netweek - Multi Function Printers: Αλλάξτε τις εκτυπώσεις σας

Παρασκευή, 18 Οκτωβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Hardware

Multi Function Printers: Αλλάξτε τις εκτυπώσεις σας

2 Απριλίου 2012 | 10:23 Γράφει ο Νίκος  Τηλιακός Topics: Special Reports

Multi Function Printers: Αλλάξτε τις εκτυπώσεις σας

Ασχέτως με το μέγεθος μιας επιχείρησης, ο βασικός στόχος κάθε δικτύου είναι να καταστήσει τους χρήστες πιο παραγωγικούς. Ο ρόλος του IT είναι να κάνει την τεχνολογία πιο εύκολη στη χρήση της και πιο αποτελεσματική.

Κάθε οργανισμός αντιμετωπίζει μια σειρά από προκλήσεις όσον αφορά στη ροή των εγγράφων, ειδικά των κρισίμων για την επιχείρηση. Την ίδια στιγμή, οι εργαζόμενοι πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν και να μοιράζονται έγγραφα ηλεκτρονικά ώστε να συνεργάζονται είτε βρίσκονται στο ίδιο γραφείο ή στην άλλη άκρη του κόσμου.

Για αυτό το λόγο δεν πρέπει σε κανένα να προκαλεί έκπληξη, ότι οι επιχειρήσεις επιλέγουν MFPs (Multi-Function Printers) ώστε να πραγματοποιήσουν τις εργασίες τους, που μέχρι πρότινος πραγματοποιούσαν διαφορετικές δικτυακές συσκευές.

Η περιπλοκότητα στην ολοκλήρωση δημιουργεί κόστη
Η πραγματική ερώτηση για το IT είναι το πόσο καλά οι MFPs ολοκληρώνονται στο δίκτυο, καθώς τα προβλήματα με την ολοκλήρωση επηρεάζουν πολύ περισσότερα πράγματα από την παραγωγικότητα των χρηστών. Αν κάποια καινούργια συσκευή έχει ζητήματα για να ολοκληρωθεί στο δίκτυο, αυτό κοστίζει τόσο σε ώρες από το τμήμα IT όσο και σε έξοδα σε τρίτα μέρη.

Επιπλέον τα προβλήματα και οι καθυστερήσεις δεν έχουν μόνο σαν επίπτωση την αδυναμία εκμετάλλευσης των πλεονεκτημάτων της συσκευής, αλλά εμποδίζουν μια επιχείρηση να πάρει το πλήρες ROI από αυτή. Οι IT managers θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα συστήματα MFP παρέχουν μια ανοικτή αρχιτεκτονική ολοκλήρωσης με μια ευρεία γκάμα από συστήματα διαχείρισης εγγράφων αλλά και το ότι κάθε MFP θα μπορεί να συνεργαστεί σωστά με τις υπάρχουσες desktop εφαρμογές, τα στάνταρτ που έχει θεσπίσει η επιχείρηση και τα repositories των εγγράφων.

Επιπρόσθετα το scanner της συσκευής θα πρέπει να περιλαμβάνει μια σειρά από τυποποιημένους τύπους αρχείων. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει συνήθη πιστοποίησης χρηστών στο δίκτυο αλλά και τα γνωστά directory protocols. Για να μπορέσουν να μειωθούν τα κόστη ολοκλήρωσης, ο IT manager θα πρέπει να φροντίσει για μια σειρά λεπτομέρειες πριν συνδέσει μια συσκευή στο δίκτυο.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να κοιτάξει το λόγο συσκευών και χρηστών, τη χρήση κάθε συσκευής και αν κάθε συσκευή είναι η κατάλληλη για κάθε ομάδα εργασίας και τμήμα. Μετά από αυτό το assessment μπορεί να είναι πιθανό να απαιτείται εκ νέου ρύθμιση του περιβάλλοντος Print Area Network, ώστε να δημιουργήσει ένα βελτιστοποιημένο περιβάλλον.

Εύκολη εγκατάσταση και ρυθμίσεις
Το ιδανικό σενάριο έχει να κάνει με το γεγονός ότι η εγκατάσταση των MFPs είναι μια απλή και γρήγορη διαδικασία για το IT. Η ύπαρξη του κατάλληλου software, για τη ρύθμιση, τη διαχείριση, την παρακολούθηση και τη δημιουργία αναφορών σχετικά με τις συσκευές εκτύπωσης σε όλη την επιχείρηση, που παρέχεται από τον κατασκευαστή μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στο συγκεκριμένο κομμάτι.

