Στην περιγραφή της στρατηγικής που ακολουθεί μια Διεύθυνση Πληροφορικής αναφέρονται, συχνά, γενικοί στόχοι, μαζί με μια λίστα μέτρων τεχνολογικής φύσεως που πρέπει να παρθούν. Ωστόσο, πώς θα πρέπει να χαρτογραφείται μια IT στρατηγική, ώστε να εφαρμοστεί σωστά από μια επιχείρηση, πετυχαίνοντας το πολυπόθητο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα;
H στρατηγική αποτυπώνει τις προθέσεις της διοίκησης για την επιχείρηση. Στόχος της είναι να προσδώσει την απαιτούμενη σταθερότητα στην επιχείρηση και, ταυτόχρονα, να εξασφαλίσει την ανάπτυξη και επιβίωσή της.
Θεωρητικά, πρώτα σχεδιάζεται μια στρατηγική και μετά εφαρμόζεται. Αυτό που, ωστόσο, παρατηρείται στην πράξη είναι ότι δεν εφαρμόζεται πάντα η προσχεδιασμένη στρατηγική, αλλά μία που δεν ήταν εξαρχής προγραμματισμένη. Αυτό σημαίνει ότι η στρατηγική μπορεί να εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου και με εκ των υστέρων επεμβάσεις να αποκτά μια μορφή, διαφορετική από αυτήν που αποτελεί το αποτέλεσμα ενός ορθολογικού σχεδιασμού.
Υπάρχουν, βασικά, δύο μοντέλα για την ανάπτυξη μιας στρατηγικής: το planning model και το incremental model. Και τα δύο μοντέλα είναι ουδέτερα – δεν υπάρχει λάθος και σωστό – και τα δύο συμβάλλουν στην κατανόηση ανάπτυξης μιας στρατηγικής. Στο planning model, το οποίο ακολουθεί την παραδοσιακή προσέγγιση, η στρατηγική αποτελεί το αποτέλεσμα μιας συστηματικής ακολουθίας βημάτων. Αντιθέτως, το incremental model είναι περισσότερο ευέλικτο, καθώς χαρτογραφεί την εξέλιξη των στρατηγικών, καθώς αυτές εφαρμόζονται (προσαρμοσμένες στις εκάστοτε απαιτήσεις).
Για το σχηματισμό του πλαισίου εφαρμογής μιας IT στρατηγικής παίζει καταλυτικό ρόλο το IT Governance, το οποίο καθορίζει το πώς θα χρησιμοποιείται το ΙΤ σε μια επιχείρηση. Αυτό βοηθάει την επιχείρηση να ορίσει πώς επιθυμεί να εκμεταλλευτεί το δυναμικό του ΙΤ για την επίτευξη των στόχων της, μέσω της επεξεργασίας της πληροφορίας, σύμφωνα με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις (IT Demand) και τις δυνατότητες του ΙΤ (IT Supply).
Η απαιτούμενη διασύνδεση των πληροφοριών και εφαρμογών με τις επιχειρηματικές ανάγκες γίνεται μέσα από το IT Governance ή το IT Demand Management, τα οποία καθορίζουν, ουσιαστικά, το πώς θα συμβάλει η Πληροφορική στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.
Ευθυγράμμιση με την επιχείρηση
H επιχειρηματική στρατηγική και η στρατηγική του ΙΤ πρέπει να είναι αλληλένδετες και να «κουμπώνουν» μεταξύ τους (strategic fit). Η παραδοσιακή αντίληψη ότι η στρατηγική του ΙΤ πρέπει να περιορίζεται σε λειτουργικά ζητήματα είναι αρκετά περιορισμένη και παρωχημένη, καθώς δεν λαμβάνει υπόψη ότι το ΙΤ έχει φέρει επανάσταση στις επιχειρηματικές λειτουργίες, έχει μεταβάλλει τις αγορές με βιώσιμο τρόπο και δρα ως business enabler. Αν και αυτές δύο στρατηγικές δεν είναι πάντα ξεκάθαρα καθορισμένες, σχετίζονται άμεσα, με την ΙΤ στρατηγική να αποτελεί κομμάτι της επιχειρηματικής στρατηγικής.
