netweek - Βελτιστοποιώντας την αξία των (ΙΤ) επενδύσεων

Παρασκευή, 26 Μαΐου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Management

Βελτιστοποιώντας την αξία των (ΙΤ) επενδύσεων

8 Μαΐου 2015 | 14:31 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Analysts' Corner

Σε μια πρόσφατη έρευνα της, η Gartner συμβουλεύει τους CIOs και τους ηγέτες του IT για το πώς μπορούν να κάνουν σημαντικές προόδους για τη βελτιστοποίηση της αξίας των επενδύσεων που απαιτούν την εμπλοκή του ΙΤ.

Οι επενδύσεις που απαιτούν τη συμμετοχή του ΙΤ περιλαμβάνουν όλα τα έργα, στα οποία το hardware, το software, οι τηλεπικοινωνίες, το προσωπικό της Διεύθυνσης Πληροφορικής και οι υπηρεσίες ΙΤ αντιπροσωπεύουν ένα σημαντικό ποσοστό της συνολικά απαιτούμενης χρηματοδότησης. Τα σημεία που πρέπει να προσεχθούν για να επιτευχθεί η βελτιστοποίηση των επενδύσεων αυτής της φύσης είναι τα εξής:

Διαχειριζόμενη αλλαγή
H διαχειριζόμενη αλλαγή (managed change) – οριζόμενη ως η διαδικασία αναγνώρισης και στη συνέχεια εφαρμογής νέων ιδεών, δηλαδή η διαδικασία εξέλιξης των εταιρειών - αποτελεί την πιο στρατηγική διεργασία σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Ο καθορισμός και η αναγνώριση της σημασίας αυτής της διαδικασίας μπορεί να κερδίσει την προσοχή που απαιτείται από τη διοίκηση, ώστε να γίνουν οι απαιτούμενες αλλαγές για τη βελτιστοποίηση των επενδύσεων, στις οποίες εμπλέκεται το ΙΤ. Αν δεν δοθεί στη διαχειριζόμενη αλλαγή η πρέπουσα σημασία, η εκτελεστική εξουσία δεν θα υποστηρίξει τις αλλαγές κουλτούρας που θα χρειαστούν να γίνουν και η απόδοση των επενδύσεων θα κυμανθεί στα επίπεδα της μετριότητας.

Kακός σχεδιασμός της έκθεσης επιχειρησιακής σκοπιμότητας έργου
Ο σημαντικότερος λόγος για την ανεπαρκή απόδοση των επενδύσεων που απαιτούν τη συμμετοχή του ΙΤ έχει να κάνει κυρίως με τον κακό σχεδιασμό της έκθεσης επιχειρησιακής σκοπιμότητας έργου και όχι με ελλειπή σχεδιασμό ή κακή εκτέλεση του project. Σύμφωνα με την Gartner, το μέσο ποσοστό επιτυχίας των projects ανέρχεται στο 78%. Τα περισσότερα ηγετικά στελέχη πιστεύουν ότι ο λόγος γι’ αυτό είναι η κακή διαχείρισή των έργων. Ωστόσο, η πραγματική αιτία είναι ο ελλιπής σχεδιασμός επιχειρησιακής σκοπιμότητας πριν την έγκριση του project, είναι το γεγονός ότι δεν έχει γίνει η προκαταρκτική εργασία που απαιτείται για την επιτυχία του project. To «Ready, fire, aim» είναι η προσέγγιση που οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν για το σχεδιασμό της έκθεσης επιχειρησιακής σκοπιμότητας έργου. Ένα άλλο αγαπημένο σλόγκαν που ακούγεται συχνά είναι το «Θα δούμε πώς θα πάει στην πορεία». Όσοι ακολουθούν τέτοιου είδους προσεγγίσεις θα δουν να αυξάνεται κατά 40% το ετήσιο κόστος των δαπανών τους για projects .

Σωστός διαμοιρασμός της ευθύνης επιτυχίας του project
H ευθύνη για την επιτυχία του project πρέπει να διαμοιραστεί κατάλληλα μεταξύ του ΙΤ και της υπόλοιπης επιχείρησης, ώστε να βελτιστοποιηθεί η αξία των επενδύσεων, στις οποίες εμπλέκεται το ΙΤ. Μόνο οι επηρεαζόμενοι υπεύθυνοι των επιχειρησιακών διεργασιών μπορούν να καρπωθούν τα οφέλη μιας τέτοιας επένδυσης. To IT είναι υπεύθυνο μόνο για την έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου, εντός προϋπολογισμού και με την ποιότητα που απαιτείται. Καθώς το ΙΤ δεν έχει αρμοδιότητες σε επιχειρηματικές διεργασίες εκτός της εμβέλειας του, αν επιχειρήσει να αναλάβει την ευθύνη για την επιτυχία ενός project, τότε τα επιδιωκόμενη οφέλη θα τεθούν σε κίνδυνο και η μετριότητα του project θα είναι δεδομένη.

Ποσοτικοποίηση ωφελειών της επένδυσης
Όλα τα οφέλη της επένδυσης χρειάζεται να ποσοτικοποιηθούν στην έκθεση επιχειρησιακής σκοπιμότητας έργου, για να είναι εφικτή η βελτιστοποίηση της αξία των επενδύσεων που απαιτούν την εμπλοκή του ΙΤ. Αν τα οφέλη δεν είναι ποσοτικοποιημένα πριν την έναρξη του project, δεν υπάρχει τρόπος να διαπιστώσει κανείς πόσο επιτυχημένη ήταν μια επένδυση και ενδέχεται να δαπανηθούν χρήματα χωρίς λόγο. Αυτή αποτελεί την πιο απλή και πιο σημαντική αιτία για τη ανεπαρκή απόδοση της επένδυσης σε ένα project.