Η απλοποίηση της εγκατάστασης πολλαπλών μονάδων μπορεί να επιτευχθεί και από την αντιγραφή των ρυθμίσεων που μπορούν να πραγματοποιήσουν οι network administrators. Οι wizards που παρέχονται για τις κρίσιμες διαδικασίες, όπως για παράδειγμα η εγκατάσταση, η επίλυση προβλημάτων, η πραγματοποίηση αναβαθμίσεων και η κλωνοποίηση ρυθμίσεων μπορεί να ελευθερώσει σημαντικό τμήμα του χρόνου του IT.

Κάθε οργανισμός αντιμετωπίζει μια σειρά από προκλήσεις όσον αφορά στη ροή των εγγράφων, ειδικά των κρισίμων για την επιχείρηση. Την ίδια στιγμή, οι εργαζόμενοι πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν και να μοιράζονται έγγραφα ηλεκτρονικά ώστε να συνεργάζονται είτε βρίσκονται στο ίδιο γραφείο ή στην άλλη άκρη του κόσμου.

Για αυτό το λόγο δεν πρέπει σε κανένα να προκαλεί έκπληξη, ότι οι επιχειρήσεις επιλέγουν MFPs (Multi-Function Printers) ώστε να πραγματοποιήσουν τις εργασίες τους, που μέχρι πρότινος πραγματοποιούσαν διαφορετικές δικτυακές συσκευές.

Η περιπλοκότητα στην ολοκλήρωση δημιουργεί κόστη
Η πραγματική ερώτηση για το IT είναι το πόσο καλά οι MFPs ολοκληρώνονται στο δίκτυο, καθώς τα προβλήματα με την ολοκλήρωση επηρεάζουν πολύ περισσότερα πράγματα από την παραγωγικότητα των χρηστών. Αν κάποια καινούργια συσκευή έχει ζητήματα για να ολοκληρωθεί στο δίκτυο, αυτό κοστίζει τόσο σε ώρες από το τμήμα IT όσο και σε έξοδα σε τρίτα μέρη.

Επιπλέον τα προβλήματα και οι καθυστερήσεις δεν έχουν μόνο σαν επίπτωση την αδυναμία εκμετάλλευσης των πλεονεκτημάτων της συσκευής, αλλά εμποδίζουν μια επιχείρηση να πάρει το πλήρες ROI από αυτή. Οι IT managers θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα συστήματα MFP παρέχουν μια ανοικτή αρχιτεκτονική ολοκλήρωσης με μια ευρεία γκάμα από συστήματα διαχείρισης εγγράφων αλλά και το ότι κάθε MFP θα μπορεί να συνεργαστεί σωστά με τις υπάρχουσες desktop εφαρμογές, τα στάνταρτ που έχει θεσπίσει η επιχείρηση και τα repositories των εγγράφων.

Επιπρόσθετα το scanner της συσκευής θα πρέπει να περιλαμβάνει μια σειρά από τυποποιημένους τύπους αρχείων. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει συνήθη πιστοποίησης χρηστών στο δίκτυο αλλά και τα γνωστά directory protocols. Για να μπορέσουν να μειωθούν τα κόστη ολοκλήρωσης, ο IT manager θα πρέπει να φροντίσει για μια σειρά λεπτομέρειες πριν συνδέσει μια συσκευή στο δίκτυο.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να κοιτάξει το λόγο συσκευών και χρηστών, τη χρήση κάθε συσκευής και αν κάθε συσκευή είναι η κατάλληλη για κάθε ομάδα εργασίας και τμήμα. Μετά από αυτό το assessment μπορεί να είναι πιθανό να απαιτείται εκ νέου ρύθμιση του περιβάλλοντος Print Area Network, ώστε να δημιουργήσει ένα βελτιστοποιημένο περιβάλλον.

Εύκολη εγκατάσταση και ρυθμίσεις
Το ιδανικό σενάριο έχει να κάνει με το γεγονός ότι η εγκατάσταση των MFPs είναι μια απλή και γρήγορη διαδικασία για το IT. Η ύπαρξη του κατάλληλου software, για τη ρύθμιση, τη διαχείριση, την παρακολούθηση και τη δημιουργία αναφορών σχετικά με τις συσκευές εκτύπωσης σε όλη την επιχείρηση, που παρέχεται από τον κατασκευαστή μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στο συγκεκριμένο κομμάτι.

Η απλοποίηση της εγκατάστασης πολλαπλών μονάδων μπορεί να επιτευχθεί και από την αντιγραφή των ρυθμίσεων που μπορούν να πραγματοποιήσουν οι network administrators. Οι wizards που παρέχονται για τις κρίσιμες διαδικασίες, όπως για παράδειγμα η εγκατάσταση, η επίλυση προβλημάτων, η πραγματοποίηση αναβαθμίσεων και η κλωνοποίηση ρυθμίσεων μπορεί να ελευθερώσει σημαντικό τμήμα του χρόνου του IT.


