To ERP χρησιμοποιείται παντού σε μια επιχείρηση. Οι σχεδόν απεριόριστες εφαρμογές ενός ERP εξηγούν γιατί ακόμα και οι μικρές βελτιώσεις μπορούν να αυξήσουν σημαντικά την παραγωγικότητα και την εμπειρία των χρηστών του με την πάροδο του χρόνου, αιτιολογούν γιατί το ERP μπορεί να επηρεάσει καταλυτικά την ανάπτυξη και την αποτελεσματικότητα κάθε σύγχρονου οργανισμού.

To ERP προσφέρει τις πολύτιμες υπηρεσίες του σε μια πληθώρα εργαζομένων. Το λογιστήριο εναπόκειται στο ERP για να συντάξει τις αναφορές του και να διασφαλίσει την κανονιστική συμμόρφωση. Οι Διευθύνσεις πωλήσεων και μάρκετινγκ το εκμεταλλεύονται για να εξυπηρετήσουν τους πελάτες τους, να παράγουν αναφορές και να εκτιμήσουν την απόδοσή τους. Τα τμήματα διανομής, εξυπηρέτησης πελατών και τροφοδοτικής αλυσίδας το αξιοποιούν για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες των πελατών τους. Παρά την ευρεία χρήση τους στο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι λύσεις ERP έπασχαν ανέκαθεν στο θέμα της ευχρηστίας.

Τα πρώτα συστήματα ERP αντικατόπτριζαν την πεποίθηση των κατασκευαστών τους ότι ένα επιχειρηματικό πληροφοριακό σύστημα θα μπορούσε να σχεδιαστεί και να αναπτυχθεί, χωρίς να δίνεται μεγάλη προσοχή στην ευχρηστία του. Φυσικά, αυτή η προσέγγιση δεν είναι αποδεκτή σήμερα. Η ανελλιπής και η αναποτελεσματική υιοθέτηση μιας λύσης ERP από τους εργαζομένους σημαίνει ότι οι εταιρείες αποτυγχάνουν να εκμαιεύσουν το πλήρες δυναμικό που ενσωματώνει μέσα του. Για να διαχειριστούν αυτήν την κατάσταση οι κατασκευαστές του ERP έχουν προβεί σε μια σειρά βελτιώσεων, μικρών ή περισσότερων σημαντικών, που αντιμετωπίζουν σε μεγάλο βαθμό αυτό το πρόβλημα.

Παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα
Όπως καταγράφει η Deloitte, αρκετοί κατασκευαστές συστημάτων ERP έχουν προβεί σε μια σειρά από σημαντικές βελτιωτικές επεμβάσεις στο περιβάλλον εργασίας των λύσεων τους, με το Cloud EPR να ηγείται σε αυτήν τους την προσπάθεια. Η επόμενη τάση στο mobile ERP είναι η παροχή πιο ισχυρών interfaces για φορητές συσκευές. Οι πρώτες προσπάθειες μεταφοράς του ERP στο φορητό κόσμο εστίαζαν στην απλή απεικόνιση δεδομένων. Η νέα γενιά του ERP επιτρέπει στους χρήστες να διεκπεραιώσουν περισσότερες διαδικασίες από μια φορητή συσκευή. Η βελτίωση του user interface μιας λύσης ERP μπορεί να μετατραπεί σε μια αρκετά απλή υπόθεση, αν ξεκινήσει κανείς από τι θέλουν οι χρήστες και όχι τόσο εστιάζοντας στις τεχνολογίες. Δεν χρειάζεται, άλλωστε, να εφεύρει κανείς τον τροχό εξαρχής για να βελτιώσει κάποιες λειτουργίες. Αντ’ αυτού, μπορεί να πάρει ως παράδειγμα (και ως πηγή έμπνευσης) δημοφιλή καταναλωτικά apps και λύσεις.

