netweek - Enterprise Printers: Αναλύοντας την εκτυπωτική αξία

Δευτέρα, 26 Αυγούστου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Hardware

Enterprise Printers: Αναλύοντας την εκτυπωτική αξία

29 Σεπτεμβρίου 2014 | 10:09 Γράφει η Ελένη  Χρυσαφοπούλου Topics: Special Reports

Όπως επιβεβαιώνει και η Gartner, η εκτύπωση μπορεί να δώσει προστιθέμενη αξία στην επιχείρηση, βοηθώντας το ΙΤ να συμβάλει στη βελτιστοποίηση των εταιρικών διαδικασιών.

ΠΗΓΗ: Gartner, Aπόδοση: Ελένη Χρυσαφοπούλου

Οι εκτυπώσεις συχνά «παραβλέπονται» ως «προέκταση» του IT, ωστόσο, σύμφωνα με την Gartner, οι εκτυπώσεις «απορροφούν» περίπου το 3% των συνολικών εσόδων μια εταιρείας. Δεδομένου ότι ο μέσος εργαζόμενος εκτυπώνει περίπου 10.000 σελίδες κάθε χρόνο και δεδομένου του κόστους της κάθε εκτύπωσης, η Gartner υπολογίζει ότι για μια εταιρεία το μέσο κόστος εκτύπωσης ετησίως για κάθε εργαζόμενο ανέρχεται στα 680 δολάρια. Στον επιχειρηματικό κλάδο, τα εταιρικά κέρδη επηρεάζονται από την ικανότητα του οργανισμού να δημιουργεί προϋπολογισμούς για την αγορά/ενοικίαση/συντήρηση του εκτυπωτικού στόλου. Οι εκτυπώσεις, άλλωστε, αντιπροσωπεύουν μια σημαντική δαπάνη για τους περισσότερους οργανισμούς και οποιαδήποτε αλλαγή στα κέρδη και τα έσοδα επηρεάζει και τις αγοραστικές του ικανότητες.

Άμεση μείωση κόστους
Υπάρχουν αρκετές απλές λύσεις που μπορούν άμεσα να βοηθήσουν μια εταιρεία να μειώσει τα εκτυπωτικά της κόστη. Συχνά, υπάρχει μια λεπτή ισορροπία ανάμεσα στην «εκπαίδευση» των εργαζομένων σχετικά με την ορθή χρήση του εκτυπωτή και της υποχρεωτικής νέας πολιτικής εκτύπωσης. Ξεκινώντας με απλά βήματα και μέτρα, οι εργαζόμενοι θα πειστούν να «αλλάξουν νοοτροπία» και θα «επιζητήσουν» την αλλαγή:

«Μοιραστείτε» το πρόβλημα: ενημερώστε τους χρήστες σε όλη την επιχείρηση σχετικά με τις εκτυπώσεις και το κόστος των «άχρηστων» εκτυπώσεων, ζητώντας τους ταυτόχρονα να βοηθήσουν την εταιρεία να αποφύγει και να μειώσει τις μη-απαραίτητες δαπάνες. «Διπλή» εκτύπωσε: ρυθμίστε ως προεπιλογή σε όλους τους εκτυπωτές της εταιρείας την εκτύπωση και στις δύο όψεις του χαρτιού, κάτι που, σύμφωνα με την Gartner, μπορεί να εξοικονομήσει μέχρι και 30% των δαπανών.

Προεπισκόπηση εκτύπωσης: η χρήση της προεπισκόπησης παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγχει το έγγραφο πριν το εκτυπώσει, ώστε να αποφύγει λάθος εκτυπώσεις, ενώ, ορισμένες φορές, μπορεί να αποδείξει ότι δεν χρειάζεται να γίνει μια εκτύπωση.

Αποφύγετε την εκτύπωση από browsers: αντίθετα, παροτρύνετε την αντιγραφή και επικόλληση μόνο των σημείων ενδιαφέροντος σε ένα έγγραφο και έπειτα την εκτύπωσή τους.

