netweek - ERP: Το σύγχρονο ERP πάει παντού…

Πέμπτη, 24 Ιανουαρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Software

ERP: Το σύγχρονο ERP πάει παντού…

24 Μαρτίου 2015 | 11:11 Γράφει η Ελένη  Χρυσαφοπούλου Topics: ERP,Special Reports

Για να μπορέσει μια λύση ERP να αποδώσει τα μέγιστα και να τηρήσει τις υποσχέσεις της χρειάζεται να ενσωματωθεί σωστά στις πληροφοριακές υποδομές και στην κουλτούρα της εκάστοτε επιχείρησης. Χρειάζεται, επίσης, να είναι προσβάσιμη από παντού.

Ένα σύστημα ERP που δεν μπορεί να ικανοποιήσει τις συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις του σήμερα, δεν θα μπορέσει να πετύχει και να ικανοποιήσει τους στόχους του. Ένα σύστημα ERP χρειάζεται να είναι ευέλικτο και σε αυτό μπορεί να συμβάλει σημαντικά το mobile ERP, το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση στα επιχειρηματικά δεδομένα μέσω φορητών συσκευών. Με τη «δημιουργία» των δεδομένων να μην περιορίζεται πλέον μόνο στους υπολογιστές εντός του οργανισμού, οι χρήστες μπορούν να εργάζονται από παντού, αποκτώντας μια ευελιξία που μεταφράζεται σε μείζον επιχειρηματικό όφελος.

Μobile ERP ναι, αλλά σωστά…
Με την Forrester Research να προβλέπει ότι περισσότερα από 60 εκατ. tablets και 175 εκατ. smartphones θα είναι διαθέσιμα στους εργαζομένους παγκοσμίως το 2015, το πρόβλημα έγκειται στην επιλογή της σωστής συσκευής και λειτουργικού συστήματος για το mobile ERP ενός οργανισμού που θα ανταποκρίνεται στις δικές της ξεχωριστές ανάγκες. Αυτή τη στιγμή στην αγορά διατίθεται σωρεία νέων tablets και smartphones, δημιουργώντας ένα πρόσθετο πονοκέφαλο επιλογής στις Διευθύνσεις Πληροφορικής. Σύμφωνα με τους αναλυτές, ωστόσο, οι CIOs δεν θα πρέπει να ξεκινήσουν, επιλέγοντας απαραίτητα τις τελευταίες ή πιο εξελιγμένες συσκευές.

Αντίθετα, συμβουλεύουν τη Διεύθυνση Πληροφορικής να συνεργαστεί με τους Διευθυντές των τμημάτων της εταιρείας που θα χρησιμοποιήσουν τις συσκευές για να καθορίσουν τις εφαρμογές που χρειάζεται η επιχείρηση και μόνο μετά από συνεννόηση από κοινού οι Διευθύνσεις Πληροφορικής πρέπει να δημιουργήσουν μια λίστα επιλογών-συσκευών για αγορά και υποστήριξη. Ανεξάρτητα, πάντως, από τις συσκευές που θα επιλέξει ο οργανισμός, υπάρχουν τρεις βασικοί παράγοντες επιτυχίας για το mobile ERP:

1. Πρέπει να είναι απλό, ήτοι με ένα μόνο «κλικ» να παρέχει πρόσβαση στα απαιτούμενα δεδομένα. Το mobile ERP δεν χρειάζεται να προσφέρει πρόσβαση σε ολόκληρη τη λειτουργικότητα ενός παραδοσιακού ERP, καθώς αυτό θα ήταν πολύ δύσκολο τεχνικά και ίσως όχι απαραίτητο. Επιπλέον, κανένας δεν θα χρησιμοποιήσει μία εφαρμογή που χρειάζεται περισσότερο από μερικά δευτερόλεπτα για να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα.

2. Για να υποστηριχθεί η χρηστικότητα, απαιτείται μια εφαρμογή mobile ERP που παρέχει δεδομένα ανάλογα με το ρόλο του εργαζομένου. Έτσι ο εργαζόμενος μπορεί με λίγα μόνο «κλικ» να έχει άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζεται.

3. Είτε χρησιμοποιούνται καταναλωτικές συσκευές είτε βιομηχανικές (πιο ανθεκτικές) πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις δικλείδες ασφαλείας. Πλέον, οι οργανισμοί μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιούν απλές καταναλωτικές συσκευές σε «δύσκολες» εργασιακές συνθήκες, επομένως οι εργαζόμενοι μπορεί να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν και τις προσωπικές τους συσκευές, κάτι που «εισάγει» νέους κινδύνους.

Mobile ERP και ασφάλεια
Όπως κάθε επιχειρησιακή εφαρμογή, έτσι και το mobile ERP είναι όσο ασφαλές το κάνει η Διεύθυνση Πληροφορικής. Ενώ το mobile computing δίνει τη δυνατότητα σε οποιονδήποτε στον οργανισμό να έχει πρόσβαση στο σύστημα ERP από οποιαδήποτε τοποθεσία, πιθανόν δεν είναι απαραίτητο για κάθε εργαζόμενο να έχει τέτοια πρόσβαση. Ο περιορισμός των mobile προνομίων μόνο στους «απαραίτητους» χρήστες κάνει τη διαδικασία εντοπισμού και ελέγχου της συσκευής πιο εύκολη. Επίσης, σημαντική είναι και η εκπαίδευση των χρηστών, ώστε να εξοικειωθούν με το σύστημα και τις απαιτήσεις του, μειώνοντας έτσι τις πιθανότητες προβλημάτων ασφαλείας στο μέλλον. Και όπως και με οποιαδήποτε άλλη νέα τεχνολογία, η Διεύθυνση Πληροφορικής οφείλει να είναι προετοιμασμένη για την καθημερινή συντήρηση και διαχείριση.

Καθώς η ζημιά που μπορεί να υποστεί μια επιχείρηση αν τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα πέσουν σε λάθος χέρια είναι μεγάλη, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για άμεση αντίδραση στην περίπτωση που μια συσκευή κλαπεί ή παραβιαστεί (για παράδειγμα, να μπορεί αυτή η συσκευή να εντοπίζεται μέσω GPS ή να διαγράφοντα τα δεδομένα της εξ αποστάσεως). Cloud ERP, η λύση για τις μικρές επιχειρήσεις Οι λύσεις cloud έχουν κάνει τα συστήματα ERP πιο προσιτά οικονομικά και προσβάσιμα για όλες τις επιχειρησιακές ανάγκες. Ως αποτέλεσμα, σύμφωνα με έρευνα της Aberdeen Research, όλο και περισσότερες μικρές επιχειρήσεις επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα cloud ERP, επικαλούμενες την ανάγκη για βελτιωμένη ορατότητα και έλεγχο. Η απόφαση να επιλεγεί μία συγκεκριμένη πλατφόρμα ERP αποτελεί συχνά το αποτέλεσμα μιας παλαιωμένης ή μη υποστηριζόμενης πλέον τεχνολογίας. Αυτό, όμως, δεν πρέπει να αποτελέσει την κινητήριο δύναμη της απόφασης μιας εταιρείας.

