H ευφυΐα που επιδεικνύει σε τακτική και στρατηγική βάση μια επιχείρηση είναι αυτό που την καταξιώνει διαχρονικά και την αναδεικνύει ως success story.
Μερικά χρόνια πριν, θα αναγνωρίζαμε ως ευφυΐα κάποια πρωτότυπη και επιτυχημένη πρακτική αναφορικά με κάποιο από τα 4 στοιχεία του Marketing Mix (Product, Price, Place, Promotion). Σήμερα, ιδιαίτερα μετά την εκδήλωση της χρηματοοικονομικής ύφεσης του 2007, τέτοιου είδους πλεονεκτήματα είναι αναγκαία μεν πλην όμως μη ικανά ως συνθήκη για την επιτυχία. Το «επιχειρείν» έχει καταστεί μια λειτουργία πολυσύνθετη και πολύπλοκη ακόμη και για μικρού μεγέθους μονάδες.
Η διαρκώς μεταβαλλόμενη πραγματικότητα απαιτεί από τις επιχειρήσεις «κομψότητα» (operational excellence) δηλαδή να οξύνουν τη διαίσθησή τους, να επιταχύνουν τα αντανακλαστικά και να οργανώσουν τις αντιδράσεις τους προκειμένου να εφαρμόσουν νέες στρατηγικές και «πολύπτυχες» τακτικές. Ο κύκλος του επιχειρηματικού προγραμματισμού έχει επιταχυνθεί δραματικά (συνεχείς αναθεωρήσεις των operating plans και προσαρμογές των Business Plans) οι στόχοι και οι απαιτήσεις «διαστέλλονται», ενώ οι διαθέσιμοι πόροι (χρόνος, Budgets) περιορίζονται συνεχώς.
Το ΒΙ δεν αποτελεί πλέον καινοτομία ή πανάκεια στην εποχής μας. Είναι όμως βασική προϋπόθεση για να μπορέσει η σύγχρονη επιχείρηση να επιβιώσει και να αναπτυχθεί στις αντίξοες και ευμετάβλητες συνθήκες που θα επικρατούν και κατά τη διάρκεια και μετά την πρόσφατη οικονομική κρίση.
Σημερινές προκλήσεις
Τα 5 βασικά ερωτήματα -προκλήσεις- της νέας πραγματικότητας περιστρέφονται γύρω από:
α. την τακτική διαχείρισης της ρευστότητας (αποθέματα, προμηθευτές, πελάτες) σε άμεση αναφορά με τους κινδύνους που εγκυμονούν ή υποκρύπτονται,
β. την απλούστευση και διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών στο εσωτερικό και εξωτερικό (micro – macro) περιβάλλον,
γ. την «επωφελή» επιλογή και προσέγγιση του πελάτη (είτε πρόκειται για άμεσο συνεργάτη είτε ακόμη και για τον τελικό καταναλωτή),
δ. την εξασφάλιση ικανών – ταλαντούχων συνεργατών και εργαζομένων, «συμβατών» με την κουλτούρα και νοοτροπία της επιχείρησης και ε. την αύξηση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας (πόσες επιπλέον πωλήσεις ή κέρδος απολαμβάνουμε για κάθε παραπάνω ευρώ που ξοδεύουμε;) ως αποτέλεσμα της αρχής του «value for money» και της επέκτασης της αυτοματοποίησης με χρήση υποδειγμάτων (models) σε τομείς που παλιότερα θεωρούντο ως αποκλειστικά intellectual περιοχές (π.χ. διαχείριση ρευστότητας και κινδύνου σε συνδυασμό με ανταποδοτικότητα πελάτη και απόδοση προϊόντος, μόχλευση πωλήσεων και λειτουργικού κέρδους, αξιολόγηση και ανάπτυξη προσωπικού, συντονισμό και αξιολόγηση outsourcing κ.λπ.).
Τo Management της επιχείρησης πρέπει να απαντήσει συλλογικά και συντεταγμένα στα παραπάνω ερωτήματα, ώστε να επιλέξει και να εφαρμόσει την πιο ενδεδειγμένη και συμβατή με τους στρατηγικούς της στόχους λύση. Το ΒΙ βοηθά αποτελεσματικά στην απάντηση τέτοιων ερωτημάτων. Αποτελεί το πλαίσιο διαχείρισης δομημένων πληροφοριών που σε συνδυασμό με τους αναγκαίους αυτοματισμούς παρέχει αξιόπιστη και έγκαιρη Διοικητική πληροφόρηση, με μικρό σχετικά κόστος. Οι διαστάσεις (classifications) και οι χειρισμοί (treatments) ενός εσόδου ή μιας δαπάνης και της μεταξύ τους διασύνδεση (P&L) ποικίλουν ανάλογα με τις ανάγκες για Διοικητική πληροφόρηση σε αναφορά πάντα με το κόστους προσδιορισμού τους.
Ευτυχώς σήμερα, το κόστος προσδιορισμού της αναλυτικής πληροφορίας έχει περιορισθεί σημαντικά λόγω της επέκτασης της ψηφιοποίησης της πληροφορίας, της υιοθέτησης κοινών πρωτοκόλλων επικοινωνίας και της διασύνδεσης των συστημάτων (intergration), καθώς επίσης και της εκτεταμένης χρήσησ «αυτό-αναθεωρούμενων» υποδειγμάτων αυτοματισμού (smart modeling).
Οφέλη της εφαρμογής
Ειδικότερα, η χρήση ΒΙ συστημάτων μεγιστοποιεί την αποτελεσματικότητα σε τομείς, όπως: Οικονομική Ανάλυση: Product / Customer / Channel P&Ls, Project Accounting, Standard Costing, Business reviews κ.λπ. Χρημα/κή Διοίκηση: Cash Flow management, Customers Risk Assessment κ.λπ. Εσωτερικός Ελεγχο: αξιολόγηση κινήσεων /χρήστη/είδος /τομέα σε αναφορά με διαδικασίες και πολιτικές, χαρτογράφηση-παρακολούθηση διαδικασιών κ.λπ. Accounting: συμφωνία τραπεζικών κινήσεων και πιστωτικών καρτών, διαχείριση πλαφόν και εγκρίσεων κ.λπ. Η ορθή χρήση συστημάτων ΒΙ μπορεί να διασφαλίσει την ομαλή λειτουργία μιας επιχείρησης προσδίδοντάς της αυτογνωσία και ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.