Ο σωστός συνδυασμός τεχνολογίας, δομής και διαχείρισης μπορεί να οδηγήσει σε μια επανάσταση στο επάγγελμα και να δημιουργήσει την πιο σημαντική θέση στις νέες επιχειρήσεις.

Πηγή: McKinsey Quarterly,  Απόδοση: Χριστίνα Ροζάκη / xrozaki@boussias.com

Στο προηγούμενο τεύχος του netweek, αναλύθηκαν οι δύο μέθοδοι με τις οποίες οι knowledge workers δύνανται να διαχειριστούν τις πληροφορίες. Η πιο κοινή προσέγγιση είναι η ελεύθερη πρόσβαση σε ένα εύρος εργαλείων και πόρων πληροφοριών που τους επιτρέπει να καθορίσουν τις εργασιακές τους ανάγκες και διαδικασίες.

Από την άλλη, υπάρχει η δομημένη προσέγγιση που περιλαμβάνει την παράδοση των πληροφοριών μέσω Η/Υ που τους στέλνουν ομαδοποιημένα δεδομένα. Αμφότερες μέθοδοι είναι εξαιρετικά διαδεδομένες, με μόνη διαφορά τον τρόπο με τον οποίο γίνεται ο χειρισμός των πληροφοριών.  Γι’αυτό το λόγο, είναι εξαιρετικά σημαντικό για τα στελέχη να αναζητήσουν ευκαιρίες ΙΤ και παραγωγικότητας για να προσφέρουν το σωστό επίπεδο ιεράρχησης προτεραιοτήτων.

Παρόλο που είναι μεγάλο δέλεαρ να νομίσει κανείς ότι μια και μόνο προσέγγιση είναι σωστή για μια ολόκληρη επιχείρηση, τα πράγματα ποτέ δεν τακτοποιούνται τόσο εύκολα. Σύμφωνα με την McKinsey, οι μονάδες ανάλυσης πρέπει να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο εργασίας και το ρόλο του εργαζόμενου. Οι ηγέτες knowledge workers πρέπει να κατανοήσουν τις κρίσιμες διαφορές ανάμεσα σε θέσεις και ρόλους και να αναζητήσουν λύσεις σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητές τους.

Εφαρμογή των κανόνων
Για να βελτιωθεί η παραγωγικότητα, χρειάζεται περισσότερο δομημένη γνώση σε επίπεδο διαδικασιών. Οι εξελιγμένες τεχνολογίες μπορούν πλέον να διευκολύνουν κάθε knowledge worker – ακόμη και αυτόν που έχει να διαχειριστεί σημαντικές πληροφορίες. Ενα ισχυρό παράδειγμα προέρχεται από ένα ακαδημαϊκό ιατρικό κέντρο που εφαρμόζει «έξυπνες φόρμες» που δείχνουν στους γιατρούς όλες τις υπάρχουσες πληροφορίες για την συγκεκριμένη αρρώστια ενός ασθενούς σε μια οθόνη, ενώ μπορεί να παράγει πρώτα drafts σημειώσεων που συγκρίνουν άλλες ιατρικές εξετάσεις ασθενών.

Εργασία υψηλού επιπέδου
Οι εταιρείες έχουν πολλές ευκαιρίες για να εφαρμόσουν δομημένη τεχνολογία και διαδικασίες στις εργασίες υψηλού επιπέδου. Μια ασφαλιστική εταιρεία, λόγου χάρη, εφάρμοσε τεχνολογίες διαχείρισης workflow για να διευκολύνει την ανάπτυξη και τροποποίηση του επενδυτικού της χαρτοφυλακίου. Το σύστημα αντικατέστησε αμέτρητα spreadsheets και emails με ένα κοινό σύστημα που συγχρόνιζε τις επικοινωνίες και τις συναλλαγές μεταξύ διαφόρων ομάδων σε διάφορες χώρες.

Κάθε ομάδα (operations, χρηματοδότηση, έλεγχος και νομικό) προσέθετε τα στοιχεία της στο χαρτοφυλάκιο και όταν αυτό ολοκληρωνόταν -μετά από τις οποιεσδήποτε τροποποιήσεις- αποστέλλονταν σε έναν εξωτερικό κηδεμόνα για τη διαχείριση και καταγραφή του portfolio. Τα στελέχη διευκολύνθηκαν από τη διαδικασία, ενώ όποτε χρειαζόταν η συμβολή τους ή η έγκρισή τους, λάμβαναν αυτόματη ειδοποίηση μέσω e-mail.

