netweek - Τα… κλειδιά της λειτουργικής εμπλοκής

Σάββατο, 29 Φεβρουαρίου 2020

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Management

Τα… κλειδιά της λειτουργικής εμπλοκής

5 Ιανουαρίου 2017 | 14:14 Γράφει η Ίρις  Ιωάννου Topics: Operations

Φαντάζομαι πως η ρήση “Εάν δεν γνωρίζεις που θέλεις να πας, δεν ξέρεις ποιο δρόμο να ακολουθήσεις”, δεν σας είναι άγνωστη. Τι ισχύει, ωστόσο, σε επιχειρηματικό επίπεδο εάν δεν βρίσκεται σε γνώση σας τι αναμένει κάποιος από εσάς, οπότε αυτομάτως είστε… καταδικασμένοι -περίπου- να αποτύχετε. Εκτός κι εάν σταθείτε τυχεροί. Κάτι που αλλάζει δραστικά εάν μάθετε τι αναμένουν εκ μέρους σας.

Η εικόνα δεν είναι άγνωστη στα περισσότερα στελέχη: Παρακάθεστε σε ένα meeting, ανταλλάσετε απόψεις και αντιμάχεστε για ένα ζήτημα και εν τέλει καταλήγετε σε μια κοινά αποδεκτή συμφωνία, μια στρατηγική προς υλοποίηση και μια πορεία εφαρμογής της. Οι εμπλεκόμενοι αποχωρούν κανονικά από την αίθουσα συσκέψεων και κάποια στιγμή αργότερα μέσα στην ημέρα, στην εβδομάδα, τον μήνα ή τον χρόνο, η οπτική ή αντίληψη ενός εμπλεκομένου αλλάζει άρδην. Ασχέτως του λόγου για τον οποίο έγινε αυτό, το σημαντικό στην εν λόγω υπόθεση είναι πως η οπτική ενός στελέχους είναι διαφορετική.

Κι ενώ κινείστε με βάση όσα έχετε σχεδιάσει και συμφωνήσει, σας ξεφεύγει από την προσοχή πως ορισμένα μέλη της ομάδας σας διέλαθε της κοινής πορείας. Μέχρι, λοιπόν, τη στιγμή κατά την οποία θα φτάσετε στον τελικό προορισμό που έχετε θέσει, αμφότεροι έχετε πετύχει και αποτύχει ταυτόχρονα, ανάλογα με το ποιον ρωτάτε. Αλήθεια, τι γίνεται με το άτομο που άλλαξε την θέση ή άποψή του και ξέφυγε από την κοινή, συμφωνηθείσα πορεία; Το πιο πιθανό είναι ότι έχει χάσει την εμπιστοσύνη του σε εσάς, ενδεχομένως και απέναντι στην ομάδα ή το σύνολο της εταιρείας και ο ίδιος δεν επιθυμεί να συμμετάσχει και να εμπλακεί με οποιοδήποτε βαθμό. Ξαφνικά, δεν πρόκειται για ένα πρόβλημα που αφορά σε ένα άτομο το οποίο και αλλάζει τη σκέψη ή την άποψή του κατά τη διάρκεια της εξελικτικής πορείας. Πρόκειται για ένα ζήτημα του συνολικού βαθμού εμπλοκής της επιχείρησης. Αναλογιστείτε, απλά, το βαθμό επίδρασης της εν λόγω αποσύνδεσης σε μια εταιρεία και δη όταν συμβαίνει σε επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Σε αυτή την περίπτωση δεν συζητάμε απλά και μόνο σχετικά με την επιτυχία ή την αποτυχία των όποιων προσπαθειών ή πρωτοβουλιών. Αναφερόμαστε, πλέον, στην επιτυχία ή μη των μεμονωμένων ατόμων, ομάδων και τμημάτων, καθώς επίσης για τη συνολική ηθική και κουλτούρα μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Μάλιστα, σύμφωνα με τα αποτελέσματα πρόσφατων μελετών που έχουν διενεργηθεί, κάτι παραπάνω από το 70% των πρωτοβουλιών που σχετίζονται με επιμέρους ή συνολικές αλλαγές σε μια επιχείρηση αποτυγχάνουν! Μια άλλη μελέτη κατέδειξε πως κατά μέσο όρο οι managers που βρίσκονται στο κορυφαίο τεταρτημόριο κατάφεραν να κινητοποιήσουν το 77% των υπαλλήλων και εργαζομένων τους, σε αντίθεση με ποσοστό της τάξεως του 1% που σημείωσαν τα διοικητικά στελέχη που κατατάσσονται στο πιο χαμηλό τεταρτημόριο. Μάλιστα, το 54% των υπαλλήλων τους είχαν ενεργά απεμπλακεί! Όταν η πλειοψηφία των εργαζομένων και υπαλλήλων μιας επιχείρησης απεμπλακεί δεν πρόκειται κατά βάση για ένα απλό πρόβλημα διαχείρισης. Κάθε άλλο! Μάλλον αντικατοπτρίζει μια κατηγορηματική ένδειξη αποτυχίας.

