netweek - Making printing easy

Παρασκευή, 15 Δεκεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Hardware

Making printing easy

22 Αυγούστου 2016 | 12:30 Γράφει το NetWeek  Team Topics: Enterprise Printers,Special Reports

Δρ. Ιορδάνης Τσαφαρίδης, Heidelberg Hellas A.E.E.

O Δρ. Ιορδάνης Τσαφαρίδης, IT Manager, Heidelberg Hellas A.E.E. ξεδιπλώνει στο netweek στρατηγικές για μια αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του printing στο περιβάλλον μιας σύγχρονης επιχείρησης.

netweek: Ποια είναι βασικά σενάρια χρήσης ενός enterprise printer στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον; Ποιες είναι οι βασικότερες προκλήσεις που καλείται να διαχειριστεί σήμερα ένας IT Manager όσον αφορά τον εκτυπωτικό περιβάλλον της επιχείρησής του;

Ιορδάνης Τσαφαρίδης: Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον που διέπεται από την οικονομική συρρίκνωση των ημερών μας, τα βασικά σενάρια (στρατηγικές) χρήσης ενός enterprise printer συνοψίζονται στα εξής:

  • Βελτιστοποίηση διαμέσου της χρήσης του σωστού αριθμού enterprise printers, ικανοποιώντας βέλτιστα τις εκτυπωτικές ανάγκες του οργανισμού
  • Έλεγχος των εξόδων αγοράς, τόσο των καινούριων enterprise printers όσο και των αναλωσίμων τους
  • Εύκολη παρακολούθηση και διαχείριση του στόλου των εκτυπωτών

Κατά τη διάρκεια των τελευταίων 10 χρόνων οι επιχειρήσεις εστίασαν τη δράση τους, όσον αφορά το ΙΤ, στο πώς θα καταστήσουν διαφανή και ελέγξιμα τα κόστη και την υποδομή του ΙΤ. Σήμερα, όπου η λέξη αλλαγή τείνει να γίνει η μοναδική σταθερά, η έννοια της ενοποίησης κυριαρχεί στον επιχειρηματικό κόσμο.

Ωστόσο, ως επί το πλείστον, οι επιχειρήσεις δεν δίνουν στις εκτυπώσεις τη σημασία που τους αρμόζει, παρά το γεγονός ότι το κόστος εκτύπωσης μπορεί να αγγίξει το 1-5% των ετήσιων εσόδων της επιχείρησης (σύμφωνα με στοιχεία της IDC).

Λαμβάνοντας, δε, υπόψη ότι, κατά μέσο όρο, ο ετήσιος προϋπολογισμός του ΙΤ μιας επιχείρησης αποτελεί το 4% των ετήσιων εσόδων της, αντιλαμβάνεται κανείς τις προκλήσεις τις οποίες καλείται να διαχειριστεί ένας IT Manager όσον αφορά το εκτυπωτικό περιβάλλον, προκλήσεις που, κατά την άποψή μου, συνοψίζονται σε δύο κατηγορίες:

  • Γνωστά και μετρήσιμα κόστη: Γενικό υλικό γραφείου, συντήρηση και αναλώσιμα
  • Κρυφά κόστη: Αποθηκευτικός χώρος, IT Service Desk, διαχείριση των προμηθειών, περιβαντολογική βιωσιμότητα και επιχειρησιακή παραγωγικότητα

Ολοκληρώνοντας, είναι εμφανές ότι η σωστή επεξεργασία των παραπάνω προκλήσεων όσον αφορά το εκτυπωτικό περιβάλλον μιας επιχείρησης -όπου από τη μία μειώνουμε δραματικά το εκτυπωτικό κόστος και από την άλλη διασφαλίζουμε τη σωστή διαχείριση των μελλοντικών συναφών δαπανών- επιτρέπουν στον IT Manager να καταδεικνύει το έργο του και την αποστολή του, εξοικονομώντας πολύτιμους πόρους, οι οποίοι θα είναι διαθέσιμοι για τις πραγματικές ανάγκες του ΙΤ.

nw: Πότε εκτιμάτε ότι θα πρέπει μια επιχείρηση να ανανεώνει τον εκτυπωτικό της στόλο; Με βάση ποια κριτήρια θα πρέπει να επιλέγει τους enterprise printers, αλλά και τους vendors/integrators με τους οποίους θα συνεργαστεί;