Επέκταση των μετρήσεων απόδοσης για την ποσοτικοποίηση των ωφελειών
Είναι απαραίτητο να επεκταθούν οι μετρήσεις απόδοσης που χρησιμοποιούνται για την ποσοτικοποίηση των ωφελειών μιας επένδυσης - πέρα από τις λογιστικές μετρήσεις. Η χρήση δεικτών οικονομικής απόδοσης είναι απαραίτητη για την ποσοτικοποίηση όλων των ωφελειών για τις διαφορετικές επενδύσεις που απαιτεί το ΙΤ. Ο περιορισμός των μετρικών που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του ROI στις λογιστικές, καταπνίγει την καινοτομία εξαλείφοντας τις επενδύσεις που φέρνουν σημαντικά οφέλη, τα οποία, ωστόσο, παραβλέπονται, από μια λογιστική προοπτική. Το 80% της αγοραστικής αξίας των εταιρείας του δείκτη Standard & Poor’s 500 του αμερικανικού χρηματιστηρίου δεν μπορεί να μετρηθεί με λογιστικές μετρήσεις.

Αποτίμηση αποτελεσμάτων σε χρήμα
Οι χρησιμοποιούμενες μετρήσεις απόδοσης χρειάζεται να συνδέονται με τις λογιστικές μετρήσεις, ώστε να μπορεί να καθοριστεί η αξία της επένδυσης. Τα επιχειρηματικά αποτελέσματα πρέπει να υπολογίζονται με μετρήσεις απόδοσης που είναι μαθηματικά συνδεδεμένες με τις λογιστικές μετρήσεις. Η εστίαση στα επιχειρηματικά αποτελέσματα αποτελεί μια καλή αρχή, αλλά έως ότου τα αποτελέσματα αποτιμηθούν σε χρήματα, δεν υπάρχει τρόπος να εκτιμηθεί το αποτέλεσμα της επένδυσης.

Έγκαιρη ανακάλυψη των ειδικών στόχων του project
Η έγκαιρη ποσοτικοποίηση και κεφαλαιοποίηση των ωφελειών οδηγεί στην ανακάλυψη των ειδικών στόχων του έργου πριν την έναρξή του. Αν η ανακάλυψη των ειδικών στόχων δεν γίνει στη φάση σχεδιασμού, θα γίνει στην εκτελεστική φάση του project. Σε μια τέτοια περίπτωση, η ανακάλυψη των ειδικών στόχων θα γίνει μετά την έναρξη του project, δημιουργώντας πρόσθετο ρίσκο, καθώς τα οφέλη του project μπορεί να μην υπερβαίνουν το κόστος και να υπάρχει, έτσι, αναίτια σπατάλη (χρήματα).

Αποτίμηση ωφελειών έργου
Η αποτίμηση των ωφελειών έργου μετά την ολοκλήρωσή του (benefit realization) είναι απαραίτητη για να γίνει εφικτή η βελτιστοποίηση της αξίας των επενδύσεων σε έργα που απαιτούν τη συμμετοχή του ΙΤ. Το benefit realization αποτελεί το βρόχο ανάδρασης της διαχειριζόμενης αλλαγής. Χωρίς αυτό το feedback, η βελτιστοποίηση της αξίας που φέρνει ένα έργο δεν μπορεί να καθοριστεί.

Η αποτίμηση ωφελειών δεν πρέπει να γίνεται τιμωρητικά
Ο πρωταρχικός στόχος της διαδικασίας αποτίμησης ωφελειών είναι να προσφέρει πληροφόρηση, η οποία χρησιμοποιείται για τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας της διαχειριζόμενης αλλαγής. Η επιβολή τιμωρίας για την επίτευξη μη βέλτιστων επιδόσεων αποθαρρύνει την ανάληψη ρίσκου, κάτι που μειώνει την αξία των επενδύσεων σε έργα που απαιτούν το ΙΤ. Θα λέγαμε ότι υπάρχει μια τάση τα ανώτερα στελέχη να μπαίνουν στον πειρασμό – και ειδικά τα ανώτερα οικονομικά στελέχη – να τιμωρούν τους σπόνσορες των projects και τους project managers για μέτρια αποτελέσματα σε έργα. Αυτή η τακτική, ωστόσο, καταστρέφει τη συνεχή προσπάθεια βελτίωσης, παραμελώντας, παράλληλα, τη διαδικασία εκμάθησης.

Όλα όσα αναφέραμε παραπάνω ισχύουν και εφαρμόζονται σε όλες τις επενδύσεις που απαιτούν την εμπλοκή του ΙΤ, από τη συμμόρφωση έως την ψηφιακή επιχείρηση. Η αξία οποιαδήποτε αλλαγής επιφέρεται από ένα έργο μπορεί να εκτιμηθεί απλά όταν έχει κανείς κατά νου ότι υπάρχουν δύο, τουλάχιστον, δρόμοι μπροστά του o ένας, στον οποίο δεν χρειάζεται να γίνει κάποια αλλαγή και ο δεύτερος, ο οποίος οδηγεί σε μία ή περισσότερες αλλαγές. Ανάλογα με την εκάστοτε περίπτωση θα πρέπει ο καθένας να χρησιμοποιήσει τα εργαλεία που αναφέραμε παραπάνω για να επιλέξει ποιον από τους δύο δρόμους θα ακολουθήσει.

netweek (T. 365)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778