Ξεπερνώντας τα εμπόδια για διαρκή οργανωτική αλλαγή Οφείλετε να είστε ρεαλιστές όσο και πραγματιστές. Η πραγματοποίηση ουσιαστικών αλλαγών είναι μια ιδιαίτερα σκληρή διαδικασία. Οι ηγέτες των επιχειρήσεων οφείλουν να αντιμετωπίσουν με αποτελεσματικό τρόπο ένα πλήθος από εμπόδια προκειμένου να φτάσουν στο σημείο να υλοποιήσουν και εφαρμόσουν αποδοτικές αλλαγές, συμπεριλαμβανομένης της οργανωτικής πολιτικής, λειτουργικών σιλό και εξωτερικών δυναμικών που προέρχονται από την εν γένει αγορά. Οι διαδικασίες αλλαγής μπορούν επίσης να τεθούν σε άμεσο κίνδυνο από την ύπαρξη ανεπαρκώς καθορισμένων στόχων, ασαφείς μετρήσεις και δεδομένα, καθώς επίσης και ορόσημα που εκ πρώτης όψεως φαίνονται (και αποδεικνύονται στην πράξη) αδύνατα... Επιπλέον, η ανθρώπινη φύση συχνά… συνωμοτεί ώστε οι υπάλληλοι από την πλευρά τους να μην αλλάξουν την μέχρι πρότινος συμπεριφορά τους. Πολλοί τρέφουν αυτό που είναι γνωστό ως status quo προκατάληψη, την οποία επιλέγουν ώστε να παραμείνουν τα πράγματα ίδια και απαράλλακτα. Ένα άλλο κοινό χαρακτηριστικό είναι η αποστροφή απέναντι στην απώλεια, η οποία είναι μια τακτική που περισσότερο οδηγεί στην αποφυγή απωλειών παρά στην απόκτηση κερδών.

Η διαδικασία της εμπλοκής εμπεριέχει και περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από τη διοργάνωση “ανάλαφρων” εταιρικών εκδηλώσεων, όπως διήμερες αποδράσεις και πικνίκ.

Το “μυστικό” για την λειτουργική εμπλοκή είναι στην θέσπιση μιας διαρκούς όσο και σκόπιμης προσπάθειας που θα διατηρήσει ένα αμφίδρομο διάλογο με τον κάθε εμπλεκόμενο που έχει κάτι να πει για ότι η εταιρεία κάνει. Και όχι μόνο τι ισχυρίζονται σχετικά με τις πρωτοβουλίες αλλαγής, αλλά και για τις λειτουργικές διαδικασίες που διεξάγει σε καθημερινή βάση.

Η λειτουργική εμπλοκή αφορά στην οικοδόμηση τέτοιους είδους γεφυρών, επιτρέποντας συζητήσεις και παρέχοντας την απαιτούμενη διαφάνεια.

Η εικόνα δεν είναι άγνωστη στα περισσότερα στελέχη: Παρακάθεστε σε ένα meeting, ανταλλάσετε απόψεις και αντιμάχεστε για ένα ζήτημα και εν τέλει καταλήγετε σε μια κοινά αποδεκτή συμφωνία, μια στρατηγική προς υλοποίηση και μια πορεία εφαρμογής της. Οι εμπλεκόμενοι αποχωρούν κανονικά από την αίθουσα συσκέψεων και κάποια στιγμή αργότερα μέσα στην ημέρα, στην εβδομάδα, τον μήνα ή τον χρόνο, η οπτική ή αντίληψη ενός εμπλεκομένου αλλάζει άρδην. Ασχέτως του λόγου για τον οποίο έγινε αυτό, το σημαντικό στην εν λόγω υπόθεση είναι πως η οπτική ενός στελέχους είναι διαφορετική.