Αντίθετα, πρέπει να εξεταστούν οι επιχειρησιακές ανάγκες, όπως:
Επεκταστιμότητα: επιλέξτε μια λύση που είναι αναβαθμίσιμη και προσαρμόσιμη, ώστε να συμβαδίζει με την ανάπτυξη της εταιρείας. Εξασφαλίστε ότι υπάρχει η επιλογή μη χρήσης/απενεργοποίησης συγκεκριμένων λειτουργιών/χαρακτηριστικών ανάλογα με τις περιστασιακές ανάγκες του οργανισμού.

Αποδοτικότητα: αναζητήστε τρόπους βελτίωσης των επιχειρησιακών διαδικασιών σε όλο το εύρος της επιχείρησης, από τη διαχείριση των οικονομικών μέχρι τις σχέσεις με τους παρόχους. Εξασφαλίστε ότι τα σημαντικά δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα και ότι μπορεί να γίνει συγκριτική αξιολόγηση της προόδου μέσω εκθέσεων και analytics.

Κίνδυνοι: αναζητήστε λύσεις που ακολουθούν τις καλύτερες εφαρμογές και πρωτόκολλα business continuity και ασφαλείας και μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της συμμόρφωσης, μειώνοντας τους κινδύνους σε όλους τους τομείς της επιχείρησης.

Κόστος: επιλέγοντας ένα μοντέλο με προβλεπόμενο κόστος μπορεί η επιχείρηση να παραμείνει εντός προϋπολογισμού. Τα συστήματα ERP που φιλοξενούνται στο cloud και η τιμολόγηση ανάλογα με τη χρήση είναι πιο οικονομικά αποδοτικές επιλογές και παρέχουν μεγαλύτερη ευελιξία.

Κάντε την ενοποίηση προτεραιότητα: μια σωστά υλοποιημένη λύση ERP μπορεί να διαχειριστεί δραστηριότητες με υψηλό βαθμό ακριβείας και αξιοπιστίας. Η εφαρμογή νέων συστημάτων μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την καταστροφή των δεδομένων, κάτι που με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια δεδομένων συναλλαγών ή στοιχείων πελατών. Πρέπει ο οργανισμός να κατανοήσει πώς λειτουργούν οι λύσεις συνεργατών και τρίτων με το δικό του σύστημα και να επιλέξει εκείνες που διαθέτουν ένα «ιστορικό» ορθών επιλογών και υπηρεσιών, απόδοσης και ευκολίας στην ενσωμάτωση. Το ERP πρέπει, επίσης, να επιτρέπει την αύξηση της λειτουργικότητας καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Ελέγχοντας τις δαπάνες του ERP
Ο υπολογισμός του κόστους του ERP είναι, ως γνωστόν, δύσκολος και συχνά διεξάγεται όχι και τόσο προσεκτικά. Οι CIOs και οι υπεύθυνοι του ERP πρέπει να ακολουθήσουν μία συγκεκριμένη διαδικασία για να εξασφαλίσουν ότι οι έχουν ληφθεί υπόψη όλες οι δαπάνες που σχετίζονται με αυτό. Ο προσδιορισμός των δαπανών μίας πρωτοβουλίας ERP συχνά αντιμετωπίζεται ως ένα ιδιαίτερα δύσκολο έργο, εξαιτίας της πολυπλοκότητας που ενέχει. Ωστόσο, ένας ακριβής υπολογισμός των δαπανών φέρνει πολλαπλά οφέλη στον οργανισμό, παρέχει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων τα δεδομένα που χρειάζονται για να λάβουν σωστές αποφάσεις και επιτρέπει την ανάπτυξη αποτελεσματικών μοντέλων χρέωσης και δημιουργεί μία σωστή βάση για την μέτρηση της επιτυχίας της πρωτοβουλίας.

Τα κόστη που πρέπει να υπολογιστούν περιλαμβάνουν το αρχικό κόστος της επένδυσης και τις τρέχουσες δαπάνες της. Όταν υπολογίζονται οι δαπάνες αυτές, πρέπει να υπολογιστούν με βάση τον αναμενόμενο κύκλο ζωής της εφαρμογής, λαμβάνοντας υπόψη τα επενδυτικά αποτελέσματα και το ROI. Πολλοί οργανισμοί δυσκολεύονται να υπολογίσουν τα κόστη με συνεπή τρόπο, ωστόσο ακολουθώντας τη σωστή διαδικασία, οι δαπάνες του ERP μπορούν να υπολογιστούν και να καταγραφούν με ακρίβεια. Κατά τη διαδικασία εκτίμησης των δαπανών, υπάρχουν τρεις βασικές κατηγορίες που πρέπει να εξεταστούν:

  • Έξοδα εγκατάστασης
  • Πάγιες δαπάνες
  • Κόστη προς αποφυγή

Τα έξοδα εγκατάστασης αφορούν την εγκατάσταση και εφαρμογή του συστήματος ή τα κόστη που σχετίζονται με την απόσυρση οποιασδήποτε εφαρμογής ή πλατφόρμας που πλέον δεν είναι απαραίτητη ως αποτέλεσμα της νέα πρωτοβουλίας. Οι πάγιες δαπάνες αφορούν την λειτουργικότητα και τη συντήρηση νέων ή επεκτεινόμενων εφαρμογών ή πλατφορμών. Οι οργανισμοί που εξετάζουν ως πιθανότητα το software as a service (SaaS) ή το cloud πρέπει να τα εκλαμβάνουν ως πάγια έξοδα. Τα κόστη προς αποφυγή προέρχονται από δύο «πηγές». Μπορεί να αφορούν τα πάγια έξοδα μίας ήδη υπάρχουσας εφαρμογής ή πλατφόρμας που πλέον δεν χρησιμοποιείται ή τα μη επαναλαμβανόμενα έξοδα της απόσυρσης ως αποτέλεσμα της νέα πρωτοβουλίας.

Αρχικά οι οργανισμοί πρέπει να προσδιοριστούν τα καθήκοντα που απαιτούνται για να είναι επιτυχής η εφαρμογή της νέας πρωτοβουλίας. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό της έκτασης της πρωτοβουλίας – για παράδειγμα οι εφαρμογές, πλατφόρμες και υποδομές που απαιτούνται, οι διεπαφές και η μεταφορά των δεδομένων στη νέα εφαρμογή, καθώς και οι εφαρμογές/πλατφόμες που θα αποσυρθούν. Όλα αυτά απαιτούν δαπάνες και τα επόμενα βήματα αφορούν τον προσδιορισμό των δαπανών αυτών.

