Μια εναλλακτική «συνταγή» για την επιτυχία των έργων Πληροφορικής, προτείνει την εστίαση στη χρήση και όχι στην υλοποίησή τους.

Αν και τα τελευταία χρόνια έχουν σημειωθεί σημαντικές εξελίξεις όσον αφορά τις δυνατότητες της τεχνολογίας, δεν έχουμε δει ακόμα τον ανάλογο αντίκτυπο όσον αφορά τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Μέσα σε μια προσπάθεια να ανακαλύψουν τα αίτια πίσω από αυτή την «ανισότητα,» οι καθηγητές Donald A. Marchand του IMD (International Institute for Management) και Joe Peppard  του Cranfield School of Management εξέτασαν κάποιες εκατοντάδες επιτυχημένων και αποτυχημένων έργων Πληροφορικής.

Το συμπέρασμα της έρευνας των δύο καθηγητών είναι ότι χρειάζεται μια διαφορετική προσέγγιση προκειμένου ένα έργο ΙΤ να είναι πραγματικά επιτυχές. Προς αυτό το σκοπό, προτείνουν το μοντέλο Design-for-Use (D4U) ως μια εναλλακτική στο παραδοσιακότερο Design-to-Build (D2B).
Ακολουθεί μια σύντομη ανάλυση των τεσσάρων βασικών χαρακτηριστικών του μοντέλου D4U.

1. Εστιάστε στη χρήση της τεχνολογίας, και όχι στην εγκατάστασή της
To μοντέλο D2B δίνει έμφαση στην εγκατάσταση της τεχνολογίας και όχι στον τρόπο με τον οποίον οι χρήστες χρησιμοποιούν το ΙΤ και την πληροφορία ώστε να διεκπεραιώσουν καθήκοντα και διαδικασίες σχετικές με το business.

Αυτή είναι μια κρίσιμη διαφορά που εξηγεί το λόγο αποτυχίας -ή, περιορισμένης επιτυχίας- κάποιων έργων ΙΤ. Οι τυπικές μετρικές αποτίμησης της επιτυχίας ενός έργου -η έγκαιρη ολοκλήρωσή του, χωρίς υπερβάσεις προϋπολογισμού και σύμφωνα με τις προδιαγραφές- δεν εγγυώνται την υλοποίηση των προσδοκώμενων οφελών.

Η εγκατάσταση λύσεων τεχνολογίας χωρίς παράλληλη εστίαση στον ανθρώπινο παράγοντα και στις αλλαγές που συνεπάγονται σε επίπεδο λήψης αποφάσεων μοιάζει με το χτίσιμο ενός εργοστασίου χωρίς την κατανόηση του πώς αυτό θα χρησιμοποιηθεί. Οι ομάδες που λειτουργούν στο πλαίσιο του D2B συμβουλεύονται τους χρήστες σχετικά με τις τεχνικές παραμέτρους που συνεπάγεται η χρήση του συστήματος, αλλά όχι σχετικά με το πώς αλλάζει η συμπεριφορά των ανθρώπων ώστε να κάνουν καλύτερη αξιοποίηση της πληροφορίας στην εργασία τους.

Η εστίαση στην αξία που προκύπτει μέσα από τη χρήση θα πρέπει να θίγει τόσο τις τεχνικές, όσο και τις συμπεριφοριακές και νοητικές δεξιότητες. Δυστυχώς, σε πολλές επιχειρήσεις, η διοίκηση υποθέτει ότι το προσωπικό θα χρησιμοποιήσει την τεχνολογία εφόσον αυτή εγκατασταθεί και η πεποίθηση αυτή έχει σαν αποτέλεσμα την αδυναμία προσδιορισμού της πραγματικής χρήσης του νέου συστήματος.

Αξιολογώντας ένα έργο Πληροφορικής όχι μόνο βάσει του χρόνου, του κόστους και του εύρους του, αλλά και βάσει της χρήσης, της μάθησης και της αξίας, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποφύγουν τις «αποτυχημένες επιτυχίες,» όπου η τεχνολογία εγκαταστάθηκε σωστά, αλλά δεν απέφερε επιχειρηματική αξία.

