Η ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει κάνει τεράστιο άλμα εμπρός, με τις νέες λύσεις να βοηθούν τις επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν τα υπάρχοντα προβλήματα και να παραμείνουν συμβατές σε ένα, όλο και πιο περίπλοκο, ρυθμιστικό τοπίο.

Από τη μία πλευρά υπάρχει όλο και μεγαλύτερη αναγνώριση από τους μεγάλους «παίκτες» της αγοράς, ιδιαίτερα στη Δυτική Ευρώπη και τις ΗΠΑ, ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση βοηθά στην επίσπευση των διαδικασιών πληρωμής και επιτρέπει στις εταιρείες να επωφεληθούν από εκπτώσεις. Πρόσφατη έρευνα έδειξε ότι ανεξάρτητα από τη μέθοδο υποβολής των τιμολογίων, το 85% των συμμετεχόντων πιστεύουν ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση επισπεύδει όντως τη διαδικασία πληρωμής.

Από την άλλη πλευρά, όμως, η ηλεκτρονική τιμολόγηση συνεχίζει να «μένει πίσω» εξαιτίας δυσκολιών, όπως ο κατακερματισμός της αγοράς και η έλλειψη πόρων από στις εταιρείες για την αυτοματοποίηση των συστημάτων τους. Ωστόσο, παρά τις αισιόδοξες προβλέψεις, ένας σημαντικός αριθμός εταιρειών «μένουν πίσω» εξαιτίας της συνεχιζόμενης εξάρτησής τους στην έντυπη διαχείριση των οικονομικών τους και εξαιτίας της αδυναμίας τους να αναγνωρίσουν την αξία την αυτοματοποίησης των συστημάτων τους και των διαδικασιών πληρωμών, κάτι που επιφέρει περιττές δαπάνες και επιτρέπει στην αναποτελεσματικότητα να περάσει απαρατήρητη. Επιπλέον, η ηλεκτρονική τιμολόγηση βρίσκεται αντιμέτωπη με απειλές που δεν είναι απαραίτητα καινούριες, αλλά που έχουν αποκτήσει νέα σημασία στις τωρινές οικονομικές συνθήκες.

Ανάμεσα σε αυτές τις απειλές είναι και η πιθανότητα η εταιρεία να παρασυρθεί σε μία ψευδή αίσθηση ασφάλειας, όσον αφορά στη δυναμική υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Πράγματι, η αναγνώριση των ποικίλων ωφελειών της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ιδιαίτερα υψηλή, τόσο στην Ευρώπη όσο και στις ΗΠΑ. Ωστόσο, θα ήταν επικίνδυνο να πιστέψουμε ότι η αναγνώριση αυτή ισούται με τη βιώσιμη ανάπτυξη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ένας ακόμη παράγοντας που συμβάλλει στην τωρινή κατάσταση είναι το γεγονός ότι παραδοσιακά η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί προνόμιο των μεγάλων επιχειρήσεων που λαμβάνουν και στέλνουν μεγάλους αριθμούς τιμολογίων και επομένως η χρήση της δίνει ώθηση στην λειτουργική αποδοτικότητα με τρόπο άμεσο και ορατό.

Το παραδοσιακό οικοσύστημα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαρτάται κατ’ ουσία από τον αγοραστή. Ωστόσο, νέα μοντέλα παρουσιάζονται και «πιέζουν» το παραδοσιακό εταιρικό πρότυπο τιμολόγησης. Και στο επίκεντρο της αλλαγής αυτής βρίσκεται μία συγκεκριμένη κατηγορία επιχειρήσεων: οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Τα πράγματα εδώ αλλάζουν. Για μία μικρομεσαία επιχείρηση, η επίτευξη υψηλότερης λειτουργικής αποδοτικότητας, μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δεν σημαίνει πολλά, εκτός και αν συνοδεύεται και από άλλα οφέλη. Όσο μεγαλύτερη είναι η χρήση της, τόσο πιο ευεργετική είναι για τις επιχειρήσεις αυτές. Αν ένας ισχυρός αγοραστής χρηματοδοτήσει το κεφάλαιο κίνησης – ή έστω μέρος της – μιας εταιρείας, αυτό θα δώσει επιπλέον ώθηση στην αξιοπιστία της, κάνοντάς της πιο φερέγγυα και θα μετριάσει τους πιστωτικούς κινδύνους.