Έπειτα, πρέπει να εξεταστούν τα χρονοδιαγράμματα και οι περιορισμοί, καθώς και οι πόροι που απαιτούνται για τη σωστή εκτέλεση του κάθε τμήματος του οποίου το κόστος υπολογίζεται. Εξετάστε τις δυνατότητες και τις δεξιότητες που απαιτούνται, τα εργαλεία και τον εξοπλισμό που χρειάζονται, επιπλέον εγκαταστάσεις που μπορεί να χρειαστούν, εκπαίδευση, συμβουλευτικές υπηρεσίες, αλλά και οποιεσδήποτε άλλες εξωτερικές υπηρεσίες μπορεί να χρειαστούν.

Ταυτόχρονα, πρέπει να συγκεντρωθούν οι δαπάνες που σχετίζονται με την εγκατάσταση και ανάπτυξη του συστήματος ERP, καθώς και αυτών που σχετίζονται με την απόσυρση των προηγούμενων εφαρμογών. Όταν υπολογίζονται τα κόστη εγκατάστασης, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι πόροι που χρειάζονται για το έργο, η αγορά του συστήματος και της πλατφόρμας και η ενσωμάτωση και μετάβαση σε αυτή. Και τα κόστη αυτά πρέπει να υπολογιστούν για όλες τις «φάσεις» του έργου: παραγωγή, δοκιμές, ανάπτυξη και disaster recovery/business continuity.

Εν συνεχεία, πρέπει να υπολογιστούν οι περιοδικές δαπάνες που σχετίζονται με τη λειτουργία και τη συντήρηση του συστήματος. Στη διαδικασία αυτή του υπολογισμού των «επανεμφανιζόμενων» δαπανών, οι οργανισμοί πρέπει να συμπεριλάβουν τις δαπάνες προσωπικού, όπως τεχνικό και υπηρεσιακό προσωπικό, προσωπικό εκπαίδευσης και παραγωγής και προσωπικό διαχείρισης. Και καθώς χρειάζονται συχνές αναβαθμίσεις στις εφαρμογές ERP και μία ολιστική άποψη των δαπανών της εφαρμογής είναι χρήσιμη, πρέπει να περιλαμβάνονται και τα ετήσια κόστη που απαιτούνται ως «επανεμφανιζόμενα» κόστη.

Το επόμενο βήμα αφορά τον προσδιορισμό των δαπανών που πλέον δεν θα υφίστανται μετά την εφαρμογή του νέου συστήματος, ή τα κόστη που πρέπει να αποφευχθούν ως αποτέλεσμα αυτής (για παράδειγμα έξοδα συντήρησης του τωρινού hardware ή συμβάσεις παροχής υπηρεσιών εφαρμογής). Για τον τομέα αυτό των δαπανών, πρέπει να συμπεριληφθούν μόνο δαπάνες IT. Πρέπει να λαμβάνεται, επίσης, υπόψη το γεγονός ότι τα κόστη προς αποφυγή που σχετίζονται με την απόσυρση ενός παλαιότερου συστήματος συχνά οδηγούν σε μείωση του συνολικού προϋπολογισμού του IT και για τον λόγο αυτό πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι τα επιχειρησιακά στελέχη κατανοούν ότι τα κόστη αυτά διαμορφώνουν ένα σημαντικό μέρος του business case και ότι οποιαδήποτε μείωση του προϋπολογισμού του IT θα το υποβαθμίσει.

Το τελικό βήμα της διαδικασίας συλλέγει τις προφανείς δαπάνες και τις ευκαιρίες εξοικονόμησης δαπανών και τις προσδιορίζει και τις συγκεντρώνει σε ένα μοντέλο. Κατά τη διαδικασία αυτή, πρέπει οι δαπάνες να μοντελοποιηθούν με βάση ολόκληρη τη διάρκεια ζωής της εφαρμογής ERP, συμπεριλαμβανομένων των καθαρών ταμειακών ροών, πρέπει να δημιουργηθεί ένα μοντέλο που είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να αναβαθμίζεται άμεσα και να επεκτείνεται με περισσότερες λεπτομέρειες.

Τι μέλλει γενέσθαι
Το μέλλον του ERP θα καθοριστεί από τη φορητότητα. Οι cloud- based πλατφόρμες, συνδυασμένες με τον επιταχυνόμενο ρυθμό καινοτομίας στα analytics, θα οδηγήσουν, τελικά, σε συστήματα ERP ικανά να δημιουργούν αναφορές σχετικά με τα οικονομικά αποτελέσματα ή τις κατασκευαστικές αποφάσεις. Η δυνατότητα διαχείρισης της παραγωγής χρησιμοποιώντας ενημερώσεις και αναφορές του “status” σε πραγματικό χρόνο παρέχεται, πλέον, μέσω φορητών συσκευών. Σύντομα, οι πραγματικά cloud-based ERP εφαρμογές θα διευκολύνουν σε μεγάλο βαθμό τις υπόλοιπες επιχειρησιακές διαδικασίες, επιτρέποντας ταχύτερες και βελτιωμένες επιχειρησιακές αποφάσεις.

Ένα σύστημα ERP που δεν μπορεί να ικανοποιήσει τις συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις του σήμερα, δεν θα μπορέσει να πετύχει και να ικανοποιήσει τους στόχους του. Ένα σύστημα ERP χρειάζεται να είναι ευέλικτο και σε αυτό μπορεί να συμβάλει σημαντικά το mobile ERP, το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση στα επιχειρηματικά δεδομένα μέσω φορητών συσκευών. Με τη «δημιουργία» των δεδομένων να μην περιορίζεται πλέον μόνο στους υπολογιστές εντός του οργανισμού, οι χρήστες μπορούν να εργάζονται από παντού, αποκτώντας μια ευελιξία που μεταφράζεται σε μείζον επιχειρηματικό όφελος.

Μobile ERP ναι, αλλά σωστά…
Με την Forrester Research να προβλέπει ότι περισσότερα από 60 εκατ. tablets και 175 εκατ. smartphones θα είναι διαθέσιμα στους εργαζομένους παγκοσμίως το 2015, το πρόβλημα έγκειται στην επιλογή της σωστής συσκευής και λειτουργικού συστήματος για το mobile ERP ενός οργανισμού που θα ανταποκρίνεται στις δικές της ξεχωριστές ανάγκες. Αυτή τη στιγμή στην αγορά διατίθεται σωρεία νέων tablets και smartphones, δημιουργώντας ένα πρόσθετο πονοκέφαλο επιλογής στις Διευθύνσεις Πληροφορικής. Σύμφωνα με τους αναλυτές, ωστόσο, οι CIOs δεν θα πρέπει να ξεκινήσουν, επιλέγοντας απαραίτητα τις τελευταίες ή πιο εξελιγμένες συσκευές.