Απλοποιημένη επίλυση προβλημάτων  και συντήρηση
Η αδυναμία της μεταφοράς των σωστών πληροφοριών σε χρήστες και IT administrators για την κατάσταση των εργασιών, των ουρών εκτύπωσης και των συσκευών στο δίκτυο έχει σαν αποτέλεσμα χάσιμο χρόνου από τους ανθρώπους του ΙΤ ώστε να μπορέσουν να αναγνωρίσουν και αν επιλύσουν προβλήματα. Η σταθερή αμφίδρομη επικοινωνία διαμέσου του δικτύου με τη συσκευή σε συνδυασμό με δυνατότητα απομακρυσμένης διάγνωσης και υποστήριξης είναι στοιχειώδεις απαιτήσεις.

Ιδανικό είναι η παρέμβαση του χρήστη, να παραμένει στο ελάχιστο δυνατό βαθμό και διαδικασίες όπως είναι η αντικατάσταση ενός toner θα πρέπει να γίνεται από οποιοδήποτε χρήστη. Η συσκευή θα πρέπει επίσης να παρέχει ειδοποιήσεις, οι οποίες θα φτάνουν στο κατάλληλο προσωπικό όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα.

Με την προσθήκη του κατάλληλου software για την διαχείριση των σχέσεων με τη συσκευή και έξυπνη παρακολούθηση το τμήμα IT μπορεί να βελτιστοποιήσει τη διαθεσιμότητα της κάθε συσκευής για καλύτερη παραγωγικότητα, επιτυγχάνοντας την ίδια στιγμή μείωση των του χρόνου υποστήριξης από την πλευρά του IT αλλά και των αντίστοιχων δαπανών. Ενα σημείο, που θα πρέπει να προσεχθεί ιδιαιτέρως είναι αν το software μπορεί να υποστηρίξει και συσκευές άλλων κατασκευαστών.

Εργαλεία διαχείρισης εκτυπώσεων για την επιχείρηση
Για να μπορεί ένα εργαλείο print-management να «κουμπώσει» σωστά σε μια επιχείρηση και το τμήμα της IT, θα πρέπει να κάνει πολύ περισσότερα. Υπάρχουν πολλά εργαλεία διαθέσιμα για αυτό το λόγο, αλλά το IT θα πρέπει να κάνει μια ιδιαίτερα προσεκτική επιλογή βασισμένη στις ιδιαιτερότητες του περιβάλλοντος εκτύπωσης. Ανάμεσα στις βασικές λειτουργίες print management στο δίκτυο, στις οποίες θέλει να έχει άμεση πρόσβαση το IT, είναι η κατάσταση των προϊόντων. Ετσι ένα εργαλείο, το οποίο μπορεί να λειτουργήσει σε ένα μικτό περιβάλλον είναι βασικός παράγοντας για τη μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και ταχύτερο ROI.

Επιπρόσθετα, ένα εργαλείο διαχείρισης που αφορά σε όλη την επιχείρηση, θα πρέπει να παρέχει στο IT, απομακρυσμένη διαχείριση και διάγνωση προβλημάτων ώστε να επιλύονται ταχύτατα τα προβλήματα που προκύπτουν. Αυτό δεν είναι μόνο σπουδαίο για τη συνολική διαχείριση των συσκευών και του uptimes αλλά κόβει το overhead του IT και τα κόστη υποστήριξης.

Αυτός είναι ο λόγος που μια συνολική λύση σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να είναι ιδανική. Μέσω μιας τέτοιου είδους λύση, οι IT administrators έχουν ένα σημείο συνολικών αναφορών και dashboards, που τους βοηθά να κατανοήσουν τι συμβαίνει στο δίκτυό τους, επιτρέποντας να ελέγξουν όποιες αναφορές υπάρχουν όσον αφορά στη διαθεσιμότητα των συσκευών και τυχόν προβλήματα, από οποιοδήποτε σημείο και αν είναι δυνατόν και μέσω Internet.

Πέρα από αυτό οι administrators  μπορούν να παίρνουν αναφορές για την απόδοση των συσκευών αυτόματα. Και με τη δυνατότητα διαχείρισης των αλλαγών και των ελέγχων στα χέρια τους, οι άνθρωποι του IT μπορούν να βάλουν συγκεκριμένες συσκευές να εργαστούν, να παράγουν συγκεκριμένους τύπος αρχείων, βάσει των αναγκών. Επιπρόσθετα από τη στιγμή που οι συσκευές μπορούν να στείλουν αναφορά στους IT, οι εταιρείες όλων των μεγεθών μπορούν να πετύχουν καλύτερο uptime.

