Η υιοθέτηση και εφαρμογή της lean μεθοδολογίας στις επιχειρήσεις απαιτεί μια σειρά από ριζοσπαστικές αλλαγές, που αφορούν από τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζονται και υλοποιούνται οι εσωτερικές διαδικασίες μέχρι το πώς ηγούνται τα στελέχη και διαδρούν οι εργαζόμενοι.

Όταν οι διοικητικοί ηγέτες βρίσκονται αντιμέτωποι με την πρόκληση της υιοθέτησης του lean στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεών τους, σε πλείστες περιπτώσεις αντιλαμβάνονται πως απαιτείται η αλλαγή του τρόπου εφαρμογής και της μορφής του management που ασκούν. Παράλληλα, αναζητούν τρόπους με τους οποίους θα μπορέσουν να διαχύσουν στους εργαζόμενούς τους νέες συμπεριφορές και πρακτικές που θα εκτείνονται κατά μήκος ολόκληρης της ηγετικής ομάδας: Απλό τον Πρόεδρο και τον Διευθύνοντα Σύμβουλο μέχρι τους Γενικούς Διευθυντές, τους Επικεφαλής τμημάτων και ομάδων εργασίας κ.ο.κ. Έχει αποδειχτεί πολλάκις πως η αλλαγή είναι εύκολη στη θεωρία, μα αρκούντως δύσκολη στην πράξη. Κι αυτό, καθώς προκύπτουν μια σειρά από ερωτήματα, όπως λ.χ. “Με ποιο τρόπο πρέπει να αλλάξουμε;”, “Ποια είναι τα στοιχεία που ορίζουν και χαρακτηρίζουν έναν lean ηγέτη;” κ.ο.κ. Εάν αναρωτιέστε, όχι, δεν υπάρχουν εύκολες ή αυτονόητες απαντήσεις στις εν λόγω ερωτήσεις. Ωστόσο, το σίγουρο είναι πως μπορούν να προκύψουν ιδιαίτερα χρηστικά μαθήματα από το πλαίσιο εφαρμογής lean μετασχηματισμού και αλλαγής. Ποιες είναι οι 5 διαστάσεις που χαρακτηρίζουν την μετάβαση μιας επιχείρησης σε lean πρακτικές, υιοθετώντας τις αρχές της;

  • Σκοπός
  • Διαδικασίες
  • Σύστημα διαχείρισης και ηγεσίας
  • Ανάπτυξη στελεχών
  • Νοητικά μοντέλα

Πως στοιχίζεται μια ομάδα γύρω από την πρόκληση επίτευξης δελεαστικών στόχων
Κάθε διαδικασία αλλαγής προϋποθέτει πως τα στελέχη και οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης θα πρέπει να μεταβάλλουν συνήθειες και πρακτικές ετών, ξεβολεύοντάς τους. Προκειμένου να γίνει… αναίμακτα και κατά το δυνατόν πιο γρήγορα, θα πρέπει να υπάρχει ένας ξεκάθαρος σκοπός και ένα όραμα προς την κατεύθυνση του οποίου πρέπει να εργαστούν όλοι. Όσο για τον ξεκάθαρο προσδιορισμό και την επικοινωνία των αναγκών της ίδιας της επιχείρησης, των προβλημάτων που πρέπει να επιλυθούν, την θέσπιση των στόχων, καθώς επίσης και τον καταρτισμό ενός χρονοδιαγράμματος υλοποίησης, εμπίπτει στις αρμοδιότητες του ηγέτη.

Τα πάντα, σχεδόν, ξεκινούν από τον ξεκάθαρο προσδιορισμό του κενού στην απόδοση της επιχείρησης που επιδιώκετε να καλύψετε. Ένας πραγματικά lean μετασχηματισμός καθοδηγείται από απαιτητικούς όσο και δελεαστικούς στόχους, οι οποίοι με τη σειρά τους κατευθύνουν την στρατηγική της εταιρίας προς αυτούς, κινητοποιώντας ανθρώπους και στελέχη να αναζητήσουν και να βρουν διαφορετικούς τρόπους σκέψης και εργασίας. Κάτι που… μεταφράζεται στη δημιουργία ενός κοινού οράματος που θα περιγράφει την μελλοντική κατάσταση και μορφή της ίδιας της επιχείρησης.