Εταιρείες όπως η AirBnB και η Uber έχουν κάνει εξαιρετική δουλειά στο θέμα του interface, με τα apps τους να αποτελούν υπόδειγμα για την ευχρηστία και για τον τρόπο που υλοποιούν τις λειτουργίες συνεργατικότητας. Το θέμα βελτίωσης του περιβάλλοντος εργασίας των εταιρικών εφαρμογών δεν περιορίζεται στην παραγωγικότητα. Αν η εμπειρία χρήσης απογοητεύει τους χρήστες, είναι πολύ πιθανό αυτοί να μην χρησιμοποιούν το ERP για τη διεκπεραίωση των εργασιών τους και να καταφεύγουν σε εναλλακτικές πρακτικές, όπως η χρήση emails και τηλεφώνου, κάτι το οποίο αχρηστεύει τη δυναμική του ERP. Κατανοώντας τους χρήστες Η βελτίωση του περιβάλλοντος εργασίας ενός ERP μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους. Έτσι, συχνά, είναι δύσκολο να αποφασίσει κανείς από πού μπορεί να ξεκινήσει. Η χαρτογράφηση των πρακτικών και των διαδικασιών που ακολουθεί το προσωπικό για να διεκπεραιώσει την εργασία αποτελεί ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης.

Στο πλαίσιο αυτό θα βοηθήσουν οι συναντήσεις ανάμεσα στους τελικούς χρήστες και στους ειδικούς του software. To επόμενο βήμα είναι οι τελικοί χρήστες να διεκπεραιώσουν 10-20 tasks στη δουλειά τους και στη συνέχεια να αφηγηθούν τι κάνουν. Για παράδειγμα, μπορεί να ακούσει κανείς από τους εργαζομένους να λένε «περίμενα η πληροφορία παραγγελίας να βρίσκεται σε αυτό το σημείο, ενώ τώρα έχω την αίσθηση ότι βρίσκεται κάπου αλλού, που με δυσκολεύει να τη βρω». Κατανοώντας την εμπειρία της ροής εργασίας, οι IT Managers και developers μπορούν να ανακαλύψουν τρόπους για να δομήσουν ένα καλύτερο ERP.

Προδιαγραφές για ένα επιτυχημένο ERP
Η ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP αποτελεί μια δαπανηρή άσκηση που μπορεί να συνοδεύεται από μεγάλο κόστος (για licensing, αμοιβές συμβούλων, έξοδα εγκατάστασης, εκπαίδευση και αναβαθμίσεις), ενώ ενδέχεται να περάσουν μήνες ή ακόμα και χρόνια για την πλήρη ανάπτυξή του. Έτσι, είναι πολύ σημαντικό να ληφθούν όλα εκείνα τα μέτρα που απαιτούνται, ώστε να ελαχιστοποιηθεί η πιθανότητα αποτυχίας, όπως είναι τα εξής:

