netweek - Enterprise printers: Εκτυπωτές και έγγραφα στον ψηφιακό κόσμο

Δευτέρα, 24 Σεπτεμβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Hardware

Enterprise printers: Εκτυπωτές και έγγραφα στον ψηφιακό κόσμο

29 Μαρτίου 2018 | 09:32 Γράφει ο Γρηγόρης  Γραμμένος Topics: Infrastructure

Πως οι εκτυπωτές λύνουν το πρόβλημα των έντυπων εγγράφων; Ο κομβικός ρόλος των εκτυπωτών στην αυτοματοποίηση της ροής εργασίας.

Η αύξηση της παραγωγικότητας αποτελεί πάντα ένα κύριο στόχο, ειδικά στον τομέα του IT. Ένα στόχο που συνήθως επιτυγχάνεται μέσω της αυτοματοποίησης χειρονακτικών διαδικασιών. Τα οφέλη της παραγωγικότητας δυστυχώς συχνά σταματάνε όταν ένα έντυπο έγγραφο παρεμβάλλεται στην διαδικασία. Σε αυτό το σημείο κάποιος πρέπει να εισάγει χειροκίνητα τις απαραίτητες πληροφορίες και μετά να αποθηκεύσει ή να καταστρέψει το έντυπο. Σε μερικές περιπτώσεις μάλιστα το έγγραφο πρέπει να προωθηθεί σε κάποιον τρίτο για περισσότερες πληροφορίες ή εγκρίσεις.

Λύσεις που περιλαμβάνουν τη σάρωση και την ανάλυση των έντυπων εγγράφων είναι διαθέσιμες εδώ και χρόνια, όμως ακόμα χρειάζονται κάποια χειροκίνητη παρέμβαση. Επίσης δεν είναι ιδιαίτερα εύχρηστες και η δυνατότητα ενσωμάτωσης τους σε λογισμικά ροής εργασιών είναι περιορισμένη. Πλέον όμως έρχονται στην αγορά πιο αυτοματοποιημένες και φιλικές προς το χρήστη λύσεις.

Έρχονται μάλιστα από το πιο απρόσμενο μέρος. Από τους προμηθευτές εκτυπωτικών μηχανημάτων, ή όπως προτιμούν να ονομάζονται πλέον, εταιρίες απεικόνισης εγγράφων.

Το γεγονός ότι η Xerox, η Canon, η Konica Minolta καθώς και άλλες κορυφαίες εταιρείες ανοίγουν το δρόμο προς την ψηφιοποίηση εγγράφων και την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι κάτι πολύ λογικό, καθώς έχουν αποκτήσει πλέον δεκαετίες εμπειρίας βοηθώντας τους πελάτες τους να διαχειριστούν τα έντυπα έγγραφα τους. Έχουν πλέον γνώση σε βάθος σχετικά με τον τρόπο που αυτά τα έγγραφα μπορούν να ενσωματωθούν σε ροές εργασίας καθώς και τον τρόπο που μπορούν να δημιουργηθούν, να επεξεργαστούν και να αρχειοθετηθούν.

Γιατί λοιπόν επιχειρήσεις που έχουν χτιστεί χάρη στα έντυπα έγγραφα βοηθάνε τους πελάτες τους να περάσουν στα ψηφιακά έγγραφα; Η ανάγκη για έντυπα έγγραφα όλο και μειώνεται, οπότε οι εταιρίες απεικόνισης εγγράφων έχουν αποδεχτεί πως χρειάζεται να ψάξουν αλλού για ανάπτυξη.

«Οι πελάτες συνειδητοποίησαν κατά τη διάρκεια της οικονομικής κρίσης του 2008 πόσο κοστοβόρες μπορούν να είναι οι εκτυπώσεις» λέει ο Charles Brewer, πρόεδρος του Actionable Intelligence, μιας εταιρία έρευνας αγοράς στο χώρο της βιομηχανίας απεικόνισης εγγράφων.