Μία από τις κυριότερες αιτίες κατακερματισμού του οικοσυστήματος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ο διαχωρισμός ανάμεσα σε μεγάλες και μικρές εταιρείες – ένα σημαντικό ζήτημα που πρέπει να επιλυθεί αν η ηλεκτρονική τιμολόγησης πρόκειται να επιτύχει τη μαζική υιοθέτηση από την αγορά. Για να γίνει αυτό, οι παράγοντες της αγοράς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης πρέπει να προσπαθήσουν να συνεργαστούν σε μεγαλύτερη κλίμακα και να επιτύχουν επίπεδο συνεργασία που ξεπερνάει τη διμερή συνεργασία και καλύπτει όλο το φάσμα των παρόχων υπηρεσιών και λύσεων.

Για να επιτευχθούν όλα αυτά όμως πρέπει οι εταιρείες να συμβαδίζουν με τις τελευταίες τάσεις και εξελίξεις στην αγορά. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση βοηθά τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν πρόσβαση στα κεφάλαια κινήσεως και να συμμορφωθούν με τις ρυθμιστικές αρχές της κυβέρνησης. Καθώς οι εξελίξεις στην τεχνολογία επιτρέπουν σε αγοραστές και πωλητές να αξιοποιήσουν χαμηλού κόστους εφαρμογές, οι εταιρείες, κάθε μεγέθους, στρέφονται όλο και περισσότερο στην ηλεκτρονική τιμολόγηση για να ενισχύσουν της αποτελεσματικότητά τους και να περιορίσουν τα λάθη που προκύπτουν από την «χειροκίνητη» επεξεργασία χιλιάδων τιμολογίων.

Συνήθως ένα hard-copy τιμολόγιο χρειάζεται 21 με 30 ημέρες να επεξεργαστεί, κάτι που θα μπορούσε να θεωρηθεί «απαράδεκτο», δεδομένων των σύγχρονων τεχνολογιών. Παρόλα αυτά κάποιοι αναλυτές πιστεύουν ότι λιγότερο από το 20% των εταιρειών στέλνουν τα τιμολόγιά τους ηλεκτρονικά, αν και το ποσοστό αυτό αναμένεται να αυξηθεί, καθώς οι πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud μπορούν να προσφέρουν υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης εύκολα, γρήγορα και φθηνά. Προγράμματα φιλικά προς το χρήστη Η συνεχώς αυξανόμενη χρήση των social media, όπως το Facebook και το Twitter, έχει αλλάξει τις προσδοκίες ανάμεσα στους επιχειρηματίες που θέλουν να αξιοποιήσουν τις εύκολες για το χρήστη εφαρμογές για να διεκπεραιώσουν τις λειτουργίες τους.

Οι μεταβαλλόμενες προσδοκίες, τα τελευταία δύο χρόνια κυρίως, έχουν προωθήσει της τεχνολογία, η οποία με τη σειρά της, παράγει νέες προσδοκίες, κ.λ.π. – δημιουργώντας έναν αξιόλογο κύκλο ανάπτυξης. Καθώς οι ιδιόκτητες εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα μπορούσαν να λειτουργήσουν σε έναν πολυεθνικό οργανισμό με χιλιάδες προμηθευτές, η ανάπτυξη των cloud-based εφαρμογών επιτρέπει πλέον στις εταιρείες, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία που ανήκουν και το μέγεθός τους, να λειτουργήσουν εύκολα και σωστά με ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Επιπλέον, η τεχνολογία ωριμάζει, με τα συνεχώς εξελισσόμενα συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, καθώς οι εταιρείες προσπαθούν να περιορίσουν τα λάθη στην εισαγωγή των δεδομένων και να παραμείνουν στην καλή πλευρά των δεδομένων.

