netweek - Email archiving: Emails... σε τάξη

Σάββατο, 7 Δεκεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Industry

Email archiving: Emails... σε τάξη

9 Ιανουαρίου 2012 | 10:39 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: Special Reports

Email archiving: Emails... σε τάξη

Με το email να αποτελεί το κυρίαρχο μέσο επικοινωνίας και συνεργασίας των εταιρειών, μέσα από το οποίο μπορούν να διακινούνται ακόμα και εξαιρετικά κρίσιμες πληροφορίες, το email archiving αναδεικνύεται πια σε αναγκαιότητα.

Το email archiving αποτελεί πλέον μία πραγματικότητα για τις περισσότερες εταιρείες και οργανισμούς. Δεν έχει σημασία σε ποιον κλάδο ανήκετε ή πόσους υπαλλήλους έχετε - αν δεν κάνετε archiving διατρέχετε τον κίνδυνο να αντιμετωπίσετε νομικές κυρώσεις ή μεγάλα e-discovery πρόστιμα, αν εμπλακείτε σε μια αντιδικία. Και αν ανήκετε σε έναν κλάδο που διέπεται από αυστηρά κανονιστικά πλαίσια, όπως ο χρηματοοικονομικός, θα πρέπει να ακολουθήσετε αυστηρές απαιτήσεις, ενώ οι ποινές της μη συμμόρφωσης είναι ακόμη μεγαλύτερες.

Η επιλογή μιας λύσης email archiving επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένων εταιρικών, νομικών, κλαδικών και disaster recovery αναγκών.

Μία ολοκληρωμένη λύση δεν συμβάλλει μόνο στην ανταπόκριση σε εταιρικές, νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, αλλά επίσης βοηθάει τις εταιρείες να συμπληρώσουν/ ολοκληρώσουν τα υπάρχοντα email συστήματα και να επιτύχουν μία σειρά άλλων στόχων:
• Απλοποίηση της διαχείρισης του mailbox, συρρίκνωση του κόστους αποθήκευσης και μείωσης των backup παραθύρων
• Προστασία κρίσιμης επιχειρηματικής πληροφορίας και πνευματικής ιδιοκτησίας
• Ενίσχυση του νομικού εντοπισμού και επιβολή των εταιρικών email πολιτικών.

Οι τάσεις
Νέοι νόμοι και κανονιστικά πλαίσια συνεχίζουν να επιδρούν στην επικοινωνία μέσω email, καθώς επίσης και περιορισμοί στο storage και ανησυχίες για την παραγωγικότητα. Ολα αυτά οδηγούν στην ανάγκη υλοποίησης λύσεων email archiving. Παρακάτω παραθέτουμε κάποιες από τις τρέχουσες κορυφαίες τάσεις γύρω από το email archiving.

Πρόσβαση στα αρχεία email εν είδη απεριόριστου mailbox: Το email archiving είναι ένα πολύτιμο εργαλείο στην προσπάθεια για αύξηση της παραγωγικότητας των τελικών χρηστών. Οι περισσότεροι χρήστες ξοδεύουν τουλάχιστον μισή ώρα την ημέρα για τη διαχείριση του inbox τους, ενώ αυτός ο χρόνος θα μπορούσε να ξοδευτεί σε δραστηριότητες για την ενίσχυση των εσόδων της εταιρείας. Πολλοί τελικοί χρήστες απαιτούν άμεση πρόσβαση στα αρχειοθετημένα (archived) μηνύματά τους χωρίς την παρέμβαση του τμήματος Πληροφορικής. Κατ’ επέκταση, οι λύσεις email archiving που δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να επανακτεί τα χαμένα mails του κ.λπ., φαίνεται ότι έχουν μεγαλύτερη ζήτηση.

Stub-free προσέγγιση στη διαχείριση του mailbox: Το λεγόμενο 'stubbing', ή 'κόψιμο', είναι ένα χαρακτηριστικό στο archiving που αφαιρεί από ένα email τις επισυνάψεις και τις αντικαθιστά με ένα 'stub file' ή ένα link μέσα στο μήνυμα και κατόπιν αποθηκεύει το κανονικό μήνυμα σε ένα archive. Αυτός υπήρξε ο συνήθης τρόπος για τη διαχείριση της αποθήκευσης των email (email storage).