Τα πλεονεκτήματα του consolidation συσκευών
Μια μεγάλη επιχείρηση μπορεί να έχει δεκάδες εκτυπωτές μέσα στους χώρους της. Μάλιστα στις περισσότερες των περιπτώσεων, οι συσκευές συνήθως είναι από διαφορετικούς κατασκευαστές, είναι τελείως διαφορετικά μοντέλα και έχουν διαφορετικά χαρακτηριστικά. Σύμφωνα με έρευνες, τα περισσότερα IT τμήματα ξοδεύουν περίπου το 15% του χρόνου τους σε θέματα σχετικά με τους εκτυπωτές.

Οπότε το consolidation μπορεί να φέρει μερικές πολύ καλές ευκαιρίες. Ανάμεσα στα άλλα είναι ο μικρότερος αριθμός συσκευών που πρέπει να ολοκληρωθούν στο δίκτυο, στη διαχείριση, συντήρηση και εκπαίδευση των εργαζόμενων. Αν δεν υπάρχει ενοποιημένη προσέγγιση, κάθε διαφορετική συσκευή απαιτεί διαφορετικό print driver, για να φορτώσει και ένα τελείως διαφορετικό interface για να μαθευτεί.

Επιπρόσθετα με μια μεγάλη γκάμα desktop και network printers, υπάρχει ένα μεγάλος αριθμός προμηθειών που πρέπει να παραγγελθεί αλλά και η κλήσης των σχετικών συνεργατών για υποστήριξη και επιδιορθώσεις. Πέρα όμως απ την εμπλοκή του IT για την καλή λειτουργία των συσκευών υπάρχει πάντα το ερώτημα πόσοι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν την κάθε συσκευή και αν γίνεται η χρηστή χρήση της.

Έρευνα τη IDC καταδεικνύει ότι ολοένα και περισσότερες εταιρείες κάνουν outsource σε κάποιο τμήμα του περιβάλλοντος printing. Μάλιστα οι vendors είναι ιδιαίτερα επιθετικοί σε αυτή την προσπάθεια και προωθούν ολοένα και περισσότερο τις υπηρεσίες managed print. Οταν οι επιχειρήσεις αποφασίζουν να αποτιμήσουν τη χρήση των συσκευών τους με τη βοήθεια ενός συνεργάτη, στόχος δεν αποτελεί μόνο η μείωση του κόστους αλλά και αύξηση της ικανοποίησης των χρηστών ώστε να υπάρχει το μέγιστο ROI από τις επενδύσεις στην υποδομή IT όπως και στις συσκευές imaging και printing.

Σύμφωνα με έρευνα της IDC, οι επιχειρήσεις αναφέρουν κέρδη στην παραγωγικότητα, μείωση στις απαιτήσεις από το IT, το help desk, βελτιστοποίηση σχέσεων με τους προμηθευτές με τη χρήση υπηρεσιών Managed Print.

Η ολοκλήρωση αναφορών χρήσης δίνει στους χρήστες καλύτερη εικόνα για το τι και πόσο εκτυπώνουν και με αυτό τον τρόπο οι επιχειρήσεις μπορούν να αλλάξουν τη συμπεριφορά των χρηστών ως προς την εκτύπωση, επιτυγχάνοντας σημαντικές μειώσεις δαπανών σε θέματα αναλωσίμων αλλά και βελτίωση της κυκλοφορίας δεδομένων στο δίκτυο. Η απάντηση σε πολλά από τα σύγχρονα προβλήματα και τις υψηλές δαπάνες που σχετίζονται με την εκτύπωση στο γραφείο για πολλές επιχειρήσεις είναι η ολοκλήρωση επιπλέον δικτυακών MFPs από έναν κατασκευαστή, οι συσκευές του οποίου έχουν continuity, τόσο όσον αφορά στους drivers όσο και στο interface.

Με το συνδυασμό εκτύπωσης, αντιγραφής, αποστολή fax και σάρωσης σε μια εύχρηστη συσκευή, οι knowledge workers αποκτούν μια σειρά από δυνατότητες που χρειάζονται για τη διαχείριση των εγγράφων τόσο σε χαρτί όσο και των ψηφιακών. Αυτή η ενοποίηση τεχνολογιών δεν επεκτείνει μόνο την αξία των πόρων εκτύπωσης της επιχείρησης αλλά παρέχει μια ενιαία πλατφόρμα, που επιτρέπει το customization με ευκολότερο σχεδιασμό και deployment των εφαρμογών workflow που βελτιστοποιούν τις διαδικασίες της επιχείρησης.

netweek (T. 289)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778