Ενθαρρύνετε τη δημιουργία pdf: ζητήστε από τους εργαζόμενους να αναρωτηθούν αν όντως χρειάζονται μια εκτύπωση που ετοιμάζονται να κάνουν. Συχνά η δημιουργία ενός pdf είναι μια χρήσιμη εναλλακτική της εκτύπωσης για αρχειοθέτηση ενός εγγράφου.

Προεπιλέξτε τη «χαμηλή ποιότητα» εκτύπωσης: μειώστε την ποιότητα της εκτύπωσης, δεδομένου ότι μόνο το 10% των εκτυπώσεων θα παρουσιαστεί σε κάποιον πελάτη ή θα σταλεί κάπου, ενώ οι υπόλοιπες προορίζονται για προσωπική ή εντός της εταιρείας χρήση.

Κρυμμένα κόστη
Το πρόβλημα με τον εξοπλισμό εκτύπωσης είναι ότι, στις περισσότερες εταιρείες, «κρύβεται» μπροστά στα μάτια μας. Οι εκτυπωτές δεν βρίσκονται στο οπτικό πεδίο των Διευθυντών Πληροφορικής που πολλές φορές δεν μπορούν να απαντήσουν με ακρίβεια στο ερώτημα των εκτυπωτών που λειτουργούν μέσα στην εταιρεία. Ο εξοπλισμός, επίσης, δεν μπορεί να ελεγχθεί από τα τμήματα της οικονομικής διαχείρισης, οι επικεφαλής των οποίων δεν γνωρίζουν ακριβώς τα ποσά που ξοδεύει η εταιρεία τους σε μελάνι και χαρτί, ενώ άγνωστο για πολλά στελέχη είναι και το ποσό που δαπανά η εταιρεία σε ηλεκτρική ενέργεια για τη λειτουργία του εκτυπωτικού εξοπλισμού. Εν ολίγοις, οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν ξεκάθαρη εικόνα του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος, με αποτέλεσμα να πληρώνουν πολύ περισσότερο από αυτό που χρειάζεται.

Αναβάθμιση εκτυπωτών
Ένα πλάνο βελτιστοποίησης πρέπει να προσδιορίζει ποια παλαιάς τεχνολογίας μηχανήματα και εξοπλισμός πρέπει να αντικατασταθεί με ταχύτερα μοντέλα που δίνουν ώθηση στην παραγωγικότητα, μειώνοντας το χρόνο που ένας εργαζόμενος δαπανά περιμένοντας να ολοκληρωθεί μία μεγάλη εκτύπωση. Παρά το γεγονός ότι κάποιες αντικαταστάσεις είναι απαραίτητες, πρέπει οι Διευθυντές Πληροφορικής να είναι επιφυλακτικοί με τους παρόχους υπηρεσιών που προτείνουν μαζική και πλήρη αντικατάσταση του εξοπλισμού. Αντίθετα, ένας «σωστός» σύμβουλος μπορεί να προτείνει τρόπους με τους οποίους ένας εκτυπωτής που προορίζεται για «απόσυρση» μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα από ένα στέλεχος που έχει ανάγκη από μια «προσωπική» συσκευή για λόγους ιδιωτικότητας και ασφάλειας.

Τα οφέλη της σωστής διαχείρισης
Με τον σωστό πάροχο υπηρεσιών και το κατάλληλο πρόγραμμα εκτυπώσεων, οι εταιρείες θα δουν σημαντικά οφέλη από την επένδυσή τους, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αν τα οφέλη τελικά δεν είναι τα επιθυμητά, τότε, ίσως, πρέπει να επανεξεταστεί το εκτυπωτικό περιβάλλον.

Χαμηλότερα κόστη: μια σωστή εκτυπωτική λύση πρέπει να παρέχει σημαντική μείωση των εκτυπωτικών δαπανών, ιδιαίτερα σε οργανισμούς που οι επιχειρησιακές διαδικασίες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε εκτυπώσεις.

Εξοικονόμηση αναλωσίμων: ένα ακόμη όφελος αποτελεί η δυνατότητα διαχείρισης αναλωσίμων, ώστε τα επίπεδά τους να ελέγχονται και να παρακολουθούνται και να αναπληρώνονται μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Εξοικονόμηση ενέργειας: η κατανάλωση ενέργειας βρίσκεται στην κορυφή της λίστας της Διεύθυνσης Πληροφορικής, κυρίως γιατί η μείωση της χρήσης ηλεκτρικής ενέργειας και κατ’ επέκταση των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα πρέπει να αποτελούν μέρος του πλάνου ΕΚΕ μιας εταιρείας, ιδιαίτερα καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν τις «πράσινες» τεχνολογίες και στρατηγικές ως καθήκον τους.

