H Αλεξάνδρα Φλωρά, IM Manager της Johnson & Johnson Ελλάδας, μιλάει για την αξία που προσδίδουν τα συστήματα Sales Force Automation στη σύγχρονη επιχείρηση, καθώς και για τους τρόπους που διευκολύνουν την αποδοχή τους από τους τελικούς χρήστες.

Netweek: Ποιος ο ρόλος του Διευθυντή Πληροφορικής, όσον αφορά τη διασφάλιση του ότι μια λύση SFA ανταποκρίνεται στις ανάγκες των στελεχών πωλήσεων;

Αλεξάνδρα Φλωρά: Ο Διευθυντής Πληροφορικής θα πρέπει να είναι πολύ καλά ενημερωμένος για τον τρόπο λειτουργίας του τμήματος πωλήσεων ώστε να επικεντρωθεί στα σωστά κριτήρια αξιολόγησης. Επίσης, θα είναι καλό να έχει γνωρίσει από κοντά την πράξη πώλησης και τις δυσκολίες που μπορεί να αντιμετωπίζει ένας πωλητής. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να γνωρίζει τις ανάγκες των διευθυντών σε πληροφόρηση και παρακολούθηση, καθώς επίσης και τις ανάγκες των πωλητών. Οι ανάγκες αυτές θα πρέπει να ικανοποιηθούν, καθώς επίσης και πρωτοποριακές νέες ιδέες θα πρέπει να δέσουν με τις σημερινές συνθήκες. Η επιλογή, βέβαια, θα πρέπει να γίνει από κοινού, και όχι μόνο από τον Διευθυντή Πληροφορικής.

Netweek: Πώς μπορεί η λύση SFA να βελτιώσει τη διαδικασία της πώλησης, αλλά και τη λειτουργία της επιχείρησης συνολικότερα;

Αλεξάνδρα Φλωρά: Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ταχύτερο μέσον καταγραφής μιας παραγγελίας είναι το χαρτί. Για να πείσεις έναν πωλητή να πάρει την παραγγελία ηλεκτρονικά, θα πρέπει να έχεις να προσφέρεις εύκολη και γρήγορη καταχώρηση, καθώς επίσης χρήσιμες και σωστές πληροφορίες που θα εξυπηρετήσουν τη διαδικασία πώλησης. Π.χ. Υπόλοιπο πελάτη / ανοιχτά τιμολόγια, προηγούμενες παραγγελίες, προηγούμενες αποστολές, ρυθμός πώλησης (sell out), προσφορές, συνολική αξία παραγγελίας, πληροφορίες νέων προϊόντων, πληροφορίες ελλείψεων και εναλλακτικών προϊόντων, κ.λπ.
Εφόσον έχουμε ηλεκτρονική καταγραφή της παραγγελίας και οποιωνδήποτε άλλων πληροφοριών απαιτούνται, η επιχείρηση θα έχει τεράστια οφέλη.

Οφέλη πληροφόρησης:
Δημιουργείται μια βάση δεδομένων από την οποία μπορούμε να αντλήσουμε πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Για παράδειγμα ρυθμός πώλησης προς καταναλωτές (sell out), απόθεμα στην αγορά (stock in the market), διάφορα ερωτηματολόγια (surveys), εποχικότητα, συγκρίσεις με παλαιότερους μήνες, επισκέψεις / απόδοση πωλητών, κ.λπ.

Οφέλη λειτουργίας:
Οι παραγγελίες εκτελούνται χωρίς ελλείψεις, έρχονται ταχύτερα και μειώνεται το προσωπικό καταχώρησης, το τμήμα πωλήσεων ενημερώνει τους πωλητές ταχύτερα σχετικά με νέα προϊόντα και προσφορές, ο πωλητής μπορεί να διαπραγματεύεται καλύτερα έχοντας όση πληροφόρηση του χρειάζεται την κρίσιμη ώρα, κ.λπ.

Netweek: Πώς θα διευκολυνθεί η αποδοχή του SFA από τους χρήστες του;

Αλεξάνδρα Φλωρά: Το ερώτημα αυτό το έχουμε ήδη καλύψει, αλλά επιγραμματικά μπορούμε να αναφέρουμε τα εξής:
1. Το φορητό θα πρέπει να είναι ελαφρύ, πρακτικό στο κράτημα  και ανθεκτικό στα χτυπήματα.
2. Η εφαρμογή θα πρέπει να είναι φιλική, γρήγορη και αξιόπιστη.
3. Θα πρέπει να υπάρχει τηλεφωνική υποστήριξη.
4. Ιδανικά θα πρέπει να μπορεί το τμήμα μηχανογράφησης να κάνει υποστήριξη σε πρώτο επίπεδο.
5. Θα πρέπει να υπάρχει γρήγορη γραμμή σύνδεσης με την εταιρεία (π.χ. ADSL, 3G). 
6. Οι επιπλέον πληροφορίες που θα έχει ο πωλητής, θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες και να τον διευκολύνουν πραγματικά στη διαπραγμάτευση και στα στατιστικά που χρειάζεται.
7. Ο χρόνος που θα πρέπει να αφιερώνει ο πωλητής δεν θα πρέπει να είναι προσωπικός. Με άλλα λόγια, η χρήση θα πρέπει να γίνεται στο σημείο πώλησης. Αλλιώς, πρόκειται για απλή μετάθεση της καταχώρησης από το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών στο τμήμα πωλήσεων.
8. Οι προϊστάμενοι θα πρέπει να απαλλαγούν από συντήρηση δεδομένων σε απλά μέσα (π.χ. έντυπα, xl, κ.λπ.) και να έχουν τα δεδομένα που χρειάζονται μέσα στην εφαρμογή. Το εργαλείο θα πρέπει να είναι πολύ ευέλικτο στη δημιουργία αναφορών (reports).
9. Οι αναβαθμίσεις θα πρέπει να είναι διαφανείς στους χρήστες.
10. Ο προμηθευτής θα πρέπει να είναι συνεργάσιμος για υποστήριξη και για τυχόν μελλοντικές επεκτάσεις.

Εάν δοθεί προσοχή σε όλα τα ανωτέρω δεν υπάρχει αμφιβολία ότι θα έχουμε επιτυχημένη υλοποίηση μιας SFA λύσης.