netweek - Enterprise Content Management: Από το …χάος στην παραγωγικότητα

Τρίτη, 22 Αυγούστου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Software

Enterprise Content Management: Από το …χάος στην παραγωγικότητα

11 Απριλίου 2016 | 09:49 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Enterprise Content Management,Special Reports

Οι σύγχρονες λύσεις Enterprise Content Management (ECM) αποτελούν κεντρικές πλατφόρμες διαχείρισης των ψηφιακών επιχειρηματικών διεργασιών και διαδικασιών, μετατρέποντας το χάος των δεδομένων σε παραγωγικό χρόνο.

Tο περιεχόμενο βρίσκεται στο επίκεντρο των σύγχρονων επιχειρήσεων. Ένα μεγάλο μέρος των αποφάσεων και της τεχνογνωσίας τους, αποθηκεύεται στη μορφή ηλεκτρονικών αρχείων και εγγράφων - από τα χρονοδιαγράμματα κυκλοφορίας προϊόντων και τις τεχνικές προδιαγραφές τους, έως τις ενέργειες μάρκετινγκ, τα συμβόλαια πώλησης και τις επιχειρηματικές προβλέψεις. Το Enterprise Content Management παίζει ένα κεντρικό ρόλο στην αποθήκευση, τη διαχείριση και τον έλεγχο των πληροφοριών της επιχείρησης. Παράλληλα, φροντίζει για την ταχύτερη διεκπεραίωση των διαδικασιών και υλοποιεί μια αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη συνεργασία. Τα πρώτα συστήματα ECM είχαν ως κύριο σκοπό την καλύτερη διαχείριση των εταιρικών εγγράφων. Με την πάροδο του χρόνου τα συστήματα αυτά εξελίχθηκαν και άρχισαν να υποστηρίζουν όχι μόνο αρχεία κειμένου, αλλά και αρχεία εικόνων, ήχου και βίντεο, δίνοντας μια νέα διάσταση στη διαχείριση, αναζήτηση και εύρεση των σχετικών εγγράφων. Σήμερα, το ECM έχει μετατραπεί στην «καρδιά» διαχείρισης των εταιρικών διεργασιών και διαδικασιών, κτίζοντας γέφυρες επικοινωνίας με τα υπόλοιπα κομβικά πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας, όπως είναι το CRM και το ERP.

Στρατηγική για ένα πετυχημένο ECM project
Για να μπορέσουν να ικανοποιήσουν τις σύνθετες ανάγκες των σύγχρονων επιχειρήσεων και των εργαζομένων τους, οι ΙΤ Managers θα πρέπει να ακολουθήσουν μια στρατηγική ECM που θα υλοποιεί τους ακόλουθους στόχους:

Υποστήριξη νέων τρόπων εργασίας. Πολλά ECM projects αποτυγχάνουν ένεκα της ανεπαρκούς υιοθέτησής τους από τους χρήστες. Οι εργαζόμενοι δυσκολεύονται να αποδεχθούν αυτά τα συστήματα γιατί είναι δυσκίνητα, δύσχρηστα ή δεν υποστηρίζουν το διαμοιρασμό πληροφορίας είτε την πρόσβαση εξ αποστάσεως. Ένα σύγχρονο ECM πρέπει να ασπαστεί τις εφαρμογές και τις συσκευές που χρησιμοποιούν οι χρήστες καθημερινά, παίρνοντας ιδέες από τα δημοφιλή καταναλωτικά apps, ώστε η εμπειρία χρήσης που προσφέρει να είναι «φρέσκια», διαισθητική και συναρπαστική. Ο κόσμος μας γίνεται όλο και περισσότερο mobile και γι’ αυτό οι εργαζόμενοι αναζητούν λύσεις που θα τους επιτρέπουν να εργαστούν ανεξαρτήτως θέσης, δικτύου ή συσκευής και αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη σε κάθε λύση ECM.

Προετοιμασία για τη διευρυμένη επιχείρηση. Οι σημερινές επιχειρήσεις ανασχηματίζονται υπό την επίδραση μιας εκθετικής αύξησης των διασυνδεδεμένων δραστηριοτήτων και της ροής πληροφορίας. Πλέον, οι οργανισμοί δεν είναι αυτόνομες οντότητες αλλά, αντί αυτού, σχηματίζουν συχνά ένα διασυνδεδεμένο ιστό από υπαλλήλους, προμηθευτές, συνεργάτες και εταιρικά στοιχεία. Αυτό μετατρέπει σε επιτακτική ανάγκη για τους CIOs τη δυνατότητα διαμοιρασμού περιεχομένου και διεργασιών σε όλη την έκταση της επιχείρησης. Τα legacy συστήματα ECM σχηματίστηκαν και δομήθηκαν όταν οι χρήστες και το περιεχόμενο βρίσκονταν πίσω από firewalls και μηχανισμούς προστασίας, χωρίς να διαθέτουν τις λειτουργίες που θα μπορούσαν να υποστηρίξουν τους εργαζόμενους του σήμερα. Ένα σύγχρονο ECM χρειάζεται να υποστηρίζει τον εύκολο, ελεγχόμενο διαμοιρασμό περιεχομένου και διεργασιών, τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού.