  • Επιλογή με βάση τις επιχειρηματικές ανάγκες (και τις απαιτήσεις του κλάδου δραστηριοποίησης). Επειδή το ERP απαιτεί μεγάλη επένδυση σε χρόνο και χρήμα, είναι σημαντικό να δημιουργηθεί, καταρχάς, μια αναλυτική λίστα από τις απαιτήσεις της επιχείρησης, περιλαμβάνοντας τόσο τις λειτουργικές, όσο και τις στρατηγικές ανάγκες που θα υποστηρίξουν τη μελλοντική ανάπτυξη της επιχείρησης. Μια ξεκάθαρα καθορισμένη λίστα απαιτήσεων θα οδηγήσει σε μια περισσότερο αδιάλειπτη λειτουργία ενσωμάτωσης και σε ένα σύστημα ERP που θα μειώσει το συνολικό TCO (Total Cost of Ownership). Είναι σημαντικό, επίσης, να ληφθεί υπόψη, με ποιο τρόπο το νέο σύστημα θα μπορούσε να «κουμπώσει» στην υπάρχουσα πληροφοριακή υποδομή, αλλά και τι προσαρμογές χρειάζεται να γίνουν (όπως και το πόσο θα κοστίσουν) για αυτόν τον σκοπό.
  • ΤCO (Total Cost of Ownership). Το TCO πρέπει πάντα να λαμβάνεται υπόψη κατά την επιλογή ενός συστήματος ERP. Μια εφαρμογή ERP σίγουρα κοστίζει, αλλά όταν συγκρίνει κανείς τα κόστη διαφορετικών προτάσεων δεν θα πρέπει να ξεχνάει το hardware που απαιτείται για την υποστήριξη του ERP, αλλά και των αναβαθμίσεων που χρειάζεται να γίνουν γι’αυτό.
  • Εξονυχιστική εξέταση κάθε vendor/integrator. H επιλογή του κατάλληλου vendor αποτελεί κρίσιμο στοιχείο της όλης διαδικασίας. Θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι ο vendor έχει κάνει τα δέοντα για να εγγυηθεί τη διεκπεραίωση του έργου σύμφωνα με τις απαιτήσεις. Είναι σημαντικό να προετοιμαστεί κανείς κατάλληλα, ώστε να δώσει στον vendor συγκεκριμένες εκτιμήσεις όσον αφορά το προσδοκώμενο TCO και ROI. Θα πρέπει να συζητηθεί με κάθε λεπτομέρεια το budget και ο χρόνος ολοκλήρωσης του project, όπως και να εξακριβωθεί ότι υπάρχει η κατάλληλη εμπειρία από τον vendor όσον αφορά τον συγκεκριμένο κλάδο δραστηριοποίησης του οργανισμού. Κάθε κλάδος έχει τις δικές τους απαιτήσεις κι ένα «όλα σε ένα» ERP ενδέχεται να αφήνει πολλά κενά και να χρειάζεται customizations. Ως εκ τούτου είναι σημαντικό ο vendor που θα κληθεί να υλοποιήσει μια λύση ERP να γνωρίζει πολύ καλά τον κλάδο που απευθύνεται.
  • Υποστήριξη διοίκησης. Ένας σημαντικός δείκτης για το πώς θα εξελιχθεί η διαδικασία υλοποίησης μιας λύσης ERP είναι η υποστήριξη που θα έχει από τη διοίκηση. Φυσικά, η διοίκηση δεν χρειάζεται να παρεμβαίνει σε κάθε βήμα του project. Ωστόσο, η εμπλοκή της διοίκησης και η υποστήριξη του έργου, o ξεκάθαρος προσανατολισμός και η σαφής κατανομή των πόρων, όπως και η διευκόλυνση της επικοινωνίας μπορεί να μετατραπούν σε σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας για οποιοδήποτε IT project. Είναι επιτακτική ανάγκη η ομάδα που έχει επιφορτιστεί με την επιλογή ενός νέου συστήματος ERP να συνεργάζεται με τη διοικητική ομάδα ή με ένα μέλος του C-suite, καθώς έτσι θα αποκτήσει τον αρωγό που χρειάζεται για να προχωράνε οι διαδικασίες και να παρακάμπτονται τα όποια εμπόδια.
