netweek - Enterprise printers: Αποτελεσµατικές και οικονοµικότερες εκτυπώσεις

Πέμπτη, 5 Δεκεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Industry

Enterprise printers: Αποτελεσµατικές και οικονοµικότερες εκτυπώσεις

1 Οκτωβρίου 2012 | 09:15 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Infrastructure,Management,Special Reports

Enterprise printers: Αποτελεσµατικές και οικονοµικότερες εκτυπώσεις

Οι σύγχρονοι enterprise printers μπορούν να συμβάλλουν αποφασιστικά στη μείωση του κόστους εκτύπωσης, αλλά και στη βελτίωση της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων.

Οι επιχειρήσεις αναζητούν διαρκώς έξυπνους τρόπους που θα τις επιτρέψουν να μειώσουν τις δαπάνες τους και να τις διαχειριστούν με πιο ορθολογικό τρόπο. Τρόπους που, εκτός των άλλων, θα αυξήσουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημά τους και θα βελτιώσουν την παραγωγικότητά τους. Αν και βρισκόμαστε σε μια εποχή όπου η περικοπή εξόδων από παντού είναι επιτακτική, η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να μειώσει σημαντικά το πολυσύνθετο κόστος εκτύπωσης, ενσωματώνοντας στην υποδομή νέα, προηγμένα και εξοπλισμένα με πολλές λειτουργίες μοντέλα.

Πρόκειται για μια επένδυση που, τελικά, μπορεί να αποσβεστεί γρήγορα, φέρνοντας μια αξιοσημείωτη μείωση του κόστους. Εκτός αυτού θα προσφέρει δυνατότητες και λειτουργίες που θα βελτιώσουν την παραγωγικότητα και την ανταγωνιστικότητα μιας επιχείρησης. Οπως είναι οι ασύρματες εκτυπώσεις και οι εκτυπώσεις καθ’ οδόν.

Wireless printing
Οι ευκολίες του wireless printing είναι προφανείς: αποστολή εγγράφων στον εκτυπωτή της εταιρίας από παντού, από την αίθουσα του meeting, από το smartphone ή το laptop, ακόμα και όταν κανείς βρίσκεται εκτός γραφείου. Και όλα αυτά γίνονται με τη σχετική ασφάλεια, ώστε μόνο τα εξουσιοδοτημένα άτομα να μπορούν να αποκτήσουν τα εκτυπωμένα έγγραφα.

Αν και η ασύρματη πρόσβαση στο Internet προσφέρεται εδώ και καιρό, πήρε χρόνο στους κατασκευαστές ώστε να την ενσωματώσουν σωστά στα προϊόντα τους. Οι σύγχρονοι enterprise printers ενσωματώνουν, συνήθως, ένα μίνι server και διαθέτουν τη δική τους διεύθυνση email. Ετσι, η εκτύπωση μπορεί να γίνει στέλνοντας το σχετικό αρχείο σε αυτή τη μοναδική διεύθυνση. Το ποιος μπορεί να στείλει εντολές εκτύπωσης μέσω emails ρυθμίζεται στον ίδιο τον εκτυπωτή: όλοι, συγκεκριμένα ονόματα που περιέχονται σε μια white list, συγκεκριμένα άτομα ή ένα καθορισμένο domain.

Με αυτό τον τρόπο προστατεύεται το email του εκτυπωτή από μια μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Απαξ πιστοποιηθεί και εγκριθεί η ταυτότητα του χρήστη, το αρχείο που περιέχεται ως attachment στον εκτυπωτή γίνεται download στον printer, μετατρέπεται στο κατάλληλο format και εκτυπώνεται. Οι εκτυπώσεις από φορητές συσκευές αποτελούν ένα κλασικό παράδειγμα για την ανάγκη υποστήριξης του wireless printing στο περιβάλλον μιας επιχείρησης. Καθώς οι φορητές συσκευές γίνονται όλο και πιο ικανές, τα διοικητικά στελέχη που ταξιδεύουν συχνά ψάχνουν να βρουν τρόπους για να εκτυπώσουν από αυτές. Αλλωστε, δεν θα τους βόλευε να διαβάσουν ένα σημαντικό έγγραφο στη μικρή οθόνη της φορητής συσκευής τους - θα ήταν πολύ πιο εύκολο να το τύπωναν.

Βέβαια, το θέμα της εκτύπωσης από τις φορητές συσκευές έχει κάποια προβλήματα: δεν έχουν σχεδιαστεί για εκτυπώσεις, ενώ, ενδεχόμενα, να μην υπάρχει driver για το λειτουργικό σύστημα στο οποίο βασίζονται. Λύσεις, φυσικά, υπάρχουν. Και δεν αναφερόμαστε μόνο στην εκτύπωση εγγράφων στέλνοντας τα ως attachment σε ένα email.Κάποιοι κατασκευαστές, υποστηρίζουν την απευθείας εκτύπωση από τη φορητή συσκευή.

