Καμία εταιρεία στον κόσμο δεν επιδιώκει συνειδητά την πολυπλοκότητα των συστημάτων τεχνολογίας και των διαδικασιών της. Πολύ συχνά όμως, είναι υποχρεωμένη να την αντιμετωπίσει, σε όλες της τις πιθανές μορφές.

Από το CIO.com / Απόδοση: Ισαβέλλα Ζαμπετάκη, zampetaki@boussias.com

Υπάρχουν εφαρμογές που απαιτούν μέρες και μέρες εκπαίδευσης αλλά και πάλι δημιουργούν βροχή κλήσεων προς το help desk. Υπάρχουν βάσεις δεδομένων που είναι πια πολύ «παλιές» για να συνεχίσει να τις υποστηρίζει ο προμηθευτής, αλλά και πολύ κρίσιμες για να παροπλιστούν. Υπάρχουν data centers πνιγμένα στο καλώδιο και τους servers και συνδεδεμένα με άλλα data centers που είναι ακόμη πιο μπερδεμένα. Ολοι γνωρίζουμε το λόγο για τον οποίο συμβαίνουν τα παραπάνω.

Κάθε νέα τεχνολογία στην οποία στρέφουν την προσοχή τους οι επιχειρηματικοί χρήστες, στοιβάζεται πάνω σε όλες τις προηγούμενες τεχνολογίες που κουβαλά στην πλάτη της η Διεύθυνση Πληροφορικής. Οι συγχωνεύσεις αποτελούν άλλον έναν πιθανό τρόπο περιπλοκής του ΙΤ με νέα, επιπρόσθετα συστήματα και στρώματα τεχνολογίας. Ας μην ξεχνάμε και το «shadow IT» που τρέχει συχνά παράλληλα με το «επίσημο» ΙΤ.

Οι CIOs από τη μεριά τους, δεν καταφέρνουν πάντα να ορίσουν ή να επιβάλουν τους απαιτούμενους κανόνες. Ταυτόχρονα, τα έργα ενοποίησης και consolidation έρχονται συχνά σε δεύτερη μοίρα σε σχέση με έργα που έχουν αμεσότερη σχέση με τον τελικό πελάτη της εταιρείας. Ο CIO έχει απόλυτη επίγνωση των συνεπειών της παραπάνω επιλογής. Αντί να γίνει ένα «ξεκαθάρισμα» της υποδομής μέσω του integration, η εταιρεία οδηγείται σε μια ακόμη πολυπλοκότερη υποδομή με ακόμη περισσότερες ανάγκες υποστήριξης και διαχείρισης.

Η υπόσχεση της απλότητας
Η απλότητα, από την άλλη, υπόσχεται διαφάνεια, ταχύτητα, ευελιξία και χαμηλότερα κόστη -τόσο για τη Διεύθυνση Πληροφορικής, όσο και για άλλα τμήματα της εταιρείας. Για κάποιες εταιρείες, η μείωση της πολυπλοκότητας αποτελεί το μεγαλύτερο έργο που έχει σε εξέλιξη η Διεύθυνση Πληροφορικής.

Η αμερικάνικη FedEx, για παράδειγμα, εγκαινίασε ένα νέο data center το οποίο θα καλύψει το βασικό όγκο των αναγκών της, αλλά έχει το ένα τρίτο του μεγέθους του data center που αντικαθιστά. Η απλοποίηση συντελείται σε επίπεδο server virtualization, μείωση του αριθμού των εφαρμογών και αναθεώρηση των συστημάτων ψύξης.

Ενδιαφέρουσα είναι και η άποψη που έχουν τα αμερικάνικα McDonald’s περί πολυπλοκότητας. Το «τεστ απλότητας» στο οποίο υποβάλει το νέο λογισμικό ο CIO της εταιρείας, David Weick, απαιτεί από το λογισμικό να κάνει αυτό που πρέπει να κάνει, χωρίς να χρειάζεται εκπαίδευση ή τροποποιήσεις. Στην περίπτωση της General Electric, η απλότητα έχει τόσο μεγάλη σημασία που η CIO, Charlene Begley, την έχει ορίσει ως έναν από τους τέσσερις βασικούς στόχους της Διεύθυνσης Πληροφορικής
 
Παράλληλα, η Begley αναγνωρίζει ότι η πολυπλοκότητα είναι ικανή να «προσβάλει» ακόμα και την πιο πειθαρχημένη Διεύθυνση Πληροφορικής. Στο πλαίσιο της μείωσης της πολυπλοκότητας, η Begley επιδιώκει μείωση των data centers της εταιρείας στο μισό και των συστημάτων ERP κατά 85% μέχρι το 2016. Ο στόχος της μείωσης της πολυπλοκότητας παραμένει ύσκολος, είτε πρόκειται για την GE, τη FedEx, τα McDonald’s, ή οποιαδήποτέ άλλη εταιρεία.