Από τότε όλο και μειώνεται ο αριθμός σελίδων που τυπώνεται κάθε χρόνο. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να δοθεί έμφαση σε υπηρεσίες όπως το MPS (managed print services) που βοηθάει επιχειρήσεις να διαχειριστούν τους εκτυπωτές τους και τα σχετικά κόστη τους. «Αυτό που βλέπετε τώρα είναι το MPS 2.0, το οποίο σας επιτρέπει μέσω της συσκευής καταγραφής σας να δημιουργήσετε ροές εργασίας καθώς και άλλες επιχειρηματικές διεργασίες», λέει ο Brewer. «Οι κατασκευαστές των εκτυπωτών/φωτοτυπικών μηχανημάτων έχουν εγκαταστήσει το hardware. Έχουν αναπτύξει σχέσεις με τα τμήματα IT. Λόγω του τρόπου που πωλείται το MPS έχουν σχέσεις και με τους CFOs.

Συγχρόνως τα στελέχη των επιχειρήσεων συνειδητοποιούν πως μπορούν να χρησιμοποιήσουν το φωτοτυπικό τους μηχάνημα για πολύ περισσότερα πράγματα πέρα από φωτοτυπίες». «Η κλασική συσκευή γραφείου – και πιο συγκεκριμένα ο εκτυπωτής πολλών χρήσεων MFP(Multifunction printer) - έχει πλέον κομβική θέση σε διάφορες εφαρμογές ροών εργασίας που υπάρχουν μέσα σε ένα γενικό γραφείο» λέει ο Dennis Amorosano, αντιπρόεδρος και γενικός διευθυντής της Canon Business Imaging Systems Group (BISG).

«Βρισκόμαστε σε ένα σημείο όπου οι πελάτες είναι πολύ πιο ενημερωμένοι σχετικά με την τεχνολογία γραφείου που είναι διαθέσιμη και χρησιμοποιούν αυτή την τεχνολογία πιο συχνά από ποτέ σε διαδικασίες που αποτελούν κλειδί για τη ροή εργασίας».

Αποκτώντας θέση στο επιχειρηματικό IT οικοσύστημα
Οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων, βλέπουν τα προϊόντα τους ως συμπληρωματικά των επιχειρηματικών συστημάτων. Η Canon για παράδειγμα, πουλάει το Therefore που κάνει information management και παρέχει λύσεις για τη ροή εργασίας. Η προσέγγιση που χρησιμοποιεί είναι αυτό που ο Amorosano ονομάζει “bottoms up”. «Χωρίς ένα σύστημα ERP η επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει.

Ο τύπος συστημάτων ροής εργασίας που χρησιμοποιούμε έχει δραματικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Όμως η επιχείρηση μπορεί να λειτουργήσει χωρίς τις διακριτές εφαρμογές ροής εργασίας με τις οποίες ασχολούμαστε εμείς, με εξαίρεση τις ροές εργασίας που ασχολούνται με accounts-payable».

Ένας τρόπος με τον οποίο η Canon εμπλουτίζει το ERP, είναι με τις AP workflow λύσεις. «Οι πωλητές ERP που εφαρμόζουν αυτά τα συστήματα τείνουν να εστιάζουν στον πυρήνα της επιχειρηματικής διαδικασίας. Χρησιμοποιούν εφαρμογές που καλύπτουν μέχρι και το 80 τοις εκατό της ροής εργασίας. Συχνά όμως οι έντυπες πλευρές της διαδικασίας δεν είναι τόσο καλά αυτοματοποιημένες και ενσωματωμένες» λέει ο Amorosano. «Η Canon έχει εξειδίκευση και παρελθόν στις τεχνικές απεικόνισης και έτσι μπορούμε να δούμε την διαδικασία που χρησιμοποιούν οι πελάτες μας από άκρη σ’ άκρη. Αυτοματοποιούμε λοιπόν τα πρώτο κομμάτι της διαδικασίας – αυτό με τα περισσότερα έγγραφα που είναι το πιο χειρονακτικό». «Δεν ανταγωνιζόμαστε τους παρόχους ERP» λέει ο Pavan Gourisetty, διευθυντής της διαχείρισης προϊόντων στην Xerox, η οποία εμπορεύεται το DocuShare Flex content management software. «Γνωρίζουμε πως δεν είμαστε η μοναδική επιχείρηση λογισμικού στο IT οικοσύστημα. Ήδη χρησιμοποιούνται οι εφαρμογές SAP, Oracle Financials ή Workday. Όλα αυτά τα συστήματα λειτουργούν ως system of records για συγκεκριμένες κατηγορίες περιπτώσεων. Εμείς θέλουμε να είμαστε ένα system of records για συστήματα content management που μπορεί να ενσωματωθεί σε άλλες γραμμές επιχειρηματικών εφαρμογών. Θέλουμε να γίνουμε γνωστοί ως πάροχοι ενός ecosystem platform».

