netweek - ΜPS, αλλά σωστά…

Τρίτη, 22 Αυγούστου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Hardware

ΜPS, αλλά σωστά…

28 Μαρτίου 2016 | 10:39 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Managed Print services,News

Παρά τα ουκ ολίγα θετικά σχόλια που έχουν ακουστεί για τα Managed Print Services (MPS), αρκετοί εξακολουθούν να έχουν ακόμα επιφυλάξεις γι’ αυτά. Όπως, όμως, δείχνει η πράξη, όλα τα εμπόδια μπορούν να ξεπεραστούν, αρκεί να αναπτυχθεί μια σωστή στρατηγική υλοποίησης και αξιοποίησής τους.

Τα MPS πρώτης γενιάς διασφάλιζαν τη διαφάνεια και τον έλεγχο των εκτυπώσεων. Σήμερα, τα MPS πάνε ένα βήμα παραπέρα, καθώς μπορούν να επεκταθούν και στις διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις των αναλυτών, το 1-6% του συνολικού budget μιας εταιρείας διοχετεύεται στις εκτυπώσεις και σε συναφείς εργασίες (π.χ. φωτοαντίγραφα). Αυτό και μόνο φανερώνει το πόσο μεγάλο είναι το κόστος και το πόσο σημαντική εξοικονόμηση μπορεί να επιτευχθεί αν εφαρμοστούν μεθοδολογίες όπως είναι τα MPS. Ο περιορισμός του κόστους δεν προέρχεται μόνο από τη μείωση στη κατανάλωση χαρτιού και των συναφών εξόδων που προκαλούνται από την εφαρμογή των MPS, αλλά και από τη βελτιστοποίηση στη συνολική δομή των διαδικασιών output της επιχείρησης. Αυτό επιτυγχάνεται μέσα από μια αναδιοργάνωση, όπως και από μια συνεχή υποστήριξη και βελτιστοποίηση των υποδομών output, από τον πάροχο που έχει αναλάβει την υλοποίηση των MPS.

Επιλογή integrator, η πρώτη δυσκολία
Το πρώτο «εμπόδιο» που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες, οι οποίες θα αποφασίσουν να στραφούν στα MPS, αφορά την εύρεση του κατάλληλου προμηθευτή που θα αναλάβει την υλοποίησή τους. Εκτός από τις αξιολογήσεις των κορυφαίων οίκων ανάλυσης αγοράς από το χώρο του ΙΤ, που κάνουν σε τακτά χρονικά διαστήματα εκτιμήσεις για τους μεγαλύτερους παρόχους υπηρεσιών MPS της αγοράς, οι επιχειρήσεις που θα κληθούν να επιλέξουν έναν πάροχο θα πρέπει να λάβουν υπόψη και τις ακόλουθες παραμέτρους:

  • Ο προμηθευτής θα πρέπει να διαθέτει επαρκές know-how και εμπειρία, για να μπορέσει να υλοποιήσει με επιτυχία ένα τέτοιο project.
  • H τεχνογνωσία του παρόχου, όπως και η γνώση του κλάδου παίζει επίσης σημαντικό ρόλο
  • Τέλος, είναι σημαντικό, ο πάροχος των MPS να μπορεί να προσφέρει όλες τις επιθυμητές λύσεις συνολικά, δεδομένου ότι μόνο έτσι μπορεί να εξασφαλιστεί η βέλτιστη αλληλεπίδραση όλων των πτυχών υπό μια ολιστική προσέγγιση.

Δεν πρέπει, επίσης, να ξεχνάει κανείς ότι η σύμβαση που θα υπογραφτεί για τα MPS θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη και το μέγεθος της εκάστοτε επιχείρησης. Οι μικρές εταιρείες είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιούν τις βασικές υπηρεσίες, τα λεγόμενα Basic Print Services. Από τις περικοπές κόστους των MPS επωφελούνται κυρίως οι μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, ένεκα του μεγάλου αριθμού εργαζομένων που απασχολούν και του μεγάλου, κατά κανόνα, όγκου εκτυπώσεων τους.

Ένα εν εξελίξει project
Ανάμεσα στις αρμοδιότητες των integrators που θα αναλάβουν την υλοποίηση των ΜPS πρέπει να περιλαμβάνεται και η αναγνώριση από την πλευρά τους ότι τα MPS δεν αποτελούν ένα εφάπαξ project, αλλά μια συνεχή διαδικασία που εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου. Αυτό σημαίνει ότι ο πάροχος των υπηρεσιών MPS θα πρέπει να ενεργεί proactive για τη συνεχή βελτιστοποίηση του περιβάλλοντος output, όπως και για όλες τις διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί.

Επίσης, ένας MPS provider δεν θα πρέπει ποτέ να παραβλέπει το υπάρχον εκτυπωτικό περιβάλλον, αλλά να κάνει πάντα την απογραφή του κατά τη διάρκεια έναρξης της συνεργασίας. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να εργαστεί σε προοπτικές βελτιστοποίησης με βάση τις πραγματικές ανάγκες, απαντώντας σε ερωτήματα του τύπου: Σε ποιο DIN Format παράγονται οι εκτυπώσεις; Πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι πιο ακριβές εκτυπωτικές συσκευές A3 ή αρκούν τα A4 εκτυπωτικά συστήματα; Εκτός από εκτυπώσεις χρειάζονται να παράγονται και φωτοτυπίες ή σκαναρίσματα;

Μετά από αυτήν την ανάλυση ακολουθεί η διάταξη των συσκευών για τη μέγιστη εξοικονόμηση κόστους. Στο πλαίσιο αυτό αντικαθίσταται οι εκτυπωτές εγκαταστημένων σε θέσεις εργασίας από εκτυπωτές τμημάτων, που χαρακτηρίζονται εν γένει από χαμηλότερο κόστος εκτύπωσης σελίδας και μεγαλύτερη ενεργειακή αποτελεσματικότητα. Με τη συνεπαγόμενη εξοικονόμηση κόστους να είναι σημαντική.