«Έκρηξη» ψηφιακού περιεχομένου. Σήμερα, βιώνουμε μια εντυπωσιακή ανάπτυξη των δεδομένων. H ΙDC προβλέπει 50πλάσια αύξηση του ψηφιακού περιεχομένου από το 2010 έως το 2020, με το 90% αυτού να είναι αδόμητα δεδομένα (όπως emails, έγγραφα και βίντεο). Όλο αυτό το περιεχόμενο που παράγεται καθημερινά πρέπει να αποθηκευτεί, να διαχειριστεί και να διακυβερνηθεί κατάλληλα.

Σε έναν τέτοιο «καταιγισμό» περιεχομένου, είναι πιο δύσκολο από ποτέ για τους χρήστες να βρουν γρήγορα την πληροφορία που χρειάζονται. Αν το περιεχόμενο δεν είναι επαρκώς διαχειριζόμενο, διακυβερνούμενο ή προστατευμένο - επειδή είναι παντού και διασκορπισμένο σε δικτυακά drives, φορητές συσκευές, laptops, email, USB sticks και sites διαμοιρασμού αρχείων - τότε εγείρονται γρήγορα ζητήματα που σχετίζονται με την ασφάλεια, την κανονιστική συμμόρφωση τα λειτουργικά και λοιπά ρίσκα. Ένα σύγχρονο σύστημα ECM πρέπει να χρησιμοποιεί συμφραζόμενα δεδομένα - σχόλια, προτιμήσεις, πληροφορίες σχετικών με τη γεωγραφική θέση - για να οδηγήσει τις επιχειρηματικές διεργασίες στο σωστό άτομο, την κατάλληλη στιγμή, με τη σωστή εφαρμογή. Αυτό θα επιτρέψει την ενσωμάτωση πληροφοριών στα συμφραζόμενα, έτσι ώστε οι άνθρωποι και οι εργασίες να μπορούν να εργαστούν περισσότερο αποδοτικά και αποτελεσματικά.

Εναγκαλισμός της εξελισσόμενης πληροφοριακής υποδομής. Οι legacy πλατφόρμες ECM γενικά δεν έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορούν να επεκταθούν στο cloud και προσφέρουν περιορισμένη υποστήριξη mobile. Αρκετοί οργανισμοί έχουν στραφεί σε υποδομές υβριδικού cloud, αποθηκεύοντας το περιεχόμενο τόσο on-premise όσο και στο cloud. Κάτι που προϋποθέτει τον απρόσκοπτο συγχρονισμό ανάμεσα σε δύο τοποθεσίες. Στο πλαίσιο αυτό ένα σύστημα ECM χρειάζεται να αναγνωρίζει την ανάγκη για έλεγχο και κανονιστική συμμόρφωση, χρειάζεται να είναι ικανό ώστε να υποστηρίξει τις παραδοσιακές on- premise υλοποιήσεις, τα virtualized περιβάλλοντα, όπως, επίσης, τις υλοποιήσεις private cloud και public cloud SaaS. Οι οργανισμοί χρειάζεται να υιοθετήσουν μια στρατηγική πλατφόρμα για να ικανοποιήσουν τις συχνά αντικρουόμενες ανάγκες των χρηστών, ενώ το ΙΤ πρέπει να διασφαλίσει ότι το περιεχόμενο είναι προστατευμένο και διαχειριζόμενο σε συμφωνία με τις κανονιστικές και εταιρικές πολιτικές.

Οι οργανισμοί θα πρέπει να κατανοήσουν ποιο περιεχόμενο είναι κατάλληλο για να το μοιράσουν στο cloud και ποιο θα πρέπει να παραμείνει on-premise, πίσω από το εταιρικό firewall. O τρόπος που εργαζόμαστε, ο τρόπος που αποκτάμε πρόσβαση στην πληροφορία και τη διαμοιράζουμε, υπόκειται σε έναν μαζικό μετασχηματισμό. Οι άνθρωποι γίνονται περισσότερο mobile, τα projects είναι περισσότερο συνεργατικά και οι επιχειρήσεις διαφοροποιoύνται όλο και περισσότερο. Το ECM παίζει ζωτικό ρόλο στην αποθήκευση, διαχείριση και έλεγχο του περιεχόμενου, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να λειτουργήσουν και να αναπτυχθούν.

Οι οργανισμοί καλούνται να αντιμετωπίσουν την ανάγκη να επιτρέψουν στα στελέχη τους να εργαστούν από όπου και όπως θέλουν, να ενεργοποιήσουν τη ροή πληροφορίας και διεργασιών σε όλη την έκταση της επιχείρησης, να υλοποιήσουν ένα σύστημα που θα διαχειρίζεται το ψηφιακό περιεχόμενο και να κάνουν όλα αυτά μια εύκολη διαδικασία για τις ομάδες ΙΤ που υποστηρίζουν και διαχειρίζονται τις πληροφοριακές υποδομές. Είναι σημαντικό κάθε φορά που χαράσσεται μια στρατηγική για το ECM να λαμβάνεται υπόψη ο τρέχων εργασιακός χώρος, κάτι που θα επιτρέψει στους εργαζόμενους να δημιουργήσουν και να διαμοιράσουν τη δουλειά τους και τις πληροφορίες με ένα ιδανικό και εξαιρετικά αποτελεσματικό τρόπο.