Η SAP προσφέρει εφαρμογές λογισμικού και παρουσιάζει τη δική της λύση για διαχείριση δεδομένων με το OpenText. «Πολλοί από τους πελάτες μας, διοικούν μεγάλους οργανισμούς που έχουν να διαχειριστούν διαφόρων μορφών δεδομένα», λέει ο Harald Nehring, αντιπρόεδρος product marketing στη SAP. «Συμπεριλαμβανομένου του υλικού από έντυπα έγγραφα και δεδομένα από διάφορες επιχειρηματικές επικοινωνίες». Η σειρά λύσεων που παρουσιάζει η SAP με το OpenText «αναλαμβάνει κάθε στάδιο του content management είτε είναι η ψηφιοποίηση αρχείων, είτε η αρχειοθέτηση και η πρόσβαση στα δεδομένα την κατάλληλη στιγμή είτε και πιο εξειδικευμένες περιπτώσεις όπως η επεξεργασία τιμολογίων».

Η SAP συνεργάζεται με την Canon στο Therefore. Είναι πλέον πιστοποιημένοι σε διασυνδέσεις και ενοποιήσεις, κυρίως με το ERP S/4HANA της SAP. «Η ενοποίηση είναι πολύ σημαντική για να έχει ο χρήστης μια ομαλή εμπειρία. Ειδικά στις περιπτώσεις των τιμολογίων ή των αγορών είναι πολύ σημαντικό η ροή εργασίας και οι οθόνες που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι να είναι συγχρονισμένες», λέει ο Nehring.

Η αύξηση της παραγωγικότητας αποτελεί πάντα ένα κύριο στόχο, ειδικά στον τομέα του IT. Ένα στόχο που συνήθως επιτυγχάνεται μέσω της αυτοματοποίησης χειρονακτικών διαδικασιών. Τα οφέλη της παραγωγικότητας δυστυχώς συχνά σταματάνε όταν ένα έντυπο έγγραφο παρεμβάλλεται στην διαδικασία. Σε αυτό το σημείο κάποιος πρέπει να εισάγει χειροκίνητα τις απαραίτητες πληροφορίες και μετά να αποθηκεύσει ή να καταστρέψει το έντυπο. Σε μερικές περιπτώσεις μάλιστα το έγγραφο πρέπει να προωθηθεί σε κάποιον τρίτο για περισσότερες πληροφορίες ή εγκρίσεις.

Λύσεις που περιλαμβάνουν τη σάρωση και την ανάλυση των έντυπων εγγράφων είναι διαθέσιμες εδώ και χρόνια, όμως ακόμα χρειάζονται κάποια χειροκίνητη παρέμβαση. Επίσης δεν είναι ιδιαίτερα εύχρηστες και η δυνατότητα ενσωμάτωσης τους σε λογισμικά ροής εργασιών είναι περιορισμένη. Πλέον όμως έρχονται στην αγορά πιο αυτοματοποιημένες και φιλικές προς το χρήστη λύσεις.

Έρχονται μάλιστα από το πιο απρόσμενο μέρος. Από τους προμηθευτές εκτυπωτικών μηχανημάτων, ή όπως προτιμούν να ονομάζονται πλέον, εταιρίες απεικόνισης εγγράφων.

Το γεγονός ότι η Xerox, η Canon, η Konica Minolta καθώς και άλλες κορυφαίες εταιρείες ανοίγουν το δρόμο προς την ψηφιοποίηση εγγράφων και την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι κάτι πολύ λογικό, καθώς έχουν αποκτήσει πλέον δεκαετίες εμπειρίας βοηθώντας τους πελάτες τους να διαχειριστούν τα έντυπα έγγραφα τους. Έχουν πλέον γνώση σε βάθος σχετικά με τον τρόπο που αυτά τα έγγραφα μπορούν να ενσωματωθούν σε ροές εργασίας καθώς και τον τρόπο που μπορούν να δημιουργηθούν, να επεξεργαστούν και να αρχειοθετηθούν.

