυπικά, έκαναν την εκτύπωση διαρκώς φθηνότερη και ποιοτικότερη. Η πρόβλεψη του συντάκτη ήταν άστοχη χρονικά, αλλά όχι εντελώς άστοχη. Πράγματι, από το 2000 και έπειτα, η χρήση του χαρτιού στις επιχειρήσεις ακολουθεί μια φθίνουσα πορεία, με καταλύτες αρχικά το email και στη συνέχεια άλλες μεθόδους ψηφιοποίησης εγγράφων, καταχώρισης δεδομένων και επικοινωνίας μεταξύ ψηφιακών συστημάτων. Ωστόσο, το χαρτί δεν έχει εξαφανιστεί από τις επιχειρήσεις και κυρίως τους δημόσιους οργανισμούς και σύμφωνα με τους κατασκευαστές εκτυπωτικών συστημάτων, το paperless office είναι ακόμα πολύ μακριά από την πραγματικότητα. Οι λόγοι είναι αρκετοί και έχουν σχέση με την ζωντανή ακόμα παραδοσιακή νοοτροπία ανάγνωσης, αλλά και με πρακτικά προβλήματα, τα οποία δεν επιλύονται με την ανταλλαγή ψηφιακών αρχείων. Ενώ όμως, οι λάτρεις του χαρτιού δεν είναι ακόμα έτοιμοι να το εγκαταλείψουν, οι επιχειρήσεις δεν είναι διατεθειμένες να φορτώνουν τα έξοδα τους με περιττές εκτυπώσεις, συντήρηση μηχανημάτων και διαχείριση όλου αυτού του οικοσυστήματος. Ενώ όλοι είμαστε έτοιμοι να θαυμάσουμε ένα όμορφο έγγραφο, λίγοι θέλουμε να λερώσουμε τα χέρια μας με “τόνερ”.

Στα 26,5 δισεκατομμύρια δολάρια η αγορά των Managed Print Services
Στο δρόμο για το paperless μέλλον η πρόβλεψη για 7% ετήσια αύξηση των Managed Print Services από το 2019 μέχρι και το 2025, δημιουργεί φαινομενικά μια αντίφαση, η οποία είναι εξηγήσιμη. Η αξιοποίηση των MPS έχει ως αποτέλεσμα όχι μόνο τη μείωση του συνολικού κόστους του οικοσυστήματος εκτυπώσεων, αλλά συχνά και τη μείωση του αριθμού των εκτυπωμένων σελίδων. Άρα λιγότερο χαρτί μέσα στην επιχείρηση. Υπάρχουν αρκετά επιτυχημένα έργα που αποδεικνύουν αυτόν τον ισχυρισμό. To New Port City Council στη Βρετανία, αξιοποιώντας τα MPS ελάττωσε την σπατάλη χαρτιού κατά 30% και εξοικονόμησε συνολικά 1 εκατομμύριο λίρες σε διάστημα μιας πενταετίας.

Σύμφωνα με αναλυτές, οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν ήδη στραφεί στην πλειονότητά τους σε MPS, οπότε το νέο κύμα ανάπτυξης της αγοράς, θα προέλθει από τη ζήτηση των μικρομεσαίων επιχειρήσεων. Καταλυτικό ρόλο προς αυτήν την κατεύθυνση θα παίξουν οι cloud based προτάσεις MPS, οι οποίες επιτρέπουν κοστολόγηση υπηρεσιών που είναι ανεκτή από τους μικρομεσαίους παίκτες της αγοράς.

O εκτυπωτής γίνεται κομμάτι του Internet of Things
Η διασύνδεση ενός επιχειρηματικού εκτυπωτή με το Internet είναι εδώ και αρκετά χρόνια αυτό που θα λέγαμε βασικός εξοπλισμός. Η ανησυχία να βρεθεί κάποιο έγγραφο σε λάθος χέρια, υπήρχε σχεδόν από την αρχή της εμφάνισης των εκτυπωτών, καθώς κάποιοι ήταν σχεδιασμένοι για να τοποθετούνται σε κοινόχρηστους χώρους και έχοντας σύνδεση με το τοπικό δίκτυο της επιχείρησης, επέτρεπαν σε διαφορετικούς εργαζόμενους να στέλνουν σε αυτούς τις εκτυπώσεις τους.