Χαρτογραφώντας το σύγχρονο ECM
Οι κυριότερες τάσεις που χαρτογραφούν το πεδίο της αγοράς ECM σήμερα θα μπορούσαν να συνοψιστούν στις εξής:

1. Κάνοντας το περιεχόμενο να λειτουργήσει στο πλαίσιο των επιχειρηματικών διεργασιών. Τα κορυφαία συστήματα ECM ενσωματώνονται εύκολα με τo CRM (Customer Relationship Management), το ERP (Enterprise Resource Planning), το HRM (Human Resource Management) και άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές. Αυτό δίνει στους χρήστες πρόσβαση σε σχετικά έγγραφα, ώστε να μην χρειάζεται να τα αναζητούν διαρκώς. Tα συστήματα ECM διασφαλίζουν ότι οι χρήστες έχουν όλη την πληροφορία που χρειάζονται, για να τα συνταιριάξουν όλα και να ενεργήσουν ή να πάρουν αποφάσεις.

2. Τα συστήματα ECM χρειάζεται να διαθέτουν τους απαιτούμενους ισχυρούς μηχανισμούς ασφάλειας που θα κρυπτογραφούν τα δεδομένα και θα εμποδίζουν τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Αυτό περιλαμβάνει την υιοθέτηση κορυφαίων προτύπων ασφάλειας για τη διαχείριση αρχείων. Τα κορυφαία συστήματα ECM παρέχουν βασισμένο σε κανόνες έλεγχο ταυτότητας, μαζί με εξουσιοδοτημένη διαχείριση. Αυτό επιτρέπει σε διαφορετικές γραμμές επιχειρηματικών τμημάτων να διαχειριστούν την πρόσβαση χρηστών ανεξάρτητα, όπερ σημαίνει ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες του HR παραμένουν απόρρητες αλλά και τα αντίστοιχα οικονομικά δεδομένα παραμένουν εντός των Οικονομικών Διευθύνσεων και δεν διοχετεύονται προς τα έξω.

3. Κάνοντας το περιεχόμενο να λειτουργήσει στο πλαίσιο χρηστών, σύμφωνα με τους ρόλους και στόχους τους. Μερικές λύσεις ECM επιτρέπουν στους οργανισμούς να διαχειριστούν μόνοι τους την εμφάνιση και τον τρόπο λειτουργίας των διεργασιών σε διαφορετικούς ρόλους χρηστών, ώστε το περιβάλλον εργασίας να είναι περισσότερο διαισθητικό. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο των χρηστών, αλλά εξαλείφει, παράλληλα, την ανάγκη για πολύ εκπαίδευση, διασφαλίζοντας την ταχύτατη αποδοχή των χρηστών.

4. Οι λύσεις ECM χρειάζεται να υποστηρίζουν την απομακρυσμένη πρόσβαση. Σύμφωνα με σχετική μελέτη της IDC, η πλειοψηφία των εργαζομένων σπαταλάει αρκετό χρόνο για να εργαστεί εξ αποστάσεως. Οι σύγχρονες λύσεις ECM χρειάζεται να παρέχουν ελκυστικά, καλοφτιαγμένα mobile apps για smartphones και tablets, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να διεκπεραιώνουν την εργασία τους ενώ είναι καθ’ οδόν, ακόμα και όταν είναι offline και δεν συνδέονται στο εταιρικό δίκτυο.

5. Saas ECM. Οι εταιρείες χρειάζονται να έχουν τη δυνατότητα άμεσης και γρήγορης εργασίας, χωρίς να πρέπει να εξοπλιστούν με servers και storage ή να εγκαταστήσουν κάποιο λογισμικό. Μια λύση SaaS ECM μπορεί να καλύψει εύκολα αυτήν την ανάγκη. Αναλυτές γνωστών διεθνών μελετητικών εταιρειών, όπως οι IDC και η Forrester, προβλέπουν μια μετατόπιση της αγοράς σε υβριδικά συστήματα ECM. Σε αυτές τις λύσεις επόμενης γενιάς αποθηκεύονται τα δεδομένα τόσο στο cloud όσο και τοπικά και «τρέχουν» συγχρονισμένα. Το υβριδικό ECM εκπληρώνει τις απαιτήσεις του IT για έλεγχο και συμμόρφωση, προσφέροντας, παράλληλα, στους χρήστες και σε εξωτερικούς συνεργάτες περισσότερη ευελιξία, ώστε να μπορέσουν να εργαστούν ακόμα πιο παραγωγικά.

netweek (T. 387)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778