Αντίθετα, συμβουλεύουν τη Διεύθυνση Πληροφορικής να συνεργαστεί με τους Διευθυντές των τμημάτων της εταιρείας που θα χρησιμοποιήσουν τις συσκευές για να καθορίσουν τις εφαρμογές που χρειάζεται η επιχείρηση και μόνο μετά από συνεννόηση από κοινού οι Διευθύνσεις Πληροφορικής πρέπει να δημιουργήσουν μια λίστα επιλογών-συσκευών για αγορά και υποστήριξη. Ανεξάρτητα, πάντως, από τις συσκευές που θα επιλέξει ο οργανισμός, υπάρχουν τρεις βασικοί παράγοντες επιτυχίας για το mobile ERP:

1. Πρέπει να είναι απλό, ήτοι με ένα μόνο «κλικ» να παρέχει πρόσβαση στα απαιτούμενα δεδομένα. Το mobile ERP δεν χρειάζεται να προσφέρει πρόσβαση σε ολόκληρη τη λειτουργικότητα ενός παραδοσιακού ERP, καθώς αυτό θα ήταν πολύ δύσκολο τεχνικά και ίσως όχι απαραίτητο. Επιπλέον, κανένας δεν θα χρησιμοποιήσει μία εφαρμογή που χρειάζεται περισσότερο από μερικά δευτερόλεπτα για να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα.

2. Για να υποστηριχθεί η χρηστικότητα, απαιτείται μια εφαρμογή mobile ERP που παρέχει δεδομένα ανάλογα με το ρόλο του εργαζομένου. Έτσι ο εργαζόμενος μπορεί με λίγα μόνο «κλικ» να έχει άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που χρειάζεται.

3. Είτε χρησιμοποιούνται καταναλωτικές συσκευές είτε βιομηχανικές (πιο ανθεκτικές) πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις δικλείδες ασφαλείας. Πλέον, οι οργανισμοί μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιούν απλές καταναλωτικές συσκευές σε «δύσκολες» εργασιακές συνθήκες, επομένως οι εργαζόμενοι μπορεί να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν και τις προσωπικές τους συσκευές, κάτι που «εισάγει» νέους κινδύνους.

Mobile ERP και ασφάλεια
Όπως κάθε επιχειρησιακή εφαρμογή, έτσι και το mobile ERP είναι όσο ασφαλές το κάνει η Διεύθυνση Πληροφορικής. Ενώ το mobile computing δίνει τη δυνατότητα σε οποιονδήποτε στον οργανισμό να έχει πρόσβαση στο σύστημα ERP από οποιαδήποτε τοποθεσία, πιθανόν δεν είναι απαραίτητο για κάθε εργαζόμενο να έχει τέτοια πρόσβαση. Ο περιορισμός των mobile προνομίων μόνο στους «απαραίτητους» χρήστες κάνει τη διαδικασία εντοπισμού και ελέγχου της συσκευής πιο εύκολη. Επίσης, σημαντική είναι και η εκπαίδευση των χρηστών, ώστε να εξοικειωθούν με το σύστημα και τις απαιτήσεις του, μειώνοντας έτσι τις πιθανότητες προβλημάτων ασφαλείας στο μέλλον. Και όπως και με οποιαδήποτε άλλη νέα τεχνολογία, η Διεύθυνση Πληροφορικής οφείλει να είναι προετοιμασμένη για την καθημερινή συντήρηση και διαχείριση.

Καθώς η ζημιά που μπορεί να υποστεί μια επιχείρηση αν τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα πέσουν σε λάθος χέρια είναι μεγάλη, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για άμεση αντίδραση στην περίπτωση που μια συσκευή κλαπεί ή παραβιαστεί (για παράδειγμα, να μπορεί αυτή η συσκευή να εντοπίζεται μέσω GPS ή να διαγράφοντα τα δεδομένα της εξ αποστάσεως). Cloud ERP, η λύση για τις μικρές επιχειρήσεις Οι λύσεις cloud έχουν κάνει τα συστήματα ERP πιο προσιτά οικονομικά και προσβάσιμα για όλες τις επιχειρησιακές ανάγκες. Ως αποτέλεσμα, σύμφωνα με έρευνα της Aberdeen Research, όλο και περισσότερες μικρές επιχειρήσεις επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα cloud ERP, επικαλούμενες την ανάγκη για βελτιωμένη ορατότητα και έλεγχο. Η απόφαση να επιλεγεί μία συγκεκριμένη πλατφόρμα ERP αποτελεί συχνά το αποτέλεσμα μιας παλαιωμένης ή μη υποστηριζόμενης πλέον τεχνολογίας. Αυτό, όμως, δεν πρέπει να αποτελέσει την κινητήριο δύναμη της απόφασης μιας εταιρείας.

Αντίθετα, πρέπει να εξεταστούν οι επιχειρησιακές ανάγκες, όπως:
Επεκταστιμότητα: επιλέξτε μια λύση που είναι αναβαθμίσιμη και προσαρμόσιμη, ώστε να συμβαδίζει με την ανάπτυξη της εταιρείας. Εξασφαλίστε ότι υπάρχει η επιλογή μη χρήσης/απενεργοποίησης συγκεκριμένων λειτουργιών/χαρακτηριστικών ανάλογα με τις περιστασιακές ανάγκες του οργανισμού.

Αποδοτικότητα: αναζητήστε τρόπους βελτίωσης των επιχειρησιακών διαδικασιών σε όλο το εύρος της επιχείρησης, από τη διαχείριση των οικονομικών μέχρι τις σχέσεις με τους παρόχους. Εξασφαλίστε ότι τα σημαντικά δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα και ότι μπορεί να γίνει συγκριτική αξιολόγηση της προόδου μέσω εκθέσεων και analytics.

Κίνδυνοι: αναζητήστε λύσεις που ακολουθούν τις καλύτερες εφαρμογές και πρωτόκολλα business continuity και ασφαλείας και μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της συμμόρφωσης, μειώνοντας τους κινδύνους σε όλους τους τομείς της επιχείρησης.

Κόστος: επιλέγοντας ένα μοντέλο με προβλεπόμενο κόστος μπορεί η επιχείρηση να παραμείνει εντός προϋπολογισμού. Τα συστήματα ERP που φιλοξενούνται στο cloud και η τιμολόγηση ανάλογα με τη χρήση είναι πιο οικονομικά αποδοτικές επιλογές και παρέχουν μεγαλύτερη ευελιξία.