Κι ενώ κινείστε με βάση όσα έχετε σχεδιάσει και συμφωνήσει, σας ξεφεύγει από την προσοχή πως ορισμένα μέλη της ομάδας σας διέλαθε της κοινής πορείας. Μέχρι, λοιπόν, τη στιγμή κατά την οποία θα φτάσετε στον τελικό προορισμό που έχετε θέσει, αμφότεροι έχετε πετύχει και αποτύχει ταυτόχρονα, ανάλογα με το ποιον ρωτάτε. Αλήθεια, τι γίνεται με το άτομο που άλλαξε την θέση ή άποψή του και ξέφυγε από την κοινή, συμφωνηθείσα πορεία; Το πιο πιθανό είναι ότι έχει χάσει την εμπιστοσύνη του σε εσάς, ενδεχομένως και απέναντι στην ομάδα ή το σύνολο της εταιρείας και ο ίδιος δεν επιθυμεί να συμμετάσχει και να εμπλακεί με οποιοδήποτε βαθμό. Ξαφνικά, δεν πρόκειται για ένα πρόβλημα που αφορά σε ένα άτομο το οποίο και αλλάζει τη σκέψη ή την άποψή του κατά τη διάρκεια της εξελικτικής πορείας. Πρόκειται για ένα ζήτημα του συνολικού βαθμού εμπλοκής της επιχείρησης. Αναλογιστείτε, απλά, το βαθμό επίδρασης της εν λόγω αποσύνδεσης σε μια εταιρεία και δη όταν συμβαίνει σε επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Σε αυτή την περίπτωση δεν συζητάμε απλά και μόνο σχετικά με την επιτυχία ή την αποτυχία των όποιων προσπαθειών ή πρωτοβουλιών. Αναφερόμαστε, πλέον, στην επιτυχία ή μη των μεμονωμένων ατόμων, ομάδων και τμημάτων, καθώς επίσης για τη συνολική ηθική και κουλτούρα μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Μάλιστα, σύμφωνα με τα αποτελέσματα πρόσφατων μελετών που έχουν διενεργηθεί, κάτι παραπάνω από το 70% των πρωτοβουλιών που σχετίζονται με επιμέρους ή συνολικές αλλαγές σε μια επιχείρηση αποτυγχάνουν! Μια άλλη μελέτη κατέδειξε πως κατά μέσο όρο οι managers που βρίσκονται στο κορυφαίο τεταρτημόριο κατάφεραν να κινητοποιήσουν το 77% των υπαλλήλων και εργαζομένων τους, σε αντίθεση με ποσοστό της τάξεως του 1% που σημείωσαν τα διοικητικά στελέχη που κατατάσσονται στο πιο χαμηλό τεταρτημόριο. Μάλιστα, το 54% των υπαλλήλων τους είχαν ενεργά απεμπλακεί! Όταν η πλειοψηφία των εργαζομένων και υπαλλήλων μιας επιχείρησης απεμπλακεί δεν πρόκειται κατά βάση για ένα απλό πρόβλημα διαχείρισης. Κάθε άλλο! Μάλλον αντικατοπτρίζει μια κατηγορηματική ένδειξη αποτυχίας.

Ξεπερνώντας τα εμπόδια για διαρκή οργανωτική αλλαγή Οφείλετε να είστε ρεαλιστές όσο και πραγματιστές. Η πραγματοποίηση ουσιαστικών αλλαγών είναι μια ιδιαίτερα σκληρή διαδικασία. Οι ηγέτες των επιχειρήσεων οφείλουν να αντιμετωπίσουν με αποτελεσματικό τρόπο ένα πλήθος από εμπόδια προκειμένου να φτάσουν στο σημείο να υλοποιήσουν και εφαρμόσουν αποδοτικές αλλαγές, συμπεριλαμβανομένης της οργανωτικής πολιτικής, λειτουργικών σιλό και εξωτερικών δυναμικών που προέρχονται από την εν γένει αγορά. Οι διαδικασίες αλλαγής μπορούν επίσης να τεθούν σε άμεσο κίνδυνο από την ύπαρξη ανεπαρκώς καθορισμένων στόχων, ασαφείς μετρήσεις και δεδομένα, καθώς επίσης και ορόσημα που εκ πρώτης όψεως φαίνονται (και αποδεικνύονται στην πράξη) αδύνατα... Επιπλέον, η ανθρώπινη φύση συχνά… συνωμοτεί ώστε οι υπάλληλοι από την πλευρά τους να μην αλλάξουν την μέχρι πρότινος συμπεριφορά τους. Πολλοί τρέφουν αυτό που είναι γνωστό ως status quo προκατάληψη, την οποία επιλέγουν ώστε να παραμείνουν τα πράγματα ίδια και απαράλλακτα. Ένα άλλο κοινό χαρακτηριστικό είναι η αποστροφή απέναντι στην απώλεια, η οποία είναι μια τακτική που περισσότερο οδηγεί στην αποφυγή απωλειών παρά στην απόκτηση κερδών.

