Η διείσδυση του cloud στα επιχειρηματικά περιβάλλοντα συνεχίζεται με αμείωτη ένταση, με όλο και περισσότερες υπηρεσίες του ΙΤ να φιλοξενούνται στο «σύννεφο». Το CRM δεν θα μπορούσε να αποτελούσε εξαίρεση, με την cloud υλοποίησή του να αποτελεί μια ελκυστική εναλλακτική λύση για όλες τις επιχειρήσεις.

Στην εποχή του ψηφιακού μετασχηματισμού και των «αέναων» αλλαγών, η ανάπτυξη μιας επιχείρησης είναι άμεσα συνυφασμένη με την ικανότητα προσαρμογής στο μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό πεδίο και με την ικανοποίηση/πιστότητα των πελατών της. Ταυτόχρονα, ο έντονος ανταγωνισμός που υπάρχει στην αγορά και η μεγάλη ταχύτητα δράσης που χαρακτηρίζει το σύγχρονο επιχειρηματικό γίγνεσθαι δημιουργούν τις προϋποθέσεις για τη χρήση ενοποιημένων -και απλοποιημένων – λύσεων.

Το cloud CRM επιτρέπει σε έναν οργανισμό να εξορθολογήσει τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες, επιταχύνοντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτό εξηγεί εν μέρει και γιατί τα συστήματα CRM έχουν καθιερωθεί στις επιχειρήσεις, περισσότερο από κάθε άλλη λύση βασισμένη στo cloud. To μεγάλο ενδιαφέρον που υπάρχει για το cloud CRM έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία συνθηκών έντονου ανταγωνισμού μεταξύ των παρόχων λύσεων cloud CRM, στους οποίους περιλαμβάνονται, πλέον, τόσο μεγάλοι παραδοσιακοί κατασκευαστές software όσο και αρκετές εταιρείες startups, που παλεύουν σκληρά για να κερδίσουν το δικό τους μερίδιο στην αγορά. Έτσι, έχει δημιουργηθεί μια πληθώρα λύσεων που κάνουν δύσκολη την επιλογή για τις Διευθύνσεις Πληροφορικής των εταιρειών.

Οι λεπτομέρειες κάνουν τη διαφορά
Εκ πρώτης όψεως δεν φαίνεται να υπάρχουν μεγάλες διαφορές ανάμεσα στις ποικίλες λύσεις cloud CRM που διατίθενται στην αγορά. Βασικά, όλα τα συστήματα cloud CRM έχουν τον ίδιο στόχο: να διαχειριστούν όσο γίνεται περισσότερο αποτελεσματικά το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο μιας επιχείρησης, ήτοι τις σχέσεις με τους πελάτες της.

Ωστόσο, αν κοιτάξει κανείς λίγο προσεκτικότερα θα παρατηρήσει το εξής: κάθε λύση cloud CRM δεν αποτελεί μια απλή λύση CRM, αλλά μπορεί να διαθέτει χαρακτηριστικά που τη διαφοροποιούν από τις υπόλοιπες της αγοράς. Για παράδειγμα, κάποιες λύσεις cloud CRM είναι εσκεμμένα όσο γίνεται πιο απλά δομημένες, καθώς στοχεύουν σε εταιρείες που έχουν συνηθίσει να διαχειρίζονται το πελατολόγιό τους με απλά φύλλα εργασίας του Excel.

Κάποιες άλλες λύσεις είναι περισσότερο σύνθετες και «πληθωρικές», καθώς έχουν σχεδιαστεί για εταιρείες που διαθέτουν ήδη εμπειρία με συστήματα CRM, σκοπεύοντας να καλύψουν κάθε τους ανάγκη. Οι λύσεις cloud CRM αυτής της κατηγορίας προσφέρουν αμέτρητα εργαλεία για επαγγελματίες, καλύπτοντας ακόμα και την περιοχή του Sales Force Automation, ξεχωρίζοντας για τις πολλές επιλογές ολοκλήρωσης που προσφέρουν.

Τέλος, υπάρχουν και λύσεις cloud CRM που εστιάζουν στην επικοινωνία, ενώ κάποιες άλλες ακολουθούν μια συνεργατική προσέγγιση, δίνοντας βαρύτητα στο project management και στην αποτελεσματική συνεργασία.