Φυσικά, η εξάλειψη του χαρτιού από το σύστημα δεν εγγυάται την εγκυρότητα και την τήρηση των σωστών δεδομένων, αφού ακόμα και με την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να υπάρξουν λάθη. Οι «έξυπνες» εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης στοχεύουν να ανακουφίσουν το πρόβλημα αυτό, κυρίως μέσω προγραμμάτων που ελέγχουν αυτόματα τα τιμολόγια πριν αυτά αποσταλούν μέσω του συστήματος στον προμηθευτή. Ένα τέτοιο πρόγραμμα μπορεί να μειώσει τις λειτουργικές δαπάνες, να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο υπερ-πληρωμών και απάτης, ακόμη και να απλοποιήσει τη διαχείριση τιμολογίων που απορρίφθηκαν και στάλθηκαν πίσω. Σήμερα, βέβαια, η τεχνολογία και το χαμηλό κόστος έχουν κάνει την ηλεκτρονική τιμολόγησης πιο συχνή από ποτέ. Παλαιότερα, η πρόκληση ήταν τεχνολογική, ενώ σήμερα οι καθυστερήσεις οφείλονται κυρίως στην «αντίσταση» που προβάλλεται στην αλλαγή, παρά στην έλλειψη τεχνολογίας και τεχνογνωσίας. Το ερώτημα, πλέον, είναι ποια λύση ικανοποιεί καλύτερα τις ανάγκες και τις απαιτήσεις του πελάτη.


Οι καινοτόμοι της Ευρώπης
Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, η Πολωνία φαίνεται πως έχει πάρει αρκετά «ζεστά» την οδηγία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση μέχρι το 2020. Οι περισσότερες τράπεζες έχουν πειστεί να ενσωματώσουν το τοπικό σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το Invoobill. Το διατραπεζικό αυτό σύστημα πληρωμών δίνει στις τράπεζες πρόσβαση σχεδόν στο 90% των 10 περίπου εκατομμυρίων ενεργών χρηστών internet banking.

Για παράδειγμα, η Bank Pekao, μέλος του ομίλου UniCredit Group, που χρησιμοποιεί το Invoobill, ήταν η πρώτη τράπεζα που έδωσε την ευκαιρία στους εταιρικούς της πελάτες να το χρησιμοποιήσουν για αποστολή και λήψη τιμολογίων μέσω του ομίλου UniCredit. Σύμφωνα με το εθνικό κέντρο πληροφόρησης της Πολωνίας, Krajowa Iza Rozliczeniowa (KIR), μέχρι τώρα οι εταιρικοί πελάτες και οι πιστωτές έπρεπε να υπογράφουν συμφωνητικό με τον κέντρο για να έχουν τη δυνατότητα να στέλνουν λογαριασμούς και τιμολόγια. Η υπηρεσία Pekao Leasing, της Bank Pekao, έγινε ο πρώτος εταιρικός πελάτης της UniCredit, τον Απρίλιο του 2011.

Πλέον, το Invoobill χρησιμοποιείται από 8 παρόχους υπηρεσιών, ενώ η Πολωνία αναμένεται να είναι στις πρώτες θέσεις της αγοράς ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην Ευρώπη τα επόμενα χρόνια. Σύμφωνα με πρόσφατη έκθεση της Billentis, εταιρεία ερευνών e-billing, τον Φεβρουάριο οι Σκανδιναβικές χώρες ηγούνταν της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην Ευρωπαϊκή Ένωση, αφού περισσότερες από το 30% των συναλλαγών μεταξύ επιχειρήσεων και κυβέρνησης, σε Σουηδία, Δανία και Φινλανδία, γίνονται με ηλεκτρονικά μέσα. Στη Νορβηγία το ποσοστό αυτό κυμαίνεται μεταξύ 10 και 30%.

Εν συνεχεία τον Μάρτιο, σύμφωνα με την έκθεση E-Invoicing/E-Billing: Market Opportunities in a Challenging Market Environment, της Billentis, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ των επιχειρήσεων έχει επιτραπεί με το νόμο στις Σκανδιναβικές χώρες περίπου από το 2000 και στην Ελβετία από το 2001, για να εξασφαλιστεί το Φ.Π.Α., ενώ στα κράτη-μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης εφαρμόσθηκε το 2004. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή στήριξε αρκετές πρωτοβουλίες για να ενθαρρύνει την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Πέρυσι, για παράδειγμα, το Ευρωπαϊκό Multi-Stakeholder φόρουμ για την ηλεκτρονική τιμολόγηση ξεκίνησε τις εργασίες του για να φέρει κοντά τους εργαζόμενους σε δημόσιο και ιδιωτικό τομέα ώστε να ανταλλάξουν απόψεις για τις βέλτιστες πρακτικές τους. 