Με το πέρασμα του χρόνου, όμως, οι εταιρείες ήρθαν αντιμέτωπες με άλλες προκλήσεις, όπως αυξημένες διαχειριστικές ανάγκες, επιπλέον πολυπλοκότητα κ.λπ. Για αυτό, πολλοί αναμένουν ότι στο άμεσο μέλλον θα δούμε ολοένα και περισσότερες stub-free προσεγγίσεις στη διαχείριση του mailbox, οι οποίες θα βοηθήσουν στην αντιμετώπιση των προκλήσεων τα επόμενα χρόνια.

Ενοποίηση του email archiving και continuity: Πολλές εταιρείες αναζητούν μια συνδυαστική λύση για το arhiving και το continuity, καθώς παρατηρούμε αυξημένες απαιτήσεις για always-on email. Επιπλέον, οι οργανισμοί σήμερα δεν έχουν καμία ανοχή σε διακοπή λειτουργίας του email. Τα επόμενα χρόνια θα δούμε πολλές εταιρείες να αναπτύσσουν τεχνολογία archiving, η οποία θα παρέχει ικανότητες συνέχειας, επιτρέποντας στους χρήστες να συνεχίζουν να λαμβάνουν μηνύματα ακόμα και όταν ο κεντρικός server έχει 'πέσει'.

Μετάβαση σε λύσεις archiving που βασίζονται στο cloud: Οι αναλυτές εκτιμούν ότι σε μερικά χρόνια τα έσοδα της αγοράς λύσεων archiving στο cloud θα ξεπερνούν το 50% των συνολικών εσόδων της αγοράς archiving. Οι τάσεις και οι ανάγκες για απεριόριστο storage, stub-free διαχείριση του storage, continuity και συμβατότητα με cloud-based πλατφόρμες email δείχνουν ότι η υιοθέτηση cloud-based archiving λύσεων θα ξεπεράσει τη ζήτηση για on-premise λύσεις.

Συνεχής και από παντού πρόσβαση στο archiving: Οι τρέχουσες έρευνες δείχνουν ότι το mobility αποτελεί την κορυφαία ίσως προτεραιότητα κάθε οργανισμού, και αυτό κατ’ επέκταση οδηγεί στην επιλογή παρόχων λύσεων archiving που μπορούν να προσφέρουν στους χρήστες πρόσβαση από το desktop, το laptop ή οποιαδήποτε mobile συσκευή. Αυτή η τάση θα οδηγήσει, επίσης, περισσότερες εταιρείες στο να εξετάσουν την επιλογή του cloud για archiving λύσεις, καθώς οι τελικοί χρήστες δεν θα μπορούν να έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση με υλοποιήσεις on-premise archiving λογισμικού.

Ενισχυμένος έλεγχος ασφάλειας: Η ασφάλεια των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα εκτός του δικτύου δημιουργεί μεγάλη ανησυχία για τις εταιρείες που αξιολογούν cloud archiving λύσεις. Το επόμενο διάστημα, λοιπόν, οι πάροχοι archiving λύσεων στο σύννεφο θα πρέπει να δώσουν έμφαση στην επικύρωση της ασφάλειας σε τρεις βασικούς τομείς: φυσική ασφάλεια, τεχνική ασφάλεια και διαχειριστική ασφάλεια.

Συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια: Οι λύσεις email archiving πρέπει να είναι πλήρως ενοποιημένες με το legal discovery, καθώς σχεδόν τρεις στις τέσσερις discovery παραγγελίες απαιτούν τα emails να παραχθούν ως κομμάτι της διαδικασίας discovery. Οι εταιρείες ήδη έχουν αρχίσει να στρέφονται στο email archiving ώστε να τις βοηθήσει να αυξήσουν την ευελιξία τους στην ανταπόκριση στις κανονιστικές απαιτήσεις.

Αυξημένη εστίαση σε social media archiving: Η άνοδος στη χρήση των social media, όπως το LinkedIn και το Facebook, σημαίνει και ότι ολοένα περισσότερες εταιρείες αξιολογούν πώς θα διαφυλάξουν τις σχετιζόμενες με την επιχείρηση αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων μέσω social media. Ηδη, βλέπουμε ότι οι εταιρείες έχουν αρχίσει να δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στην υλοποίηση πολιτικών χρήσης των social media και να αυτοματοποιούν την επιβολή μέσω ανάπτυξης cloud-based λύσεων social media archiving.

Το email archiving αποτελεί πλέον μία πραγματικότητα για τις περισσότερες εταιρείες και οργανισμούς. Δεν έχει σημασία σε ποιον κλάδο ανήκετε ή πόσους υπαλλήλους έχετε - αν δεν κάνετε archiving διατρέχετε τον κίνδυνο να αντιμετωπίσετε νομικές κυρώσεις ή μεγάλα e-discovery πρόστιμα, αν εμπλακείτε σε μια αντιδικία. Και αν ανήκετε σε έναν κλάδο που διέπεται από αυστηρά κανονιστικά πλαίσια, όπως ο χρηματοοικονομικός, θα πρέπει να ακολουθήσετε αυστηρές απαιτήσεις, ενώ οι ποινές της μη συμμόρφωσης είναι ακόμη μεγαλύτερες.