Κάντε την ενοποίηση προτεραιότητα: μια σωστά υλοποιημένη λύση ERP μπορεί να διαχειριστεί δραστηριότητες με υψηλό βαθμό ακριβείας και αξιοπιστίας. Η εφαρμογή νέων συστημάτων μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την καταστροφή των δεδομένων, κάτι που με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια δεδομένων συναλλαγών ή στοιχείων πελατών. Πρέπει ο οργανισμός να κατανοήσει πώς λειτουργούν οι λύσεις συνεργατών και τρίτων με το δικό του σύστημα και να επιλέξει εκείνες που διαθέτουν ένα «ιστορικό» ορθών επιλογών και υπηρεσιών, απόδοσης και ευκολίας στην ενσωμάτωση. Το ERP πρέπει, επίσης, να επιτρέπει την αύξηση της λειτουργικότητας καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Ελέγχοντας τις δαπάνες του ERP
Ο υπολογισμός του κόστους του ERP είναι, ως γνωστόν, δύσκολος και συχνά διεξάγεται όχι και τόσο προσεκτικά. Οι CIOs και οι υπεύθυνοι του ERP πρέπει να ακολουθήσουν μία συγκεκριμένη διαδικασία για να εξασφαλίσουν ότι οι έχουν ληφθεί υπόψη όλες οι δαπάνες που σχετίζονται με αυτό. Ο προσδιορισμός των δαπανών μίας πρωτοβουλίας ERP συχνά αντιμετωπίζεται ως ένα ιδιαίτερα δύσκολο έργο, εξαιτίας της πολυπλοκότητας που ενέχει. Ωστόσο, ένας ακριβής υπολογισμός των δαπανών φέρνει πολλαπλά οφέλη στον οργανισμό, παρέχει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων τα δεδομένα που χρειάζονται για να λάβουν σωστές αποφάσεις και επιτρέπει την ανάπτυξη αποτελεσματικών μοντέλων χρέωσης και δημιουργεί μία σωστή βάση για την μέτρηση της επιτυχίας της πρωτοβουλίας.

Τα κόστη που πρέπει να υπολογιστούν περιλαμβάνουν το αρχικό κόστος της επένδυσης και τις τρέχουσες δαπάνες της. Όταν υπολογίζονται οι δαπάνες αυτές, πρέπει να υπολογιστούν με βάση τον αναμενόμενο κύκλο ζωής της εφαρμογής, λαμβάνοντας υπόψη τα επενδυτικά αποτελέσματα και το ROI. Πολλοί οργανισμοί δυσκολεύονται να υπολογίσουν τα κόστη με συνεπή τρόπο, ωστόσο ακολουθώντας τη σωστή διαδικασία, οι δαπάνες του ERP μπορούν να υπολογιστούν και να καταγραφούν με ακρίβεια. Κατά τη διαδικασία εκτίμησης των δαπανών, υπάρχουν τρεις βασικές κατηγορίες που πρέπει να εξεταστούν:

  • Έξοδα εγκατάστασης
  • Πάγιες δαπάνες
  • Κόστη προς αποφυγή

Τα έξοδα εγκατάστασης αφορούν την εγκατάσταση και εφαρμογή του συστήματος ή τα κόστη που σχετίζονται με την απόσυρση οποιασδήποτε εφαρμογής ή πλατφόρμας που πλέον δεν είναι απαραίτητη ως αποτέλεσμα της νέα πρωτοβουλίας. Οι πάγιες δαπάνες αφορούν την λειτουργικότητα και τη συντήρηση νέων ή επεκτεινόμενων εφαρμογών ή πλατφορμών. Οι οργανισμοί που εξετάζουν ως πιθανότητα το software as a service (SaaS) ή το cloud πρέπει να τα εκλαμβάνουν ως πάγια έξοδα. Τα κόστη προς αποφυγή προέρχονται από δύο «πηγές». Μπορεί να αφορούν τα πάγια έξοδα μίας ήδη υπάρχουσας εφαρμογής ή πλατφόρμας που πλέον δεν χρησιμοποιείται ή τα μη επαναλαμβανόμενα έξοδα της απόσυρσης ως αποτέλεσμα της νέα πρωτοβουλίας.

Αρχικά οι οργανισμοί πρέπει να προσδιοριστούν τα καθήκοντα που απαιτούνται για να είναι επιτυχής η εφαρμογή της νέας πρωτοβουλίας. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό της έκτασης της πρωτοβουλίας – για παράδειγμα οι εφαρμογές, πλατφόρμες και υποδομές που απαιτούνται, οι διεπαφές και η μεταφορά των δεδομένων στη νέα εφαρμογή, καθώς και οι εφαρμογές/πλατφόμες που θα αποσυρθούν. Όλα αυτά απαιτούν δαπάνες και τα επόμενα βήματα αφορούν τον προσδιορισμό των δαπανών αυτών.

Έπειτα, πρέπει να εξεταστούν τα χρονοδιαγράμματα και οι περιορισμοί, καθώς και οι πόροι που απαιτούνται για τη σωστή εκτέλεση του κάθε τμήματος του οποίου το κόστος υπολογίζεται. Εξετάστε τις δυνατότητες και τις δεξιότητες που απαιτούνται, τα εργαλεία και τον εξοπλισμό που χρειάζονται, επιπλέον εγκαταστάσεις που μπορεί να χρειαστούν, εκπαίδευση, συμβουλευτικές υπηρεσίες, αλλά και οποιεσδήποτε άλλες εξωτερικές υπηρεσίες μπορεί να χρειαστούν.

Ταυτόχρονα, πρέπει να συγκεντρωθούν οι δαπάνες που σχετίζονται με την εγκατάσταση και ανάπτυξη του συστήματος ERP, καθώς και αυτών που σχετίζονται με την απόσυρση των προηγούμενων εφαρμογών. Όταν υπολογίζονται τα κόστη εγκατάστασης, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι πόροι που χρειάζονται για το έργο, η αγορά του συστήματος και της πλατφόρμας και η ενσωμάτωση και μετάβαση σε αυτή. Και τα κόστη αυτά πρέπει να υπολογιστούν για όλες τις «φάσεις» του έργου: παραγωγή, δοκιμές, ανάπτυξη και disaster recovery/business continuity.

