Ηταν ένα από εκείνα τα email που έσκαγαν -όχι και τόσο συχνά- στα εισερχόμενά μας. Μικρά και σύντομα, οριστικά και αμετάκλητα, με σαφείς και ξεκάθαρες οδηγίες, συγκεκριμένους περιορισμούς και εφαρμογή ....από αυτήν ακριβώς τη στιγμή που τα διαβάζουμε.

Η κατεύθυνση ήταν ξεκάθαρη. Η πρόκληση τεράστια. Επρεπε να βρούμε τρόπους να μειώσουμε στο ελάχιστο τα ταξίδια – χωρίς να έχουμε καμία απολύτως αρνητική επίδραση στις καθημερινές μας λειτουργίες, στους στόχους μας, στην παραγωγικότητα ή τα αποτελέσματά μας. Πώς θα το επιτυγχάναμε αυτό; Αξιοποιώντας περισσότερο τον υπάρχοντα εξοπλισμό μας.

Οι προκλήσεις
Ηταν προφανές ότι ο στόχος, αν και από πολλές πλευρές ήταν σωστός (μείωση εξόδων, αύξηση παραγωγικότητας, μείωση εκπομπών ρύπων, κ.λπ.), ταυτόχρονα ήταν δύσκολος. Οι προκλήσεις που είχαμε να αντιμετωπίσουμε ήταν πολλές. Επρεπε να εντοπίσουμε τον εξοπλισμό που δεν χρησιμοποιούσαμε – ή τουλάχιστον δεν χρησιμοποιούσαμε αρκετά.

Να ανακαλύψουμε νέες χρήσεις στις συσκευές που ήδη χρησιμοποιούσαμε. Να μετρήσουμε ποιος, πότε και γιατί χρησιμοποιούσε την τεχνολογία για τη συνεργασία και να βρούμε τρόπους να αναπαραγάγουμε και να επαναλάβουμε αυτές τις περιπτώσεις σε κάθε λειτουργία, κάθε τμήμα, κάθε ομάδα.

Η μεγαλύτερη πρόκληση, βέβαια, ήταν άλλη – και, δυστυχώς, ήταν μόνο δική μου. Επρεπε να ακολουθήσει και η ομάδα. Μπορεί η οδηγία να ήταν ξεκάθαρη, όταν όμως είσαι στο τιμόνι μιας εταιρείας με τόσα πολλά ικανά στελέχη, έχεις όλα τα οφέλη (έξυπνους, δημιουργικούς και παραγωγικούς ανθρώπους) και τα ανάλογα «μειονεκτήματα»: ανθρώπους με ολοκληρωμένες προσωπικότητες και ισχυρή γνώμη, που πρέπει να πειστούν για να ακολουθήσουν.

Συντονισμένη προσπάθεια
Εργαστήκαμε σκληρά, συντονισμένα – αρχικά για να πείσουμε τους πιο δύσπιστους και να κινητοποιήσουμε τους απαισιόδοξους που αμφέβαλλαν για το αποτέλεσμα. Στη συνέχεια για να βρούμε τρόπους για να «διακτινιζόμαστε» ψηφιακά, χωρίς να ταξιδεύουμε.

Να είμαστε εικονικά πάντα παρόντες, όπου χρειαζόταν. Να είμαστε πάντα ανοιχτοί στην επικοινωνία με κάθε συνεργάτη, συνάδελφο, πελάτη, χωρίς περιορισμούς. Το θαύμα έγινε. Το αποτέλεσμα ήλθε απότομα, σαρωτικά και μας επηρέασε όλους. Ξαφνικά, από την ίδια στιγμή που το αποφασίσαμε και το θέσαμε σε λειτουργία, γίναμε καλύτεροι.

Εμείς, η ίδια επιτυχημένη ομάδα με τις δοκιμασμένες συνταγές και τους ευχαριστημένους πελάτες, είχαμε βελτιωθεί. Με βήματα μικρά και σύντομα, οριστικά και αμετάκλητα, με σαφείς και ξεκάθαρες οδηγίες, χωρίς κανένα περιορισμό και με εφαρμογή… από τη στιγμή ακριβώς που το θελήσαμε. Ηταν οι ίδιες συσκευές που είχαμε στα γραφεία μας.

Τα ίδια τηλέφωνα που κρατούσαμε στα χέρια μας εδώ και μήνες. Οι υπολογιστές, ο εξοπλισμός και οι εφαρμογές που ήταν εγκατεστημένες στο δίκτυό μας. Μόνο που τώρα όλα είχαν πάρει άλλη αξία. Αναζητήσαμε και ανακαλύψαμε τις λειτουργίες τους εξ αρχής και σε βάθος, ψάξαμε να βρούμε τρόπους μέγιστης αξιοποίησης, να εξοικειωθούμε μαζί τους, να γίνουμε όλοι πιο παραγωγικοί – πιο εξαρτημένοι από τις τεχνολογίες, αλλά την ίδια στιγμή πιο ανεξάρτητοι από το χώρο και το χρόνο.

Πες το κι έγινε
Το πείραμα είχε πετύχει. Ο τρόπος που εργαζόμαστε είχε μεταμορφωθεί ριζικά και ολοκληρωτικά. Ξαφνικά συνεργαζόμασταν περισσότερο. Επικοινωνούσαμε καλύτερα.

Τα αποτελέσματα της δουλειάς μας ήταν άμεσα αλλά και καλύτερα. Οι συνεργάτες και οι πελάτες μας ήταν πιο ικανοποιημένοι. Οι στόχοι ήλθαν πιο κοντά, η ομάδα συσπειρώθηκε γύρω από τους στόχους και έγινε πιο δεμένη, πιο λειτουργική και πιο αποτελεσματική.

Οι εργαζόμενοι αισθάνονταν καλύτερα με τον εαυτό τους, με τη δουλειά τους, με τα αποτελέσματά τους, με την οικογένειά τους. Η ποιότητα της ζωής μας είχε βελτιωθεί ριζικά. Αν δεν υπήρχαν οι αρχικοί περιορισμοί, αν δεν είχαμε λάβει εκείνο το email, μπορεί να μην είχαμε ανακαλύψει ποτέ τις δυνατότητές μας, ως άτομα και ως ομάδα.

Μπορεί να μην είχαμε ανακαλύψει ποτέ τους εναλλακτικούς τρόπους εργασίας που είναι δυνατό να επηρεάσουν την καθημερινότητά μας. Μπορεί να μην είχαμε καταφέρει ποτέ τόσα πολλά σε τόσο λίγο διάστημα – και με μηδενική επένδυση σε χρήμα, χρόνο ή ανθρώπους. Ανάγκα και θεοί πείθονται, πόσο μάλλον οι (εξαντλημένοι από τις ανελέητες ώρες εργασίας και τα πολλά ταξίδια) κοινοί θνητοί.

Πειστήκαμε, λοιπόν, το πιστέψαμε κι έγινε. Το αποτέλεσμα ήταν αποστομωτικό, ακόμα και για τους πιο αισιόδοξους. Τελικά, ανάγκα και θεοί πείθονται. Δεν είμαστε θεοί, όμως τώρα έχουμε όλον τον κόσμο στα χέρια μας.