Συμπληρώνοντας τα κενά ασφαλείας: οι εκτυπωτές δικτύου και τα πολυμηχανήματα μπορεί να είναι πιο αποδοτικά από τις μεμονωμένες συσκευές, ωστόσο είναι και πιο επιρρεπής στους κινδύνους αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων που διακινούν. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο με ευαίσθητα δεδομένα μπορεί να ξεχαστεί σε έναν εκτυπωτή, ή ένας χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία scan-to-email ενός πολυμηχανήματος για να στείλει ένα έγγραφο σε έναν μη-ασφαλή προορισμό. Δυστυχώς, οι δικλείδες ασφαλείας των εκτυπωτικών μηχανημάτων, τις περισσότερες φορές, δεν χρησιμοποιούνται γιατί πολύ απλά κανένας δεν έχει αναλάβει το ρόλο του διαχειριστή του εκτυπωτικού περιβάλλοντος για να επιβάλλει τη χρήση τους.

ΠΗΓΗ: Gartner, Aπόδοση: Ελένη Χρυσαφοπούλου

Οι εκτυπώσεις συχνά «παραβλέπονται» ως «προέκταση» του IT, ωστόσο, σύμφωνα με την Gartner, οι εκτυπώσεις «απορροφούν» περίπου το 3% των συνολικών εσόδων μια εταιρείας. Δεδομένου ότι ο μέσος εργαζόμενος εκτυπώνει περίπου 10.000 σελίδες κάθε χρόνο και δεδομένου του κόστους της κάθε εκτύπωσης, η Gartner υπολογίζει ότι για μια εταιρεία το μέσο κόστος εκτύπωσης ετησίως για κάθε εργαζόμενο ανέρχεται στα 680 δολάρια. Στον επιχειρηματικό κλάδο, τα εταιρικά κέρδη επηρεάζονται από την ικανότητα του οργανισμού να δημιουργεί προϋπολογισμούς για την αγορά/ενοικίαση/συντήρηση του εκτυπωτικού στόλου. Οι εκτυπώσεις, άλλωστε, αντιπροσωπεύουν μια σημαντική δαπάνη για τους περισσότερους οργανισμούς και οποιαδήποτε αλλαγή στα κέρδη και τα έσοδα επηρεάζει και τις αγοραστικές του ικανότητες.

Άμεση μείωση κόστους
Υπάρχουν αρκετές απλές λύσεις που μπορούν άμεσα να βοηθήσουν μια εταιρεία να μειώσει τα εκτυπωτικά της κόστη. Συχνά, υπάρχει μια λεπτή ισορροπία ανάμεσα στην «εκπαίδευση» των εργαζομένων σχετικά με την ορθή χρήση του εκτυπωτή και της υποχρεωτικής νέας πολιτικής εκτύπωσης. Ξεκινώντας με απλά βήματα και μέτρα, οι εργαζόμενοι θα πειστούν να «αλλάξουν νοοτροπία» και θα «επιζητήσουν» την αλλαγή:

«Μοιραστείτε» το πρόβλημα: ενημερώστε τους χρήστες σε όλη την επιχείρηση σχετικά με τις εκτυπώσεις και το κόστος των «άχρηστων» εκτυπώσεων, ζητώντας τους ταυτόχρονα να βοηθήσουν την εταιρεία να αποφύγει και να μειώσει τις μη-απαραίτητες δαπάνες. «Διπλή» εκτύπωσε: ρυθμίστε ως προεπιλογή σε όλους τους εκτυπωτές της εταιρείας την εκτύπωση και στις δύο όψεις του χαρτιού, κάτι που, σύμφωνα με την Gartner, μπορεί να εξοικονομήσει μέχρι και 30% των δαπανών.

