netweek - Συνταγές για ένα επιτυχημένο IT Lean management

Δευτέρα, 29 Μαΐου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Industry

Συνταγές για ένα επιτυχημένο IT Lean management

1 Σεπτεμβρίου 2015 | 12:44 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Analysts' Corner

Στο μέλλον οι Διευθύνσεις Πληροφορικής θα συμβάλλουν καταλυτικά στην ανάπτυξη της επιχείρησής τους. Προϋπόθεση γι’ αυτό είναι να αφομοιώσουν τις αρχές του Lean Management, όπερ σημαίνει ότι απαιτείται ένας μεγαλύτερος προσανατολισμός προς τον πελάτη και μείωση του Lean - όπου ως Lean (φυρά) θεωρείται η δουλειά που δεν προσθέτει αξία σε ένα προϊόν ή σε μια υπηρεσία.

Πηγή: cio.de, Απόδοση: Γιώργος Φετοκάκης, gfetokakis@boussias.com

Αρκετές από τις Διευθύνσεις Πληροφορικής εξακολουθούν να βιώνουν ακόμα και σήμερα μια πιεστική κατάσταση: από τη μία πλευρά έχουν να αντιμετωπίσουν τις κατηγορίες από άλλα τμήματα της εταιρείας τους ότι αποτελούν κέντρο κόστους και ότι είναι πρόθυμοι να συμβάλουν στη δημιουργία επιχειρηματικής αξίας, υποστηρίζοντας τους συναδέλφους τους στην ανάπτυξη και παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών. Από την άλλη, απαιτείται η ανάληψη νέων ευθυνών και ρόλων από τη Διεύθυνση Πληροφορικής. Με το IT να αποτελεί τη μοναδική μονάδα στην επιχείρηση που συνδέεται άμεσα με όλες τις υπόλοιπες, είναι πολύ λογικό να περιμένει κανείς από αυτό στο μέλλον να συνεισφέρει πολύ περισσότερο στην ανάπτυξη ολόκληρου του οργανισμού. Σε αυτό συμβάλει η αυξανόμενη ψηφιοποίηση που φροντίζει να προσδώσει μια νέα δυναμική στο ρόλο και τη σημασία του ΙΤ.

Κτίζοντας θεμέλια εμπιστοσύνης
Σήμερα, η πίεση στη Διεύθυνση Πληροφορικής είναι μεγάλη. Για να μπορέσει να κερδίσει την εμπιστοσύνη των υπολοίπων τμημάτων μέσα στην εταιρεία και να ανταπεξέλθει στο νέο της ρόλο, χρειάζεται επειγόντως να στραφεί στις αρχές του Lean Management - κάτι το οποίο, όσον αφορά την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών, έχει μπει στην καθημερινότητα πολλών επιχειρήσεων εδώ και αρκετά χρόνια. Για να γίνει αυτό πραγματικότητα, δύο πράγματα είναι ιδιαίτερα σημαντικά: να αυξηθεί σημαντικά ο προσανατολισμός προς τους πελάτες και να ελαχιστοποιηθούν τα projects που δεν φέρνουν αξία. Η απόκτηση ενός πολύ ισχυρότερου πελατοκεντρικού χαρακτήρα - όσον αφορά τις σχέσεις του ΙΤ με τους πελάτες του, ήτοι με τα υπόλοιπα τμήματα της εταιρείας - θα σήμαινε, για παράδειγμα, ότι το ΙΤ θα λειτουργεί ως ειδικός σύμβουλος στη δική του εταιρεία, θα συμβάλει περισσότερο ενεργά στη χρήση πιο καινοτόμων και μεγαλύτερης προστιθέμενης αξίας τεχνολογιών, θα διερευνά όλες τις πιθανές δυνατότητες βελτιστοποίησης και θα ακολουθεί μια συνεχή και βασισμένη σε μετρητικές διαδικασίες βελτίωσης.

Σημαντικό θα ήταν, επίσης, τα υπόλοιπα τμήματα της εταιρείας να αυξήσουν την αντίληψή τους για θέματα Πληροφορικής, κάτι που θα επιδρούσε πολύ θετικά στην αντίληψη του ρόλου του ΙΤ και στην προσφορά του στην επιχείρηση. Επίσης, το ΙΤ χρειάζεται να καταβάλλει εσωτερικά κάθε δυνατή προσπάθεια για να μειώσει τα περιττά κόστη και δράσεις. Για να γίνει αυτό χρειάζεται να ευθυγραμμίσει τα projects του με τις επιχειρηματικές ανάγκες και να τα καθοδηγήσει-ελέγξει με τη χρήση KPIs. Και αν εντοπιστούν αναποτελεσματικές δράσεις ή projects, τα οποία σπαταλούν αναίτια πόρους ή δεν προσθέτουν αξία, πρέπει να αναγνωριστούν και να διακοπούν άμεσα. Πρόκειται για μια ευθύνη την οποία, ιδανικά, πρέπει να την επωμιστούν όλοι, περνώντας με αυτόν τον τρόπο μια κουλτούρα καινοτομίας και υποστήριξης των απαραίτητων αλλαγών.