2. Κάντε έναν συγκεκριμένο, και όχι αφηρημένο, σχεδιασμό
Ενας παράγοντας που χαρακτηρίζει πολλά επιτυχημένα έργα είναι η εστίαση σε σχεδιασμό της πληροφορίας για συγκεκριμένους ανθρώπους, σκοπούς και πλαίσια.

Στη λογική του D4U, η συμπεριφορά και η δράση αποτελούν την κεντρική εστίαση του ίδιου του σχεδιασμού. Στην σκέψη του χρήστη της πληροφορίας κυριαρχούν ερωτήματα όπως «Γιατί αντέδρασε άσχημα ο πελάτης όταν ο πωλητής του παρουσίασε την πληροφορία με αυτόν τον συγκεκριμένο τρόπο;» και «Ποιες πληροφορίες ενδιαφέρεται να ακούσει ένας βιαστικός πελάτης και ποιες και ο πελάτης που έχει περισσότερο χρόνο για να συζητήσει σχετικά με το προϊόν;» Ετσι, η εστίαση του D4U αφορά την ανακάλυψη των τρόπων παρουσίασης της πληροφορίας που είναι σε συμφωνία με τους στόχους του χρήστη (τόσο του πωλητή, όσο και του πελάτη).

Μια βασική αρχή του D4U είναι το να καθιστά πιο ξεκάθαρες τις σχέσεις αιτίου-αποτελέσματος: τραβά την προσοχή σε αποτελέσματα που απασχολούν τον χρήστη της πληροφορίας και δείχνει το πώς πράγματα που βρίσκονται μέσα στη σφαίρα ελέγχου του χρήστη μπορούν να προκαλέσουν αλλαγές.  Οι σχέσεις αιτίου-αποτελέσματος και ο βαθμός λεπτομέρειας με την οποία παρουσιάζονται, υπόκεινται σε προσαρμογή ανάλογα με τις ανάγκες του χρήστη.

Οταν, για παράδειγμα, αποτυπώνουν τη σχέση μεταξύ της αντοχής των μηχανημάτων και του κόστους επανεργασίας, ο χρονικός ορίζοντας και η κλίμακα των αποτελεσμάτων θα παρουσιαστούν με διαφορετικό τρόπο στον υπεύθυνο επίβλεψης της παραγωγής απ’ ότι στον Chief Operating Officer (COO), επειδή ο COO θα πρέπει να αναγνωρίζει τους διαφορετικούς «μοχλούς» που χρησιμοποιούνται προκειμένου να προκληθεί αλλαγή στις μεθόδους κατασκευής.

Από την προοπτική του παραδοσιακού σχεδιασμού της τεχνολογίας, βασικό σημείο δύναμης του D2B είναι ότι υποστηρίζει την αναγωγή από τα πολλά και σύνθετα προβλήματα του πραγματικού κόσμου σε ένα γενικευμένο μοντέλο δεδομένων και λειτουργικοτήτων. Η λογική του D4U απασχολείται με την αντίστροφη διαδικασία: τη μετατροπή αφηρημένων δεδομένων σε συμπαγή απεικόνιση η οποία και χρησιμεύει στην απάντηση σε συγκεκριμένα, πρακτικά προβλήματα.


3. Εστιάστε στο επιχειρηματικό ρίσκο και όχι στο ρίσκο παράδοσης του έργου
Ενας τρίτος παράγοντας που διαφοροποιεί την προσέγγιση D4U είναι ο τρόπος με τον οποίο προσδιορίζει και διαχειρίζεται το ρίσκο. Το συμβατικό IT project management εστιάζει σχεδόν αποκλειστικά σε παράγοντες που απειλούν την επιτυχή λειτουργία του συστήματος πληροφορίας. Συνήθως, στην καταγραφή των ρίσκων ενός έργου Πληροφορικής πρωταγωνιστούν οι «εσωτερικοί» κίνδυνοι όπως, για παράδειγμα, η μη-έγκαιρη παράδοση του hardware.

Οταν συνυπολογίζονται οι εξωτερικοί παράγοντες, εστίαση δίνεται συνήθως σε εκείνους που επηρεάζουν τις πιθανότητες επιτυχίας του έργου. Η αποστροφή του κινδύνου είναι εμφανής και στη διαχείριση κινδύνου των έργων D2B, όπου δίνεται έμφαση στην ελαχιστοποίηση της πιθανότητας να συμβεί οτιδήποτε που μπορεί να ανατρέψει την προγραμματισμένη παράδοση του έργου.

