Διανύοντας μια τόσο μεγάλη οικονομική κρίση, με τόσες επιχειρήσεις να οδεύουν προς τερματισμό των εργασιών τους λόγω οικονομικών δυσχερειών, αυτό που προσπαθούν να επιτύχουν οι διάφοροι οργανισμοί είναι να περιορίσουν το λειτουργικό τους κόστος και να καταστούν πιο προσοδοφόροι.
Κάποιοι οργανισμοί το καταφέρνουν, κάποιοι άλλοι όχι. Ενας από τους παράγοντες που συμβάλλει στην επιτυχία των εταιρειών είναι τα συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning). Οσοι έχουν επενδύσει σε κάποιο ERP σύστημα έχουν την ευχέρεια να λαμβάνουν πιο σωστές αποφάσεις από άλλους που δεν έχουν ένα τόσο λειτουργικό εργαλείο.
Για παράδειγμα, στο ναυτιλιακό τομέα υπάρχουν πολλές εταιρείες που δεν έχουν επενδύσει στα οφέλη μιας ERP λύσης. Κάποιες κρατάνε πολύ κρίσιμες πληροφορίες για τα ταξίδια των πλοίων τους σε ένα απλό excel, ενώ άλλες ούτε αυτό το excel δεν έχουν και απλά περνάνε τα πάντα χειρόγραφα σε ένα τετράδιο! Η έλλειψη ενός ERP προγράμματος και η χρήση απλούστερων, ή ακόμα και απαρχαιωμένων, λύσεων και πρακτικών αφαιρεί από το management τη δυνατότητα να πάρει γρήγορα και αποτελεσματικά σημαντικές αποφάσεις.
Τούτο συμβαίνει καθώς τα στοιχεία που χρειάζονται δεν είναι συγκεντρωμένα και δεν μπορούν να συλλεχθούν γρήγορα και απλά για την αξιολόγηση των δεδομένων και τη λήψη αποφάσεων σωστών τόσο για το βραχυπρόθεσμο, όσο και για το μακροπρόθεσμο μέλλον της εταιρείας. Σε μια εποχή που οι ναυτιλιακές πρέπει να χρησιμοποιούν τους πόρους τους με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο, όπως να κάνουν οικονομία στα καύσιμα ή να περιορίζουν το χρόνο που τα πλοία τους ταξιδεύουν χωρίς φορτίο, ώστε να μεγιστοποιείται (κατά το δυνατόν) η κερδοφορία, η αποτελεσματικότητα αυτή δεν είναι εφικτή, καθώς οι εταιρείες αυτές δεν επενδύουν σε ERP λύσεις.
Πλείστα άλλα παραδείγματα καταδεικνύουν την αναγκαιότητα μιας ERP λύσης. Γιατί όμως δεν υπάρχει μια τέτοια λύση σε όλες τις ναυτιλιακές; Μάλλον επειδή το αρχικό κόστος κτήσης είναι αποτρεπτικός παράγοντας. Ομως το αρχικό κόστος κτήσης είναι ένα μικρό μέρος της αξιολόγησης μιας τέτοιας λύσης. Στη λήψη της απόφασης για την απόκτηση της λύσης πρέπει να συμπεριληφθούν τα οφέλη που προκύπτουν τόσο βραχυπρόθεσμα, αλλά και μακροπρόθεσμα, και τα οποία υπερκεράζουν το οποιοδήποτε κόστος, καθώς και το ότι μια τέτοια λύση αποσβένεται σε ελάχιστο χρονικό διάστημα.
Η έλλειψη ERP κοστίζει πολλαπλά
Ας δούμε κάποιες αδυναμίες των ναυτιλιακών επιχειρήσεων για να κατανοήσουμε την αναγκαιότητα του ERP σαν επιχειρηματικού εργαλείου, και όχι σαν άλλη μια αχρείαστη αγορά για το τμήμα μηχανογράφησης. Εχει παρατηρηθεί, ναυτιλιακές επιχειρήσεις να δεσμεύουν χρήματα στην αγορά ανταλλακτικών για ορισμένα πλοία του στόλου τους, ενώ στην πραγματικότητα η αγορά δεν χρειάζεται αφού αυτά τα ανταλλακτικά υπάρχουν ήδη στις αποθήκες.
Λόγω της έλλειψης επαρκούς και σωστής πληροφόρησης, οι εταιρείες δεσμεύουν χρήματα σε ανταλλακτικά ενώ δεν χρειάζεται. Ας δώσουμε λίγη σημασία και στο management όμως. Οι περιοδικές αναφορές που χρειάζονται, πώς δημιουργούνται χωρίς την ύπαρξη ERP; Οταν υπάρχει ανάγκη για προβλέψεις και προϋπολογισμούς τι γίνεται;
Σκεφτείτε πόσες ώρες χρειάζεται μια ομάδα ανθρώπων να συγκεντρώσει στοιχεία από πολλές πηγές, να τα μορφοποιήσει και να δημιουργήσει αναφορές οι οποίες θα δοθούν στα διευθυντικά στελέχη και θα παρέχουν κατανοητή πληροφόρηση, εύκολη στη χρήση για την εξαγωγή συμπερασμάτων και τη λήψη αποφάσεων, καθώς και την πλήρη εικόνα της ναυτιλιακής επιχείρησης ξεκάθαρη για τους μετόχους.
Είναι προφανές, ότι σε μια τόσο δυναμική αγορά όσο η ναυτιλιακή, η βοήθεια που μπορεί να προσφέρει η τεχνολογία είναι ανεκτίμητη. Μπορεί να βοηθήσει σε καλύτερο έλεγχο των εξόδων, σε μεγιστοποίηση των κερδών, σε ένα πιο συστηματικό έλεγχο αγορών και ποιότητας προμηθευτών. Η προοπτική ενός ERP πρέπει να ξεπερνά τον προβληματισμό για το αρχικό κόστος, διότι τα οφέλη που προκύπτουν υπερτερούν του κόστους και οδηγούν σε εξοικονόμηση πόρων, οι οποίοι μπορούν να διατεθούν για περαιτέρω ανάπτυξη.
Με αυτό τον τρόπο δεν θα κρατηθούν απλά ζωντανές οι επιχειρήσεις, αλλά θα χρησιμοποιούν το ERP σαν ένα ζωτικό, στρατηγικό εργαλείο αειφόρου ανάπτυξης που έχει τη δυνατότητα να εναρμονίζεται με τις εκάστοτε ανάγκες τους.