Γιατί λοιπόν επιχειρήσεις που έχουν χτιστεί χάρη στα έντυπα έγγραφα βοηθάνε τους πελάτες τους να περάσουν στα ψηφιακά έγγραφα; Η ανάγκη για έντυπα έγγραφα όλο και μειώνεται, οπότε οι εταιρίες απεικόνισης εγγράφων έχουν αποδεχτεί πως χρειάζεται να ψάξουν αλλού για ανάπτυξη.

«Οι πελάτες συνειδητοποίησαν κατά τη διάρκεια της οικονομικής κρίσης του 2008 πόσο κοστοβόρες μπορούν να είναι οι εκτυπώσεις» λέει ο Charles Brewer, πρόεδρος του Actionable Intelligence, μιας εταιρία έρευνας αγοράς στο χώρο της βιομηχανίας απεικόνισης εγγράφων.

Από τότε όλο και μειώνεται ο αριθμός σελίδων που τυπώνεται κάθε χρόνο. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να δοθεί έμφαση σε υπηρεσίες όπως το MPS (managed print services) που βοηθάει επιχειρήσεις να διαχειριστούν τους εκτυπωτές τους και τα σχετικά κόστη τους. «Αυτό που βλέπετε τώρα είναι το MPS 2.0, το οποίο σας επιτρέπει μέσω της συσκευής καταγραφής σας να δημιουργήσετε ροές εργασίας καθώς και άλλες επιχειρηματικές διεργασίες», λέει ο Brewer. «Οι κατασκευαστές των εκτυπωτών/φωτοτυπικών μηχανημάτων έχουν εγκαταστήσει το hardware. Έχουν αναπτύξει σχέσεις με τα τμήματα IT. Λόγω του τρόπου που πωλείται το MPS έχουν σχέσεις και με τους CFOs.

Συγχρόνως τα στελέχη των επιχειρήσεων συνειδητοποιούν πως μπορούν να χρησιμοποιήσουν το φωτοτυπικό τους μηχάνημα για πολύ περισσότερα πράγματα πέρα από φωτοτυπίες». «Η κλασική συσκευή γραφείου – και πιο συγκεκριμένα ο εκτυπωτής πολλών χρήσεων MFP(Multifunction printer) - έχει πλέον κομβική θέση σε διάφορες εφαρμογές ροών εργασίας που υπάρχουν μέσα σε ένα γενικό γραφείο» λέει ο Dennis Amorosano, αντιπρόεδρος και γενικός διευθυντής της Canon Business Imaging Systems Group (BISG).

«Βρισκόμαστε σε ένα σημείο όπου οι πελάτες είναι πολύ πιο ενημερωμένοι σχετικά με την τεχνολογία γραφείου που είναι διαθέσιμη και χρησιμοποιούν αυτή την τεχνολογία πιο συχνά από ποτέ σε διαδικασίες που αποτελούν κλειδί για τη ροή εργασίας».

Αποκτώντας θέση στο επιχειρηματικό IT οικοσύστημα
Οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων, βλέπουν τα προϊόντα τους ως συμπληρωματικά των επιχειρηματικών συστημάτων. Η Canon για παράδειγμα, πουλάει το Therefore που κάνει information management και παρέχει λύσεις για τη ροή εργασίας. Η προσέγγιση που χρησιμοποιεί είναι αυτό που ο Amorosano ονομάζει “bottoms up”. «Χωρίς ένα σύστημα ERP η επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει.

Ο τύπος συστημάτων ροής εργασίας που χρησιμοποιούμε έχει δραματικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες. Όμως η επιχείρηση μπορεί να λειτουργήσει χωρίς τις διακριτές εφαρμογές ροής εργασίας με τις οποίες ασχολούμαστε εμείς, με εξαίρεση τις ροές εργασίας που ασχολούνται με accounts-payable».