Βελτιστοποιημένες διαδικασίες
Εδώ και καιρό τα MPS δεν έχουν να κάνουν μόνο με τη βελτιστοποίηση των εκτυπωτών, αλλά, συχνά, και με τη βελτιστοποίηση των επικεντρωμένων στα έγγραφα διεργασιών. Και αυτό διότι πολλές επιχειρήσεις καλούνται να διαχειριστούν καθημερινά τόνους εγγράφων και πληροφορίας: δελτία αποστολής, τιμολόγια, επιστροφές και ένα σωρό άλλα έγγραφα, τα οποία πρέπει να τα επεξεργαστούν, να τα προωθήσουν και να τα υπογράψουν. Όλα αυτά μεταφράζονται σε σημαντική κατανάλωση χρόνου από τους εργαζομένους, αλλά και σε σημαντική επίπτωση στην παραγωγικότητά τους. Για τη διαχείριση αυτής της κατάστασης κυκλοφορούν εδώ και καιρό στην αγορά software λύσεις, οι οποίες μπορούν να διαβάζουν τις σχετικές με την εταιρεία πληροφορίες από τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, να ταξινομήσουν τα έγγραφα και να τις διοχετεύσουν αυτόματα στις επιχειρηματικές εφαρμογές.

Δέσμευση εργαζομένων, η δεύτερη δυσκολία
Κατά την υλοποίηση μιας λύσης MPS είναι πολύ σημαντικό να εξασφαλίζει κανείς έγκαιρα τη συμμετοχή των εργαζομένων. Ανεξάρτητα από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του project, η επιτυχία μπορεί να έρθει μόνο όταν οι εργαζόμενοι συμμετέχουν στο έργο. Κατά τη βελτιστοποίηση των σχετιζόμενων με τα έγγραφα διαδικασιών είναι σημαντική η στενή συνεργασία των επιμέρους τμημάτων με το ΙΤ, όπως και η αλληλοκατανόηση μεταξύ τους.

Ανασχεδιασμός των εταιρικών δομών
Εκτός από την ικανοποίηση των απαιτούμενων τεχνολογικών απαιτήσεων η δεύτερη τη τάξη απαίτηση είναι ο ανασχεδιασμός των δομών στην επιχείρηση, ώστε να μπορούν να δεχθούν τις βελτιστοποιήσεις. Οι εργαζόμενοι που προετοιμάζονται, μέσω της έγκαιρης και ευρείας εκπαίδευσης ευαισθητοποίησης για τον μετασχηματισμό που πρέπει να γίνει, είναι πολύ πιο ανοικτοί στη μετάβαση από έναν αναλογικό σε ένα ψηφιακό τρόπο εργασίας, καθώς, έτσι, απελευθερώνονται από καθήκοντα διαχείρισης και μπορούν να επικεντρωθούν στα κύρια καθήκοντά τους. Συν τοις άλλοις, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών βοηθάει και στη μείωση των λαθών.

Εξέλιξη του in-house IT
Αλλά και το εσωτερικό ΙΤ της επιχείρησης πρέπει να εξελιχθεί, ώστε να μπορέσει να παρακολουθήσει τους νεωτερισμούς που φέρνει μια θεμελιώδη αναδιάρθρωση στο πλαίσιο ενός MPS project. Σε αυτήν την εξέλιξη περιλαμβάνεται η δημιουργία διαύλων επικοινωνίας μεταξύ του ΙΤ και των υπόλοιπων τμημάτων της επιχείρησης, μεταξύ του εσωτερικού και του εξωτερικού περιβάλλοντος.Καθώς, συχνά, το ΙΤ και τα υπόλοιπα τμήματα εννοούν διαφορετικά πράγματα όταν χρησιμοποιούν τους ίδιους όρους, είναι λογικό να συμφωνήσουν σε ένα κοινό πλαίσιο ερμηνείας (και επικοινωνίας), το οποίο θα καταλαβαίνουν και θα αποδέχονται όλα τα συμμετέχοντα μέλη.

MPS εν τάχει

  • Παράμετροι για την εξέταση του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών MPS: τεχνογνωσία του κλάδου, εμπειρία, δυνατότητα παροχής ολιστικών υπηρεσιών από μια πηγή. Η συνεργασία με τον πάροχο των υπηρεσιών είναι συνεχής, με τον πάροχο να παίζει το ρόλο του συμβούλου, κάνοντας διαρκώς και proactive προτάσεις βελτιστοποίησης, όποτε και αν απαιτούνται
  • Τα πρώτα βήματα: Ανάλυση της υπάρχουσας υποδομής, όπως και των απαιτήσεων των τμημάτων της επιχείρησης, καθορισμός του πλαισίου που θα κινηθεί το έργο MPS και των συμβολαίων, κατά περίπτωση εκπαίδευση των εργαζομένων (Change Management), δημιουργία διαύλων επικοινωνίας ανάμεσα στο ΙΤ και στα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης, όπως και ανάμεσα στην επιχείρηση και στον πάροχο των υπηρεσιών.
  • Έλεγχος και testing: τακτικές αξιολογήσεις των επιδόσεων του έργου και επαληθεύσεις για το αν η υπάρχουσα λύση MPS είναι σύμφωνη με τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις ή αν ο τωρινός πάροχος είναι ο κατάλληλος για να ικανοποιήσεις τις αυξημένες απαιτήσεις που προκύπτουν (ECM, Enterprise Content Management).