Προεπισκόπηση εκτύπωσης: η χρήση της προεπισκόπησης παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγχει το έγγραφο πριν το εκτυπώσει, ώστε να αποφύγει λάθος εκτυπώσεις, ενώ, ορισμένες φορές, μπορεί να αποδείξει ότι δεν χρειάζεται να γίνει μια εκτύπωση.

Αποφύγετε την εκτύπωση από browsers: αντίθετα, παροτρύνετε την αντιγραφή και επικόλληση μόνο των σημείων ενδιαφέροντος σε ένα έγγραφο και έπειτα την εκτύπωσή τους.

Ενθαρρύνετε τη δημιουργία pdf: ζητήστε από τους εργαζόμενους να αναρωτηθούν αν όντως χρειάζονται μια εκτύπωση που ετοιμάζονται να κάνουν. Συχνά η δημιουργία ενός pdf είναι μια χρήσιμη εναλλακτική της εκτύπωσης για αρχειοθέτηση ενός εγγράφου.

Προεπιλέξτε τη «χαμηλή ποιότητα» εκτύπωσης: μειώστε την ποιότητα της εκτύπωσης, δεδομένου ότι μόνο το 10% των εκτυπώσεων θα παρουσιαστεί σε κάποιον πελάτη ή θα σταλεί κάπου, ενώ οι υπόλοιπες προορίζονται για προσωπική ή εντός της εταιρείας χρήση.

Κρυμμένα κόστη
Το πρόβλημα με τον εξοπλισμό εκτύπωσης είναι ότι, στις περισσότερες εταιρείες, «κρύβεται» μπροστά στα μάτια μας. Οι εκτυπωτές δεν βρίσκονται στο οπτικό πεδίο των Διευθυντών Πληροφορικής που πολλές φορές δεν μπορούν να απαντήσουν με ακρίβεια στο ερώτημα των εκτυπωτών που λειτουργούν μέσα στην εταιρεία. Ο εξοπλισμός, επίσης, δεν μπορεί να ελεγχθεί από τα τμήματα της οικονομικής διαχείρισης, οι επικεφαλής των οποίων δεν γνωρίζουν ακριβώς τα ποσά που ξοδεύει η εταιρεία τους σε μελάνι και χαρτί, ενώ άγνωστο για πολλά στελέχη είναι και το ποσό που δαπανά η εταιρεία σε ηλεκτρική ενέργεια για τη λειτουργία του εκτυπωτικού εξοπλισμού. Εν ολίγοις, οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν ξεκάθαρη εικόνα του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος, με αποτέλεσμα να πληρώνουν πολύ περισσότερο από αυτό που χρειάζεται.

Αναβάθμιση εκτυπωτών
Ένα πλάνο βελτιστοποίησης πρέπει να προσδιορίζει ποια παλαιάς τεχνολογίας μηχανήματα και εξοπλισμός πρέπει να αντικατασταθεί με ταχύτερα μοντέλα που δίνουν ώθηση στην παραγωγικότητα, μειώνοντας το χρόνο που ένας εργαζόμενος δαπανά περιμένοντας να ολοκληρωθεί μία μεγάλη εκτύπωση. Παρά το γεγονός ότι κάποιες αντικαταστάσεις είναι απαραίτητες, πρέπει οι Διευθυντές Πληροφορικής να είναι επιφυλακτικοί με τους παρόχους υπηρεσιών που προτείνουν μαζική και πλήρη αντικατάσταση του εξοπλισμού. Αντίθετα, ένας «σωστός» σύμβουλος μπορεί να προτείνει τρόπους με τους οποίους ένας εκτυπωτής που προορίζεται για «απόσυρση» μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα από ένα στέλεχος που έχει ανάγκη από μια «προσωπική» συσκευή για λόγους ιδιωτικότητας και ασφάλειας.

Τα οφέλη της σωστής διαχείρισης
Με τον σωστό πάροχο υπηρεσιών και το κατάλληλο πρόγραμμα εκτυπώσεων, οι εταιρείες θα δουν σημαντικά οφέλη από την επένδυσή τους, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αν τα οφέλη τελικά δεν είναι τα επιθυμητά, τότε, ίσως, πρέπει να επανεξεταστεί το εκτυπωτικό περιβάλλον.