Fit-Gap
Για να μπορέσει το ΙΤ να αποκτήσει την παραπάνω εικόνα χρειάζεται όχι μόνο χρόνος, αλλά και η ανάπτυξη μιας στρατηγικής, η οποία θα βασίζεται σε δύο πυλώνες. Καταρχάς, θα πρέπει οι επιχειρήσεις να καταβάλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να εξασφαλίσουν τη βέλτιστη οργάνωση του ΙΤ - στην προκειμένη περίπτωση έχουμε να κάνουμε με διαρθρωτικές πτυχές, όπως είναι οι μορφές συνεργασίας με τα υπόλοιπα τμήματα ή η χρήση αριθμητικών στοιχείων για τη συστηματική αξιολόγηση της απόδοσης. Ο δεύτερος πυλώνας, που θα πρέπει να αποτελεί στόχο για κάθε επιχείρηση, είναι η ταύτιση του χαρτοφυλακίου του IT με τις επιχειρηματικές ανάγκες και η σύνδεση της επιχειρηματικής στρατηγικής με τις τεχνικές διαδικασίες, εφαρμογές και υποδομές.

Για να μπορέσουν να δομηθούν και να λειτουργήσουν αυτοί οι δύο πυλώνες απαιτείται μια ανάλυση Fit-Gap (βλέπω τι κενά υπάρχουν και φροντίζω να τα καλύψω): ανάλυση της πραγματικής κατάστασης, σύγκριση με την επιθυμητή κατάσταση, διαμόρφωση και ιεράρχηση των ενεργειών που πρέπει να γίνουν για να διευθετηθούν οι οποιεσδήποτε διαφορές. Κατευθυντήριες γραμμές για την ολοκλήρωση αυτού μπορούν να δώσουν δύο μοντέλα (ΙΤ Εfficiency model & Business Performance Index), που συγχωνεύουν όλες τις σχετικές πτυχές, τις συνδέουν λογικά μεταξύ τους και τις αξιολογούν με βάση κριτήρια του Lean Management.

IT Efficiency model
Στους οργανισμούς ΙΤ χρησιμοποιείται το IT Efficiency model. Αυτό σχετίζεται με την αξιολόγηση μιας σειράς κριτηρίων σχετικά με την κατάσταση που επικρατεί στην εταιρεία, τις εξειδικευμένες εργασίες του ΙΤ, τις κατηγορίες Lean και απόδοσης του ΙΤ. Οι εξειδικεύσεις του ΙΤ ορίζουν τις διαφορετικές εργασίες που καλείται να επιτελέσει, όπως είναι η διαχείριση χαρτοφυλακίου και απαιτήσεων ή το IT Service Support. Η κατηγοριοποίηση του Lean θέτει τις βασικές αρχές, όπως η προσέγγιση μηδενικού λάθους ή το visual management. Mε τις κατηγορίες απόδοσης του ΙΤ μπορεί να δει κανείς τι μπορεί να προσφέρει το ΙΤ στα υπόλοιπα τμήματα του οργανισμού. Σε αυτές περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, οι περιοχές Governance και Processes. Καθήκον της επιχείρησης είναι -κατά κανόνα σε συνεργασία με ένα εξωτερικό σύμβουλο - να αξιολογήσει κάθε μεμονωμένο κριτήριο.

Tα scores που προκύπτουν αξιολογούνται μαθηματικά, σταθμίζονται ανάλογα με την επίδρασή τους στην εταιρεία και συγκρίνονται με τους στόχους. Και όπου κριθεί απαραίτητο διατυπώνονται οι κατάλληλες συστάσεις. Αυτό θα μπορούσε, για παράδειγμα, να σημαίνει ότι μια επιχείρηση θα πρέπει να χαρτογραφήσει μια θεματική περιοχή, ώστε να αναγνωρίζει καλύτερα τα projects και να μπορεί να τα ταξινομεί σωστά. Θα πρέπει, επίσης, να σημειωθεί ότι με το IT Efficiency model είναι εφικτό να τοποθετήσει κανείς τις διάφορες κατηγορίες Lean Management και τις εξειδικεύσεις του ΙΤ σε τρία διαφορετικά επίπεδα αποτελεσματικότητας: «χρειάζεται επέμβαση», «διαχειρίσιμο» και «μπορεί να γίνει». Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να ελεχθεί τι επίδραση έχει ο εκάστοτε τομέας στη συνολική επιτυχία της επιχείρησης, ποιες είναι οι προσδοκίες από αυτόν και τι δυναμικό κρύβει μέσα του.

Business Performance Index
Με τον ίδιο βασικό τρόπο λειτουργεί και το Business Performance Index, το οποίο στοχεύει στο βέλτιστο IT χαρτοφυλάκιο. Κατά συνέπεια, μέσω της χρησιμοποίησης διαφορετικών κριτηρίων διαπιστώνεται η σημασία για την επιχείρηση των εργασιών που γίνονται από το εκάστοτε τμήμα, πόσο καλά υλοποιούνται αυτές και σε ποιο βαθμό εμπλέκεται το ΙΤ. Και εδώ γίνονται οι πρέπουσες ενέργειες όταν διαπιστωθεί ότι χρειάζεται να γίνει μια εξισορρόπηση αυτών που έχουν γίνει και των στόχων. Στην προκειμένη περίπτωση, για την επίτευξη του στόχου βοηθάνε οι συστάσεις. Εν κατακλείδι, για την ανάπτυξη μιας ολιστικής στρατηγικής του ΙΤ που θα συμβάλει τα μάλα στην επιχειρηματική ανάπτυξη είναι κρίσιμο να συγκριθούν τα αποτελέσματα των δύο προαναφερόμενων μοντέλων και να διαμορφωθεί ένα χρονοδιάγραμμα, που θα οδηγεί στην εκπλήρωση των στόχων, τηρώντας τις συστάσεις.

netweek (T. 371)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778