Η επιλογή μιας λύσης email archiving επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένων εταιρικών, νομικών, κλαδικών και disaster recovery αναγκών.

Μία ολοκληρωμένη λύση δεν συμβάλλει μόνο στην ανταπόκριση σε εταιρικές, νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, αλλά επίσης βοηθάει τις εταιρείες να συμπληρώσουν/ ολοκληρώσουν τα υπάρχοντα email συστήματα και να επιτύχουν μία σειρά άλλων στόχων:
• Απλοποίηση της διαχείρισης του mailbox, συρρίκνωση του κόστους αποθήκευσης και μείωσης των backup παραθύρων
• Προστασία κρίσιμης επιχειρηματικής πληροφορίας και πνευματικής ιδιοκτησίας
• Ενίσχυση του νομικού εντοπισμού και επιβολή των εταιρικών email πολιτικών.

Οι τάσεις
Νέοι νόμοι και κανονιστικά πλαίσια συνεχίζουν να επιδρούν στην επικοινωνία μέσω email, καθώς επίσης και περιορισμοί στο storage και ανησυχίες για την παραγωγικότητα. Ολα αυτά οδηγούν στην ανάγκη υλοποίησης λύσεων email archiving. Παρακάτω παραθέτουμε κάποιες από τις τρέχουσες κορυφαίες τάσεις γύρω από το email archiving.

Πρόσβαση στα αρχεία email εν είδη απεριόριστου mailbox: Το email archiving είναι ένα πολύτιμο εργαλείο στην προσπάθεια για αύξηση της παραγωγικότητας των τελικών χρηστών. Οι περισσότεροι χρήστες ξοδεύουν τουλάχιστον μισή ώρα την ημέρα για τη διαχείριση του inbox τους, ενώ αυτός ο χρόνος θα μπορούσε να ξοδευτεί σε δραστηριότητες για την ενίσχυση των εσόδων της εταιρείας. Πολλοί τελικοί χρήστες απαιτούν άμεση πρόσβαση στα αρχειοθετημένα (archived) μηνύματά τους χωρίς την παρέμβαση του τμήματος Πληροφορικής. Κατ’ επέκταση, οι λύσεις email archiving που δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να επανακτεί τα χαμένα mails του κ.λπ., φαίνεται ότι έχουν μεγαλύτερη ζήτηση.

Stub-free προσέγγιση στη διαχείριση του mailbox: Το λεγόμενο 'stubbing', ή 'κόψιμο', είναι ένα χαρακτηριστικό στο archiving που αφαιρεί από ένα email τις επισυνάψεις και τις αντικαθιστά με ένα 'stub file' ή ένα link μέσα στο μήνυμα και κατόπιν αποθηκεύει το κανονικό μήνυμα σε ένα archive. Αυτός υπήρξε ο συνήθης τρόπος για τη διαχείριση της αποθήκευσης των email (email storage).

Με το πέρασμα του χρόνου, όμως, οι εταιρείες ήρθαν αντιμέτωπες με άλλες προκλήσεις, όπως αυξημένες διαχειριστικές ανάγκες, επιπλέον πολυπλοκότητα κ.λπ. Για αυτό, πολλοί αναμένουν ότι στο άμεσο μέλλον θα δούμε ολοένα και περισσότερες stub-free προσεγγίσεις στη διαχείριση του mailbox, οι οποίες θα βοηθήσουν στην αντιμετώπιση των προκλήσεων τα επόμενα χρόνια.

Ενοποίηση του email archiving και continuity: Πολλές εταιρείες αναζητούν μια συνδυαστική λύση για το arhiving και το continuity, καθώς παρατηρούμε αυξημένες απαιτήσεις για always-on email. Επιπλέον, οι οργανισμοί σήμερα δεν έχουν καμία ανοχή σε διακοπή λειτουργίας του email. Τα επόμενα χρόνια θα δούμε πολλές εταιρείες να αναπτύσσουν τεχνολογία archiving, η οποία θα παρέχει ικανότητες συνέχειας, επιτρέποντας στους χρήστες να συνεχίζουν να λαμβάνουν μηνύματα ακόμα και όταν ο κεντρικός server έχει 'πέσει'.