Προϋποθέτει τη συνεργασία μεταξύ  του CIO και των επικεφαλής των επιχειρησιακών τμημάτων, ώστε να συμφωνήσουν τι πρέπει να κρατήσουν και τι πρέπει να καταργήσουν αλλά και πώς θα χρηματοδοτηθεί και θα στελεχωθεί το σχετικό έργο. Μετά, πρέπει να αναπτύξουν και τα κατάλληλα σχέδια που θα θωρακίσουν την εταιρεία από την επιστροφή της πολυπλοκότητας. Η μάχη αυτή δεν τελειώνει ποτέ, αλλά η νίκη της έχει τεράστια αξία.


«Εξολοθρεύοντας» την πολυπλοκότητα
Η πολυπλοκότητα προκαλεί βραδύτητα, κόστος και έλλειψη ασφάλειας. Εάν τα συστήματα είναι δύσχρηστα, οι εργαζόμενοι μπερδεύονται και σπαταλούν παραγωγικό χρόνο αναζητώντας λειτουργικότητες ή περιμένοντας κάποιον για να τους βοηθήσει. Εάν πολλαπλασιάσουμε το νεκρό αυτό χρόνο με τις χιλιάδες υπαλλήλων που πλήττει, τότε η συνολική καθυστέρηση γίνεται τρομακτική.

Οταν θα προκύψει μια νέα επιχειρηματική ευκαιρία, η «πολύπλοκη» επιχείρηση δεν θα έχει την ταχύτητα που απαιτείται για να την εκμεταλλευτεί ή τους πόρους που απαιτούνται για την επένδυση. Ο νέος COO της αλυσίδας λιανικής J.C. Penney παραπονέθηκε πρόσφατα στη Wall Street ότι η εταιρεία του τρέχει 492 εφαρμογές, το 88% των οποίων είναι  τύπου custom.

Η άποψή του είναι ότι η εταιρεία δεν θα έπρεπε να τρέχει περισσότερες από 100 εφαρμογές συνολικά. Σύμφωνα με την εταιρεία συμβούλων Hackett Group, η μέση επιχείρηση λειτουργεί υπερδιπλάσιο αριθμό data centers απ’ ότι οι κορυφαίες επιχειρήσεις. Ως κορυφαίες, ορίζει το top 25% των επιχειρήσεων όσον αφορά την αποτελεσματικότητα της Διεύθυνσης Πληροφορικής τους.

Η μέση επιχείρηση τρέχει έναν μέσο όρο 39 εφαρμογών ανά 1.000 τελικούς χρήστες, ενώ η κορυφαία επιχείρηση τρέχει μόλις 20 εφαρμογές για τον ίδιο αριθμό χρηστών. Αυτό σημαίνει ότι οι αποτελεσματικότερες ομάδες είναι οικονομικότερες κατά 15% όσον αφορά τη λειτουργία τους.

Χαρακτηριστική είναι και η διαφορά μεταξύ των δύο τύπων εταιρειών όσον αφορά το πώς αντέδρασαν κατά την ύφεση του 2009. Ενώ η τυπική επιχείρηση προέβη σε περιορισμό των δαπανών Πληροφορικής κατά 6%, μέσω της παύσης νέων έργων και του περιορισμού της υποστήριξης των χρηστών, οι κορυφαίες επιχειρήσεις μείωσαν τις δαπάνες Πληροφορικής κατά 9%, μέσω της απλοποίησης του περιβάλλοντος ΙΤ και της κατάργησης συστημάτων legacy.

Συνέχισαν όμως τα νέα έργα που βρίσκονταν σε εξέλιξη και εισήγαγαν νέες λειτουργικότητες για εργαζόμενους και πελάτες. Με τον τρόπο αυτό, βρέθηκαν σε πλεονεκτική θέση όσον αφορά τη μελλοντική τους ανάπτυξη.

Σχέδιο δράσης
Η απλότητα δεν προκύπτει από μόνη της. Προϋποθέτει αναλυτικό σχεδιασμό εκ μέρους του CIO. Κάποιες βασικές κινήσεις είναι η μείωση του αριθμού προμηθευτών που θεωρούνται απαραίτητοι. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να περιορίσει τον αριθμό των διαπραγματεύσεων για συμβόλαια, να οδηγήσει σε καλύτερες τιμές και σε ισχυρότερες σχέσεις.