Επιλογή και στοχοθέτηση
Η μεγάλη ποικιλία λύσεων cloud CRΜ που διατίθενται στην αγορά δεν πρέπει να ανησυχεί τις επιχειρήσεις. Το αντίθετο μάλιστα. Όσο περισσότερες επιλογές υπάρχουν τόσο το καλύτερο. Και αυτό διότι ο έντονος ανταγωνισμός πιέζει τις τιμές προς τα κάτω, ενώ, το πιο σημαντικό, «αναγκάζει» τους παρόχους να βελτιώνουν συνεχώς τις υπηρεσίες τους.

Η φάση της επιλογής, η πιο κρίσιμη για ένα project υλοποίησης ενός έργου cloud CRM, μπορεί να στεφθεί με επιτυχία αν ληφθούν υπόψη κάποιοι σημαντικοί παράγοντες και αν τεθούν συγκεκριμένοι στόχοι και καθοριστεί ακριβώς το κοινό που θα χρησιμοποιήσει μια λύση cloud CRM.

Αν και η ικανοποίηση και αύξηση της πιστότητας των πελατών αποτελεί ένα κλασικό στόχο που θα πρέπει να ικανοποιεί μια λύση cloud CRM, φαίνεται ότι τελικά κάποιες επιχειρήσεις ενδιαφέρονται περισσότερο για άλλα πράγματα. Όπως είναι, για παράδειγμα, η επιτάχυνση πρόσβασης στην πληροφόρηση, κάτι που φαίνεται να είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μικρότερες επιχειρήσεις.

Αντιθέτως, η ενίσχυση της πιστότητας των πελατών παίζει πολύ πιο σημαντικό ρόλο στις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις. Σε κάθε περίπτωση για την επιτυχία ενός cloud CRM project είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει ένας ξεκάθαρος καθορισμός των στόχων.

Γενικά, όταν η Διεύθυνση Πληροφορικής αναζητά την κατάλληλη λύση για τον οργανισμό της θα πρέπει, καταρχάς, να διεξαγάγει μια ανάλυση απαιτήσεων. Στο πλαίσιο αυτό καταγράφονται λεπτομερώς σε ένα φύλλο προδιαγραφών όλες οι επιχειρηματικές απαιτήσεις, οι αναμενόμενες λειτουργίες του λογισμικού και των σεναρίων εφαρμογής που πρέπει να καλυφτούν.

Για τους ειδικούς του software και του ΙΤ αυτή αποτελεί την καλύτερη προσέγγιση. Τα στελέχη του μάρκετινγκ, οι διευθυντές πωλήσεων ή οι οικονομικοί διευθυντές χωρίς τεχνικό υπόβαθρο δυσκολεύονται να κατανοήσουν τη δημιουργία αυτού του καταλόγου. Γι’ αυτό θα πρέπει να τους είναι ξεκάθαροι οι στόχοι, οι οποίοι θα επιτευχθούν μέσω της εισαγωγής μιας λύσης CRM.

Αλλά και οι ομάδες χρηστών, οι οποίες θα χρειαστούν να εργαστούν αργότερα με τη λύση, θα πρέπει να καθοριστούν ξεκάθαρα. Διότι μόνο έτσι θα μπορούν αργότερα τα διαφορετικά διαθέσιμα στην αγορά συστήματα να αξιολογηθούν σωστά και να συγκριθούν μεταξύ τους.


Σενάρια χρήσης και testing
Το εύρος λειτουργιών που προσφέρει μια λύση cloud CRM αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους παράγοντες επιλογής της. Όσο περισσότερο μπορεί να καλύψει μια λύση Cloud CRM τις λειτουργικές απαιτήσεις μιας εταιρείας, τόσο περισσότερο γίνεται ελκυστική.

Στο πλαίσιο ικανοποίησης των λειτουργικών απαιτήσεων (και διαχείρισης των πελατειακών σχέσεων), μια λύση cloud CRM μπορεί να ακολουθεί μια αναλυτική, λειτουργική, συνεργατική, επικοινωνιακή ή social προσέγγιση.

Οι επιχειρήσεις που επιλέγουν σωστά την προσέγγιση του cloud CRM τους, βρίσκονται στο σωστό δρόμο. Αν, για παράδειγμα, μια εταιρεία επιθυμεί να ενθαρρύνει το διάλογο με τους πελάτες της, τότε θα στραφεί στην επιλογή ενός επικοινωνιακού cloud CRM.