Όταν αργότερα το τοπικό δίκτυο συνδέθηκε στο Internet, θεωρητικά, αν δεν υπήρχαν δικλείδες ασφάλειας, ο κάθε χρήστης του δικτύου θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει έναν κοινόχρηστο εκτυπωτή για να στείλει ένα ερωτικό γράμμα σε έναν άλλο εργαζόμενο ή μια υβριστική επιστολή. Ωστόσο, οι δικλείδες ασφάλειας δε στήθηκαν τόσο για να αποτρέψουν τέτοια περιστατικά, όσο για να αποτρέψουν μη εξουσιοδοτημένους χρήστες να χρησιμοποιήσουν τον εκτυπωτή ως είσοδο είτε για να αποκτήσουν τα έγγραφα που οδεύουν σε αυτόν, είτε ακόμα και για να φτάσουν σε πιο ευαίσθητα συστήματα της επιχείρησης.

Η εξειδικευμένη έρευνα που δημοσίευσε η εταιρεία Quocirca με τίτλο “Global Print Security Landscape, 2019”, αναφέρει ότι το 73% των οργανισμών που συμμετείχαν θεωρεί τον εκτυπωτή ως πιθανό κίνδυνο για την πολιτική ασφάλειας, αλλά μόλις το 24% αυτών θεωρούν ότι το εκτυπωτικό τους οικοσύστημα είναι ασφαλές. Η εφαρμογή του GDPR αυξάνει τη σπουδαιότητα αυτού του κινδύνου, καθώς ακόμα και ένα έγγραφο με προσωπικά δεδομένα που έχει εκτυπωθεί και έχει καταλήξει σε μη εξουσιοδοτημένο άτομο, μπορεί να θεωρηθεί ως διαρροή.

Η αξιοποίηση των MPS λύνει έμμεσα αυτό το πρόβλημα, καθώς η εταιρεία που θα αναλάβει το έργο, θα χρειαστεί πρώτα να κάνει μια αναλυτική καταγραφή του εξοπλισμού ή ίσως και να φέρει νέο εξοπλισμό που θεωρεί περισσότερο οικονομικό, λειτουργικό, αλλά και αξιόπιστο. Θεωρητικά, ο κατασκευαστής είναι αυτός που γνωρίζει καλύτερα που πονάνε τα προϊόντα, οπότε θα ανακαλύψει πιο εύκολα έναν εκτυπωτή που πιθανώς έχει ένα ξεπερασμένο και ευάλωτο firmware.

Παράλληλα, ο προμηθευτής ενδεχομένως σε συνεργασία με την επιχείρηση, αναλαμβάνει τον έλεγχο του οικοσυστήματος εκτυπώσεων, επίσης με αρχικό στόχο να τηρούνται κάποια καθορισμένα όρια, γεγονός όμως που έχει και το παράπλευρο όφελος του εντοπισμού ασυνήθιστων συμβάντων.

Απέχουμε από το paperless office
Η ανάγνωση από χαρτί είναι ακόμα στενά συνδεδεμένη με τη νοοτροπία μας, όπως δείχνουν όχι μόνο οι πωλήσεις των εκτυπωτών, αλλά και η περιορισμένη επιτυχία των ψηφιακών βιβλίων.

Δεν είναι μάλιστα απίθανο, τα ερχόμενα χρόνια να δούμε και μια επιστροφή στην εκτύπωση φωτογραφίας, καθώς, θα συνειδητοποιούμε ότι δισεκατομμύρια αναμνήσεις ξεχασμένες σε σκληρούς δίσκους δεν μας προσφέρουν κάποια συγκίνηση.

Σε αυτό το πλαίσιο, καθοριστικό ρόλο θα συνεχίσει να παίζει η μείωση του κόστους εκτύπωσης, ώστε το τερπνόν και το ωφέλιμο να συναντιόνται.

Οι λύσεις MPS έχουν αποδεδειγμένα συμβάλει στη μείωση κόστους των μεγάλων επιχειρήσεων, όπου το περιβάλλον ήταν περισσότερο ανεξέλεγκτο και μένει τώρα να αποδείξουν ότι μπορούν να πετύχουν το ίδιο και για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις.