Ένας τρόπος με τον οποίο η Canon εμπλουτίζει το ERP, είναι με τις AP workflow λύσεις. «Οι πωλητές ERP που εφαρμόζουν αυτά τα συστήματα τείνουν να εστιάζουν στον πυρήνα της επιχειρηματικής διαδικασίας. Χρησιμοποιούν εφαρμογές που καλύπτουν μέχρι και το 80 τοις εκατό της ροής εργασίας. Συχνά όμως οι έντυπες πλευρές της διαδικασίας δεν είναι τόσο καλά αυτοματοποιημένες και ενσωματωμένες» λέει ο Amorosano. «Η Canon έχει εξειδίκευση και παρελθόν στις τεχνικές απεικόνισης και έτσι μπορούμε να δούμε την διαδικασία που χρησιμοποιούν οι πελάτες μας από άκρη σ’ άκρη. Αυτοματοποιούμε λοιπόν τα πρώτο κομμάτι της διαδικασίας – αυτό με τα περισσότερα έγγραφα που είναι το πιο χειρονακτικό». «Δεν ανταγωνιζόμαστε τους παρόχους ERP» λέει ο Pavan Gourisetty, διευθυντής της διαχείρισης προϊόντων στην Xerox, η οποία εμπορεύεται το DocuShare Flex content management software. «Γνωρίζουμε πως δεν είμαστε η μοναδική επιχείρηση λογισμικού στο IT οικοσύστημα. Ήδη χρησιμοποιούνται οι εφαρμογές SAP, Oracle Financials ή Workday. Όλα αυτά τα συστήματα λειτουργούν ως system of records για συγκεκριμένες κατηγορίες περιπτώσεων. Εμείς θέλουμε να είμαστε ένα system of records για συστήματα content management που μπορεί να ενσωματωθεί σε άλλες γραμμές επιχειρηματικών εφαρμογών. Θέλουμε να γίνουμε γνωστοί ως πάροχοι ενός ecosystem platform».

Η SAP προσφέρει εφαρμογές λογισμικού και παρουσιάζει τη δική της λύση για διαχείριση δεδομένων με το OpenText. «Πολλοί από τους πελάτες μας, διοικούν μεγάλους οργανισμούς που έχουν να διαχειριστούν διαφόρων μορφών δεδομένα», λέει ο Harald Nehring, αντιπρόεδρος product marketing στη SAP. «Συμπεριλαμβανομένου του υλικού από έντυπα έγγραφα και δεδομένα από διάφορες επιχειρηματικές επικοινωνίες». Η σειρά λύσεων που παρουσιάζει η SAP με το OpenText «αναλαμβάνει κάθε στάδιο του content management είτε είναι η ψηφιοποίηση αρχείων, είτε η αρχειοθέτηση και η πρόσβαση στα δεδομένα την κατάλληλη στιγμή είτε και πιο εξειδικευμένες περιπτώσεις όπως η επεξεργασία τιμολογίων».

Η SAP συνεργάζεται με την Canon στο Therefore. Είναι πλέον πιστοποιημένοι σε διασυνδέσεις και ενοποιήσεις, κυρίως με το ERP S/4HANA της SAP. «Η ενοποίηση είναι πολύ σημαντική για να έχει ο χρήστης μια ομαλή εμπειρία. Ειδικά στις περιπτώσεις των τιμολογίων ή των αγορών είναι πολύ σημαντικό η ροή εργασίας και οι οθόνες που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι να είναι συγχρονισμένες», λέει ο Nehring.


Αυτοματοποιώντας τα πρώτα βήματα της διαδικασίας
Ένα έντυπο έγγραφο, μπορεί να χρειαστεί χειροκίνητη παρέμβαση για πολλούς λόγους προτού η πληροφορία που περιέχει να μπορέσει να ενσωματωθεί σε μια ροή εργασίας. Συνήθως τα δεδομένα βρίσκονται σε διάφορα πεδία μιας φόρμας και πρέπει να μεταφερθούν σε μια βάση δεδομένων για να είναι πιο εύκολα προσβάσιμα. Λιγότερο δομημένα έγγραφα, όπως η αλληλογραφία ή τα συμβόλαια, πρέπει να σαρωθούν και να ψηφιοποιηθούν ώστε να γίνουν προσπελάσιμα. Σε μερικές περιπτώσεις κάποιος πρέπει να διαβάσει το έγγραφο για να επιλέξει και να εισάγει συγκεκριμένα δεδομένα μέσα σε ένα σύστημα. Η τελευταία γενιά εκτυπωτών και φωτοτυπικών μηχανημάτων έχει ενσωματωμένη τη δυνατότητα αυτοματοποίησης αυτών των διαδικασιών. Επίσης οι περισσότεροι κατασκευαστές πουλάνε κατάλληλες εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων, που είναι σχεδιασμένες ώστε να ενσωματώνονται με τα συστήματα ροής εργασίας των επιχειρήσεων και με βασικές εφαρμογές. Συγχρόνως οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων φέρνουν και μερικά καινούργια πλεονεκτήματα στην ροή εργασίας. Όπως ευκολία στη χρήση και content analytics.