Μετάβαση σε λύσεις archiving που βασίζονται στο cloud: Οι αναλυτές εκτιμούν ότι σε μερικά χρόνια τα έσοδα της αγοράς λύσεων archiving στο cloud θα ξεπερνούν το 50% των συνολικών εσόδων της αγοράς archiving. Οι τάσεις και οι ανάγκες για απεριόριστο storage, stub-free διαχείριση του storage, continuity και συμβατότητα με cloud-based πλατφόρμες email δείχνουν ότι η υιοθέτηση cloud-based archiving λύσεων θα ξεπεράσει τη ζήτηση για on-premise λύσεις.

Συνεχής και από παντού πρόσβαση στο archiving: Οι τρέχουσες έρευνες δείχνουν ότι το mobility αποτελεί την κορυφαία ίσως προτεραιότητα κάθε οργανισμού, και αυτό κατ’ επέκταση οδηγεί στην επιλογή παρόχων λύσεων archiving που μπορούν να προσφέρουν στους χρήστες πρόσβαση από το desktop, το laptop ή οποιαδήποτε mobile συσκευή. Αυτή η τάση θα οδηγήσει, επίσης, περισσότερες εταιρείες στο να εξετάσουν την επιλογή του cloud για archiving λύσεις, καθώς οι τελικοί χρήστες δεν θα μπορούν να έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση με υλοποιήσεις on-premise archiving λογισμικού.

Ενισχυμένος έλεγχος ασφάλειας: Η ασφάλεια των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα εκτός του δικτύου δημιουργεί μεγάλη ανησυχία για τις εταιρείες που αξιολογούν cloud archiving λύσεις. Το επόμενο διάστημα, λοιπόν, οι πάροχοι archiving λύσεων στο σύννεφο θα πρέπει να δώσουν έμφαση στην επικύρωση της ασφάλειας σε τρεις βασικούς τομείς: φυσική ασφάλεια, τεχνική ασφάλεια και διαχειριστική ασφάλεια.

Συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια: Οι λύσεις email archiving πρέπει να είναι πλήρως ενοποιημένες με το legal discovery, καθώς σχεδόν τρεις στις τέσσερις discovery παραγγελίες απαιτούν τα emails να παραχθούν ως κομμάτι της διαδικασίας discovery. Οι εταιρείες ήδη έχουν αρχίσει να στρέφονται στο email archiving ώστε να τις βοηθήσει να αυξήσουν την ευελιξία τους στην ανταπόκριση στις κανονιστικές απαιτήσεις.

Αυξημένη εστίαση σε social media archiving: Η άνοδος στη χρήση των social media, όπως το LinkedIn και το Facebook, σημαίνει και ότι ολοένα περισσότερες εταιρείες αξιολογούν πώς θα διαφυλάξουν τις σχετιζόμενες με την επιχείρηση αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων μέσω social media. Ηδη, βλέπουμε ότι οι εταιρείες έχουν αρχίσει να δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στην υλοποίηση πολιτικών χρήσης των social media και να αυτοματοποιούν την επιβολή μέσω ανάπτυξης cloud-based λύσεων social media archiving.


On-Premise or cloud?
Η πρώτη μεγάλη απόφαση που πρέπει να λάβουν οι εταιρείες κατά την επιλογή λύσης email archiving είναι κατά πόσο θα αγοράσουν ένα προϊόν λογισμικού και το αντίστοιχο hardware για να το τρέξουν εσωτερικά -θα πάνε δηλαδή σε μία on-premise λύση-, ή θα αξιοποιήσουν τις δυνατότητες μιας φιλοξενούμενης εκτός εταιρείας email archiving υπηρεσίας - αυτό που ονομάζουμε Software-as-a-service.

Κάθε επιλογή έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της, τα οποία εξαρτώνται από πολλούς παράγοντες, ανάμεσα στους οποίους συγκαταλέγεται το μέγεθος της εταιρείας, οι νομικές ρυθμίσεις που πρέπει να ακολουθήσει, οι στόχοι του archiving, οι πόροι του ΙΤ, ο προϋπολογισμός κ.λπ.

Μια λύση Software-as-a-service δεν απαιτεί από τις εταιρείες να αγοράσουν και να αναπτύξουν επιπλέον hardware ή λογισμικό, ούτε απαιτείται συνεχής συντήρηση ή πολύπλοκες αναβαθμίσεις, οπότε αυτό που κάποτε αποτελούσε κεφαλαιακή δαπάνη γίνεται μια πιο ισοσκελισμένη λειτουργική δαπάνη. Κάποιες Software-as-a-service λύσεις προσφέρουν απεριόριστο storage, κάτι που αποτελεί ένα ακόμα πολύτιμο όφελος στο bottom line της εταιρείας.