  • Σχέδιο δράσης. Η ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης, όχι μόνο εξασφαλίζει μια ομαλή διαδικασία, αλλά δείχνει και στους οικονομικούς υποστηρικτές του project πότε θα ξεκινήσει η διαδικασία υλοποίησης, πόσο θα κοστίσει το project και θα πότε θα έρθουν τα πρώτα οφέλη. Τα σχέδια δράσης βοηθάνε στη διαχείριση μεγάλων, σύνθετων τεχνολογικών και επιχειρηματικών δράσεων μετασχηματισμού, καθορίζοντας μια σειρά από ξεκάθαρες φάσεις και βοηθώντας στην απόκτηση ελέγχου πάνω στο σχεδιασμό κόστους. Είναι κρίσιμο να δημιουργηθεί ένα καλά καθορισμένο footprint κατά τη διάρκεια ενσωμάτωσης ενός ERP. Θα πρέπει να καθοριστούν οι λειτουργικές περιοχές του οργανισμού που επηρεάζονται (και δεν επηρεάζονται) από το σύστημα ERP. Για όσες περιοχές επηρεάζονται θα πρέπει να καθοριστεί με λεπτομέρεια η λειτουργικότητα του ERP που θα αναπτυχθεί, αλλά και το business case για τις αναμενόμενες βελτιώσεις. Άπαξ και ολοκληρωθεί αυτό, είναι κρίσιμο να γίνει ένας εξονυχιστικός έλεγχος για τον σκοπό του έργου. Ένα λεπτομερές σχέδιο δράσης που προδιαγράφει σε τι βήματα πρέπει να προχωρήσει η επιχείρηση πριν προχωρήσει στην εγκατάσταση ενός νέου συστήματος συμβάλει στην επισήμανση των πιθανών επιπτώσεων και αναγνωρίζει τρόπους με τους οποίους θα μπορούν να μετριαστούν αυτές.
  • Δημιουργία διυπηρεσιακής ομάδας για την επίβλεψη της υλοποίησης. Για να βοηθήσουν στην εξομάλυνση της διαδικασίας υλοποίησης, οι εταιρείες χρειάζεται να συγκροτήσουν μια διυπηρεσιακή ομάδα υλοποίησης. Αυτή η ομάδα θα συνίσταται από ανεξάρτητα μέλη διαφορετικών τμημάτων, όπως του λογιστηρίου, των operations, του IT, του ΗR, των προμηθειών και της αποθήκης. Αυτή η ομάδα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα λήψης αποφάσεων και μια σαφής πορεία κλιμάκωσης, όταν κληθεί να πάρει αποφάσεις πέρα από τις αρμοδιότητές της. Με τη δημιουργία μιας διυπηρεσιακής ομάδας, οι εταιρείες όχι μόνο βελτιώνουν την πιθανότητα κάλυψης όλων των τμημάτων της επιχείρησης, αλλά αυξάνουν και την πιθανότητα επιτυχίας του ERP project.
  • Σταδιακή ανάπτυξη του ERP. H υλοποίηση ενός project ERP θα πρέπει να γίνεται εγκαθιστώντας ένα module κάθε φορά και όχι όλα με τη μία. Για παράδειγμα, μπορούν να εγκατασταθούν πρώτα οι λειτουργίες που σχετίζονται με το λογιστήριο, στη συνέχεια να ακολουθήσουν οι λειτουργίες που σχετίζονται με το HR κ.ο.κ.. Αρκετοί οργανισμοί έχουν αποτύχει να υλοποιήσουν με επιτυχία ένα project ERP, επιλέγοντας μια big bang προσέγγιση, επιχειρώντας να μεταφέρουν με τη μία όλα τα συστήματά τους στο ERP, διαπράττοντας, έτσι, ένα τεράστιο λάθος που τους κοστίζει πολύ.
  • Η σημαντική εκπαίδευση. Ο πιο σημαντικός παράγοντας στο ξεδίπλωμα ενός ERP project είναι οι ίδιοι οι άνθρωπο. Στο πλαίσιο αυτό είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα πλήρες σχέδιο εκπαίδευσης που θα περιλαμβάνει όλα τα ενδιαφερόμενα μέλη. Η εξασφάλιση ότι οι πόροι υλοποίησης θα είναι σωστά συσχετισμένοι τις έξι πρώτες εβδομάδες είναι κρίσιμη για την υποστήριξη των τελικών χρηστών, για τη διαχείριση των αιτήσεων αλλαγών και των αιτιών αποτυχίας. Η αξιόλογη υποστήριξη και εκπαίδευση αποτελεί έναν από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για την επιτυχή υιοθέτηση ενός νέου συστήματος ERP.