Η διαδικασία της εμπλοκής εμπεριέχει και περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από τη διοργάνωση “ανάλαφρων” εταιρικών εκδηλώσεων, όπως διήμερες αποδράσεις και πικνίκ.

Το “μυστικό” για την λειτουργική εμπλοκή είναι στην θέσπιση μιας διαρκούς όσο και σκόπιμης προσπάθειας που θα διατηρήσει ένα αμφίδρομο διάλογο με τον κάθε εμπλεκόμενο που έχει κάτι να πει για ότι η εταιρεία κάνει. Και όχι μόνο τι ισχυρίζονται σχετικά με τις πρωτοβουλίες αλλαγής, αλλά και για τις λειτουργικές διαδικασίες που διεξάγει σε καθημερινή βάση.

Η λειτουργική εμπλοκή αφορά στην οικοδόμηση τέτοιους είδους γεφυρών, επιτρέποντας συζητήσεις και παρέχοντας την απαιτούμενη διαφάνεια.


Σχεδιάζοντας και προγραμματίζοντας τις επόμενες κινήσεις σας
Προκειμένου να ξεκινήσετε, θα πρέπει νωρίτερα να έχετε επιχειρήσει μια σκόπιμη όσο και δομημένη προσέγγιση για να προσδιοριστεί το σημείο στο οποίο βρίσκεστε σήμερα, το που θέλετε να βρίσκεται η επιχείρησή σας στο κοντινό μέλλον, καθώς επίσης και τους τρόπους με τους οποίους θα γεφυρωθεί το υφιστάμενο χάσμα. Η διαδρομή ξεκινά από τον εντοπισμό των λειτουργικών διαδικασιών όπου η πραγματική αξία των επιχειρήσεων μπορεί να αποκτηθεί μέσω της καλύτερης όσο και πιο άμεσης εμπλοκής. Δεν θα πρέπει να σας διαφεύγει πως κανένα τμήμα μιας επιχείρησης δεν διακρίνεται από… ανοσία. Αντιθέτως, κάθε τομέας μιας επιχείρησης διαθέτει μια σειρά από διαδικασίες επεξεργασίας που μπορούν να επωφεληθούν από τα αυξημένα επίπεδα εμπλοκής. Μόλις οι διαδικασίες έχουν επιλεγεί, υπάρχουν ορισμένα βασικά βήματα που θα οδηγήσουν στην περαιτέρω λειτουργικοποίηση της εμπλοκής. Συγκεκριμένα:

  • Αναγνωρίστε και προσδιορίστε τα κατάλληλα σημεία αφής εμπλοκής σε κάθε διαδικασία. Προσπαθήστε να σημειώστε το πότε θα έχει νόημα να εισάγετε πρόσθετες προοπτικές. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να συμμετάσχουν οι άμεσα ενδιαφερόμενοι την κατάλληλη στιγμή προκειμένου να τους κάνετε να αισθανθούν πως οι ιδέες και οι απόψεις τους εισακούγονται στη συνολική διαδικασία της λήψης αποφάσεων. Στοιχείο, που τους κάνει να μην σκέφτονται καν την πιθανότητα ότι απλά συμπληρώνετε ένα “√” συμπληρώνοντας ένα σχετικό πεδίο.
  • Διευρύνετε το κοινό που εισάγετε και υποδέχεστε στην συνομιλία σας. Προσπαθήστε να καθορίσετε ποιος θεωρείτε πως είναι ο πλησιέστερος που βιώνει τις επιπτώσεις ή την αιτία του προβλήματος. Προσδιορίστε ποιος θα επηρεαστεί περισσότερο και σε μεγαλύτερο βαθμό από τις αποφάσεις που θα πρέπει να ληφθούν. Στη συνέχεια, καλέστε τους ανωτέρω προκειμένου να μοιραστούν μαζί σας τόσο τις ανησυχίες όσο και τυχόν ιδέες τους για την εφαρμογή συγκεκριμένων λύσεων. Να είστε σίγουροι πως θα λάβετε μια πλούσια σειρά από ιδέες και πιθανές δράσεις, οι οποίες θα συμβάλλουν καταλυτικά στην φυσική προετοιμασία σας για την υιοθέτηση της αλλαγής.
  • Επιχειρήστε να καθιερώσετε ένα επαναλαμβανόμενο χρονοδιάγραμμα που θα εφαρμόζετε σε αυτές τις ευρείες συζητήσεις. Το επιχειρηματικό περιβάλλον αλλάζει διαρκώς και τα στελέχη εταιρειών και οργανισμών εκτίθενται σε διαφορετικές καταστάσεις, γεγονός που τους οδηγεί να αναπτύξουν διαφορετικές ιδέες. Αυτό που είναι σημαντικό σήμερα, τον επόμενη μήνα ενδέχεται να μην υπάρχει καν στην επικαιρότητα. Θέστε το ίδιο ερώτημα και πάλι σε μηνιαία ή δεκαπενθήμερη βάση, και εν συνεχεία πραγματοποιήσετε ελέγχους ανά τακτά χρονικά διαστήματα προκειμένου να καταγράψετε την πορεία προόδου που ενδεχομένως να έχει λάβει χώρα ή ακόμη και να καταγράψετε τι είδους καινούρια ζητήματα έχουν προκύψει.
  • Εξαλείψτε τυχόν πολιτικές που προκύπτουν με βάση όσους εξέφρασαν την ανησυχία τους ή πρότειναν και συγκεκριμένες λύσεις. Επιβεβαιώστε πως θα παρέχετε προς το κοινό μια ανώνυμη φωνή και επιβάλετε ώστε οι ιδέες να είναι σε θέση να σταθούν με βάση τη δική τους αξία. Αφήστε τους ανθρώπους να συμφωνήσουν ή διαφωνήσουν με οποιαδήποτε ιδέα σε ένα ασφαλές περιβάλλον, προκειμένου να προσδιορίσετε και εν συνεχεία να διαχωρίσετε τι πραγματικά είναι σημαντικό και έχει αξία και τι όχι.