Παράλληλα, το ρυθμιστικό πλαίσιο που επιβάλει για την Ευρώπη το GDPR, δημιουργεί απαιτήσεις, οι οποίες μπορούν να ικανοποιηθούν ευκολότερα στο ελεγχόμενο περιβάλλον που προσφέρουν οι λύσεις MPS.

Ο εκτυπωτής είναι πλέον μια ακόμα πόρτα στο δίκτυο της εταιρείας
O Ηλίας Μελισσαρόπουλος, Business Development Manager της Canon Ελλάδας, εστιάζει στην αυξημένη ασφάλεια που προσφέρουν οι λύσεις MPS.

Στη σχεδίαση έργων MPS και MPDS, oι απειλές για την επιχείρηση αφορούν την πληροφορία που διακινείται σε φυσική μορφή (σαν εκτύπωση) στο περιβάλλον κοντά στις συσκευές, στην πληροφορία που υπάρχει σε ψηφιακή μορφή στους σκληρούς δίσκους των συσκευών, στα θέματα που προκύπτουν από τη χρήση προσωπικών συσκευών που δεν αποτελούν τμήμα του στόλου MPS ή πολλές φορές ακόμα και από εκτυπωμένα έγγραφα σε καλάθια αχρήστων τα οποία δεν έχουν καταστραφεί με κατάλληλη διαδικασία.

Η δημιουργία ενός περιβάλλοντος ασφαλείας επιτυγχάνεται σχεδιάζοντας εξ’αρχής με γνώμονα την ασφάλεια για ολόκληρο τον κύκλο της ζωής του εγγράφου. Στοιχεία αυτής της φιλοσοφίας είναι: Σε επίπεδο πρόσβασης/διαδικασιών: η πιστοποίηση χρηστών, ο αποκλεισμός από εκτύπωση εγγράφων με ευαίσθητα δεδομένα ελέγχοντας «λέξεις κλειδιά», η εφαρμογή πολιτικών ανά χρήστη και η δυνατότητα καταγραφής. Σε επίπεδο της λειτουργικότητας των συσκευών: Η κρυπτογραφημένη επικοινωνία, η διαγραφή δεδομένων από τις μονάδες αποθήκευσης και η ενσωμάτωση χαρακτηριστικών ασφαλείας που επιτρέπουν καλύτερο έλεγχο. Σε επίπεδο αποστολής και ανάκτησης δεδομένων είναι η ασφάλεια επιτυγχάνεται με την αυτοματοποίηση των λειτουργιών OCR, την εφαρμογή ροών εργασίας με αξιοποίηση των metadata και η δυνατότητα ενοποίησης με τα συστήματα διαχείρισης των τμημάτων ΙΤ και υπηρεσίες cloud.

Ενηλικιώθηκαν οι λύσεις MPS
O Νίκος Χρηστάκης, Διευθύνων Σύμβουλος της HP για την Ελλάδα και την Κύπρο αναδεικνύει τα στοιχεία που έχουν μεταμορφώσει τις λύσεις MPS από την εμφάνισή τους μέχρι σήμερα.

Τα Managed Print Services έχουν μετατραπεί από μία παραδοσιακή λύση pay per click και μετατροπής των εξόδων εκτύπωσης από CAPEX σε OPEX σε μία μορφή υπηρεσίας που πλέον διαμορφώνεται απόλυτα σε συνάρτηση με τις ανάγκες της επιχείρησης σε κάθε επίπεδο. Με την προσοχή να στρέφεται πρωτίστως στην ασφάλεια των συστημάτων, την προστασία κάθε end point και την αύξηση της παραγωγικότητας, οι σύγχρονες λύσεις MPS ενσωματώνουν όχι μόνο ενημερωμένο και έξυπνο hardware αλλά και εξειδικευμένο software. Ο IT Manager μπορεί να διασφαλίσει ολιστική ενημέρωση για κάθε συσκευή αλλά και να προσαρμόσει και να αυτοματοποιήσει τις λειτουργίες τους ώστε οι χρήστες να έχουν περισσότερα εργαλεία στη διάθεσή τους, ανάλογα με την εργασία του κάθε τμήματος ή ατόμου. Η παραμετροποίηση είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη λύση MPS, προσφέροντας την ιδανική εμπειρία χρήσης σε κάθε εργαζόμενο της επιχείρησης και δίνοντας την

netweek (T. 430)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2020 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778