Η «καρδιά» λειτουργίας της εταιρείας

Ο Θοδωρής Βουλέλης, IS Manager, Danone Γαλακτοκομικά Προϊόντα Α.Ε., μιλάει στο netweek για τις κυριότερες προκλήσεις που θέτει η χρήση ενός ERP σε μια εταιρεία, δίνοντας, παράλληλα, προτάσεις για μια αρτιότερη επιλογή και υλοποίησή του.

netweek: Tι οφέλη προσφέρει και τι ανάγκες καλύπτει το σύστημα ERP που χρησιμοποιείτε στον οργανισμό σας; Πόσο ικανοποιημένος είστε από αυτό;

Θοδωρής Βουλέλης: Το ERP είναι η «καρδιά» λειτουργίας της εταιρείας μας. Έχουμε καταφέρει να ξεφύγουμε από την παρωχημένη αντίληψη ότι αποτελεί κατά βάση ένα λογιστικό πρόγραμμα, κάτι που θα μπορούσε να συμβεί πολύ εύκολα σε μια εταιρεία όπως είναι η δική μας που δεν έχει «παραγωγή». Πλέον, βασίζουμε πάνω στο ERP διαδικασίες workflow, όπως και σχεδόν το 80% των εμπορικών διαδικασιών και backoffice που εξυπηρετούν άμεσα τις πωλήσεις μας και την παρουσία μας στην αγορά, όπως, επίσης, και τις εσωτερικές διαδικασίες ανταλλαγής πληροφοριών με τη μητρική εταιρεία. Γενικά, μπορώ να πω ότι είμαστε ικανοποιημένοι με την όλη εγκατάσταση και λειτουργία.

netweek: Ποιες είναι οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζετε κατά τη διαχείριση του ERP; Tι αποδοχή έχει βρει από τους εργαζομένους, πόσο εύχρηστο είναι;

Θοδωρής Βουλέλης: Οι σημερινές οικονομικοπολιτικές συγκυρίες δημιουργούν μεγάλες προκλήσεις. Η πρώτη πρόκληση αφορά την ανάγκη συνεχούς ενημέρωσης του ERP μας με όλες τις φορολογικές / νομικές απαιτήσεις που προκύπτουν συνεχώς τα τελευταία χρόνια. Η δεύτερη -και πιο ιδιαίτερη πρόκληση- έχει να κάνει με την ανάγκη να γίνουμε περισσότερο ευέλικτοι στην αγορά, κάτι που απαιτεί την ανάπτυξη και ενσωμάτωση custom εργαλείων εμπορικής διαχείρισης στο ERP μας και, μάλιστα, σε λογικό κόστος. Το ERP θεωρείται από τους εργαζομένους μας – πολύ περισσότερο από ότι στο παρελθόν – βασικό εργαλείο για την εργασία τους, καθώς έχουμε ενσωματώσει σε αυτό τις περισσότερες από τις λειτουργίες που χρειάζονται και χρησιμοποιούν. Είναι χαρακτηριστικό, δε, το γεγονός ότι από μόνοι τους μας ζητάνε να συμπεριλάβουμε στο ERP συγκεκριμένες διαδικασίες, καθώς γνωρίζουν ότι υπάρχει σταθερότητα και δυνατότητες εύκολης μελλοντικής αναβάθμισης σε σχέση με το παρελθόν, όπου, απλώς, ζητούσαν να φτιάξουμε ένα stand-alone πρόγραμμα που θα έκανε μια καθορισμένη εργασία.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους σας που θα επιχειρούσαν να προβούν σε μια αναβάθμιση ή εγκατάσταση ενός νέου ERP; Τι θα πρέπει να προσέξουν; Tι στρατηγική πρέπει να ακολουθήσουν;

Θοδωρής Βουλέλης: Στην αγορά υπάρχουν αρκετές αξιόλογες πλατφόρμες. Πρέπει να έχουμε ένα ξεκάθαρο στόχο τι θέλουμε να πετύχουμε με την αγορά/αναβάθμιση ενός ERP – και αυτό δεν γίνεται μόνο από τον Διευθυντή Πληροφορικής, αλλά αποτελεί μια συλλογική εταιρική προσπάθεια. Σε κάποιες εταιρείες το κέρδος μπορεί να προέλθει από τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών που θα προσφέρει ένα ERP, ανεξάρτητα από το κόστος διαχείρισης ή εγκατάστασης. Άλλες πάλι εταιρείες χρειάζονται κάτι που να είναι σχετικά πιο οικονομικό σε σχέση με τις γνωστές πολυεθνικές πλατφόρμες γιατί έχουν πολύ συγκεκριμένες ανάγκες να καλύψουν. Επειδή έχουν γίνει αρκετά λάθη στο παρελθόν με πολύ άσχημα αποτελέσματα πρέπει να δουν τις δυνατότητές τους και τους στόχους τους και όχι απλά να υλοποιηθεί η τάδε πλατφόρμα επειδή στην αγορά ακούγεται ότι είναι η καλύτερη. Μια καλή ιδέα είναι να δει κανείς στην πράξη ένα ERP που να λειτουργεί πετυχημένα, για να τον βοηθήσει να πάρει μια καλύτερη απόφαση. Τέλος, η επιλογή συνεργάτη είναι το αμέσως ποιο σημαντικό βήμα. Υπάρχουν πάλι αρκετά παραδείγματα από εξαιρετικά συστήματα που απέτυχαν λόγο κακής συνεργασίας και επικοινωνίας.