Ι. Τσαφαρίδης: Το ερώτημα αυτό αποτελεί, ίσως, την πλέον δύσκολη εξίσωση για έναν ΙΤ Manager και για την ίδια την επιχείρησή του. Θεωρώ ότι τα κριτήρια, τα οποία θα πρέπει να συνυπολογίζονται έτσι ώστε να καθορίζεται ο χρόνος για την ανανέωση του εκτυπωτικού στόλου μιας επιχείρησης, είναι τα ακόλουθα:

  1. Η παρέλευση μιας πενταετίας χρήσης για έναν εκτυπωτή σε ένα επιχειρησιακό περιβάλλον αποτελεί τον πλέον ενδεδειγμένο χρόνο ανανέωσης. Παρόλο αυτά, στην πλειοψηφία των επιχειρήσεων η ηλικία του εκτυπωτικού στόλου υπερβαίνει κατά πολύ τα πέντε έτη, κάτι που επιφέρει δραματικές επιπτώσεις στο κόστος χρήσης.
  2. Μια σωστά δομημένη επιχείρηση θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να έχει πρόγραμμα διαχείρισης/διατήρησης των εκτυπωτών (Retention Schedule), έτσι ώστε να υπάρχουν ανά πάσα στιγμή διαθέσιμα εκείνα τα δεδομένα, τα οποία είναι απαραίτητα για τη λήψη απόφασης ανανέωσης του εκτυπωτικού στόλου. Στην πραγματικότητα, όμως, ελάχιστες επιχειρήσεις τρέχουν ένα πρόγραμμα διαχείρισης/διατήρησης των εκτυπωτών τους.
  3. Οι παλαιότεροι εκτυπωτές, δυστυχώς, δεν διαθέτουν σύστημα MIB (Management Information Base) ή διαχείρισης ισχύος (Power Management), με αποτέλεσμα να καθίσταται ασύμφορη η χρήση τους σε ένα σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον.
  4. Στους σύγχρονους, εξελιγμένους τεχνολογικά, επιχειρησιακούς εκτυπωτές το κόστος των αναλωσίμων μειώνεται συνεχώς, με παράλληλη αύξηση της ταχύτητας και της αντοχής τους, σε αντίθεση με τους εκτυπωτές παλαιάς τεχνολογίας.

Όσον αφορά την επιλογή του κατάλληλου vendor/integrator, η βέλτιστη πρακτική είναι εκείνη η οποία τον διαχειρίζεται ενεργά. Η πρακτική αυτή περιλαμβάνει όλους τους vendors/integrators και αφορά υλικό, λογισμικό, υπηρεσίες, προμήθειες και παροχή συμβουλών. Είναι, δε, σημαντικό να επισημάνω ότι τα συμφέροντα ενός vendor/integrator δεν είναι απαραίτητα συμβατά με τους εταιρικούς στόχους.

Ορισμένες, δε, φορές απαιτείται και η πρόσληψη εξωτερικών ανεξάρτητων συμβούλων κατά τη φάση της αξιολόγησης ενός vendor/integrator - αλλά σε κάθε περίπτωση η επιχειρησιακή στρατηγική θα πρέπει να περιλαμβάνει και τη «διακυβέρνηση του vendor/integrator».

Επιπροσθέτως, κρίνεται απαραίτητη και αναγκαία συνθήκη η υπογραφή ενός Service Level Agreement (SLA) που προσδιορίζει τις συμβατικές υποχρεώσεις του vendor/integrator, εξασφαλίζοντας ότι οι εκτυπωτές μιας επιχείρησης είναι πάντοτε διαθέσιμοι προς χρήση. ’λλοι τομείς της διακυβέρνησης του vendor/integrator περιλαμβάνουν την ακρίβεια της τιμολόγησης και των εταιρικών πόρων που δαπανήθηκαν για αυτόν.

nw: Τα εκτυπωτικά συστήματα θεωρούνται ως τα τρωτά σημεία που απειλούν την ασφάλεια μιας πληροφοριακής υποδομής. Τι μέτρα, πιστεύετε, ότι θα πρέπει να παίρνουν οι ΙΤ Managers ώστε να αυξάνουν τα επίπεδα ασφάλειας των εκτυπώσεων τους, εμποδίζοντας την οποιαδήποτε διαρροή δεδομένων;

Ι. Τσαφαρίδης: Πράγματι, είναι γεγονός ότι τα εκτυπωτικά συστήματα θεωρούνται ως κερκόπορτες για την ασφάλεια μιας πληροφορικής υποδομής. Κατά την χρονική περίοδο 2010 έως και τις αρχές του 2015 η εταιρία ερευνών Coleman Parks Research πραγματοποίησε έρευνα (ανά έτος), σε έναν αριθμό 400 επιχειρήσεων διαφορετικών κλάδων, καταδεικνύοντας το συγκεκριμένο πρόβλημα ασφάλειας, το οποίο αποτελεί «πονοκέφαλο» για τους CIO/IT Managers.