Αν δεν υπάρχει μια ξεκάθαρη σύνδεση, τότε το ΙΤ καταχωρεί γενικούς στόχους που δεν είναι κατ΄ουσία στρατηγικοί, αλλά αφορούν τη λήψη μέτρων ή στοιχεία προϋπολογισμού. Όπως είναι, για παράδειγμα, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας με την εφαρμογή στάνταρ (π.χ. το ITIL), η μείωση του λειτουργικού κόστους μέσω της ενοποίησης συστημάτων ή της αγοράς νέου hardware και software κ.λπ.
Στο πλαίσιο της προετοιμασίας για την ανάπτυξη μιας IT στρατηγικής χρειάζεται, καταρχάς, να καθοριστεί το περιβάλλον εφαρμογής των υπηρεσιών του ΙΤ, να προσδιοριστεί η αξία που δίνουν στην επιχείρηση, όπως και τα οφέλη τους, η απαιτούμενη κατανομή πόρων και η διαχείριση ρίσκων. Οι στόχοι πρέπει να ευθυγραμμίζονται με την επιχειρησιακή στρατηγική.
Το επόμενο βήμα είναι να καταγραφεί η τρέχουσα χρήση του ΙΤ, όπως και εκείνα τα χαρακτηριστικά της στρατηγικής που οδηγούν σε διαφοροποίηση από τους ανταγωνιστές. Κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας σε αυτό είναι η ευθυγράμμιση του IT Supply και του IT Demand.
Ανάλυση κατάστασης
Ακολούθως αξιολογούνται όλα τα competencies (ικανότητες και πόροι του ΙΤ) και, μάλιστα, σε μια κλίμακα σύμφωνα με τα δυνατά και αδύνατα σημεία σχετικά με τους ανταγωνιστές, αλλά και το βασικό προσανατολισμό χρήσης του ΙΤ. Στην ανάλυση αυτή περιλαμβάνεται και η εκτίμηση του κόστους απόκτησης ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων και αντιμετώπισης των αδυναμιών.
Οι όποιες αποκλίσεις ή bottlenecks υπάρχουν χρειάζεται να εντοπιστούν και να ξεκαθαριστούν: Υπάρχουν αντικρουόμενα competencies; Υπάρχουν ικανότητες και πόροι του ΙΤ που δεν διαθέτονται ή δεν ζητούνται επαρκώς;
To επόμενο βήμα είναι η ανάλυση των εξωτερικών επιδράσεων στη μελλοντική χρήση των πληροφοριακών συστημάτων. Αυτό αφορά συγκεκριμένες εξελίξεις, τις επιδράσεις των οποίων μπορεί κανείς να προβλέψει με την IT στρατηγική. Βοήθεια σε αυτό μπορεί να προσφέρει η PESTLE προσέγγιση, η οποία δίνει μια συνολική εικόνα γα το περιβάλλον υπό πολλές διαφορετικές οπτικές γωνίες – το brainstorming ή οι προβλέψεις εξωτερικών παρατηρητών της αγοράς συμβάλουν σε αυτό.
Κάποιες ευκαιρίες και κίνδυνοι σχετίζονται με τη γενική χρήση του ΙΤ, κάποιες άλλες σε συγκεκριμένα competencies, όπως είναι τα Service Assets. Κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας εδώ είναι η αναγνώριση και η σωστή διαβάθμιση των σχετικών ευκαιριών και κινδύνων. Δεν υπάρχει ένας γενικός κανόνας, δεδομένου ότι οι προβλέψεις σχετίζονται πάντα με αβεβαιότητα.
Στρατηγικός σχεδιασμός
Υπάρχουν καθορισμένες επιλογές για την IT στρατηγική, με βάση το γενικό πλαίσιο, την ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης και των πιθανών εξελίξεων. Η επιχείρηση αξιολογεί πιθανές στρατηγικές ΙΤ και καθορίζει εκείνες που θα ήθελε να εφαρμόσει.
Κατά την αξιολόγηση λαμβάνονται υπόψη το κόστος και τα ρίσκα, όπως και πλεονεκτήματα της επιθυμητής θέσης που στοχεύει η υλοποίηση της στρατηγικής. Σε αυτό το σημείο απαιτείται δημιουργικότητα -η στρατηγική διαθέτει τα στοιχεία ενός παιχνιδιού σκέψης. Απαιτούνται, λοιπόν, πειθαρχία και σαφείς αποφάσεις για τα χαρακτηριστικά εκείνα που θα επιλεγούν για τη διαφοροποίηση της επιχείρησης έναντι του ανταγωνισμού, χωρίς να παραμελούνται σημαντικές λεπτομέρειες της υλοποίησης της στρατηγικής.