netweek: Tι σχέδια έχετε για την περαιτέρω εκμετάλλευση του ERP στον οργανισμό σας; Εξετάζετε, μήπως, το ενδεχόμενο να προβείτε σε μια αναβάθμιση του ERP;

Θοδωρής Βουλέλης: Ένα από τα μελλοντικά μας σχέδια είναι το cloud. Παρακολουθούμε αρκετό καιρό το πώς πάει σε διάφορες εγκαταστάσεις, αλλά και όλη την τεχνολογία cloud καθώς αυτή διαμορφώνεται συνεχώς. Κάποια στιγμή στο μέλλον σίγουρα θα μπούμε σε αυτήν τη διαδικασία – απλά περιμένουμε να ωριμάσει πλήρως.


Μετάπτωση στο cloud

O Γιώργος Χατζηδημητρίου, IT Manager, PROVET S.A., μιλάει στο netweek για τις κυριότερες προκλήσεις που αντιμετώπισε κατά τη μετάπτωση ενός κλασικού on-premise ERP στο cloud.

netweek: Για ποιο λόγο αποφασίσατε να προβείτε σε μια αναβάθμιση από on-premise ERP σε cloud ERP;

Γιώργος Χατζηδημητρίου: Στα μέσα του 2012 η εταιρεία μας, έχοντας αποχωρήσει από το ομιλικό σχήμα στο οποίο συμμετείχε, βρέθηκε μπροστά σε ένα δίλημμα: να διατηρήσει το υπάρχον ERP (SAP/R3) που είχε σχεδιαστεί για να καλύψει τις ανάγκες του ευρύτερου ομίλου και ως εκ τούτου χρειαζόταν εκτενείς παραμετροποιήσεις για να ανταποκριθεί πλήρως στις απαιτήσεις μας ή να μεταβεί σε ένα νέο ERP, το οποίο θα κάλυπτε καλύτερα τις ανάγκες μας και θα μας έδινε μεγαλύτερη ευελιξία; Το υψηλό κόστος της επανασχεδίασης του SAP μάς οδήγησε στη δεύτερη λύση. Έτσι, ξεκινήσαμε τη συνεργασία μας με τη Softone για την ανάπτυξη ενός ERP προσαρμοσμένου στις ανάγκες μας. Σημαντικός παράγοντας για αυτήν την επιλογή ήταν η καλύτερη διαχείριση των χρηματοοικονομικών που προσέφερε, καθώς και η δυνατότητα που παρείχε στους χρήστες για τη δημιουργία αναφορών.

netweek: Ποιες ήταν οι προκλήσεις που αντιμετωπίσατε;

Γ. Χατζηδημητρίου: Λόγω της κρισιμότητας του εγχειρήματος και του σχετικά σύντομου χρόνου ολοκλήρωσής του, ξεκινήσαμε με την υλοποίηση μιας on-premise εγκατάστασης για τη δημιουργία των βασικών αρχείων, για το testing του συστήματος, καθώς και για την εκπαίδευση των χρηστών. Η εγκατάσταση ανανεωνόταν μία με δύο φορές εβδομαδιαίως, προκειμένου να επικαιροποιείται η παραμετροποίηση και να προστίθενται τα customizations που είχαν προκύψει από την ανάλυση απαιτήσεων. Το πιο δύσκολο μέρος του εγχειρήματος ήταν η εξαγωγή των αρχείων πελατών, προμηθευτών, στατιστικών αγορών και πωλήσεων, καθώς και των ανοικτών υπολοίπων από το παλιό ERP (SAP/R3) και η μορφοποίησή τους, ώστε να μπορούν να εισαχθούν στο καινούριο σύστημα. Από τη στιγμή που το καινούριο σύστημα ανέβηκε live, χρειάστηκαν περίπου δύο μήνες για να είναι πλήρως λειτουργικό. Μετά από έξι μήνες εύρυθμης λειτουργίας on-premise, η εγκατάσταση μεταφέρθηκε στο Azure, χωρίς να προκύψει το παραμικρό πρόβλημα.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους που θα επιχειρούσαν να προβούν σε μια αντίστοιχη αναβάθμιση;