Cloud, το μέλλον του mobile printing
Για να μπορέσει να εκμεταλλευτεί κανείς τις αυξανόμενες ανάγκες για mobile printing στο σύγχρονο εταιρικό περιβάλλον, θα πρέπει να κοιτάξει στο cloud. To τελευταίο, διαμέσου του Internet, προσφέρει πρόσβαση παντού και στα πάντα, από το email και τα έγγραφα, έως σύνθετα προγράμματα CRM, χωρίς, μάλιστα, να χρειάζεται να εγκαταστήσει κανείς τίποτα.

Τα πλεονεκτήματα είναι προφανή: • Μείωση του κόστους. Δεν χρειάζεται η αγορά σταθμών εργασίας, το cloud αναλαμβάνει να προσφέρει την υπολογιστική ισχύ και τον αποθηκευτικό χώρο που απαιτείται. • Εκτέλεση επιχειρηματικών εφαρμογών από παντού. Δεν χρειάζεται, πλέον, να αγοράζονται άδειες και να εγκαθίστανται εφαρμογές για κάθε ένα χρήστη. Το μόνο που απαιτείται είναι να πληρωθεί η συνδρομή στην εταιρεία που παρέχει την υπηρεσία cloud. • Ευελιξία ανάπτυξης. Οι servers και οι συσκευές αποθήκευσης μπορούν να καταλαμβάνουν αρκετό χώρο σε μια εταιρεία, η οποία θα πρέπει να φροντίζει ώστε να υπάρχει φυσικός χώρος για τη φιλοξενία τους. Με το cloud οι ανάγκες σε αποθηκευτικό χώρο ελαχιστοποιούνται, όπως και το κόστος συντήρησης και φύλαξης ενός φυσικού εξοπλισμού.

Το cloud δίνει τη δυνατότητα στους κατασκευαστές εκτυπωτών να προσφέρουν λύσεις ανεξάρτητες συσκευών και θέσης. ανεξάρτητων λειτουργικών συστημάτων και drivers. To μόνο που απαιτείται είναι μια σύνδεση στο Internet ή στο Intranet κι ένας δικτυακός εκτυπωτής. Ετσι, μερικά κλικ επιτρέπουν την εκτύπωση εγγράφων, παρουσιάσεων, αναφορών, φωτογραφιών, emails και ότι άλλης πληροφορίας, μέσα από τη φορητή συσκευή. Ολα, λοιπόν, γίνονται γρήγορα και απλά, κάτι που εξηγεί τη βαρύτητα που έχουν δώσει οι κατασκευαστές σε τέτοιες λύσεις.

Ασφάλεια
Κάποιοι οργανισμοί διαπιστώνουν κενά ασφάλειας στους εταιρικούς εκτυπωτές τους και αναρωτιούνται πώς προέκυψαν αυτά. Ωστόσο, δεν θα έπρεπε να εκπλήσσονται καθώς η τακτική που ακολουθείται, αρκετές φορές, σε αυτό τον τομέα είναι να μην συμπεριλαμβάνονται εξαρχής οι εκτυπωτές στο γενικό πλαίσιο ασφαλείας, αλλά να αντιμετωπίζονται ξεχωριστά. Γι’ αυτό το λόγο οι κατασκευαστές φροντίζουν να ενσωματώνουν λειτουργίες ασφαλείας που θα προστατεύουν εξ αρχής τους εκτυπωτές τους.