Για την υποστήριξη της IT στρατηγικής απαιτείται ένα βέλτιστα δομημένο έγγραφο τεκμηρίωσης. Όσο μεγαλύτερο είναι αυτό τόσο αποθαρρύνει τα ενδιαφερόμενα στελέχη να το διαβάσουν. Γι’ αυτό το λόγο η Gartner συστήνει το περιορισμό του εγγράφου τεκμηρίωσης της ΙΤ στρατηγικής σε 10-15 σελίδες, με το βασικό κορμό της να μπορεί να αποτυπωθεί μόλις σε μία σελίδα.
Όσον αφορά τη δομή του έγγραφου τεκμηρίωσης η Gartner προτείνει την εξής:
- Διαχείριση- Περίληψη
- Πλαίσιο εφαρμογής
- Επισκόπηση
- ΙT Demand
- IT Demand Management / IT Governance
- IT Supply
Tα δύο πρώτα sections αναφέρονται στις απαιτήσεις και τις παραδοχές για την IT στρατηγική, όπως και τον πυρήνα για την εφαρμογή της. Το IT Demand περιλαμβάνει τις επιχειρηματικές πτυχές, τους παράγοντες επιτυχίας και το πώς η στρατηγική χρήση του ΙΤ μπορεί να υποστηρίξει όλα αυτά.
Το IT Demand Management αξιολογεί σημαντικά χαρακτηριστικά του IT Governance – π.χ. αρχιτεκτονική των πληροφοριακών συστημάτων (δεδομένα και εφαρμογές) και ζητήματα υλοποίησής τους (portfolio management, χρηματοδότηση, sourcing και performance management) – όπως και τις αρχές εμπλοκής του ΙΤ.
To IT Supply περιγράφει το πώς η επιχείρηση προσφέρει στρατηγικά την ΙΤ υποστήριξη, ιδιαίτερα, δε, το πώς η αρχιτεκτονική των πληροφοριακών συστημάτων διαφέρει από εκείνη των ανταγωνιστών. Σε κάθε περίπτωση, πάντως, για την εφαρμογή της ΙΤ στρατηγικής θα πρέπει να καθοριστεί ένα πλάνο με εναλλακτικά σενάρια δράσης.
Εν κατακλείδι
Παλιότερα στόχος της στρατηγικής ήταν να προσφέρει στις επιχείρησης σταθερότητα και βιωσιμότητα μέσα από την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.
Σήμερα τα πράγματα είναι διαφορετικά, καθώς είναι πολύ σημαντική η απόκτηση ευελιξίας, ήτοι η ικανότητα της επιχείρησης να επωφελείται από τις συγκυρίες και τις τάσεις και να προσαρμόζει τη στρατηγική της βάσει αυτών.
Η χάραξη μιας μακροχρόνιας, σταθερής, στρατηγική καταρρίπτεται από τις νέες τεχνολογίες. Αυτό μειώνει, ταυτόχρονα, και τη σημασία του IT Supply: σήμερα, όλοι χρησιμοποιούν best practices, όλοι μπορούν να αποκτήσουν τις ίδιες υπηρεσίες σε χαμηλό κόστος (ένεκα του cloud).
Για να μπορέσει, λοιπόν, να διαφοροποιηθεί μια εταιρεία χρειάζεται να ακολουθήσει ένα διαφορετικό δρόμο από τον παραδοσιακό. Και πριν καθορίσει μια επιχείρηση πώς θα αξιοποιήσει στρατηγικά το ΙΤ για την επίτευξή των στόχων της, θα πρέπει να λάβει υπόψη της μια σημαντική παράμετρο: την ανθεκτικότητα, ήτοι το πώς θα εξασφαλίσει ότι ο δρόμος που θα ακολουθήσει δεν θα οδηγήσει σε αδιέξοδο.
Σίγουρα η αβεβαιότητα θα υπάρχει και αυτό είναι κάτι που δεν μπορεί να αποφευχθεί. Άλλωστε, αυτό είναι απόλυτα λογικά αν σκεφτεί κανείς τι είναι πραγματικά μια στρατηγική: μια …ασυνήθιστη προσέγγιση σε αφηρημένο επίπεδο.