Τα φωτοτυπικά μηχανήματα και οι εκτυπωτές έχουν μια οθόνη αφής που έχει ένα πολύ απλό user interface που μπορούν, με ελάχιστη εκπαίδευση, να χειριστούν ακόμα και όσοι δεν είναι ειδικοί στην τεχνολογία.

Αυτοί είναι οι ίδιοι άνθρωποι που θα χρειαστεί να κάνουν την ψηφιοποίηση των έντυπων εγγράφων για την χρήση τους στην ροή εργασίας. Οι λύσεις για τη ροή εργασίας που προσφέρουν οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων είναι προσπελάσιμες μέσα από το ίδιο εύχρηστο user interface.

«Υπάρχουν χαρακτηριστικά και δυνατότητες που είναι μέρος της εμπειρίας του χρήστη και που οι πελάτες θεωρούν δεδομένες. Όπως το να υπάρχουν ενσωματωμένες viewer capabilities, μηχανές αναζήτησης, και ξεχωριστό σκέλος με τα εργαλεία καταγραφής και όλα αυτά μέσα στο ίδιο user interface. Είναι πολύ σημαντικό να παρέχονται όλες αυτές η δυνατότητες στο επίπεδο της διαχείρισης περιεχομένου αρχείων.» λέει ο Wasim Khan, head of global workflow automation στη Xerox.

Για την λύση AP, η Canon έφτιαξε το Enterprise Imaging Platform. «Είναι μια πλατφόρμα με αρχιτεκτονική server-oriented που κουμπώνει κατευθείαν στην Oracle και χρησιμοποιεί το Oracle’s Fusion middleware ως έναν τρόπο για να ενσωματώσει τις απεικονιστικές ικανότητες της Canon με τα ERP συστήματα της Oracle», λέει ο Amorosano. Επίσης προσθέτει πως η Canon σκοπεύει να επεκτείνει την Enterprise Imaging Platform σε SAP.

Το πέρασμα του εγγράφου στο σύστημα είναι το πρώτο βήμα. Το δεύτερο βήμα είναι να επιβεβαιωθεί πως οι πληροφορίες από αυτό το έγγραφο έχουν αποθηκευτεί στα σωστά σημεία. Εδώ είναι χρήσιμα τα content analytics. Με τη βοήθειά τους, το λογισμικό αναλύει το έγγραφο ψάχνοντας για λεκτικά μοτίβα ή κείμενα τοποθετημένα σε συγκεκριμένες περιοχές, όπως τα πεδία μιας φόρμας. Μετά τοποθετεί τα δεδομένα στα κατάλληλα μέρη του συστήματος βάσει προεπιλεγμένων κανόνων. Για παράδειγμα τα δεδομένα για το τιμολόγιο ενός πελάτη μπορεί να περάσουν σε ένα CRM και σε λογιστικά συστήματα.

«Με το Flex, θα έχετε περισσότερη απεικονιστική ικανότητα και ένα απλό user interface. Είναι πιο εύχρηστο και πιο πρακτικό», λέει ο Khan. «Οι πελάτες χρησιμοποιούν διάφορα συστήματα Oracle ή άλλα back-ends, Salesforce ή CRM συστήματα, οπότε εμείς έχουμε ήδη δημιουργήσει αυτές τις συνδέσεις».

Το content analytics μπορεί δυνητικά να κάνει ακόμα περισσότερα, ειδικά σχετικά με τη λήψη αποφάσεων που χρειάζεται κατά τη διάρκεια μιας ροής εργασίας. Στις εγκαταστάσεις PARC (Palo Alto Research Center) έγινε έρευνα για το λογισμικό DocuShare Flex της Xerox. «Δουλεύουμε με έναν μεγάλο πάροχο ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης. Οπότε μερικές από τις πληροφορίες που βρίσκονται στην βάση δεδομένων πρέπει να τονιστούν από άποψη ασφάλειας» λέει ο Khan. «Έχει τα σωστά επίπεδα ασφαλείας; Το βλέπουν οι σωστοί άνθρωποι; Τότε χρειαζόμαστε εργαλεία για να καταλάβουμε τι περιέχουν τα δεδομένα μας και αν υπάρχουν λέξεις κλειδιά ή αν υπάρχει κάποιο ιδιαίτερο νόημα πίσω από τις λέξεις».