Χαμηλότερα κόστη: μια σωστή εκτυπωτική λύση πρέπει να παρέχει σημαντική μείωση των εκτυπωτικών δαπανών, ιδιαίτερα σε οργανισμούς που οι επιχειρησιακές διαδικασίες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε εκτυπώσεις.

Εξοικονόμηση αναλωσίμων: ένα ακόμη όφελος αποτελεί η δυνατότητα διαχείρισης αναλωσίμων, ώστε τα επίπεδά τους να ελέγχονται και να παρακολουθούνται και να αναπληρώνονται μόνο όταν είναι απαραίτητο.

Εξοικονόμηση ενέργειας: η κατανάλωση ενέργειας βρίσκεται στην κορυφή της λίστας της Διεύθυνσης Πληροφορικής, κυρίως γιατί η μείωση της χρήσης ηλεκτρικής ενέργειας και κατ’ επέκταση των εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα πρέπει να αποτελούν μέρος του πλάνου ΕΚΕ μιας εταιρείας, ιδιαίτερα καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν τις «πράσινες» τεχνολογίες και στρατηγικές ως καθήκον τους.

Συμπληρώνοντας τα κενά ασφαλείας: οι εκτυπωτές δικτύου και τα πολυμηχανήματα μπορεί να είναι πιο αποδοτικά από τις μεμονωμένες συσκευές, ωστόσο είναι και πιο επιρρεπής στους κινδύνους αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων που διακινούν. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο με ευαίσθητα δεδομένα μπορεί να ξεχαστεί σε έναν εκτυπωτή, ή ένας χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία scan-to-email ενός πολυμηχανήματος για να στείλει ένα έγγραφο σε έναν μη-ασφαλή προορισμό. Δυστυχώς, οι δικλείδες ασφαλείας των εκτυπωτικών μηχανημάτων, τις περισσότερες φορές, δεν χρησιμοποιούνται γιατί πολύ απλά κανένας δεν έχει αναλάβει το ρόλο του διαχειριστή του εκτυπωτικού περιβάλλοντος για να επιβάλλει τη χρήση τους.


Εκτύπωση στο cloud
Οι ιδιωτικοί χρήστες όλο και περισσότερο χρησιμοποιούν υπηρεσίες cloud για να διεκπεραιώσουν ποικίλες μορφές εργασιών, επομένως γιατί και οι επιχειρήσεις να μην εκμεταλλευτούν τις υπηρεσίες αυτές για να βελτιώσουν το εκτυπωτικό περιβάλλον τους; Πλέον, είναι σύνηθες πολλοί εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν εφαρμογές που βασίζονται στο cloud, με αποτέλεσμα να είναι ήδη εξοικειωμένοι με το περιβάλλον του cloud. Η εκτύπωση στο cloud σημαίνει ότι οι φορητές συσκευές, όπως smartphones, tablets και laptops αλλά και οι Η/Υ στέλνουν δεδομένα εκτύπωσης στο cloud και από εκεί ανακατευθύνονται στον ανάλογο εκτυπωτή. Στο πλαίσιο αυτό, το cloud αποτελεί ουσιαστικά ένα cloud mobile δεδομένων που βρίσκεται αποθηκευμένο στους κεντρικούς servers μιας εταιρείας. Μέσω του Internet, οι συσκευές στέλνουν δεδομένα στο cloud αυτό και οι εκτυπωτές έχοντας πρόσβαση σε αυτό το cloud, εκτυπώνουν τα έγγραφα και τα δεδομένα που τους αποστέλλονται.

Μέσω αυτής της λειτουργίας, είναι δυνατή η αποστολή εγγράφων και δεδομένων προς εκτύπωση μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης σε έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή. Για να γίνει βέβαια αυτό, ο εκτυπωτής πρέπει να είναι συνδεδεμένος στο Internet, αλλά και στο cloud, χωρίς, ωστόσο, να χρειάζεται και η συσκευή που αποστέλλει τα δεδομένα να είναι συνδεδεμένη στο ίδιο δίκτυο. Το πιο σημαντικό είναι ότι ο χρήστης που εκτυπώνει να έχει δικαίωμα πρόσβασης στον εκτυπωτή. Η εκτύπωση στο cloud αποτελεί μια πολύ ενδιαφέρουσα προσέγγιση, καθώς η εκτύπωση εν κινήσει αποτελεί πλέον επιλογή, χωρίς οι χρήστες να πρέπει να διαθέτουν μαζί τους φορητό εκτυπωτή.