Εν κατακλείδι
Φαίνεται λοιπόν ξεκάθαρα ότι τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι σημαντικά. Οι διαδικασίες προσφέρουν ιδιαίτερα σημαντικά πλεονεκτήματα, σε σχέση με τις «έντυπες» διαδικασίες, όπως πιο αποτελεσματική διαπραγμάτευση, αυτοματοποιημένη συμμόρφωση και φυσικά χαμηλότερο κόστος. Οι τελευταίες εξελίξεις, ωστόσο, έδειξαν υψηλά επίπεδα πολυπλοκότητας, που καθυστέρησαν την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ελάχιστοι πάροχοι τέτοιων λύσεων προσφέρουν πλήρεις end-to-end λύσεις που συμμορφώνονται με τις διαδικασίες που έχει παρουσιάσει ως πρότυπες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.


Case Study
Η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο ΔΑΑ

Των Λεωνίδα Δαραβέλη, Δ/ντή Επιχειρηματικής Μονάδας Συστημάτων Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών και Γιώργου Μενούνου, Προϊστάμενου Διαχείρισης Πελατών Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών

Ο Διεθνής Αερολιμένας Αθηνών από το 2009 που εφαρμόζει την ηλεκτρονική αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων μέσω της υπηρεσίας Paperless@connect, έχει εισπράξει σημαντικά οφέλη:
1. Έως και 100% μείωση των λειτουργικών εξόδων διαχείρισης των τιμολογίων
2. Σημαντική εξοικονόμηση χρόνου
3. Βελτιστοποίηση και αυτοματοποίηση διαδικασίας τιμολόγησης
4. Πλήρως αυτοματοποιημένη και ασφαλής διαδικασία
5. Λειτουργία υπηρεσιών που δεν μπορούσαν να εφαρμοστούν παραδοσιακά όπως:
i. Εγγυημένη παραλαβή (αυτόματη ενημέρωση για νέα τιμολόγια)
ii. Αποδεικτικό παραλαβής τιμολογίων στον πελάτη
iii. Αυτοματοποιημένες αναφορές σε περίπτωση καθυστέρησης παραλαβής τιμολογίων

Μέσα από αυτή την διαδικασία, η σχέση μεταξύ προμηθευτή – πελάτη έχει βελτιωθεί με τρόπο ουσιαστικό, καθώς εκλείπουν οι λόγοι που σχετίζονταν περισσότερο με την ανταλλαγή των παραστατικών. Οι συγκεκριμένες σχέσεις μπορούν πολύ πιο εύκολα να περάσουν σε ένα άλλο επίπεδο πιο συνεργατικό και άμεσο, παρακάμπτοντας την όποια γραφειοκρατική διαδικασία. Παράλληλα, παρατηρώντας τα οφέλη που εκμεταλλεύεται ο οργανισμός μας από αυτή την διαδικασία, θέλαμε να έχουμε την ευκαιρία να προσφέρουμε εφάμιλλες υπηρεσίες στους συνεργάτες μας (πελάτες, προμηθευτές).

Για αυτό το λόγο προχωρήσαμε σε μια στρατηγική συνεργασία με την Information Systems Impact, και τον τελευταίο χρόνο παρέχουμε τις λύσεις Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης – Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση (Archiving@connect) και Άυλη Ηλεκτρονική Αποστολή Τιμολογίων (Paperless@connect) στους συνεργάτες και πελάτες μας εντός και εκτός του αεροδρομίου, ανεξαρτήτως δραστηριότητας τους. Σκοπός μας είναι να προσφέρουμε μία οργανωμένη και σωστά δομημένη λύση, η οποία αντίστοιχα θα εξυπηρετεί τις ανάγκες των συνεργατών και των πελατών μας για εξοικονόμηση σημαντικού διαχειριστικού κόστους, όσο και χρόνου από τις διαδικασίες τιμολόγησης και αρχειοθέτησης.

Κατά την επιλογή και εφαρμογή μιας λύσης e-invoicing πρέπει να εξετάζονται οι ακόλουθα παράμετροι
• Η επιλογή του προϊόντος/υπηρεσίας να αποτελεί μια δοκιμασμένη λύση στην αγορά
• Να υπάγεται στο  υπάρχον νομικό πλαίσιο
• Να λαμβάνει υπόψη τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και τις διαδικασίες του οργανισμού όπου θα υλοποιηθεί
• Να ενσωματώνει στην τεχνική λύση την υπάρχουσα υποδομή του οργανισμού, χωρίς να απαιτεί εκ νέου επενδύσεις σε εξοπλισμό και υποδομές
• Να επηρεάζει με θετικό τρόπο την λειτουργία του οργανισμού, απλοποιώντας τις πολύπλοκες διαδικασίες
• Να εγγυάται την ασφαλή αποστολή του τιμολογίου
• Να δίνει τη δυνατότητα τακτικής και περιοδικής ενημέρωσης (reporting) με τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί ή παραληφθεί
• Ιδανικά, ο χρήστης που εμπλέκεται στην ανταλλαγή των παραστατικών θα πρέπει να νιώσει ότι κερδίζει πολύτιμο χρόνο και χώρο και ο οργανισμός εξ’ αυτών πετυχαίνει σημαντική μείωση σχετικών εξόδων