Σχεδιάστε τη δημιουργία αξίας!
Θεωρείται ως εκ των ουκ άνευ πως η εφαρμογή των κατάλληλων διαδικασιών οδηγεί -νομοτελειακά- στην επίτευξη αντίστοιχα καλών αποτελεσμάτων. Κάτι που σημαίνει πως οι επιχειρήσεις που έχουν αποφασίσει να κάνουν πραγματικότητα το “ταξίδι” προς το lean, οφείλουν να είναι εστιασμένες στις διαδικασίες σχεδιασμού και υποστήριξης όσων διαδικασιών δημιουργούν αξία για τους ίδιους τους πελάτες. Αυτό, γίνεται πράξη μόνο στην περίπτωση κατά την οποία η ηγετική ομάδα της επιχείρησης γνωρίζει και αντιλαμβάνεται τις βασικές αρχές και τα αντίστοιχα εργαλεία του lean, καθώς επίσης και τις διαδικασίες που εφαρμόζει.

Όσο περίεργα κι εάν ηχεί, η πρώτη και πλέον κρίσιμη απόφαση που οφείλει να λάβει ένας διοικητικός ηγέτης αφορά στην ανάγκη του να μάθει, ενώ στη συνέχεια θα πρέπει να δεσμευτεί να εμβαθύνει στην κατανόηση του συστήματος διαχείρισης του lean και των εφαρμογών που το συνοδεύουν κατά μήκος των λειτουργιών της ίδιας της επιχείρησης. Να είστε σίγουροι πως με την πάροδο του χρόνου, θα επιτρέψει στην ηγεσία μιας επιχείρησης να ωθήσει δυναμικά τον πλήρη ανασχεδιασμό των ροών αξίας της, περιορίζοντας σε δραστικό βαθμό τα συνήθη εταιρικά σιλό, επιτρέποντας στην αξία να διαχυθεί και να κατευθυνθεί προς τους πελάτες ακόμη πιο γρήγορα και με σαφώς πιο εστιασμένο τρόπο και περιεχόμενο.

Τι περιλαμβάνει η Gemba συμπεριφορά;
Αποτελεί κοινό τόπο πως κατά τη διαδικασία της lean μετάβασης, οι διοικητικές διαδικασίες χρειάζονται ανασχεδιασμό προκειμένου να υποστηρίξουν στην πράξη τη δημιουργία αξίας. Για παράδειγμα, η καταφυγή και χρήση παρουσιάσεων PowerPoint κατά τη διάρκεια ατελείωτων εταιρικών συναντήσεων βρίσκεται σε πλήρη αναντιστοιχία με την lean πρακτική και λογική. Ο lean ηγέτης οφείλει να δρα και λειτουργεί με έναν θεμελιωδώς διαφορετικό τρόπο, ερχόμενος σε άμεση επαφή και επικοινωνία με τους υπαλλήλους στον χώρο της εργασίας, αναπτύσσοντας μια “Gemba συμπεριφορά”. Κάτι που σημαίνει πως όταν οι εργαζόμενοι βρίσκονται αντιμέτωποι με ένα πρόβλημα, τα διοικητικά στελέχη πηγαίνουν επί τόπου, το βλέπουν, ρωτούν γιατί και δείχνουν τον πρέποντα σεβασμό.