Γ. Χατζηδημητρίου: Η μετάπτωση ενός ERP στο cloud χρειάζεται προσοχή, ιδιαίτερα αν πραγματοποιείται ταυτόχρονα μετάπτωση από ένα ERP σε ένα καινούριο. Από τους πλέον σημαντικούς παράγοντες για την επιτυχημένη λειτουργία του συστήματος είναι η ποιότητα της γραμμής Internet της επιχείρησης, ειδικά αν υπάρχουν πολλοί χρήστες του συστήματος. Ένα μέρος της εξοικονόμησης χρημάτων που θα προκύψει από την έλλειψη ανάγκης για αγορά υποδομής (server και άδειες χρήσης) θα πρέπει να επενδυθεί για τη βελτίωση της ποιότητας της γραμμής. Η μεταφορά ενός υπάρχοντος ERP στο cloud, αν εξαιρέσει κανείς το απαραίτητο downtime προκειμένου να μεταφερθούν τα δεδομένα, δεν κρύβει δυσκολίες.

Αν, όμως, πρόκειται για μια περίπτωση παρόμοια με αυτήν που είχαμε να αντιμετωπίσουμε, η καλύτερη στρατηγική θα ήταν αυτή που ακολουθήσαμε: μετάπτωση και παράλληλη λειτουργία παλαιού και νέου ERP σε ένα on-premise περιβάλλον. Κατά τη διάρκεια της παράλληλης λειτουργίας θα πρέπει να ολοκληρωθεί η διαδικασία του debugging, καθώς και η εκπαίδευση των χρηστών. Κατόπιν, εφόσον έχουν επιλυθεί τα όποια προβλήματα, θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η μεταφορά στο cloud.

netweek: Μετά από αρκετό χρόνο εργασίας με το cloud ΕRP ποιες είναι οι εντυπώσεις σας;

Γ. Χατζηδημητρίου: Μετά από τρία χρόνια απρόσκοπτης λειτουργίας μπορούμε να πούμε ότι η μετάπτωση ήταν επιτυχημένη. Οι χρήστες μπορούν να συνδέονται στην εφαρμογή από όπου βρίσκονται, χωρίς την ανάγκη σύνδεσης VPN. Η ταχύτητα και η απόκριση της εφαρμογής δεν έχει την παραμικρή διαφορά από το on-premise. Πολύ σημαντικό είναι και το γεγονός ότι όλα τα patches και updates πραγματοποιούνται, χωρίς την αποσύνδεση των χρηστών από την εφαρμογή. Με την επόμενη επανασύνδεσή του, ο κάθε χρήστης λαμβάνει όλες τις ενημερώσεις. Σημαντικό είναι και το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να δεσμευτούν πόροι της υποδομής για τη διαδικασία της λήψης και ασφαλούς διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας.


Στρατηγική για ένα επιτυχημένο ERP

H Αλβίνα Αρδούνη, Dr of Sc., BΙT CIO, μιλάει στο netweek για τους παράγοντες που επηρεάζουν την επιλογή ενός ERP, όπως και για το ρόλο της επιχειρησιακής ευφυΐας.

netweek: Με βάση ποια κριτήρια, κατά την άποψή σας, θα πρέπει να επιλεγεί ένα ERP;