Υβριδικές προσεγγίσεις
Μερικοί οργανισμοί συνδυάζουν και την ελεύθερη και τη δομημένη προσέγγιση. Ενας από τους ευκολότερους τρόπους για να γίνει αυτό είναι με το να μπουν μερικοί περιορισμοί στους τύπους πληροφοριών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι αυτόνομοι knowledge workers, όπως με το να περιορίσουν την πρόσβαση σε ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης εν ώρα εργασίας.


Σχεδιάζοντας μια στρατηγική για knowledge work
Λίγες είναι οι επιχειρήσεις που έχουν ακολουθήσει μια συστηματική σκέψη για το πού μπορεί να υπάρξει επιπλέον οργάνωση για να βελτιωθεί η παραγωγικότητα. Ενα καλό σημείο εκκίνησης είναι να αναγνωριστούν οι knowledge workers και να κατανοηθεί το εύρος των εργασιών που εκτελούν.

Οι μονάδες ανάλυσης, λόγου χάρη, οφείλουν να θεωρηθούν ως ένας κατεξοχήν χώρος εργασίας των knowledge workers. Αυτός ο διαχωρισμός είναι σημαντικός, καθώς υπάρχουν διαφορετικοί τύποι knowledge workers εντός της ίδιας επιχείρησης. Ο καθένας από αυτούς έχει πολύ διαφορετικές γνώσεις, καθώς και απαιτήσεις για γνώσεις.

Διαχείριση κοινών προκλήσεων
Παρόλο που η κατηγοριοποίηση εργασίας και ρόλων διαφέρει σημαντικά ανά επιχείρηση, το κυνήγι της παραγωγικότητας μέσω δομών συνήθως επιφέρει τουλάχιστον δύο κοινές προκλήσεις. Αυτές αφορούν την πρόληψη της αποξένωσης των knowledge workers και την αποφυγή των λαθών που είναι αποτέλεσμα αυτοματοποίησης.

Το να επιτρέψει μια επιχείρηση στους knowledge workers να υπερπηδήσουν τις αυτοματοποιημένες ή ημι-αυτοματοποιημένες αποφάσεις, μπορεί να βοηθήσει στην άμβλυνση αμφοτέρων προβλημάτων. Αυτό το μέτρο μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερες αποφάσεις αλλά και να μειώσει τις αντιδράσεις των εργαζομένων ενάντια σε ένα σύστημα που ίσως δεν τους ικανοποιεί. Εάν, ωστόσο, οι knowledge workers παρακάμπτουν συνεχώς τις αυτοματοποιήσεις, οι προϊστάμενοί τους πρέπει να μάθουν τους λόγους.

Λίγο από το ένα, λίγο από το άλλο
Ενας άλλος τρόπος για να είναι πιο ήπιος ο δρόμος για τη σωστή δομή των πληροφοριών, είναι το να επιτραπεί στους knowledge workers να χρησιμοποιούν τα γνώριμα free-access εργαλεία όταν αλληλεπιδρούν με ένα δομημένο σύστημα. Να λαμβάνουν alerts όταν είναι ώρα να χρησιμοποιήσουν μια δομημένη εφαρμογή, όπως, λόγου χάρη, με ειδοποίηση μέσω email. Εάν ένα δομημένο έργο απαιτεί, λόγου χάρη, τη μεταφορά οικονομικών πληροφοριών από και προς το σύστημα, πρέπει να τους επιτρέπεται να χρησιμοποιούν spreadsheets.

Είναι σημαντικό για τα στελέχη να θυμούνται το εξής: οι high-end knowledge workers δεν θέλουν να περνούν όλο τους τον χρόνο με το να αλληλεπιδρούν με αυτοματοποιημένα εργαλεία. Κυρίως, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι knowledge workers και executives κατανοούν το πώς δουλεύει ένα δομημένο σύστημα, προκειμένου να αποφευχθούν τραγικά λάθη αυτοματοποίησης.

Η επέκταση της γνώσης
Ζούμε σε έναν κόσμο όπου η εργασία που βασίζεται στη γνώση επεκτείνεται με γοργούς ρυθμούς. Με τους ίδιους ρυθμούς εξελίσσονται και οι τεχνολογικές εφαρμογές. Μέχρι σήμερα, οι knowledge workers ήταν ελεύθεροι να χρησιμοποιούν την τεχνολογία που οι ίδιοι έβρισκαν χρήσιμη. Μπορούν, ωστόσο, να γίνουν πιο παραγωγικοί μέσα από τη βοήθεια της τεχνολογίας. Ο συνδυασμός τεχνολογίας και δομής, μαζί με σωστή διαχείριση μπορεί, μάλιστα να οδηγήσει σε μια επανάσταση στο επάγγελμα και να αποτελέσει την πιο σημαντική θέση στις νέες επιχειρήσεις.