Υπάρχουν μια σειρά από lean μέθοδοι που είναι σε θέση να υποστηρίξουν τη συγκεκριμένη προσέγγιση: Οι hoshin στόχοι που εφαρμόζονται σε κελιά εργασία και η παραλλαγή αναγνωρίζονται δια γυμνού οφθαλμού και αντιμετωπίζονται ταχύτατα από τις ομάδες εργασίας που χρησιμοποιούν συστήματα καθημερινής διαχείρισης και διοίκησης. Οι επικεφαλής διευθύνσεων και τμημάτων σε μια εταιρεία υποστηρίζουν την επίλυση προβλημάτων, διαφυλάσσοντας την διαδικασία της ροής με το να διαδρούν επανειλημμένως με τις ομάδες τους και την αξιοποίηση μεθόδων, όπως λ.χ. η αλυσίδα βοήθειας, οι gemba περίπατοι και ο καθιερωμένος περίπατος της ομάδας ηγεσίας. Θα πρέπει να υπογραμμιστεί πως η εν γένει επαγγελματική συμπεριφορά αποτελεί την μεγαλύτερη και αμεσότερη αλλαγή που πρέπει να επέλθει. Η διοίκηση μιας εταιρείας οφείλει να μετασχηματίσει τον τρόπο με τον οποίο διαδρά με τις ίδιες τις ομάδες εργασίας. Ξεχάστε τα “Πρέπει να γίνει με τον δικό μου τρόπο” και “κάνε το όπως νομίζεις”. Αντιθέτως, η ηγεσία της επιχείρησης θα πρέπει να υιοθετήσει ένα στυλ της λογικής “ακολούθησέ με” που θα βασίζεται στην πραγματοποίηση ερωτήσεων.


Πως θα αναπτύξετε στελέχη που θα επιλύουν προβλήματα
Οι γνώστες του αντικειμένου θεωρούν πως “κορωνίδα” του lean σκεπτικού είναι η επίλυση προβλημάτων με βάση την επιστημονική προσέγγιση, ενώ το κύριο μέλημα ενός lean ηγέτη δεν θα πρέπει να είναι άλλο από την ανάλογη προετοιμασία των στελεχών-μελών των επιχειρηματικών ομάδων ώστε όλοι τους να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν άμεσα όσο και αποτελεσματικά κάθε πρόβλημα τυχόν προκύψει στην καθημερινή λειτουργία της ίδιας της επιχείρησης. Μάλιστα, άμα τη υιοθέτηση ενός lean εργασιακού περιβάλλοντος, ο διοικητικός ηγέτης λειτουργεί -ουσιαστικά- ως coach ο οποίος με τη σειρά του εξελίσσει διαρκώς και εμπλουτίζει τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων των υπαλλήλων του. Η ικανότητα να θέτει κάποιος τις κατάλληλες ερωτήσεις αντί για την παροχή λύσεων αποτελεί μια από τις πλέον βασικές δεξιότητες που οφείλει κάθε στέλεχος να αναπτύξει. Κι αυτό, καθώς έχει παρατηρηθεί πως συνήθως η πλειοψηφία όσων καλούνται να επιλύσουν προβλήματα επιλέγουν να προτείνουν ή ακόμη και εφαρμόσουν λύσεις δίχως προηγουμένως ωστόσο να έχουν αναλύσει εκτενώς το ζήτημα που καλούνται να αντιμετωπίσουν.

Υπό αυτό το σκεπτικό, η lean πρακτική ενθαρρύνει τα άτομα να σκεφτούν και να αντιληφθούν στο πλήρες εύρος της μια κατάσταση αλλά και τις αιτίες οι οποίες έπαιξαν ρόλο στη δημιουργία της, να υιοθετήσουν αποτελεσματικά αντίμετρα και φυσικά να αναλάβουν την ευθύνη που τους αντιστοιχεί.

Εξυπακούεται πως ο ηγέτης μιας επιχείρησης και η “στενή” ομάδα που τον περιβάλει θα πρέπει να είναι σε θέση σε ελάχιστο χρόνο να δίνουν αποτελεσματική λύση σε κάθε πρόβλημα που μπορεί να προκύψει. Πρόκειται δε, για ικανότητα που μπορεί να δοκιμαστεί και μετεξελιχθεί μόνο μέσω της πράξης, δηλαδή της επίλυσης πολλαπλών προβλημάτων, σύνθετων όσο και απλών, λειτουργικών όσο και στρατηγικών, εφαρμόζοντας επί τούτου την επιστημονική, lean, μέθοδο.