Εν συνεχεία, πρέπει να υπολογιστούν οι περιοδικές δαπάνες που σχετίζονται με τη λειτουργία και τη συντήρηση του συστήματος. Στη διαδικασία αυτή του υπολογισμού των «επανεμφανιζόμενων» δαπανών, οι οργανισμοί πρέπει να συμπεριλάβουν τις δαπάνες προσωπικού, όπως τεχνικό και υπηρεσιακό προσωπικό, προσωπικό εκπαίδευσης και παραγωγής και προσωπικό διαχείρισης. Και καθώς χρειάζονται συχνές αναβαθμίσεις στις εφαρμογές ERP και μία ολιστική άποψη των δαπανών της εφαρμογής είναι χρήσιμη, πρέπει να περιλαμβάνονται και τα ετήσια κόστη που απαιτούνται ως «επανεμφανιζόμενα» κόστη.

Το επόμενο βήμα αφορά τον προσδιορισμό των δαπανών που πλέον δεν θα υφίστανται μετά την εφαρμογή του νέου συστήματος, ή τα κόστη που πρέπει να αποφευχθούν ως αποτέλεσμα αυτής (για παράδειγμα έξοδα συντήρησης του τωρινού hardware ή συμβάσεις παροχής υπηρεσιών εφαρμογής). Για τον τομέα αυτό των δαπανών, πρέπει να συμπεριληφθούν μόνο δαπάνες IT. Πρέπει να λαμβάνεται, επίσης, υπόψη το γεγονός ότι τα κόστη προς αποφυγή που σχετίζονται με την απόσυρση ενός παλαιότερου συστήματος συχνά οδηγούν σε μείωση του συνολικού προϋπολογισμού του IT και για τον λόγο αυτό πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι τα επιχειρησιακά στελέχη κατανοούν ότι τα κόστη αυτά διαμορφώνουν ένα σημαντικό μέρος του business case και ότι οποιαδήποτε μείωση του προϋπολογισμού του IT θα το υποβαθμίσει.

Το τελικό βήμα της διαδικασίας συλλέγει τις προφανείς δαπάνες και τις ευκαιρίες εξοικονόμησης δαπανών και τις προσδιορίζει και τις συγκεντρώνει σε ένα μοντέλο. Κατά τη διαδικασία αυτή, πρέπει οι δαπάνες να μοντελοποιηθούν με βάση ολόκληρη τη διάρκεια ζωής της εφαρμογής ERP, συμπεριλαμβανομένων των καθαρών ταμειακών ροών, πρέπει να δημιουργηθεί ένα μοντέλο που είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να αναβαθμίζεται άμεσα και να επεκτείνεται με περισσότερες λεπτομέρειες.

Τι μέλλει γενέσθαι
Το μέλλον του ERP θα καθοριστεί από τη φορητότητα. Οι cloud- based πλατφόρμες, συνδυασμένες με τον επιταχυνόμενο ρυθμό καινοτομίας στα analytics, θα οδηγήσουν, τελικά, σε συστήματα ERP ικανά να δημιουργούν αναφορές σχετικά με τα οικονομικά αποτελέσματα ή τις κατασκευαστικές αποφάσεις. Η δυνατότητα διαχείρισης της παραγωγής χρησιμοποιώντας ενημερώσεις και αναφορές του “status” σε πραγματικό χρόνο παρέχεται, πλέον, μέσω φορητών συσκευών. Σύντομα, οι πραγματικά cloud-based ERP εφαρμογές θα διευκολύνουν σε μεγάλο βαθμό τις υπόλοιπες επιχειρησιακές διαδικασίες, επιτρέποντας ταχύτερες και βελτιωμένες επιχειρησιακές αποφάσεις.


Νέο ERP σημαίνει καλύτερη επιχείρηση

O Κώστας Σμυρλής, MIS Director, Celestyal Cruises, μιλάει στο netweek για τα οφέλη που μπορεί να φέρει σε μια επιχείρηση, η αναβάθμιση του υπάρχοντος συστήματος ERP με μια πιο σύγχρονη έκδοσή του.

netweek: Για ποιο λόγο αναβαθμίσατε το σύστημα ERP;

Κώστας Σμυρλής: Για να μπορέσουμε να κρατήσουμε την ηγετική μας θέση στο ανταγωνιστικό περιβάλλον που δραστηριοποιούμαστε, οφείλουμε να παρέχουμε άμεση πληροφόρηση για τα οικονομικά αποτελέσματα τόσο σε αναλυτικό, όσο και σε συγκεντρωτικό επίπεδο. Έτσι, σε συνδυασμό με την ευελιξία, τη λειτουργικότητα και τη δυνατότητα επικοινωνίας με άλλα περιβάλλοντα που πρέπει να παρέχει ένα πληροφοριακό σύστημα, αποφασίσαμε, σε συνεργασία με την Athens Technology Center (ATC), την αναβάθμιση στην τελευταία έκδοσή του συστήματος Epicor ERP.

Τα επιδιωκόμενα οφέλη συνοψίζονται κυρίως: * Στο ενοποιημένο περιβάλλον που υπόκεινται σε πολλαπλά φορολογικά πλαίσια άλλων χωρών. *Στην απρόσκοπτη πρόσβαση σε χρήστες που βρίσκονται σε απομακρυσμένες εγκαταστάσεις. * Στα έγκαιρα οικονομικά αποτελέσματα με διαφανή τρόπο. * Στην real time κεντρική παρακολούθηση του λειτουργικού κόστους, των διαδικασιών που εκτελεί η επιχείρηση από κοινού με τους προμηθευτές και τους πελάτες της. * Στην εγκαθίδρυση κοινής επιχειρηματικής γλώσσας. * Στην απαλλαγή των χρηστών από τις εργασίες ρουτίνας. * Στην αξιοποίηση των νέων δυνατοτήτων, όπως η προετοιμασία και παρακολούθηση του προϋπολογισμού και των αναθεωρήσεών του σε πραγματικό χρόνο. Σήμερα βλέπουμε να επιτυγχάνονται οι στόχοι που θέσαμε κατά την έναρξη του έργου, διαθέτοντας μια εξελισσόμενη και σύγχρονη υποδομή IT που βελτίωσε και βελτιώνει το επίπεδο διοικητικής πληροφόρησης.

netweek: Πόση εύκολη ήταν η μετάβαση στο νέο ERP;

Κώστας Σμυρλής: Η αναβάθμιση ενός συστήματος ERP χρειάζεται να προετοιμαστεί σωστά, να προγραμματιστεί ρεαλιστικά και να παρακολουθείται τακτικά, ώστε να επιλύονται άμεσα οι δυσκολίες που τυχόν προκύψουν. Στη δική μας περίπτωση όλα λειτούργησαν ομαλά, τηρώντας τόσο το χρονοδιάγραμμα όσο και τον προϋπολογισμό. Η βασική δυσκολία ενός τέτοιου εγχειρήματος προέρχεται, κυρίως, από την αναμενόμενη «αντίσταση» των χρηστών στην αλλαγή, την οποία φροντίσαμε και αντιμετωπίσαμε εγκαίρως, εμπλέκοντάς τους στο έργο από νωρίς, καθώς και με επιπλέον εκπαίδευση όπου απαιτήθηκε.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους που θα κληθούν να εγκαταστήσουν (ή να αναβαθμίσουν) ένα ERP;