Η Canon ελπίζει να χρησιμοποιήσει τεχνητή νοημοσύνη και analytics στις εφαρμογές της άμεσα. Η εταιρία σε αυτή τη φάση συνεργάζεται με την MXHero που είναι μια email collaboration solution provider και με το Box που είναι ένας cloud storage and collaboration provider. Σύμφωνα με τον Amorosano η Canon ψάχνει για τρόπους να ενσωματώσει την απεικονιστική της τεχνολογία μέσα σε αυτές τις λύσεις. «Όταν αρχίζεις να βάζεις δεδομένα μέσα στο Box, πρέπει να έχεις την απαιτούμενη πειθαρχία σχετικά με το πώς ονομάζεις το υλικό και που το τοποθετείς ώστε να είναι χρήσιμο για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική εφαρμογή ή διαδικασία. Οι χώροι αποθήκευσης δεδομένων μπορούν να γίνουν τόσο μεγάλοι, που αν δεν έχουν τη σωστή αρχιτεκτονική φτάνεις σε ένα σημείο που γίνεται όλο και πιο δύσκολο να βρεις τα δεδομένα που χρειάζεσαι μέσα στο σύστημα».

Χρησιμοποιώντας τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να λυθεί αυτό το πρόβλημα με αυτό που ονομάζεται “context management”. Έχουμε μια τεχνολογία που μας επιτρέπει να αναγνωρίσουμε όχι μόνο τα έγγραφα αλλά και το γενικό πλαίσιο του εγγράφου καθώς και το περιεχόμενο του» λέει ο Amorosano. «Το σύστημα γίνεται όλο και πιο έξυπνο όσο περνάει ο καιρός. Το σύστημα αρχίζει να καταλαβαίνει σχεδόν «διαισθητικά» τι θες να κάνεις. Ψάχνουμε με ποιους τρόπους μπορούμε να εφαρμόσουμε αυτή την τεχνολογία AI ώστε οι χρήστες να βάζουν δεδομένα και να κάνουν χρήση αυτών των δεδομένων μέσα στο οικοσύστημα του Box».

Η ικανότητα να μπορείς να λειτουργείς καλά με κομβικά επιχειρηματικά συστήματα, είναι το κλειδί για την πλήρη αξιοποίηση των content analytics. «Αν το μόνο που έχετε στη διάθεση σας είναι το document processing, δυστυχώς χάνετε πολύ πληροφορία σχετικά με το περιεχόμενο του κειμένου», λέει ο Nehring.

Η σταδιακή αύξηση παραγωγικότητας
Από μια καθαρά τεχνολογική σκοπιά, οι λύσεις αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που προτείνουν οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων ίσως να μην μοιάζουν ως ένα σπουδαίο βήμα πέραν αυτών που ήδη πετυχαίνουν τα κλασικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων σε συνδυασμό με τις υπάρχουσες υπηρεσίες για την ροή εργασίας. Η αξία που προσφέρουν είναι όμως στην αυτοματοποίηση των αρχικών σταδίων της διαδικασίας, τα οποία και απαιτούν την περισσότερη εργασία χρησιμοποιώντας το γνωστό φωτοτυπικό μηχάνημα ή το MFP ως το κομβικό τους σημείο.

«Ψηφιοποιήστε όσο το δυνατόν νωρίτερα, και μην έχετε απλά μια ηλεκτρονική εικόνα, αλλά να έχετε ένα πλήρως αναλυμένο έγγραφο» λέει ο Nehring. «Μην ασχολείστε με τα έντυπα έγγραφα περισσότερο από όσο πραγματικά χρειάζεται.» Αυτό βέβαια είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να εφαρμοστεί, ειδικά σε μικρούς οργανισμούς όπου οι επιχειρήσεις απεικόνισης εγγράφων έχουν και την μεγαλύτερη επιτυχία με τις υπηρεσίες τους.

Η αύξηση της λειτουργικότητας μέσα από τα φωτοτυπικά μηχανήματα και τα MFPs καθώς και η ενσωμάτωση σε αυτά βασικών εφαρμογών, μπορεί να επιταχύνει την εξέλιξη κρατώντας τα κόστη χαμηλά και ελαχιστοποιώντας την ανάγκη εκπαίδευσης.

netweek (T. 411)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778