Οι ΙΤ Managers θα πρέπει να εφαρμόσουν μια σειρά συνδυαστικών μέτρων έτσι ώστε να αυξήσουν την ασφάλεια των εκτυπώσεων. Τέτοια μέτρα δύναται να είναι τα ακόλουθα :

  • Εγκατάσταση συστήματος διαχείρισης εκτυπώσεων (Print Management System), με σαφή δικαιώματα εκτύπωσης εγγράφων ανά χρήστη/υπάλληλο. Όλα τα επιχειρησιακά έγγραφα θα πρέπει να καταχωρούνται σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (Document Management System), όπου ανάλογα με την σπουδαιότητά τους θα χαρακτηρίζονται ως γενικής χρήσης, σημαντικά, απόρρητα κ.λπ., με αποτέλεσμα ο κάθε χρήστης, ο οποίος θα ζητά την εκτύπωση σημαντικών εγγράφων, θα πρέπει να έχει τις απαραίτητες εγκρίσεις για την εκτύπωσή τους.
  • Δεν θα πρέπει να υπάρχουν τοπικοί εκτυπωτές παρά μόνον κεντρικοί επιχειρησιακοί εκτυπωτές, έτσι ο έλεγχος των εκτυπώσεων να είναι εφικτός.
  • Δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να δίνεται η δυνατότητα στους χρήστες να μεταφέρουν έγγραφα με φορητά μέσα (USB Sticks, Flash cards κ.λπ.) προκειμένου να εκτυπώσουν στον εκτυπωτή της αρεσκείας τους.
  • Θα πρέπει να ανατεθεί σε ένα μέλος της ομάδας του ΙΤ η αρμοδιότητα (Change Agent), σύμφωνα με την οποία σε τακτά χρονικά διαστήματα θα παρακολουθεί τα εκτυπωτικά συστήματα εκτενώς (π.χ. για αλλαγές στη μνήμη, αρχεία τα οποία εκτυπώθηκαν κ.λπ).
  • Θα πρέπει να συνταχθεί και να κοινοποιηθεί σε όλους τους χρήστες της επιχείρησης κανονισμός, ο οποίος θα διέπει την ορθή χρήση των εκτυπωτικών συστημάτων.

nw: Οι απόψεις για την αποτελεσματικότητα των MPS διίστανται. Κάποιοι ισχυρίζονται ότι σε «κλειδώνουν» σε έναν vendor, κάποιοι άλλοι θεωρούν ότι αργούν πολύ για να εκπληρώσουν τις υποσχέσεις τους. Ποια είναι η άποψή σας γι’ αυτό;

Ι. Τσαφαρίδης: Οι αιτιάσεις/απόψεις επί του συγκεκριμένου θέματος είναι ρεαλιστικές, αλλά δεν θα πρέπει να παραβλέψουμε το γεγονός ότι ελάχιστες επιχειρήσεις έχουν μια συντεταγμένη στρατηγική όσον αφορά τα εκτυπωτικά συστήματα και τη μέθοδο επιλογής του κατάλληλου vendor/integrator.

Κατά μια έννοια έχει λογική ο ισχυρισμός ότι σε «κλειδώνουν» σε έναν vendor, αλλά όταν εμείς δεν είμαστε σε θέση να καθορίσουμε τι είναι τα προαπαιτούμενα τεχνικά χαρακτηριστικά. τότε η όλη επιλογή οδηγεί στην αποτυχία. Όπως, δε, ανέφερα και προηγουμένως δεν θα πρέπει σε καμία περίπτωση να απεμπολούμε το γεγονός ότι τα συμφέροντα ενός vendor/integrator δεν απαραίτητο να είναι συμβατά με τους εταιρικούς στόχους.

nw: Ποιες πιστεύετε ότι είναι οι κυριότερες τάσεις που χαρακτηρίζουν την αγορά του Enterprise Printing σήμερα; Πώς βλέπετε να εξελίσσεται αυτή η αγορά στο μέλλον;

Ι. Τσαφαρίδης: Οι κυριότερες τάσεις που χαρακτηρίζουν την αγορά του Enterprise Printing θα μπορούσαν να συνοψιστούν στις εξής: Versatility («Ευστροφία»), Printer Security (Ασφάλεια), Enterprise 3D Printing, διάχυση της πληροφορίας παντού (Information for Everything) και επικράτηση της έγχρωμης εκτύπωσης.

netweek (T. 395)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778