Mobile και Cloud printing
Η mobile εκτύπωση εντός του εταιρικού δικτύου σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στον εκτυπωτή με οποιαδήποτε φορητή συσκευή μέσω του εταιρικού δικτύου. Η επεξεργασία της εκτύπωσης γίνεται σε ένα private cloud, προστατευμένο από το firewall της εταιρείας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εκτύπωση είναι επιτυχής, ανεξάρτητα από τον κατασκευαστή του εκτυπωτή. Η εκτύπωση μέσω public cloud έρχεται στο προσκήνιο όταν ένας εργαζόμενος που δουλεύει στο εταιρικό δίκτυο θέλει να εκτυπώσει εκτός του δικτύου αυτού. Ένα παράδειγμα γι’ αυτό είναι όταν ο εργαζόμενος θέλει να έχει πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο μέσω τερματικής εφαρμογής, αλλά θέλει να χρησιμοποιήσει τον προσωπικό του εκτυπωτή. Το cloud printing σε συνδυασμό με το public cloud είναι η πιο σύνηθης λύση που παρέχεται από τους κατασκευαστές εκτυπωτών. Αυτή η μορφή cloud printing στέλνει τα δεδομένα προς εκτύπωση στον εκτυπωτή μέσω public cloud.

Η χρήση public cloud ακόμη, βέβαια, δεν είναι τόσο διαδεδομένη στις επιχειρήσεις και ο κυριότερος λόγος είναι ο σκεπτικισμός απέναντι στα public cloud και ο φόβος ότι τα δεδομένα μπορεί να παραβιαστούν. Ωστόσο, οι εταιρείες που έχουν χρησιμοποιήσει το public cloud σε γενικές γραμμές αναφέρουν θετικές εμπειρίες. Η ανησυχία για την ασφάλεια παραμένει ακόμη το μεγαλύτερο εμπόδιο για την μεταστροφή στο cloud printing μέσω public cloud. Μια ακόμη λύση που υιοθετούν οι εταιρείες σε μεγάλο βαθμό είναι και το “pull printing”, που επιτρέπει στους χρήστης να σκανάρουν την εταιρική τους ταυτότητα και έπειτα να λάβουν την εκτύπωσή τους από τον εκτυπωτή, μειώνοντας έτσι την ανάγκη για προσωπικούς εκτυπωτές που χρησιμοποιούνται για εμπιστευτικά έγγραφα, ενώ επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώσουν περαιτέρω τα εκτυπωτικά τους κόστη. Για να επιτευχθεί μεγαλύτερη συγκράτηση και έλεγχος του κόστους, οι επιχειρήσεις θα συνεχίσουν να βελτιστοποιούν τους εκτυπωτές τους, είτε μόνοι τους είτε με την βοήθεια παρόχων υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων (managed print services).

Η ψηφιακή εναλλακτική της εκτύπωσης Σύμφωνα με την Gartner, μέχρι το 2018, περίπου του 70% των τηλεφώνων και των ultramobiles θα χρησιμοποιούνται για εκτυπώσεις, ενώ η αυξανόμενη υιοθέτηση των φορητών συσκευών, όπως smartphones και tablets, εντός της επιχείρησης αλλάζει τον τρόπο που το περιεχόμενο διανέμεται και καταναλώνεται. Οι mobile εφαρμογές επιτρέπουν στους επιχειρησιακούς χρήστες να έχουν πρόσβαση, να διαμορφώνουν και να διανέμουν το περιεχόμενο που θέλουν σε εντελώς διαφορετικές μορφές. Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες βλέπουν ότι οι εκτυπωμένες παρουσιάσεις και άλλα υλικά για εσωτερικές συναντήσεις μπορούν να αντικατασταθούν με media tablets, μειώνοντας ακόμη περισσότερο τον όγκο των εκτυπώσεων. Επίσης, οι ανησυχίες για την ασφάλεια των δεδομένων θα μειώσουν την επιχειρηματική ζήτηση για υπηρεσίες εκτυπώσεων σε public cloud κατά 20% μέχρι το 2018, σύμφωνα με την Gartner.