Ηγηθείτε με την πράξη σας! Δίχως αμφιβολία, το lean περιστρέφεται εν πολλοίς γύρω από την αλλαγή τρόπου σκέψης. Όπως σίγουρα έχετε διαπιστώσει και στην πράξη, στον κόσμο των επιχειρήσεων το σύνολο των υπαλλήλων συμπεριφέρεται εν πολλοίς ακολουθώντας το παράδειγμα των διοικητικών τους ηγετών. Οι άνθρωποι παρατηρούν και ακολουθούν τις πράξεις, όχι τα λόγια… Ως εκ τούτου, τα στελέχη που απαρτίζουν τη διοίκηση μιας εταιρείας θα πρέπει να μεταβάλλουν το συνολικό σκεπτικό και τα αντίστοιχα νοητικά μοντέλα που επικρατούν στους κόλπους της, ώστε να ηγούνται με το καθημερινό τους παράδειγμα και πράξη, λ.χ. Κάνοντας τις κατάλληλες ερωτήσεις, δείχνοντας ενδιαφέρον για την δουλειά και την εξέλιξη των ομάδων εργασιών μπορούν να έχουν ιδιαίτερα θετική επίδραση στη συμπεριφορά και το σκεπτικό των εργαζομένων τους.

Συμπερασματικά, καθώς κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική, οι διοικητικοί ηγέτες οφείλουν ο καθένας από την πλευρά του να υιοθετήσουν την προσέγγιση που θεωρούν πως εξυπηρετεί καλύτερα ή αποδοτικότερα την εφαρμογή του lean, ανταποκρινόμενη στις ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις τους. Το πρωταρχικό ζητούμενο για κάθε τέτοια περίπτωση είναι ο προσδιορισμός του κενού που “χωρίζει” το παρόν με το μέλλον, αλλιώς το “πριν” με το “μετά”. Κι αυτό, καθώς σε αυτή την περίπτωση κάθε ικανός διοικητικός ηγέτης μπορεί να χαράξει ένα πλάνο δράσης, διασφαλίζοντας πως οι κατάλληλες ικανότητες θα αναπτυχθούν.

Οπότε, το πρώτο βήμα που οφείλουν να κάνουν οι διοικήσεις των επιχειρήσεων και τα μέλη που την αποτελούν αφορά στην “αναγνώριση” και στην περαιτέρω βελτίωση των πτυχών που απαρτίζουν την επίτευξη της lean διαδικασίας. Κατ’ αυτό τον τρόπο, θα είναι σε θέση να υποστηρίξουν με αποτελεσματικό τρόπο την διαδικασία του μετασχηματισμού που ήδη έχει ξεκινήσει να εφαρμόζεται στους κόλπους της ίδιας της επιχείρησης.

ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ – STAKE HOLDERS!

Η λογικη του “one size fits all” έχει προ πολλού πάψει να ισχύει στον κόσμο των επιχειρήσεων. Εξάλλου, πως θα μπορούσε να ισχύει από τη στιγμή που κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός, ενδεχομένως να δραστηριοποιείται σε άλλες αγορές, να διαθέτει περίπλοκη ή απλή εσωτερική δομή και οργάνωση, να έχει παρουσία στο εξωτερικό, να απαρτίζεται από πολλαπλά σημεία με τη μορφή του δικτύου κ.ο.κ. Για αυτό και απαιτείται από την πλευρά της διοικητικής ομάδας να μελετήσει σε βάθος και να προσδιορίσει τις ιδιαιτερότητες και τα χαρακτηριστικά που απαρτίζουν την ίδια την επιχείρηση, τις δομές, αλλά και τους εργαζομένους της. Η εν λόγω… ενδοσκόπηση πρόκειται, ενδεχομένως, για το πλέον σημαντικό βήμα που εν συνεχεία θα “οδηγήσει” στην πορεία που πρέπει να ακολουθηθεί για την επίτευξη του μετασχηματισμού της. Η διοικητική ομάδα οφείλει να δράσει… προληπτικά και να εξηγήσει από την αρχική φάση των σχεδιασμών της κιόλας, τα ζητούμενα και τις προκλήσεις, παρουσιάζοντας στους εργαζομένους ένα συνολικό, συμπαγές, όσο και αναλυτικό όραμα με συγκεκριμένα στοιχεία, ξεκάθαρους στόχους και χρονικά πλαίσια το οποίο θα είναι ικανό από μόνο του να παρακινήσει με θετικό τρόπο τους ίδιους ώστε όχι μόνο να μην αποτελέσουν εμπόδιο, αλλά να είναι μέρος της εξέλιξης των διαδικασιών μετασχηματισμού ως βασικοί stake holders.