Οι εταιρείες και οι οργανισμοί μπορούν να επιτύχουν τους ίδιους archiving με μία on-demand ή SaaS λύση, όπως και με μία on-premise λύση. Μάλιστα, σε περιόδους οικονομικής ύφεσης σαν αυτή που διανύουμε, πρόκειται για μια ελκυστική επιλογή για τις εταιρείες που προσπαθούν να ελέγξουν και να μειώσουν τα κόστη τους.

Στον αντίποδα, αν οι εταιρείες επιλέξουν να αναπτύξουν μία on-premise λύση email archiving, θα χρειαστεί να αγοράσουν, στήσουν και διαχειριστούν το αντίστοιχο hardware, λογισμικό και υπηρεσίες για να την τρέξουν. Θα πρέπει, επίσης, να υπολογίσουν τις ανάγκες αποθήκευσης και να πληρώσουν προκαταβολικά, κάτι που απαιτεί τον καθορισμό του de-duplication ρυθμού του archive. Η λειτουργία και η ενημέρωση του συστήματος σε αυτή την περίπτωση αποτελεί καθήκον του ΙΤ τμήματος.

Οι λύσεις on-premise προσφέρουν κάποια από τα πλεονεκτήματα με τις SaaS λύσεις, αλλά είναι καταλληλότερες για μεγάλους οργανισμούς. Οι εταιρείες που διαθέτουν το απαραίτητο budget και τους απαιτούμενους ανθρώπινους πόρους μπορεί να προτιμήσουν on-premise λύσεις διότι επιθυμούν να έχουν τον πλήρη έλεγχο πάνω στην υποδομή archiving και τη διαχείριση του συστήματος εσωτερικά. Για τους οργανισμούς που επιθυμούν να έχουν τα δεδομένα τους κυριολεκτικά μέσα στους τέσσερις τοίχους της εταιρείας, μια λύση on-premise έχει νόημα.

Υπάρχει μεγάλος αριθμός επιλογών όσον αφορά στις on-premise λύσεις email archiving, η κάθε μία εκ των οποίων προσφέρει μια ποικιλία χαρακτηριστικών και πλεονεκτημάτων για να βοηθήσουν τις εταιρείες να επιτύχουν τους στόχους τους. Αλλά καθώς κάθε εταιρεία είναι διαφορετική, θα πρέπει να διερευνήσετε τις ιδιαίτερες ανάγκες και στόχους σας πριν καταλήξετε.

Σε κάθε περίπτωση, όπως αναφέραμε και παραπάνω, το πρώτο βήμα είναι να καθορίσετε κατά πόσο θα προχωρήσετε σε μια on-premise υλοποίηση συστήματος archiving ή θα κάνετε outsource την υπηρεσία σε έναν εξωτερικό πάροχο. Και προφανώς δεν πρόκειται για μια απλή ή εύκολη επιλογή. Μια τέτοια απόφαση εξαρτάται από ποικίλους παράγοντες, και κάθε εταιρεία έχει διαφορετικούς στόχους να επιτύχει και διαφορετικούς διαθέσιμους πόρους για να τους πραγματοποιήσει.

Πριν λάβετε οποιαδήποτε απόφαση, αξιολογείστε τις εταιρικές σας ανάγκες και καθορίστε:
1. Τους στόχους σας
2. Το budget σας
3. Ποιες ρυθμίσεις και άλλες κανονιστικές απαιτήσεις πρέπει να τηρήσετε
4. Κατά πόσο ή όχι διαθέτετε εσωτερικά την εξειδίκευση έτοιμη και διαθέσιμη για να αναπτύξετε και να διαχειριστείτε ένα on-premise σύστημα (συμπεριλαμβανομένων τις τακτικές αναβαθμίσεις και του troubleshooting)
5. Πόσο storage χρειάζσεστε
6. Αν χρειάζεστε μία disaster recovery λύση
7. Αν χρειάζεστε μία business continuity λύση
8. Πόσο χρόνο θα πάρει να υλοποιήσετε τη λύση και πόσο γρήγορα τη χρειάζεστε;
9. Αν ο προϋπολογισμός σας θα υποστηρίξει τακτικές αναβαθμίσεις, κόστη συντήρησης, επιπλέον storage κ.λπ.
10. Το συνολικό κόστος (TCO) μιας on-premise λύσης.

netweek (T. 282)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778