Εν κατακλείδι
Η ζήτηση για συσκευές επιχειρησιακής εκτύπωσης συνδέεται άμεσα με τους προϋπολογισμούς της Διεύθυνσης Πληροφορικής και τους επιχειρησιακούς στόχους. Οι ενέργειες κύκλων αντικατάστασης των μηχανημάτων, οι νέες τεχνολογίες και η μετάβαση σε υπηρεσίες επηρεάζουν συνολικά τον νέο εξοπλισμό εκτυπώσεων εντός της επιχείρησης. Οι κύκλοι αντικατάστασης μπορούν να επηρεάσουν το πώς οι επιχειρήσεις ή οι καταναλωτές αναβαθμίζουν τις τωρινές εκτυπωτικές συσκευές και ενώ η τεχνολογική ανάπτυξη και οι νέες λειτουργίες επηρεάζουν τους κύκλους αντικατάστασης, οι οικονομικές συνθήκες παίζουν και αυτές σημαντικό ρόλο. Επιπλέον, και σε αντίθεση με τους κύκλους αντικατάστασης που «ορίζουν» οι καταναλωτές-χρήστες, όπου οι αποφάσεις βασίζονται στο πότε σταματάει να λειτουργεί αποδοτικά ένα μηχάνημα, στον επιχειρηματικό τομέα, οι αντικαταστάσεις ευθυγραμμίζονται, πολύ συχνά, με την στρατηγική της Διεύθυνσης Πληροφορικής.


Οι εταιρικές ανάγκες και το κόστος καθορίζουν τις εκτυπώσεις

Ο Τάσος Tζαμουράνης, IT & Safety Manager της Pharmaserve-Lilly Saci αναλύει τι θα πρέπει να προσέξει κανείς κατά την επιλογή και διαχείριση των enterprise printers.

netweek: Ποια είναι τα σενάρια χρήσης ενός enterprise printer;

Τάσος Tζαμουράνης: O τρόπος που οι εταιρείες χρησιμοποιούν τους enterprise printers ποικίλει. Υπάρχουν τρία, κατά βάση, σενάρια. Το πρώτο είναι να τους αγοράζει η εταιρεία και να τους αποσβένει σε κάποια χρόνια (κάνοντας ή όχι συμβόλαιο συντήρησης, κρίνοντας ανάλογα με την κρισιμότητα των εκτυπωτών). Το δεύτερο σενάριο είναι να απευθύνεται κανείς σε εταιρείες που παρέχουν print services. Σε αυτήν την περίπτωση, εξωτερικές εταιρείες αναλαμβάνουν εξολοκλήρου τις εκτυπώσεις της εκάστοτε εταιρείας, αντί ενός μηνιαίου μισθώματος. Η τρίτη περίπτωση αποτελεί μια μίξη των δύο προηγούμενων, όπου ένα τμήμα των εκτυπωτών της εταιρείας ανατίθεται σε πάροχο print services και στο υπόλοιπο γίνεται διαχείριση των εκτυπωτών με τον πρώτο, κλασικό, τρόπο.

netweek: Εσείς ποιο μοντέλο ακολουθείτε;

Τάσος Tζαμουράνης: Εμείς έχουμε επιλέξει το πρώτο μοντέλο. Έχουμε εξετάσει πολλές φορές το θέμα των print services, χωρίς, ωστόσο, να το υλοποιήσουμε. Ο κύριος λόγος είναι ότι οι print services providers απαιτούν να χρησιμοποιήσεις τους δικούς τους εκτυπωτές – αυτό είναι μειονέκτημα γιατί εμείς μποροεί να θέλουμε ένα συγκεκριμένο εκτυπωτή για μια συγκεκριμένη δουλειά. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι τα κόστη, τελικά, δεν είναι και τόσο διαφορετικά, σύμφωνα με τις ασκήσεις που έχουμε κάνει κατά καιρούς.

