Βασίλης Καρποδίνης, Όμιλος Apivita: Βελτιστοποίηση των διαδικασιών στο σημείο πώλησης

Ο Βασίλης Καρποδίνης, ΙS Manager τoυ ομίλου Apivita, περιγράφει τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής μηχανογράφησης των πωλήσεων που υιοθέτησε η Apivita.

Μία από τις αρμοδιότητες – υποχρεώσεις, αλλά ίσως ένα από τα πιο ενδιαφέροντα αντικείμενα ενασχόλησης του τμήματος IT, είναι η παρακολούθηση των τεχνολογικών εξελίξεων. Μέσα από ένα τόσο ευρύ φάσμα νέων λειτουργιών, νέων εφαρμογών σε software και hardware, κρίνεται απαραίτητο το να ανιχνεύεις κάθε φορά τρόπους εφαρμογής των εξελίξεων.

Όταν έχεις λοιπόν, 30 πωλητές που για τουλάχιστον τέσσερις φορές τον χρόνο πρέπει να επισκεφτούν 4000 φαρμακεία σε όλη την Ελλάδα, η μηχανογράφηση των πωλήσεων κρίνεται μάλλον απαραίτητη. Έτσι ψάχνοντας για λύσεις που κυκλοφορούν στην αγορά και γενικότερα έτοιμους τρόπους μηχανογραφικής αντιμετώπισης ήδη εφαρμοσμένους, καταλήξαμε στο ότι οι ιδιαιτερότητες της εταιρείας, αλλά και η απαίτηση του να δημιουργήσεις κάτι πολύ ευέλικτο, μιας και ο τρόπος που αντιμετωπίζεις την αγορά συνεχώς αλλάζει, θα δυσκόλευε πολύ την επιλογή, αλλά και την συντήρηση μιας τέτοιας λύσης.

Οπότε σκεφτήκαμε να δημιουργήσουμε την λύση βάση των δικών μας αναγκών. Αποφασίσαμε να εκμεταλλευτούμε την εμπειρία 30 ετών της Apivita στο χώρο του φαρμακείου, καθώς και τη γνώση του τμήματος IT. Σε συνεργασία με την Sparks Consulting, η οποία ανέλαβε την υλοποίηση της εφαρμογής, καταφέραμε να δημιουργήσουμε το απόλυτο εργαλείο στο κομμάτι της πώλησης, σύμφωνα πάντα με τις δικές μας ανάγκες.

Αναλύοντας μερικά από τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής θα έλεγα ότι:

Εκτός από την παραγγελιοληψία που μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσα από την εφαρμογή, δίνεται η δυνατότητα μιας ολοκληρωμένης εικόνας της σχέσης του πελάτη με την εταιρεία. Αυτό πραγματοποιείται καταρχήν με την μεταφορά μέρους του κεντρικού CRM συστήματος στην εφαρμογή των πωλητών, έτσι ώστε να υπάρχει η εικόνα του πελάτη ενημερωμένη την στιγμή που ο πωλητής επισκέπτεται ένα φαρμακείο.

Στο παραγγελιόχαρτο υπάρχουν οι πληροφορίες που θα δώσουν τη δυνατότητα στον  πωλητή να προτείνει στον πελάτη την ποσότητα αγοράς και βέβαια να δώσει και την αντίστοιχη έκπτωση. Έτσι στην κεντρική οθόνη της εφαρμογής συμπεριλαμβάνονται οι εκπτώσεις που έχει πάρει ο πελάτης, καθώς και η ποσότητα των παραγγελιών ανά κωδικό είδους για τα τελευταία τρία χρόνια. Επίσης, είναι ενσωματωμένη η εμπορική πολιτική ανά κατηγορία πελάτη και είδους. Δηλαδή διαφορετικές εκπτώσεις ανάλογα με τα κριτήρια που έχει θέσει η εταιρεία.
του.

Η εφαρμογή ενσωματώνει το sales book (αναλυτικές παρουσιάσεις όλων των προϊόντων της εταιρείας). Προσφέρει την μοναδική ευκολία κατά τη στιγμή της παρουσίασης ενός προϊόντος να μπορεί να προστεθεί στο «καλάθι παραγγελίας» του πελάτη με την αντίστοιχη ποσότητα. Με αυτόν τον τρόπο ο πωλητής κερδίζει πολύ χρόνο και βέβαια δεν διακόπτεται η ροή της παρουσίασής του.

Το σκεπτικό είναι να προσφέρει στον πωλητή μία πλατφόρμα στην οποία θα μπορεί να δημιουργήσει οποιαδήποτε νέα κίνηση για τον πελάτη. Σε μία οθόνη ο πωλητής μπορεί να καταχωρήσει απογραφή ανά κωδικό είδους, νέα παραγγελία και τυχόν επιστροφές που μπορεί να έχει ο πελάτης. Με ελάχιστες κινήσεις κάθε πωλητής ενημερώνει και ενημερώνεται από το ERP της εταιρείας και βέβαια μπορεί να ολοκληρώνει την παραγγελία εκείνη τη στιγμή μέσα στο χώρο του πελάτη.

Η εφαρμογή χρησιμοποιεί για application server έναν Linux server για την κρυπτογραφημένη μετάδοση και λήψη πληροφοριών από και προς τους πωλητές. Κάθε tablet pc είναι εφοδιασμένο με κάρτα 3G data pack. Έτσι υπάρχει η δυνατότητα σύνδεσης και αμφίδρομης ενημέρωσης με το ERP της εταιρείας. Εν κατακλείδι δημιουργώντας ένα τέτοιο σύστημα υπάρχουν πολλά οφέλη για την εταιρεία, αλλά και τους πωλητές. Οι πωλητές δεν μεταφέρουν απίστευτους όγκους χαρτιού και μπορούν να κάνουν άμεσα την δουλειά τους και με το λιγότερο δυνατό χρόνο ενασχόλησης. Από την άλλη πλευρά, η εταιρεία εξοικονομεί χρόνο μιας και δεν χρειάζεται πλέον να συντηρείται ένα ολόκληρο τμήμα για την υποστήριξη των πωλητών.

Με την πλατφόρμα αυτή επιτύχαμε την βελτιστοποίηση των διαδικασιών στο σημείο πώλησης δίνοντας άμεση ενημέρωση στον πελάτη. Η επιτυχία τελικά ενός συστήματος σίγουρα έρχεται μέσα από την αποδοχή του από τους χρήστες στους οποίους απευθύνεται και σίγουρα από την ικανοποίηση της διοίκησης όταν τα αποτελέσματα της αλλαγής γίνονται αντιληπτά βλέποντας αριθμούς. Αν λοιπόν, αποδεχθούμε το παραπάνω ως ορισμό της επιτυχίας, μπορώ να πω ότι μιλάμε για ένα από τα πολύ πετυχημένα project που καθημερινά αναβαθμίζει την ποιότητα της πώλησης των προϊόντων και την καθημερινή εργασία των ανθρώπων της Apivita.