Στην GE, κάθε επιχειρηματικό τμήμα έχει επιλέξει κεντρικές τεχνολογίες και προμηθευτές και σκοπεύει να μην παρεκκλίνει από αυτούς. Καθώς αναβαθμίζεται το λογισμικό της εταιρείας, η Διεύθυνση Πληροφορικής θα αποφύγει έναν μεγάλο όγκο παραμετροποιήσεων και του κόστους και της πολυπλοκότητας που τις συνοδεύει.

Τα McDonald’s αξιοποιούν τις περιόδους των μεγάλων αναβαθμίσεων στα λειτουργικά συστήματα για να μειώσουν τον αριθμό των εργαλείων και των εφαρμογών. Για παράδειγμα, όταν πέρασαν από τα Windows XP στα Windows 7, καταργήσαν διάφορα ατομικά εργαλεία παραγωγικότητας που είχαν εισάγει οι υπάλληλοι.

Ο βαθμός της απλότητας είναι πολύ σημαντικό κριτήριο κατά την αξιολόγηση ενός νέου εργαλείου Πληροφορικής από τη Διεύθυνση Πληροφορικής των McDonald’s. Η ευκολία και η ταχύτητα υλοποίησής του βαραίνουν το ίδιο όπως και η λειτουργικότητά του.


Η φυσική φθορά
Οπως κι ένα καινούριο αυτοκίνητο, έτσι και ένα νέο σύστημα Πληροφορικής αρχίζει να φθείρεται από τη στιγμή που το ξεκινάς. Οι servers, τα laptops και τα smartphones είναι απλά μηχανήματα που «μασάνε» λογισμικό το οποίο φέρει δεδομένα και αλληλεπιδρά με άλλο λογισμικό. Οσο παλαιώνει η τεχνολογία, τόση περισσότερη φροντίδα χρειάζεται.

Επειδή κάθε συστατικό Πληροφορικής υπόκειται στον παράγοντα της φθοράς, ο CIO θα πρέπει να δημιουργεί ένα ξεχωριστό πλάνο για τη «ζωή» του. Αυτό βοηθά στην παρακολούθηση του αριθμού των επιπέδων που χρειάζονται για την ενοποίηση επιμέρους συστημάτων, αλλά και την αποφυγή εγκλωβισμού σε ασύμφορες λύσεις.

Η ομάδα Πληροφορικής των McDonald’s κατηγοριοποιεί τις τεχνολογίες ως: 1) προς διερεύνηση και καινοτομία, 2) προς εμπορική χρήση και εγκατάσταση και 3) προς βελτίωση και συντήρηση. Το ΙΤ συνεργάζεται με το Business προκειμένου να ορίσει κύκλους επενδύσεων και να ορίσει τη θέση που θα πάρει κάθε επιμέρους τεχνολογία στους κύκλους αυτούς. Η συνεχής «αποψίλωση» αποτελεί βασική πρόκληση για τους CIOs. Είναι πάντα ευκολότερο να προσθέσει κανείς κάτι καινούριο, παρά να απομακρύνει κάτι παλιό.

Συντηρώντας την απλότητα
Ενας λόγος για τον οποίο αποτυγχάνει η απλοποίηση είναι το γεγονός ότι οι περισσότεροι δεν καταλαβαίνουν πόσο σύνθετη είναι η σχετική διαδικασία. Το νέο data center της FedEx, για παράδειγμα, υποτίθεται ότι θα είναι πιο απλό στη χρήση από το παλιό και ότι θα επιτρέπει στο Business να κινείται με μεγαλύτερη ταχύτητα και ευελιξία.

Η κατασκευή της απαιτούμενης υποδομής προϋποθέτει μία σειρά από αποφάσεις σχετικά με την τεχνολογία και το σχεδιασμό. Είναι ατελείωτες οι μικρές λεπτομέρειες που θα επιτρέψουν στο τελικό αποτέλεσμα να είναι πραγματικά απλό στη χρήση. Είναι κρίσιμο να διατηρεί κανείς την επίγνωση αυτής της πολυπλοκότητας, όπως επίσης και να μπορεί να αφομοιώνει τη νέα πολυπλοκότητα που επιφέρει το Business στο ΙΤ σε καθημερινή βάση.

Τέλος, ακόμα κι αν το Business δεν δίνει την έγκρισή του για επένδυση σε ένα έργο απλοποίησης του ΙΤ, η Διεύθυνση Πληροφορικής είναι υποχρεωμένη να λειτουργήσει ακολουθώντας μια φιλοσοφία απλοποίησης ούτως ή άλλως. Πρόκειται για τον τρόπο λειτουργίας που χαρακτηρίζει τον σωστό CIO.