netweek: Με ποια κριτήρια επιλέγετε έναν εκτυπωτή;

Τάσος Tζαμουράνης: Καταρχάς, οι εκτυπωτές πρέπει να είναι δικτυακοί – οι προσωπικοί εκτυπωτές είναι πολύ λίγοι και χρησιμοποιούνται, κυρίως, για συγκεκριμένα στελέχη ή όταν απαιτείται privacy. Η επιλογή γίνεται με βάση την ομάδα στην εταιρεία που θα χρησιμοποιήσει τον εκτυπωτή, εξετάζοντας τη χρήση του και άλλα χαρακτηριστικά, όπως το αν πρέπει να είναι ασπρόμαυρος ή έγχρωμος. Άλλα και η πολυλειτουργικότητα ενός μοντέλου λαμβάνεται υπόψη.

netweek: Τι μέτρα παίρνετε για την ασφάλεια των εκτυπώσεων;

Τάσος Tζαμουράνης: Η ασφάλεια είναι σημαντική και αποτελεί κριτήριο επιλογής για εμάς. Η εκτύπωση εμπιστευτικών στοιχείων στην εταιρεία γίνεται με τη χρήση password τοπικά στους εκτυπωτές, κάτι που διασφαλίζει την προστασία τους από αδιάκριτα μάτια.

netweek: Με ποιο τρόπο μειώνετε το εκτυπωτικό κόστος;

Τάσος Tζαμουράνης: Οδηγία της εταιρείας μας είναι να μην τυπώνουμε όσο μπορούμε, κάνοντας οικονομία. Το 2005, σε μια μελέτη που κάναμε για το εκτυπωτικό κόστος, είχε βγει ένα …τρομακτικό νούμερο (γύρω στο 1/3 του συνολικού budget για το ΙΤ τότε). Σήμερα, έχουμε καταφέρει αυτό το κόστος να το μειώσουμε πάρα πολύ (από το 100.000 ευρώ το 2005 σε λιγότερο από 40.000 ευρώ σήμερα). Αυτό το πετύχαμε, φτιάχνοντας ένα νέο σύστημα, όπου πολλές από τις εργασίες μέσα στην εταιρεία γίνονται ηλεκτρονικά, χωρίς να χρειάζεται να τυπωθεί τίποτα. Επίσης, κάνουμε συστάσεις σε όσα τμήματα τυπώνουν πολύ χωρίς λόγο.

netweek: Πώς ελέγχεται το κόστος των αναλωσίμων;

Τάσος Tζαμουράνης: Στα αναλώσιμα υπάρχουν πολλές επιλογές πλέον. Δεν χρησιμοποιούμε μόνο τα original αναλώσιμα των vendors, αλλά και αντίγραφα αναλωσίμων, τα οποία χρησιμοποιούμε λόγω του μικρότερου κόστους. Βέβαια, εδώ χρειάζεται προσοχή γιατί μπορεί να μην μείνει κανείς ικανοποιημένος από το αποτέλεσμα, όπως συνέβη και με εμάς πριν από μερικά χρόνια όταν το δοκιμάσαμε για πρώτη φορά. Για παράδειγμα, η διάρκεια ζωής τους ήταν η μισή από την αναγραφόμενη ή ξαφνικά μουτζούρωνε το χαρτί, λόγω διαρροών στο μελάνι. Τώρα, όμως, που τα ξαναδοκιμάσαμε, είμαστε ικανοποιημένοι και τα αγοράζουμε σε ένα σημαντικό ποσοστό, ακόμα και για κρίσιμους εκτυπωτές, οι οποίοι καθημερινά φέρνουν εις πέρας ένα μεγάλο όγκο εκτυπώσεων.

netweek: Σκοπεύετε να ανανεώσετε τον εκτυπωτικό σας στόλο;

Τάσος Tζαμουράνης: Κοιτάξτε, τον ανανεώνουμε ανά 3-4 χρόνια, με εξαίρεση κάποιους πολύ μεγάλους εκτυπωτές (φθάνουν έως τα 6-7 χρόνια). Φυσικά, η απόφαση ανανέωσης εξαρτάται από τις υπάρχουσες συνθήκες και ανάγκες της εταιρείας.

netweek (T. 349)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778