Κώστας Σμυρλής: Για την επιτυχή υλοποίηση ενός συστήματος ERP απαραίτητη προϋπόθεση είναι ο εντοπισμός και η καταγραφή των απαιτήσεων μέσα από έναν εκτεταμένο διάλογο και συμφωνία μεταξύ των εμπλεκομένων που πρέπει να προηγηθεί της υλοποίησης. Σκοπός είναι ο εντοπισμός των κρίσιμων παραγόντων για την επιτυχία του εγχειρήματος, καθώς και να εξασφαλιστεί η δέσμευση και η ενεργή συμμετοχή των χρηστών. Επίσης, θεωρώ ότι ο βασικότερος παράγοντας επιτυχίας είναι οι προσδοκίες της διοίκησης και η υποστήριξή της στο επίπεδο δεσμεύσεων και αλλαγών που έχουν προσυμφωνηθεί και πρέπει να υιοθετηθούν.

Τα βήματα που προτείνω για την επιτυχημένη επιλογή ενός συστήματος ERP είναι: * Διαμόρφωση επιτροπής αξιολόγησης, που να περιλαμβάνει και την ανώτερη διοίκηση αλλά και τους τελικούς χρήστες από τα διάφορα τμήματα. * Η αξιολόγηση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών, ώστε να προσδιοριστούν επακριβώς τόσο τα θετικά όσο και τα κενά που μπορούν να επιλυθούν με τη βοήθεια ενός συστήματος ERP. *Η ανάπτυξη των κριτηρίων αξιολόγησης των διαθέσιμων λύσεων και η ομαδοποίησή τους σύμφωνα με την επιχειρηματική σημασία τους. *Η πραγματοποίηση επαφών με έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων όσο και με έναν ειδικό προϊόντος από διαφορετικούς προμηθευτές. *Η δημιουργία καταλόγου υποψηφίων που ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησης. *Η οργάνωση παρουσιάσεων και demos για τα συστήματα ERP που προκρίθηκαν. Στις παρουσιάσεις αυτές ιδανικά θα πρέπει να υποβάλλονται ερωτήσεις που προκύπτουν από τις ανάγκες τους και να αξιολογηθεί πώς κάθε πωλητής αποκρίνεται σε αυτές. *Ο έλεγχος των συστάσεων κάθε υποψήφιου προμηθευτή.


Στο «σύννεφο» είναι …καλύτερα

Ο Κώστας Αλεξίου, Marketing & Operations της Altex S.A. καταγράφει τις εμπειρίες από την πρόσφατη υλοποίηση ενός έργου ERP στην εταιρεία του, αλλά και τα οφέλη που πιστεύει ότι θα αποκομιστούν από αυτό.

netweek: Γιατί αποφασίσατε να στραφείτε σε μια λύση Cloud ERP και όχι στο κλασικό ERP;

Κώστας Αλεξίου: Δύο ήταν οι κυριότεροι λόγοι που μας ώθησαν να στραφούμε σε μια λύση Cloud ERP: Το χαμηλότερο κόστος αδειών και η εύκολη πρόσβαση από παντού. Βέβαια, εκτός από τα οφέλη υπάρχουν και κάποια μειονεκτήματα, όπως είναι το αυξημένο κόστος της οπτικής ίνας που χρειάζεται για την υποστήριξη αυτής της λύσης μέσω του Internet. Ωστόσο, τα οφέλη συνολικά υποσκιάζουν τα όποια μειονεκτήματα.

netweek: Ποια ήταν τα κριτήρια επιλογής της λύσης Cloud ERP που χρησιμοποιείται στην επιχείρησή σας; Πόσο ευέλικτη είναι αυτή η λύση ERP;

Κώστας Αλεξίου: Καταρχάς, είχαμε πάρει την απόφαση να αλλάξουμε το πρόγραμμα ERP που χρησιμοποιούσαμε παλιότερα. Καταλήξαμε στη συγκεκριμένη επιλογή γιατί υπήρχε καλό κλίμα συνεργασίας με την εταιρεία που υλοποιεί το έργο, ενώ μας άρεσε και το εξελιγμένο επίπεδο reporting που χρησιμοποιείται στο συγκεκριμένο πρόγραμμα. Ο σχεδιασμός της λύσης έγινε με τη συνεργασία όλων των τμημάτων της επιχείρησης, μέσα από μια πληθώρα ραντεβού και συναντήσεων με την εταιρεία που ανέλαβε την υλοποίησή της. Στόχος ήταν η λύση να σχεδιαστεί κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να μπορεί αυτή να καλύψει όλες τις ανάγκες της εταιρείας μας σε ορίζοντα εξαετίας. Εμείς δώσαμε τις κατευθυντήριες γραμμές, ενώ η υλοποίηση έγινε και γίνεται ακούγοντας συμβουλές, με βάση τα best practices αντίστοιχων υλοποιήσεων σε άλλες εταιρείες.

netweek: Πόσο δύσκολη ήταν η μετάβαση από το παλιό στο νέο σύστημα;

Κώστας Αλεξίου: Αυτή τη στιγμή και τα δύο συστήματα λειτουργούν παράλληλα. Αυτό μας βοηθάει ώστε να αντιμετωπίζουμε τις όποιες δυσκολίες προκύπτουν.

netweek: Ποιες είναι οι κύριες δυσκολίες που αντιμετωπίσατε;

Κώστας Αλεξίου: Τα όποια προβλήματα εμφανίζονταν αντιμετωπίζονταν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι κυριότερες δυσκολίες που αντιμετωπίσαμε αφορούσαν τους custom προγραμματισμούς που έπρεπε να γίνουν με βάση συγκεκριμένες διαδικασίες μας (π.χ. πώς λειτουργεί η εφοδιαστική αλυσίδα με τους προμηθευτές, πώς γίνεται το data entry, παραμετροποιήσεις για την κωδικοποίηση των ειδών και τι σημαίνει αυτή κ.λπ.).