Τα MPS πρώτης γενιάς διασφάλιζαν τη διαφάνεια και τον έλεγχο των εκτυπώσεων. Σήμερα, τα MPS πάνε ένα βήμα παραπέρα, καθώς μπορούν να επεκταθούν και στις διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις των αναλυτών, το 1-6% του συνολικού budget μιας εταιρείας διοχετεύεται στις εκτυπώσεις και σε συναφείς εργασίες (π.χ. φωτοαντίγραφα). Αυτό και μόνο φανερώνει το πόσο μεγάλο είναι το κόστος και το πόσο σημαντική εξοικονόμηση μπορεί να επιτευχθεί αν εφαρμοστούν μεθοδολογίες όπως είναι τα MPS. Ο περιορισμός του κόστους δεν προέρχεται μόνο από τη μείωση στη κατανάλωση χαρτιού και των συναφών εξόδων που προκαλούνται από την εφαρμογή των MPS, αλλά και από τη βελτιστοποίηση στη συνολική δομή των διαδικασιών output της επιχείρησης. Αυτό επιτυγχάνεται μέσα από μια αναδιοργάνωση, όπως και από μια συνεχή υποστήριξη και βελτιστοποίηση των υποδομών output, από τον πάροχο που έχει αναλάβει την υλοποίηση των MPS.

Επιλογή integrator, η πρώτη δυσκολία
Το πρώτο «εμπόδιο» που αντιμετωπίζουν οι εταιρείες, οι οποίες θα αποφασίσουν να στραφούν στα MPS, αφορά την εύρεση του κατάλληλου προμηθευτή που θα αναλάβει την υλοποίησή τους. Εκτός από τις αξιολογήσεις των κορυφαίων οίκων ανάλυσης αγοράς από το χώρο του ΙΤ, που κάνουν σε τακτά χρονικά διαστήματα εκτιμήσεις για τους μεγαλύτερους παρόχους υπηρεσιών MPS της αγοράς, οι επιχειρήσεις που θα κληθούν να επιλέξουν έναν πάροχο θα πρέπει να λάβουν υπόψη και τις ακόλουθες παραμέτρους:

  • Ο προμηθευτής θα πρέπει να διαθέτει επαρκές know-how και εμπειρία, για να μπορέσει να υλοποιήσει με επιτυχία ένα τέτοιο project.
  • H τεχνογνωσία του παρόχου, όπως και η γνώση του κλάδου παίζει επίσης σημαντικό ρόλο
  • Τέλος, είναι σημαντικό, ο πάροχος των MPS να μπορεί να προσφέρει όλες τις επιθυμητές λύσεις συνολικά, δεδομένου ότι μόνο έτσι μπορεί να εξασφαλιστεί η βέλτιστη αλληλεπίδραση όλων των πτυχών υπό μια ολιστική προσέγγιση.

Δεν πρέπει, επίσης, να ξεχνάει κανείς ότι η σύμβαση που θα υπογραφτεί για τα MPS θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη και το μέγεθος της εκάστοτε επιχείρησης. Οι μικρές εταιρείες είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιούν τις βασικές υπηρεσίες, τα λεγόμενα Basic Print Services. Από τις περικοπές κόστους των MPS επωφελούνται κυρίως οι μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, ένεκα του μεγάλου αριθμού εργαζομένων που απασχολούν και του μεγάλου, κατά κανόνα, όγκου εκτυπώσεων τους.

Ένα εν εξελίξει project
Ανάμεσα στις αρμοδιότητες των integrators που θα αναλάβουν την υλοποίηση των ΜPS πρέπει να περιλαμβάνεται και η αναγνώριση από την πλευρά τους ότι τα MPS δεν αποτελούν ένα εφάπαξ project, αλλά μια συνεχή διαδικασία που εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου. Αυτό σημαίνει ότι ο πάροχος των υπηρεσιών MPS θα πρέπει να ενεργεί proactive για τη συνεχή βελτιστοποίηση του περιβάλλοντος output, όπως και για όλες τις διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί.

Επίσης, ένας MPS provider δεν θα πρέπει ποτέ να παραβλέπει το υπάρχον εκτυπωτικό περιβάλλον, αλλά να κάνει πάντα την απογραφή του κατά τη διάρκεια έναρξης της συνεργασίας. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να εργαστεί σε προοπτικές βελτιστοποίησης με βάση τις πραγματικές ανάγκες, απαντώντας σε ερωτήματα του τύπου: Σε ποιο DIN Format παράγονται οι εκτυπώσεις; Πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι πιο ακριβές εκτυπωτικές συσκευές A3 ή αρκούν τα A4 εκτυπωτικά συστήματα; Εκτός από εκτυπώσεις χρειάζονται να παράγονται και φωτοτυπίες ή σκαναρίσματα;

Μετά από αυτήν την ανάλυση ακολουθεί η διάταξη των συσκευών για τη μέγιστη εξοικονόμηση κόστους. Στο πλαίσιο αυτό αντικαθίσταται οι εκτυπωτές εγκαταστημένων σε θέσεις εργασίας από εκτυπωτές τμημάτων, που χαρακτηρίζονται εν γένει από χαμηλότερο κόστος εκτύπωσης σελίδας και μεγαλύτερη ενεργειακή αποτελεσματικότητα. Με τη συνεπαγόμενη εξοικονόμηση κόστους να είναι σημαντική.