Οπως είναι οι εξής:
• Προστασία των εγγράφων όπως και των καταχωρήσεων στο σκληρό δίσκο των printers για το τι έχει τυπώσει ο καθένας. Οπως γίνεται και με τους servers και τα PCs, αυτά τα μέτρα θα πρέπει, κανονικά, να περιλαμβάνουν και τη διαγραφή όσων εγγράφων ή δεδομένων έχουν αποθηκευτεί στους σκληρούς δίσκους, πριν οι εκτυπωτές απομακρυνθούν από τις εγκαταστάσεις. • Προστασία υποκλοπής των εγγράφων που βρίσκονται στο tray του εκτυπωτή από τρίτους, μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Αυτή η λειτουργία, γνωστή ως pull printing, αρχίζει να υιοθετείται όλο και περισσότερο παρά το πρόσθετο κόστος, ωστόσο δεν καλύπτει όλους τους εκτυπωτές. Ενα παράπλευρο πλεονέκτημα είναι ότι συνήθως μειώνεται ο όγκος των εκτυπώσεων κατά 10% ή περισσότερο, όπως καταγράφει και σχετική έρευνα της Gartner.
• Λειτουργίες προστασίας που απαιτούν την ταυτοποίηση των χρηστών πριν αυτοί επιχειρήσουν να χρησιμοποιήσουν τους εταιρικούς εκτυπωτές. Η ταυτοποίηση εμποδίζει τη μη εξουσιοδοτημένη χρήση. • Οι πάροχοι Managed print services (MPS) προσφέρουν συνήθως λειτουργίες που καταγράφουν, μεταξύ άλλων, ποιος εκτύπωσε τι, κάνοντας τους σχετικούς ελέγχους. Αντίστοιχες υπηρεσίες, προσαρμοσμένες στα δικά τους μοντέλα, φροντίζουν να παρέχουν και οι κατασκευαστές εκτυπωτών. Το πρόβλημα, ωστόσο, δεν έχει να κάνει τόσο με τους κατασκευαστές εκτυπωτών (που προσφέρουν ένα συνονθύλευμα από λειτουργίες προστασίας), αλλά με την πολιτική που ακολουθείται από τη Διεύθυνση Πληροφορικής, η οποία θα πρέπει να φροντίζει για τα ακόλουθα: • Να εξασφαλίζει ότι οι εταιρικές πολιτικές και πρακτικές ασφάλειας προστασίας δεδομένων επεκτείνονται και στους printers • Να εξασφαλίζει ότι οι αντίστοιχες πολιτικές και τακτικές για την ελαχιστοποίηση των κενών ασφαλείας τηρούνται και στους printers. • Nα προστατεύει τα έγγραφα τη στιγμή που τυπώνονται • Να εκμεταλλεύεται τον υπάρχοντα εξοπλισμό και τεχνογνωσία για να εκτιμήσει τους κινδύνους ασφαλείας που σχετίζονται με τους εκτυπωτές.

Το πραγματικό κόστος
Συνήθως οι επιχειρήσεις επικεντρώνονται στο να μειώσουν το άμεσο κόστος εκτύπωσης. Σε αυτό ανήκουν το κόστος του hardware, της συντήρησης και των αναλώσιμων. Ωστόσο, αυτά τα κόστη αποτελούν ένα μόνο ποσοστό του συνολικού κόστους. Ενα σημαντικό ποσοστό ωστόσο του κόστους προέρχεται από τα κρυμμένα κόστη, όπως αναφέρει σχετική μελέτη της IDC. Αυτά συνίσταται από τα κόστη αποθήκευσης και αποθηκευτικού χώρου, τεχνικής υποστήριξης, προμήθειας και λειτουργίας (συμπεριλαμβάνεται και το ενεργειακό κόστος), αειφορίας και, τέλος, παραγωγικότητας του οργανισμού.

Αντιμετωπίζοντας αυτά τα κρυμμένα κόστη μπορεί το συνολικό κόστος εκτύπωσης να μειωθεί έως και 30% - κάτι που γίνεται είτε μέσω των Managed Print Services, είτε μέσω των αντίστοιχων μηχανισμών διαχείρισης που προσφέρουν οι σύγχρονοι enterprise printers. Επιπλέον, μια συμβουλή που δίνουν οι ειδικοί είναι η μείωση του αριθμού των εκτυπωτών. Ητοι, καλύτερα ένας εκτυπωτής ανά όροφο ή τμήμα, παρά περισσότεροι, διασκορπισμένοι σε κάθε θέση εργασίας.

Διότι, απλά, οι μεγάλοι εκτυπωτές τυπώνουν φθηνότερα Μπορεί να κοστίζουν περισσότερο αλλά, τελικά, μειώνουν σημαντικά το κόστος εκτύπωσης. Σε αυτό παίζει ρόλο και η μείωση του όγκου των έγχρωμων εκτυπώσεων, οι οποίες κοστίζουν πολύ περισσότερο ενώ σπάνια είναι αναγκαίες.

Η λύση σε αυτή την περίπτωση είναι απλή: όλοι οι εκτυπωτές πρέπει να ρυθμίζονται από default ώστε να τυπώνουν ασπρόμαυρο. Ενας άλλος παράγοντας που μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη μείωση του κόστους, είναι η αντιμετώπιση του κόστους αποθήκευσης των αναλώσιμων. Αντιθέτως, το κόστος απόκτησης ενός εκτυπωτή συμβάλλει λιγότερο στη διαμόρφωση του συνολικού κόστους εκτύπωσης.

netweek (T. 301)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778