Στο Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών, κατά την εφαρμογή της λύση e-invoicing, δεν αντιμετωπίσαμε ιδιαίτερες δυσκολίες στην εισαγωγή της. Λογικό είναι βεβαίως ότι ξεκινήσαμε αρχικά να στέλνουμε ηλεκτρονικά τιμολόγια σε πελάτες μας που ήταν λίγο περισσότερο εξοικειωμένοι με παρόμοιες διαδικασίες, δεδομένου ότι όντως ήταν μία νέα πρακτική για τα ελληνικά δεδομένα. Παρόλα αυτά, αυτή ακριβώς η επιλογή δημιούργησε και πλεονέκτημα για εμάς καθώς εντάξαμε στο e-invoicing την αγορά σταδιακά, βοηθώντας σε ένα βαθμό να μπορούμε σήμερα να μιλάμε για επιχειρήσεις που θέλουν να εφαρμόσουν το ίδιο μοντέλο, αναγνωρίζοντας την αναγκαιότητα και την αξία του.

Γενικότερα, όμως, η e-invoicing λύση εφαρμόζεται πάρα πολύ γρήγορα και εύκολα δεδομένου ότι η τεχνική εγκατάσταση και η ενεργοποίηση αποστολής ηλεκτρονικών τιμολογίων χρειάζεται μία με δύο μέρες. Με δεδομένο ότι και από την πλευρά του παραλήπτη η μοναδική απαίτηση είναι μια απλή σύνδεση στο διαδίκτυο, δεν είναι περίεργο ότι ήδη περισσότερες από 5.000 εταιρείες στην Ελλάδα θεωρούνται έμμεσοι χρήστες καθώς λαμβάνουν μέσω της υπηρεσίας e-invoicing Ηλεκτρονικά Τιμολόγια. Αυτό  που θα πρέπει να σημειωθεί είναι ότι η επιχείρηση-εκδότης όταν εφαρμόζει την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση (Archiving@connect), το πράττει στις εγκαταστάσεις της, ενώ για την Ηλεκτρονική Αποστολή Τιμολογίων επιλέγει ασφαλή τρόπο επικοινωνίας (μέσω της υπηρεσίας Paperless@connect),  η οποία – πέρα από την ασφάλεια της διαδικασίας – εγγυάται και την ορθή μετάβαση των φορολογικών στοιχείων.

Παράλληλα, προσφέρει αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις που η εταιρεία δεν θα μπορούσε να έχει ούτε με την παραδοσιακή μορφή αποστολής τιμολογίων (ΕΛΤΑ, courier) ούτε και με την αποστολή μέσω email (π.χ. ασφαλή διαδικασία, εγγυημένη αποστολή/παραλαβή, αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για την παραλαβή ή όχι ενός τιμολογίου κτλ). Κάποιες τεχνικές δυσκολίες μπορεί να υπάρξουν όπως σε σχέση με το ERP, θέματα συμβατότητας και μετάβασης από πολύπλοκο εκτυπωτικό περιβάλλον κ.λπ.

Οι λύσεις Archiving@connect και η Paperless@connect σήμερα χρησιμοποιούνται ήδη από ένα πλήθος εταιρειών ανεξαρτήτως υποδομής, ανεξαρτήτως μεγέθους (εθνικές, πολυεθνικές, μικρές – μεγάλες) και κλάδου δραστηριότητας (τραπεζικός, εμπόριο, βιομηχανία, φαρμακευτικός, υπηρεσίες κ.λπ.) Συμπερασματικά, ο οργανισμός μας δεν θα μπορούσε παρά να εφαρμόζει και να προσφέρει μια λύση η οποία όχι απλώς υπάρχει στην ελληνική αγορά αλλά επενδύει στις ανάγκες και στα χαρακτηριστικά των εταιρειών.