Βελτιστοποιημένες διαδικασίες
Εδώ και καιρό τα MPS δεν έχουν να κάνουν μόνο με τη βελτιστοποίηση των εκτυπωτών, αλλά, συχνά, και με τη βελτιστοποίηση των επικεντρωμένων στα έγγραφα διεργασιών. Και αυτό διότι πολλές επιχειρήσεις καλούνται να διαχειριστούν καθημερινά τόνους εγγράφων και πληροφορίας: δελτία αποστολής, τιμολόγια, επιστροφές και ένα σωρό άλλα έγγραφα, τα οποία πρέπει να τα επεξεργαστούν, να τα προωθήσουν και να τα υπογράψουν. Όλα αυτά μεταφράζονται σε σημαντική κατανάλωση χρόνου από τους εργαζομένους, αλλά και σε σημαντική επίπτωση στην παραγωγικότητά τους. Για τη διαχείριση αυτής της κατάστασης κυκλοφορούν εδώ και καιρό στην αγορά software λύσεις, οι οποίες μπορούν να διαβάζουν τις σχετικές με την εταιρεία πληροφορίες από τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, να ταξινομήσουν τα έγγραφα και να τις διοχετεύσουν αυτόματα στις επιχειρηματικές εφαρμογές.

Δέσμευση εργαζομένων, η δεύτερη δυσκολία
Κατά την υλοποίηση μιας λύσης MPS είναι πολύ σημαντικό να εξασφαλίζει κανείς έγκαιρα τη συμμετοχή των εργαζομένων. Ανεξάρτητα από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του project, η επιτυχία μπορεί να έρθει μόνο όταν οι εργαζόμενοι συμμετέχουν στο έργο. Κατά τη βελτιστοποίηση των σχετιζόμενων με τα έγγραφα διαδικασιών είναι σημαντική η στενή συνεργασία των επιμέρους τμημάτων με το ΙΤ, όπως και η αλληλοκατανόηση μεταξύ τους.

Ανασχεδιασμός των εταιρικών δομών
Εκτός από την ικανοποίηση των απαιτούμενων τεχνολογικών απαιτήσεων η δεύτερη τη τάξη απαίτηση είναι ο ανασχεδιασμός των δομών στην επιχείρηση, ώστε να μπορούν να δεχθούν τις βελτιστοποιήσεις. Οι εργαζόμενοι που προετοιμάζονται, μέσω της έγκαιρης και ευρείας εκπαίδευσης ευαισθητοποίησης για τον μετασχηματισμό που πρέπει να γίνει, είναι πολύ πιο ανοικτοί στη μετάβαση από έναν αναλογικό σε ένα ψηφιακό τρόπο εργασίας, καθώς, έτσι, απελευθερώνονται από καθήκοντα διαχείρισης και μπορούν να επικεντρωθούν στα κύρια καθήκοντά τους. Συν τοις άλλοις, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών βοηθάει και στη μείωση των λαθών.

Εξέλιξη του in-house IT
Αλλά και το εσωτερικό ΙΤ της επιχείρησης πρέπει να εξελιχθεί, ώστε να μπορέσει να παρακολουθήσει τους νεωτερισμούς που φέρνει μια θεμελιώδη αναδιάρθρωση στο πλαίσιο ενός MPS project. Σε αυτήν την εξέλιξη περιλαμβάνεται η δημιουργία διαύλων επικοινωνίας μεταξύ του ΙΤ και των υπόλοιπων τμημάτων της επιχείρησης, μεταξύ του εσωτερικού και του εξωτερικού περιβάλλοντος.Καθώς, συχνά, το ΙΤ και τα υπόλοιπα τμήματα εννοούν διαφορετικά πράγματα όταν χρησιμοποιούν τους ίδιους όρους, είναι λογικό να συμφωνήσουν σε ένα κοινό πλαίσιο ερμηνείας (και επικοινωνίας), το οποίο θα καταλαβαίνουν και θα αποδέχονται όλα τα συμμετέχοντα μέλη.

MPS εν τάχει

  • Παράμετροι για την εξέταση του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών MPS: τεχνογνωσία του κλάδου, εμπειρία, δυνατότητα παροχής ολιστικών υπηρεσιών από μια πηγή. Η συνεργασία με τον πάροχο των υπηρεσιών είναι συνεχής, με τον πάροχο να παίζει το ρόλο του συμβούλου, κάνοντας διαρκώς και proactive προτάσεις βελτιστοποίησης, όποτε και αν απαιτούνται
  • Τα πρώτα βήματα: Ανάλυση της υπάρχουσας υποδομής, όπως και των απαιτήσεων των τμημάτων της επιχείρησης, καθορισμός του πλαισίου που θα κινηθεί το έργο MPS και των συμβολαίων, κατά περίπτωση εκπαίδευση των εργαζομένων (Change Management), δημιουργία διαύλων επικοινωνίας ανάμεσα στο ΙΤ και στα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης, όπως και ανάμεσα στην επιχείρηση και στον πάροχο των υπηρεσιών.
  • Έλεγχος και testing: τακτικές αξιολογήσεις των επιδόσεων του έργου και επαληθεύσεις για το αν η υπάρχουσα λύση MPS είναι σύμφωνη με τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις ή αν ο τωρινός πάροχος είναι ο κατάλληλος για να ικανοποιήσεις τις αυξημένες απαιτήσεις που προκύπτουν (ECM, Enterprise Content Management).