Αν, αντιθέτως, σκοπεύει να ανακαλύψει τις cross selling δυνατότητες που υπάρχουν ή να ενισχύσει την πιστότητα των πελατών της, τότε ένα CRM με ενσωματωμένα εργαλεία ανάλυσης αποτελεί την καλύτερη λύση. Μια εταιρεία που θέλει να βελτιστοποιήσει τις διεργασίες στην εξυπηρέτηση πελατών, δίνει μεγαλύτερη βαρύτητα στη λειτουργική πτυχή ενός cloud CRM.

Μετά το ξεκαθάρισμα των πιθανών λύσεων CRM που ικανοποιούν τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και προσδοκίες, ακολουθεί μια κρίσιμη φάση, αυτή του testing. Είναι πολύ σημαντικό να δοκιμαστεί μια λύση cloud CRM σε πραγματικές συνθήκες πριν την οριστική επιλογή, ώστε να διαπιστωθεί αν όντως εκπληρώνει τους στόχους και τις προσδοκίες της εταιρείας, αλλά και για να περιοριστούν (ή να ανιχνευτούν) τα όποια μελλοντικά προβλήματα.

Ένα λάθος που κάνουν συχνά οι επιχειρήσεις είναι ότι δεν δοκιμάζουν τις υποψήφιες λύσεις που τους ενδιαφέρουν σε πραγματικές συνθήκες. Η πίεση χρόνου που υπάρχει σήμερα σε αρκετές Διευθύνσεις Πληροφορικής έχει ως αποτέλεσμα να μην αφιερώνεται ο απαιτούμενος χρόνος για την εξαντλητική δοκιμή μιας λύσης, με αποτέλεσμα να υπάρχει πιθανότητα αργότερα να εκδηλωθούν δυσλειτουργίες που δεν είχαν εκτιμηθεί εξαρχής.

Αναζητώντας την καλύτερη λύση
Στη σημερινή αγορά διατίθενται μια μεγάλη ποικιλία από λύσεις cloud CRM. Υπάρχουν ειδικές λύσεις για μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά και λύσεις που απευθύνονται σε συγκεκριμένους κλάδους. Ενώ κάποιες λύσεις επικεντρώνονται στη βελτιστοποίηση αναλυτικών και λειτουργικών διαδικασιών, κάποιες άλλες εστιάζουν στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής και ανεμπόδιστης επικοινωνίας με τους πελάτες.

Το ποια λύση cloud CRM είναι η βέλτιστη για την εκάστοτε επιχείρηση, εξαρτάται από τις απαιτήσεις και τις ανάγκες της. Γι’ αυτό το λόγο συστήνεται στην έναρξη ενός project cloud CRM να διεξαχθεί μια ανάλυση απαιτήσεων για τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν, να καθοριστούν οι ομάδες χρηστών που θα χρησιμοποιούν το cloud CRM και να οριστεί o βασικός προσανατολισμός του συστήματος. Μόνο έτσι μπορεί να γίνει μια σωστή αξιολόγηση των διαθέσιμων λύσεων και μέσα από αυτές να επιλεγεί η καλύτερη.

Το CRM είναι σήμερα σημαντικό για όλες τις επιχειρήσεις, καθώς τις βοηθάει να συντηρούν, να καλλιεργούν και να αναπτύσσουν περαιτέρω τις σχέσεις με πελάτες τους, να προσφέρουν καλύτερη υποστήριξη, να εκμεταλλεύονται (και να δημιουργούν) ευκαιρίες πώλησης, αλλά και να αυξάνουν την πιστότητα των πελατών τους. Και γι΄αυτό πρέπει να καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να επιλέγεται η καλύτερη λύση CRM.

Γιατί cloud CRM;
Γιατί μια επιχείρηση θα πρέπει να στραφεί στο cloud CRM, ειδικά αν χρησιμοποιήσει ήδη μια on-premise λύση CRM; Αν και η μείωση του κόστους που επιτυγχάνεται από τη μετάβαση ενός CRM στο cloud είναι ένα σημαντικό κίνητρο, δεν αποτελεί το μοναδικό.

Η πίεση που υπάρχει σήμερα στις επιχειρήσεις για καινοτομία, αλλά και ο ψηφιακός μετασχηματισμός που συντελείται γύρω μας, απαιτεί περισσότερο ευελιξία στις σχέσεις με τους πελάτες, συνεχής προσαρμογή στις νέες συνθήκες και μια πληθώρα λειτουργιών που είναι δύσκολο (και ακριβό) να υλοποιηθούν από ένα κλασικό, on-premise, σύστημα CRM.