Δίχως αμφιβολία, οι ταλαντούχοι managers έχουν την γνώση όσο και τον τρόπο με τον οποίο κινητοποιούν τις ομάδες των συνεργατών τους ώστε με τη σειρά τους να βοηθήσουν τους υπόλοιπους εργαζομένους να αντιληφθούν τον τρόπο με τον οποίο ο τρόπος και η μορφή της δουλειάς τους είναι άμεσα συνδεδεμένη με το συνολικό όραμα μιας επιχείρησης για το εγγύς μέλλον. Οι συγκεκριμένοι ηγέτες σε καθημερινή βάση παρέχουν επισημάνσεις-υπενθυμίσεις προκειμένου να διασφαλίσει το γεγονός πως τα μέλη της ομάδας του και οι εργαζόμενοι εν γένει κινούνται προς την σωστή κατεύθυνση, αντί να αναμένουν για τις ετήσιες αξιολογήσεις των επιδόσεων έτσι ώστε να προβεί στις αναγκαίες διορθωτικές κινήσεις που θα την επαναφέρει στην κατάλληλη πορεία.

Εν κατακλείδι, προκειμένου να προχωρήσετε από την υφιστάμενη κατάσταση στον μελλοντικό σας στόχο, οφείλετε να ξεκινήσετε με το να αξιολογήσετε το υπάρχων καθεστώς. Στη συνέχεια, θα πρέπει να σκιαγραφήσετε μια ξεκάθαρη όσο και συναρπαστική εικόνα για το μελλοντικό καθεστώς που σκοπεύετε να κάνετε πράξη έτσι ώστε οι άμεσα εμπλεκόμενοι να λάβουν ξεκάθαρη γνώση. Κατά τη διάρκεια της μορφοποίησης του συγκεκριμένου οράματος, χρήσιμο θα ήταν να αποφύγετε να το κάνετε υπερβολικά περίπλοκο, να το μεγαλοποιήσετε σε υπερβολικό βαθμό ή να παραθέσετε πολλούς αριθμούς, στοιχεία και δεδομένα. Προσπαθήστε να αναλύσετε διεξοδικά τη φύση του προβλήματος προκειμένου να φτάσετε στην ουσία του και εν συνεχεία να ευθυγραμμίσετε την ομάδα σας γύρω από την επείγουσα ανάγκη για την εξεύρεση μιας κοινής λύσης. Αναντίρρητα, όταν όλοι γνωρίζουν τι να περιμένουν και κανείς δεν… σπέρνει ζιζάνια αμφιβολίας, οι πιθανότητες επιτυχίας της ίδιας σας της ομάδας αυτομάτως θα ενισχυθεί σε εντυπωσιακό βαθμό.

netweek (T. 399)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2020 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778