Ευκαιρία για εκσυγχρονισμό

Ο Σάββας Τορτοπίδης, Διευθυντής Πληροφορικής, Διαμαντής Μασούτης Α.Ε., αναλύει στο netweek τις πτυχές του μεγάλου έργου MPS που υλοποιήθηκε στην εταιρεία του.

netweek: Γιατί αποφασίσατε να προβείτε στην υλοποίηση μιας λύσης MPS;

Σάββας Τορτοπίδης: Για τη Διαμαντής Μασούτης Α.Ε., υπήρξε η ανάγκη να αλλάξει η κουλτούρα και η αντίληψή της στη διαχείριση εγγράφων και των συναφών πληροφοριών. Είχε παρατηρηθεί το φαινόμενο οι χρήστες να εκτυπώνουν αλόγιστα πληροφορίες, οι οποίες σε πολλές περιπτώσεις παρέμεναν για μεγάλο χρονικό διάστημα στους εκτυπωτές και σε χώρους γύρω από αυτούς, εκτεθειμένες σε τρίτους, δημιουργώντας, έτσι, σοβαρό πρόβλημα στην ασφάλεια. Ταυτόχρονα, η παραπάνω κατάσταση ερχόταν σε πλήρη αντιδιαστολή με τη βούληση της εταιρείας για μείωση του ενεργειακού αποτυπώματος και την προστασία του περιβάλλοντος. Επιπρόσθετα, η εκτύπωση και ότι άλλο σχετίζονταν με αυτήν (π.χ. προμήθεια και συντήρηση εκτυπωτών και αναλωσίμων), δημιουργούσε ένα πολύ μεγάλο οικονομικό και διαχειριστικό κόστος.

Με την υλοποίηση των MPS η εταιρεία μας πέτυχε να ικανοποιήσει πλήρως όλους τους παραπάνω στόχους, αυξάνοντας στο μέγιστο την ασφάλεια στον τομέα των εγγράφων και των πληροφοριών που υπάρχουν σε αυτά. Κατάφερε να μειώσει αισθητά το πλήθος εκτυπώσεων, ικανοποιώντας, έτσι, την περιβαλλοντολογική της συνείδηση και μείωσε εντυπωσιακά το οικονομικό και διαχειριστικό κόστος στον συγκεκριμένο τομέα, χωρίς, παράλληλα, να κάνει εκπτώσεις στη λειτουργικότητα των χρηστών της. Τέλος, το συγκεκριμένο έργο έδωσε στην Διαμαντής Μασούτης Α.Ε. τη δυνατότητα να δωρίσει όλο τον υφιστάμενο εξοπλισμό σε σχολεία, καλύπτοντας ουσιαστικές λειτουργικές τους ανάγκες.

nw: Με ποια κριτήρια επιλέξετε τη συγκεκριμένη λύση MPS;

Σ. Τορτοπίδης: Λόγω των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών και της δυσκολίας του έργου MPS για τη Διαμαντής Μασούτης Α.Ε., - μεγάλο πλήθος εκτυπωτών (650), υψηλές απαιτήσεις στη διαχείριση του κέντρου διοίκησης και αυστηρό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης - ενεπλάκησαν τρεις εταιρείες για την αποπεράτωσή του. Η Intersys, αντιπροσωπεία της Canon, ανέλαβε το έργο όσον αφορά το κέντρο διοίκησης και το κέντρο αποθήκευσης και διανομής, η Infolex (Lexmark) κάλυψε τα καταστήματα εκτός Θεσσαλονίκης και η εταιρεία Νούλης, κάλυψε με εκτυπωτές της Samsung τα καταστήματα Θεσσαλονίκης.

Το έργο ολοκληρώθηκε στο σύνολό του σε διάστημα τριών μηνών με απόλυτη επιτυχία. Προκειμένου να καλυφθούν οι επιπλέον απαιτήσεις για το κέντρο διοίκησης της εταιρείας, η Intersys εγκατέστησε το προηγμένο λογισμικό διαχείρισης και παρακολούθησης εκτυπώσεων και δραστηριότητάς των χρηστών Uniflow, με χρήση προσωπικών καρτών για την έξυπνη αναγνώριση των χρηστών. Με την ενσωμάτωση του λογισμικού στο έργο αυξήθηκε η ευφυΐα του MPS και η παραγωγικότητα των χρηστών.

nw: Ποιο είναι το μυστικό της επιτυχίας ενός έργου MPS;

Σ. Τορτοπίδης: Κατά την υλοποίηση μιας λύσης MPS πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στη σωστή αξιολόγηση και διαστασιολόγηση των αναγκών και να μην οδηγηθεί η εταιρεία σε μια πιστή αντιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης. Πρέπει να συνδεθεί εξ αρχής το έργο με χαρακτηριστικά όπως είναι η αύξηση παραγωγικότητας των χρηστών μέσω της φιλικότητας του συστήματος, η αναλυτική καταγραφή δραστηριότητας, η πρόβλεψη επεκτασιμότητας, η ενσωμάτωση ευφυΐας (όπου κρίνεται αναγκαίο) και, φυσικά, η μείωση του κόστους. Θα απαιτηθεί, φυσικά, και αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής στις συνήθειες των χρηστών όπου θα πρέπει να αναδειχθούν τα οφέλη από το νέο μοντέλο λειτουργίας.

Σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία του έργου είναι η σωστή επιλογή συνεργάτη, όπου θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη βαρύτητα στην εμπειρία του σε αντίστοιχα έργα, στην ικανότητα και διάθεση για εποικοδομητική συνεργασία, στην ευελιξία που παρουσιάζει και στις συνεργασίες που εξασφαλίζει. Πρόκειται για στρατηγική και μακροχρόνια συνεργασία και θα πρέπει να στεγασθεί σε γερά θεμέλια. Τα MPS δεν πρέπει να τα βλέπουμε ως μετατόπιση ευθύνης από το εσωτερικό IT σε κάποιον τρίτο, αλλά ως ευκαιρία εκσυγχρονισμού στον κρίσιμο τομέα διαχείρισης εκτυπώσεων και δεδομένων, με συρρίκνωση του σχετικού κόστους.