Σημαντικοί, επίσης, παράγοντες που μπορεί να οδηγήσουν στην επιλογή ενός cloud CRM είναι οι εξής: Application Software Maintenance. Το κόστος υποστήριξης του on-premise λογισμικού που χρησιμοποιεί μια εταιρεία είναι αρκετά μεγάλο. Από την άλλη, όπως έχει καταγράφει η Forrester σε έρευνά της, το 85% των επιχειρήσεων δεν αναγνωρίζουν την αξία υποστήριξης του software που χρησιμοποιούν.

Επιπλέον, αρκετές εταιρείες συνεχίζουν να χρησιμοποιήσουν CRM, το οποίο έχουν καιρό να ανανεώσουν, χάνοντας τις καινοτομίες και τις έξτρα δυνατότητες που προσφέρει ένα σύγχρονο λογισμικό. Το να πληρώνει κανείς την υποστήριξη για μια λύση που δεν ανανεώνεται συχνά, ούτε διαθέτει την πληθώρα λειτουργιών ενός σύγχρονου CRM, σίγουρα είναι κάτι που ενοχλεί.

Εκτός αυτού, σε κάθε ανανέωση θα πρέπει η εκάστοτε εταιρεία να επωμιστεί το κόστος εγκατάστασης σε όλα τα διαφορετικά συστήματα της πληροφοριακής της υποδομής. Αυτό από μόνο του αποτελεί ένα καλό λόγο για να επενδύσει κανείς σε ένα cloud CRM, όπου οι ανανεώσεις και οι εγκαταστάσεις γίνονται άμεσα και γρήγορα, απελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο για το ΙΤ.

Hardware & Servers. Ανεξάρτητα από τη χρησιμοποιούμενη τεχνολογία, είναι ευθύνη της εταιρείας που χρησιμοποιεί την κλασική λύση CRM να προμηθευτεί και να υποστηρίξει τους servers και το απαιτούμενο storage για τα on-premises συστήματά της.

Διάφορες αναλύσεις δείχνουν ότι επιτυγχάνεται μια σημαντική εξοικονόμηση στις υποδομές, όταν υπάρχει μια μετακίνηση της λύσης στο cloud. Σε μια λύση cloud CRM όλα αυτά τα κόστη τα αναλαμβάνει ο πάροχος της, όπως και τα ενεργειακά κόστη, αλλά και την ευθύνη να παρέχει αδιάλειπτη λειτουργία για τη λύση του.

Πόροι του ΙΤ. Έχουν περάσει ανεπιστρεπτί οι ημέρες όπου οι Διευθύνσεις Πληροφορικής μπορούν να επωμιστούν το κόστος πρόσληψης προσωπικού που θα εργάζεται αποκλειστικά στην υποστήριξη και συντήρηση του CRM της εταιρείας. Σήμερα, ο ρόλος του ΙΤ είναι περισσότερο στρατηγικός από ότι παλιότερα και δεν περιορίζεται στην υποστήριξη των πληροφοριακών συστημάτων.

Αυτήν μπορούν να την αναθέσουν κάλλιστα σε έναν εξωτερικό πάροχο. Αν και η υποστήριξη των υποδομών συνεχίζει να δεσμεύει ένα σημαντικό μέρος του IT budget, οι Διευθύνσεις Πληροφορικής θέλουν να το αλλάξουν αυτό και να ανακατευθύνουν το IT budget σε πιο στρατηγικές εργασίες, συμβάλλοντας στην επιχειρηματική ανάπτυξη. Μεταφέροντας το CRM στο clοud μπορούν να πετύχουν ευκολότερα αυτόν το στόχο τους, διοχετεύοντας ένα μεγάλο όγκο της δουλειάς τους στον πάροχο της υπηρεσίας, απελευθερώνοντας και αξιοποιώντας, έτσι, αποδοτικότερα τους πόρους του ΙΤ.

Παράλληλα, το cloud CRM μειώνει την πολυπλοκότητά των πληροφοριακών υποδομών και περιορίζει το ρίσκο του downtime – καθώς το CRM τρέχει μέσα από τις υποδομές του παρόχου, ο οποίος διαθέτει, εν γένει, την τεχνογνωσία και την εμπειρία που μια εταιρεία είναι δύσκολο να αποκτήσει μόνη της.