Επιπλέον, αντιμετωπίζουμε ακόμα κάποια προβλήματα με τη σύνδεση στο Internet - ορισμένες φορές το πρόγραμμα «κολλάει» γιατί ακόμα δεν έχει υλοποιηθεί η οπτική ίνα, κάτι που αναμένεται να ολοκληρωθεί μέσα στον επόμενο μήνα. Τέλος, το όλο σύστημα δεν έχει ρυθμιστεί ακόμα πλήρως, αλλά αυτό γίνεται κάθε μέρα, καθώς εργάζονται ακόμα άνθρωποι του integrator για να το φέρουν εις πέρας. Λάβετε υπόψη ότι το έργο ξεκίνησε πριν από δύο μήνες και ακόμα υπάρχει αρκετή δουλειά που πρέπει να γίνει. Για παράδειγμα, οι λιανικές έχουν δουλέψει, ενώ τώρα βρισκόμαστε στη φάση όπου στήνουμε (τις επικοινωνίες) στα κεντρικά με τα third party logistics και έρχονται στο σύστημα οι διαδικασίες παραλαβών.

netweek: Πότε εκτιμάτε ότι θα υλοποιηθεί το έργο;

Κώστας Αλεξίου: Για να είναι πλήρως λειτουργικό και στο επίπεδο που θέλουμε εμείς και για να είναι οι χρήστες πλήρως εκπαιδευμένοι και να λειτουργεί, πλέον, κανονικά και με ταχείς ρυθμούς εκτιμώ ότι θα χρειαστούμε τουλάχιστον 4-5 μήνες ακόμα. Πιστεύω ότι όταν ολοκληρωθεί το έργο θα δούμε και την πραγματική του αξία. Σε ένα χρόνο από τώρα εκτιμώ ότι θα είμαστε σε ένα πολύ καλό επίπεδο και θα μπορούμε να βγάλουμε ασφαλή συμπεράσματα. Αναμφίβολα, η υλοποίηση του έργου αποτελεί μια επίπονη διαδικασία γενικώς, αλλά αυτό το γνωρίζαμε από την αρχή.


Η σωστή εγκατάσταση ενός ERP χρειάζεται τρόπο

O Γιώργος Χαψής, Υπεύθυνος Μηχανογράφησης της Μπακατσέλου Δ. Υιοί Α.Ε., παραθέτει στο netweek την εμπειρία του από την πρόσφατη υλοποίηση ενός έργου ERP στον οργανισμό του, αναλύοντας τις προκλήσεις που αντιμετώπισαν κατά τη διάρκεια υλοποίησης ενός τέτοιου σημαντικού έργου.

netweek: Για ποιο λόγο αποφασίσατε να εγκαταστήσετε ένα νέο σύστημα ERP στην εταιρεία σας; Σε ποια οφέλη αποσκοπούσατε;

Γιώργος Χαψής: Τα τελευταία χρόνια, με φόντο την οικονομική κατάσταση της αγοράς, βρεθήκαμε μπροστά στην ανάγκη να εξοπλιστούμε με ένα νέο ευέλικτο σύστημα ERP, το οποίο δεν θα διέθετε περιορισμούς στην παραμετροποίηση του, με σκοπό αφενός τη μείωση του κόστους και τη συμπίεση του χρόνου των διαδικασιών και αφετέρου την εύκολη και γρήγορη πληροφόρηση, για το σύνολο των επιχειρησιακών μονάδων της επιχείρησης. Άλλωστε, οι συνεχείς αλλαγές στον κλάδο μας επιβάλουν την ευελιξία των μηχανογραφικών υποδομών και την ταχύτατη προσαρμογή τους σε νέα συνεχώς μεταβαλλόμενα, δεδομένα.

netweek: Ποια ήταν τα κριτήρια επιλογής της λύσης ERP που χρησιμοποιείτε στην εταιρεία σας; Πόσο ικανοποιημένοι είστε από την εταιρεία που υλοποίησε το έργο, αλλά και από την επίτευξη των αρχικών στόχων του έργου;

Γιώργος Χαψής: Οι βασικοί άξονες επιλογής ήταν η εύκολη παραμετροποίηση, το φιλικό περιβάλλον προς τον χρήστη, η ολοκληρωμένη και χωρίς περιορισμούς online πληροφόρηση και το χαμηλό κόστος κτήσης και υποστήριξης. Εξετάζοντας όλες αυτές τις παραμέτρους επιλέξαμε, τελικά, μια ελληνική εφαρμογή από μια εταιρεία με μεγάλη εμπειρία στο προϊόν που επιλέξαμε, που διαθέτει τεχνογνωσία από αντίστοιχες και μεγαλύτερες από τη δική μας εγκαταστάσεις.

netweek: Ποιες ήταν οι κυριότερες προκλήσεις και σημαντικότερες δυσκολίες που αντιμετωπίσατε κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου; Σε τι φάση βρίσκεται το έργο και πότε αναμένεται να υλοποιηθεί;

Γιώργος Χαψής: Οι κυριότερες προκλήσεις που αντιμετωπίσαμε ήταν ο χρόνος υλοποίησης, η προσαρμογή των χρηστών και η διασύνδεση με τα υπόλοιπα μηχανογραφικά συστήματα. Σε λιγότερο από 45 μέρες κληθήκαμε να καταγράψουμε όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης, να τις βελτιώσουμε με γνώμονα την απλότητα και την ταχύτητα και να τις αναλύσουμε στους συμβούλους, ώστε να υλοποιηθούν και έπειτα να αξιολογηθούν από τα στελέχη της επιχείρησης. Η διαδικασία της εκπαίδευσης έγινε ταυτόχρονα με την υλοποίηση, με σκοπό να εκμεταλλευτούμε την εμπειρία του κάθε χρήστη προς όφελος της εφαρμογής. Τέλος, η διασύνδεση με το WMS της εταιρείας και την υπόλοιπη μηχανογραφική υποδομή έγινε τις τελευταίες μέρες πριν την μεταφορά του συστήματος σε παραγωγικό περιβάλλον. Αυτή τη στιγμή το έργο έχει ολοκληρωθεί και βρισκόμαστε στη διαδικασία αξιολόγησης και προσαρμογής των πρώτων πραγματικών δεδομένων από το πληροφοριακό σύστημα της εφαρμογής στην υποδομή της εταιρείας μας.

netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους που θα καλούνταν να υλοποιήσουν ένα αντίστοιχο έργο; Τι θα πρέπει να προσέξουν; Τι στρατηγική εκτιμάται ότι θα πρέπει να ακολουθήσουν;

Γιώργος Χαψής: Σε κάθε αντίστοιχο έργο πιστεύω πως τον πρώτο ρόλο έχει η σωστή και σε βάθος κατανόηση των στόχων και των διαδικασιών από τη Διεύθυνση Πληροφορικής και η μετέπειτα ανάλυση και απλοποίησή τους, έτσι ώστε η κάθε λειτουργία να εξυπηρετεί και να βοηθά τους χρήστες και την επιχείρηση, χωρίς να τους αποσπά από τους στόχους και το αντικείμενο της εργασίας τους και χωρίς να δημιουργεί επιπλέον φόρτο εργασίας.

netweek (T. 362)
« 1 2 3 4 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778