Η προοπτική του D4U δεν θέτει στο επίκεντρό της το έργο προκειμένου να αποτιμήσει το ρίσκο, παρά εστιάζει στη διαχείριση του συνολικού επιχειρηματικού ρίσκου. Επίσης, σαν συνέπεια του παραπάνω, εισάγει και ένα στοιχείο συμπεριφοράς που διερευνά τον κίνδυνο μέσα από τη διαδικασία του D4U. Μπορεί, για παράδειγμα, να διενεργεί διάφορα «πειράματα» και δοκιμές με νέους σχεδιασμούς πληροφορίας, σε ένα ελεγχόμενο περιβάλλον, προκειμένου να αξιολογήσει εάν ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό ρίσκο μπορεί να μειωθεί.

4. Επιζητήστε την επισήμανση των σχέσεων και των συνδέσεων
Το εύρος του έργου σχετίζεται στενά με το ρίσκο του έργου. Δεν είναι ασυνήθιστο, για παράδειγμα, για έναν υπεύθυνο έργου να αλλάξει τον προσανατολισμό του έργου προκειμένου να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο της καθυστερημένης παράδοσης των συστημάτων (και πάλι, μιλάμε για μια εκτίμηση του κινδύνου η οποία επικεντρώνει στο έργο).

Ο προσδιορισμός του εύρους του έργου αντιμετωπίζεται σαν μια ορθή πρακτική διαχείρισης έργου, η οποία διασφαλίζει ότι το σύστημα μπορεί να απομονωθεί από άλλα στοιχεία, ώστε η προσπάθεια να είναι επικεντρωμένη.

Οπου δεν είναι δυνατός ο διαχωρισμός των IT project από άλλα events, αναγνωρίζονται οι σχέσεις αλληλεξάρτησης και υπόκεινται σε διαχείριση σα να επρόκειτο για κινδύνους έργων. Η προσέγγιση D4U, αντιθέτως, αντιμετωπίζει τις συνδέσεις μεταξύ προσώπων και γεγονότων σαν το βασικό κίνητρο για χρήση της πληροφορίας.

Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν την πληροφορία σαν εργαλείο στις κοινωνικές τους αλληλεπιδράσεις (για να πείσουν, για παράδειγμα, τους άλλους για την εγκυρότητα των επιχειρημάτων τους) και για να κατανοήσουν τις σχέσεις μεταξύ των ιδίων και των πράξεών τους όπως επίσης και τις σχέσεις μεταξύ των άλλων ανθρώπων και των πράξεών τους. (για παράδειγμα, «ποιοι πελάτες θα αγοράσουν περισσότερο αν διαφημιστούμε με αυτόν τον τρόπο;»).

Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός της πληροφορίας είναι εφικτός μόνο εφόσον γίνουν κατανοητές αυτές οι συνδέσεις γιατί αυτές αποτελούν και το λόγο για τον οποίον αναζητά και χρησιμοποιεί κανείς την πληροφορία. Αν και, όπως και στην περίπτωση του BI και των analytics, η σύνδεση των θραυσμάτων δεδομένων παίζει κρίσιμο ρόλο, οι πρωτοβουλίες  D4U δείχνουν ιδιαίτερη προσοχή στο θέμα της δημιουργίας ενιαίας εικόνας σχετικά με την επιχειρηματική δραστηριότητα και τα σχέδια για επιχειρηματικές αλλαγές.

Αν και ένα έργο D4U έχει συνήθως μια συνολική στρατηγική κατεύθυνση, στόχος του είναι να παρέχει στους εμπλεκόμενους μια πιο συνολική και ενοποιημένη προσέγγιση της δουλειάς τους. Η καινοτομία στο πεδίο της πληροφορίας και η ανακάλυψη καλύτερων τρόπων αξιοποίησής της είναι μια διαδικασία που προϋποθέτει δοκιμές και λάθη.

Επειδή η προσέγγιση D4U εστιάζει στην ποιότητα, έχει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα σαν συνεχής επιχειρηματική δραστηριότητα παρά σαν κάτι που γίνεται μία φορά και τελειώνει. Αντιθέτως, η παραδοσιακή προσέγγιση, που εστιάζει στους χρόνους παράδοσης, στο κόστος και στο εύρος, θεωρείται αντιπαραγωγική.