Τα MPS θέλουν τον χρόνο τους

Ο Νικόλαος Καραμούζας, System & Network Administrator, BSB, μιλάει στο netweek για τις πτυχές επιλογής και υλοποίησης μιας λύσης MPS, συμπληρώνοντας ότι χρειάζεται χρόνος για μια σωστή αξιολόγησή της.

netweek: Γιατί αποφασίσατε να προβείτε στην υλοποίηση μιας λύσης MPS στην εταιρεία σας; Ποια είναι τα οφέλη που σκοπεύατε να αποκομίσετε από αυτήν την επένδυση;

Νικόλαος Καραμούζας: Η υλοποίηση των Managed Print Services εξασφάλισε στην εταιρεία μας ευελιξία και κεντρικό έλεγχο κάποιων διαδικασιών που μέχρι πρότινος λειτουργούσαν αποσπασματικά, εξορθολόγησε τα σχετικά κόστη, αύξησε τη διαθεσιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού, ενισχύοντας, παράλληλα, τον στρατηγικό ρόλο του ΙΤ μέσα στην επιχείρηση. Όλα αυτά έγιναν με απόλυτη ασφάλεια και διαφάνεια. Θα έλεγα ότι είμαστε αρκετά ευχαριστημένοι από το αποτέλεσμα, θεωρώντας ότι η απόφαση να προβούμε σε αυτό το έργο ήταν η σωστή και η ενδεδειγμένη.

nw: Γιατί επιλέξατε το συγκεκριμένο πάροχο λύσης MPS;

Ν. Καραμούζας: Για την επιλογή μας λύσης MPS παίζουν ρόλο διάφοροι παράγοντες. Όσον αφορά τη δική μας περίπτωση, αξιολογήσαμε δύο καθοριστικούς παράγοντες: την ποιότητα της προσφερόμενης λύσης από πλευράς τεχνολογικής επάρκειας και την ικανότητα του integrator να ανταπεξέλθει στις υψηλές απαιτήσεις υποστήριξης. Ο συνδυασμός της Canon με την πρωτοπορία της στις εκτυπωτικές και της Intersys με την πολυετή εμπειρία στην υλοποίηση παρόμοιων λύσεων έκριναν τελικά την απόφαση της επιλογής μας. Και η επιλογή αυτή θεωρώ ότι μάς δικαίωσε. Ο ρόλος του integrator είναι σημαντικός, όπως σημαντικό είναι και να έχεις συνεργάτες που γνωρίζουν, ανταποκρίνονται, στέκονται δίπλα σου με ειλικρίνεια και προθυμία και, πάνω απ’ όλα, μιλάνε τη γλώσσα σου και νοιάζονται για την επιχείρησή σου σε μακροπρόθεσμη βάση.

nw: Με βάση την εμπειρία και την τεχνογνωσία σας, ποια πιστεύετε ότι είναι εκείνα τα σημεία που θα πρέπει να προσέξει κανείς κατά την εφαρμογή μιας λύσης MPS; Τι πρέπει να προσεχθεί πριν υπογραφεί ένα συμβόλαιο MPS;

Ν. Καραμούζας: Το πιο σημαντικό σε μια υλοποίηση MPS είναι η εξελιξιμότητα του συνεργάτη. Τα MPS πρέπει να αποτελούν εργαλείο στα χέρια ενός ΙΤ manager, να τον βοηθούν να επιτελέσει το ρόλο του στρατηγικού εταίρου στη επιχείρηση και όχι να του «δένουν» τα χέρια, δημιουργώντας προβλήματα και δυσλειτουργίες. Η δυνατότητα κλιμάκωσης και προσαρμογής της λύσης στις ανάγκες της εταιρείας είναι καθοριστικής σημασίας. Άλλωστε οι επιχειρήσεις αλλάζουν, μεγαλώνουν, μικραίνουν, διαφοροποιούνται. Θέλουμε ο MPS συνεργάτης μας να μπορεί εύκολα να μας ακολουθεί σε αυτόν τον δρόμο, ακόμα και να μας προτρέπει να αλλάξουμε αν το θεωρεί σκόπιμο. Όσον αφορά τη δική μας περίπτωση υπάρχει συστηματική παρακολούθηση και συντονισμός με τον συνεργάτη που έκανε την υλοποίηση της λύσης (Intersys).

nw: Σε τι φάση βρίσκεται η υλοποίηση του έργου MPS στο οργανισμό σας; Ποιες είναι οι κυριότερες δυσκολίες που αντιμετωπίζετε; Πότε εκτιμάτε ότι θα μπορέσετε να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα του έργου και να κάνετε μια σωστή εκτίμησή του;

Ν. Καραμούζας: Έχουμε ολοκληρώσει την υλοποίηση του έργου, μέσα στο χρονικό πλαίσιο που είχαμε υπολογίσει (καλοκαίρι 2015). Θεωρώ ότι μετά τη συμπλήρωση ενός έτους θα μπορέσουμε να επαναξιολογήσουμε πού βρισκόμαστε, ώστε να προβούμε στις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες, εάν και εφόσον χρειάζεται, πάντα με την αρωγή του συνεργάτη μας.


Αυτοματοποίηση και Green IT

O Δημήτρης Σκούφος, Systems Architect, Systems Department - Assistant Manager, Piraeus Direct Services, αποτυπώνει στο netweek την εμπειρία του από την υλοποίηση μιας λύσης MPS στον οργανισμό του.

netweek: Γιατί αποφασίσατε να προβείτε στην υλοποίηση μιας λύσης MPS στην εταιρεία σας;

Δημήτρης Σκούφος: Με αφορμή την ανάγκη ανανέωσης του εκτυπωτικού στόλου της εταιρείας, προχωρήσαμε σε αξιολόγηση όλων των παρεχόμενων λύσεων. Οι βασικοί λόγοι για τους οποίους επιλέξαμε τη χρήση των MPS είναι η ευελιξία που προσφέρουν στο εργασιακό μας περιβάλλον και οι επιπλέον δυνατότητες ασφάλειας και διαχείρισης των εμπιστευτικών πληροφοριών που χρειάζεται να διακινηθούν. Τα επιπλέον οφέλη που αποκομίσαμε ήταν ξεκάθαρα από την πρώτη στιγμή χρήσης της λύσης. Μπορέσαμε να εφαρμόσουμε policies ανά ομάδα ή χρήστη, με πλήρη έλεγχο και ασφάλεια στη διακινούμενη πληροφορία, αυξάνοντας ταυτόχρονα την παραγωγικότητα των χρηστών.

Με την πλήρως αυτοματοποιημένη διαδικασία προμήθειας αναλωσίμων και ανταλλακτικών καταφέραμε να μειώσουμε το διαχειριστικό και το λειτουργικό κόστος. Η χρήση του μηχανισμού alerting, μας βοήθησε να ελαχιστοποιήσουμε τα τεχνικά προβλήματα, μιας και εφαρμόζεται αυτόματα προληπτική/κατασταλτική συντήρηση από τον συνεργάτη μας. Δεν θα μπορούσαμε να μην αναφερθούμε στην άψογη λειτουργία του σύγχρονου τελευταίας τεχνολογίας εξοπλισμού που μπορεί να προσφέρει ταυτόχρονα πολλαπλά services, αντικαθιστώντας παλαιότερης τεχνολογίας εξοπλισμό, όπως standalone fax machines, photocopiers και scanners. Αυτό συντελεί επιπλέον στη μείωση κατανάλωσης ρεύματος αλλά και χαρτιού, ενισχύοντας την Green IT λογική την οποία ακολουθεί η εταιρεία.

nw: Με βάση την εμπειρία και την τεχνογνωσία σας ποια πιστεύετε ότι είναι εκείνα τα σημεία που θα πρέπει να προσέξει κανείς κατά την επιλογή μιας λύσης MPS; Τι πρέπει να προσεχθεί πριν υπογραφεί ένα συμβόλαιο MPS;

Δ. Σκούφος: Βασική προϋπόθεση για την επιλογή μιας λύσης MPS είναι η αξιολόγηση των πραγματικών αναγκών του εκάστοτε εργασιακού περιβάλλοντος. Εφόσον επιλέξουμε να προχωρήσουμε με μια λύση MPS θα πρέπει να έρθουμε σε επαφή με συνεργάτες που μπορούν να εγγυηθούν την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και να επιβεβαιώνουν στην πράξη την εμπειρία τους στη συγκεκριμένη τεχνολογία. Μεγάλο ρόλο θα παίξει και η επιλογή του κατασκευαστή του εξοπλισμού που θα χρησιμοποιηθεί. Κατά την έναρξη μιας συνεργασίας, εκτός από τους βασικούς όρους που συνθέτουν οποιοδήποτε συμβόλαιο, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στα σημεία όπου αναφέρονται η διάρκεια και ο τρόπος τιμολόγησης, ο τρόπος και ο χρόνος παράδοσης των αναλωσίμων, οι χρόνοι ανταπόκρισης και αποκατάστασης βλαβών, το κόστος ανά σελίδα εκτύπωσης και η ευελιξία στην αλλαγή του εξοπλισμού που απαρτίζουν το σύστημα.

nw: Τι πρέπει να προσέξουν οι IT Managers κατά την υλοποίηση ενός MPS project;

Δ. Σκούφος: Οι IT Managers είναι σημαντικό να καθορίσουν λεπτομερείς στόχους των εκτιμώμενων ωφελειών από πλευράς λειτουργικών αναγκών, χώρου, χρόνου και κόστους ώστε με την υλοποίηση του έργου MPS να επιτύχουν τη μείωση του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (TCO). Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να διασφαλιστεί πως η εγκατάσταση και χρήση του νέου συστήματος δεν θα επηρεάσει τη λειτουργικότητα άλλων συστημάτων και θα συνεργάζεται άψογα με αυτά.

nw: Kατά πόσο είστε ικανοποιημένοι από την εφαρμογή των MPS; Σκοπεύετε να τα αξιοποιήσετε περισσότερο στο μέλλον;

Δ. Σκούφος: Η χρήση των MPS μάς έχει βοηθήσει να δώσουμε λύση σε προβλήματα διαχείρισης των εργασιών των χρηστών και σε θέματα ασφάλειας των πληροφοριών που διαχειριζόμαστε. Στρατηγικά, συνεχίζουμε να αξιοποιούμε την λύση –μιας και η λύση που έχουμε επιλέξει είναι επεκτάσιμη και προσαρμόσιμη- βοηθώντας μας στην κάλυψη των αναγκών που παρουσιάζονται, καθώς η εταιρεία συνεχώς αναπτύσσεται και προσαρμόζεται σε νέα επιχειρηματικά δεδομένα.


Εκτυπωτικός μονόδρομος

Ο Σταύρος Δανιήλ, IT Country Manager, TUI Hellas S.A., μιλάει στο netweek για τα οφέλη μιας λύσης MPS και τους παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία τους.

netweek: Δυόμιση σχεδόν χρόνια μετά την εφαρμογή μιας λύσης MPS στον οργανισμό σας, ποια είναι τα κυριότερα οφέλη που αποκομίσατε;

Σταύρος Δανιήλ: Η επιτυχία ή όχι μιας σύγχρονης (δεν θα μπορούσα να πω πλέον καινοτόμας μετά από τόσα χρόνια υλοποιήσεων) λύσης όπως είναι τα MPS, εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Ο βασικότερος όλων, κατά τη γνώμη μου, είναι αν ικανοποιεί και σε ποιο βαθμό τις επιχειρησιακές ανάγκες του οργανισμού. Ανεξάρτητα από το τι υποστηρίζει ο εκάστοτε CIO, το business είναι αυτό που έχει τον πρώτο και τελευταίο λόγο για το αν η λύση είναι επιτυχημένη ή όχι. Συνεπώς, λαμβάνοντας υπόψη τις πιθανές «αντιδράσεις» των άμεσα ενδιαφερόμενων, θα έλεγα ότι η εφαρμογή μια λύσης MPS ξεπέρασε σε μεγάλο βαθμό τις προσδοκίες μας/μου, ήδη, από τον πρώτο χρόνο λειτουργίας της.

Τα οφέλη θα έλεγα ότι είναι πολλαπλά, ικανοποιώντας τόσο τις ανάγκες του business όσο και του IT. Θα αναφέρω μόνο ότι η διευρυμένη παρουσία της TUI σε όλη την επικράτεια της Ελλάδας και κυρίως στα νησιά καθιστούσε, για ευνόητους λόγους, πολύ δύσκολη την υποστήριξη των πρότερα κατακερματισμένων εκτυπωτικών, αντιγραφικών, φαξ και scanners, τόσο όσον αναφορά την αναπλήρωση των αναλωσίμων, αλλά και όσον αφορά την αντιμετώπιση βλαβών- χωρίς να υπολογίζει κανείς τον σχεδόν αδύνατο έλεγχο κόστους όλων αυτών, αλλά και τις χαμένες εργατοώρες για τη συνεννόηση -και μόνο- όλων των εμπλεκομένων.

Η καθιέρωση της αλλαγής κουλτούρας που επέφερε η νέα λύση έγινε αισθητή από την πρώτη στιγμή. Θα μπορούσα να πω ότι η «επιβολή» απλών πολιτικών, όπως είναι η εκτύπωση διπλής όψης, ο έλεγχος πριν εκτυπώσει κανείς σε χαρτί και κάποιων άλλων δυνατοτήτων, επέφερε από πολύ νωρίς οικονομικό, αλλά και περιβαλλοντικό όφελος, κάτι στο οποίο επενδύει γενικότερα η TUI. Εντέλει, η λύση MPS που εφαρμόσαμε - με εκτυπωτικά συστήματα της Canon και την Intersys - μας έδωσε την πλήρη δυνατότητα ελέγχου και reporting και, πιο συγκεκριμένα, του λεγόμενου cost accounting. Αυτό σημαίνει ότι είμαστε, πλέον, στη θέση να μπορούμε να γνωρίζουμε ποιος, πού και τι εκτυπώνει, αντιγράφει, «σκανάρει» κ.λπ. ανά πάσα στιγμή και, φυσικά, να μπορούμε να το επικοινωνούμε αυτό με αυτοματοποιημένο τρόπο.

nw: Τι συμβουλές θα δίνατε σε όσους συναδέλφους επιχειρήσουν να υλοποιήσουν μια λύση MPS;

Σ. Δανιήλ: Η υλοποίηση μιας επιτυχημένης λύσης MPS προϋποθέτει καταρχήν τη θέληση και τη βούληση του οργανισμού να αλλάξει κουλτούρα, όσον αφορά στις συνήθειες των χρηστών. Αυτό είναι σημαντικό διότι καθορίζει τη διαστασιολόγηση (π.χ. μονάδες MPS) του έργου, καθώς και την ταχύτητα εξαργύρωσης της επένδυσης (π.χ. μείωση χαρτιού και κατανάλωσης ρεύματος). Σημαντικός παράγοντας είναι, επίσης, ο σωστός προϋπολογισμός των παραγωγών (εκτύπωσης & αντιγραφής) που θα πρέπει τα πολυμηχανήματα της λύσης MPS να ικανοποιούν στο μέλλον με την ολοκλήρωση της εφαρμογής της. Πιθανή αστοχία μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα λειτουργικότητας που γρήγορα θα μεταφραστούν σε προβλήματα παραγωγικότητας των πολυμηχανημάτων, με συχνές βλάβες και, ενδεχομένως, σε ανασχεδιασμό της λύσης με ότι αυτό συνεπάγεται.

nw: Με ποιο τρόπο σκοπεύετε να εκμεταλλευτείτε τα MPS στο μέλλον;

Σ. Δανιήλ: Ειδικά για την TUI θεωρώ ότι έχουμε αξιοποιήσει στο έπακρο τις δυνατότητες μιας λύσης MPS. Σαφώς και σκοπεύουμε να συνεχίσουμε στην εφαρμογή της λύσης. Άλλωστε, τώρα πια θεωρώ ότι είναι μονόδρομος τα MPS για τον οργανισμό μας από τη στιγμή που έχει «καλομάθει» να απολαμβάνει τους καρπούς και δύσκολα θα συμβιβαστεί με κάτι λιγότερο. Φυσικά, νέες δυνατότητες συνεχώς θα παρουσιάζονται και οι υπάρχουσες συνεχώς θα εξελίσσονται (όπως είναι, για παράδειγμα, η δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης scanned αρχείων κ.ο.κ.).

netweek (T. 386)
« 1 2 3 4 ... 5 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778