Αλβίνα Αρδούνη: Πριν την απόκτηση ενός νέου συστήματος ERP είναι απαραίτητο να γίνει μια εμπεριστατωμένη μελέτη των υφιστάμενων συστημάτων και διεργασιών, να ληφθούν υπόψη οι επιχειρηματικές ανάγκες, να συγκριθεί το κόστος έναντι των επιδιωκόμενων ωφελειών, να εκτιμηθούν τα επιχειρησιακά αποτελέσματα και, τέλος, να υπολογιστούν τα όποια ρίσκα υπάρχουν. Στη συνέχεια χρειάζεται να αξιολογηθεί το ERP, ώστε να εκτιμηθεί κατά πόσο μπορεί αυτό να εκπληρώσει τις υποσχέσεις του και να προσαρμοστεί στις ανάγκες της εταιρείας. Ένα σωστό ERP θα πρέπει να προσφέρει ουσιαστική σύνδεση με το εργατικό δυναμικό και τους πελάτες και να επιτρέπει τον εκσυγχρονισμό της πληροφοριακής υποδομής, μέσα από μια ενιαία πλατφόρμα πρόσβασης σε όλους τους πόρους της επιχείρησης. Φυσικά, δεν πρέπει να εστιάζει κανείς μόνο σε θέματα εξοικονόμησης κόστους, αλλά χρειάζεται να δοθεί σημασία και σε άλλους παράγοντες, οι οποίοι είναι σημαντικοί για την επιτυχημένη ή όχι εγκατάσταση ενός ERP.

netweek: Τι θα απαντούσατε στο ερώτημα επιλογής ανάμεσα σε on-premise ERP και cloud ERP; Ποιοι παράγοντες, κατά την άποψή σας, μπορούν να συνηγορήσουν στη μία ή στην άλλη επιλογή;

Α. Αρδούνη: To cloud είναι μια δυναμική τεχνολογία που θα μπορούσε να βοηθήσει τους οργανισμούς να γίνουν περισσότερο αποτελεσματικοί και ανταγωνιστικοί. Μπορεί, επίσης, να δώσει στους CIOs το χρόνο για να εστιάσουν στη στρατηγική και στην καινοτομία. Ωστόσο, η μετάβαση στο cloud δεν είναι εύκολη, ενώ δεν μπορούν όλες οι εφαρμογές να ανέβουν στο cloud, παρά τα σαφή πλεονεκτήματα της εξοικονόμησης κόστους και ευελιξίας. Οπότε θεωρώ ότι θα πρέπει να γίνει μια προσεκτική εξέταση του τι προσφέρει η κάθε πλατφόρμα και στη συνέχεια να γίνει η επιλογή της μίας ή της άλλης.

netweek: Ποιες είναι οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες κατά τη διαχείριση του ERP τους;

Α. Αρδούνη: Σε μεγάλο ποσοστό οι εταιρείες δεν έχουν καταφέρει να αξιοποιήσουν πλήρως τα ERPs που χρησιμοποιούν στις υποδομές τους. Αυτό που τους λείπει είναι η ενσωμάτωση ενός είδους επιχειρησιακής ευφυΐας (Business Intelligence & Statistical Analysis over ERP), η οποία θα βοηθήσει στην αρτιότερη εκμετάλλευση των επιχειρησιακών πόρων. Για τη βέλτιστη αξιοποίηση του ERP χρειάζεται μια καλύτερη κατανόηση των δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει τη δομή των δεδομένων, την αξία τους, το διαμοιρασμό τους και τη συλλογή τους από μια πληθώρα διαφορετικών πηγών. Το πρόβλημα, άλλωστε, δεν είναι να έχεις πολλά δεδομένα, αλλά το να μην μπορείς να αξιοποιήσεις την απαιτούμενη επιχειρησιακή ευφυΐα (Business Intelligence & Statistical Analysis over ERP) αποτελεσματικά.

netweek: Τι τεχνολογίες επιχειρησιακής ευφυΐας θα πρέπει να ενσωματώνει ένα ERP για να πετύχει αυτό το σκοπό;

A. Αρδούνη: Θα έλεγα ότι θα ήταν θεμιτό να τις χρησιμοποιεί όλες και ει δυνατόν σε μια αναλογία που θα βρίσκει τη χρυσή τομή ανάμεσα στο κόστος και στην αποτελεσματικότητα. Είναι λάθος να μην αφήνεις το BIT (Business Intelligence Technology) να καθοδηγεί τις διεργασίες μέσα στην επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση η Διεύθυνση Επιχειρησιακής Τεχνολογίας οφείλει να κάνει την πληροφορία διαθέσιμη παντού, να διασφαλίσει ότι διαθέτει τις υπ οδομές για την υποστήριξη του ERP και να φροντίζει για την εκπαίδευση των εργαζομένων, ειδικά, δε, μετά την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος.