Τα πάντα πήγαν στραβά: Η υλοποίηση του ERP project για λογαριασμό του Δημαρχείου του Portland, Oregon, πήγε στραβά και έτσι άρχισε η μάχη μεταξύ των αξιωματούχων του Δημαρχείου και της εταιρείας Ariston που είχε αναλάβει ως μειοδότης μετά από διαγωνισμό την υλοποίηση του έργου. Όταν το αρχικό budget του έργου που ήταν $31.000.000 έφτασε στα $49.450.000, η κάθε πλευρά κατηγορούσε την άλλη!

Η ιστορία του project
Τον Φεβρ. του 2000 το Δημαρχείο του Portland έπρεπε να αντιμετωπίσει πολλά προβλήματα στη διαχείριση των οικονομικών με τη χρήση ενός παλιού IBM mainframe. Έτσι ανέπτυξαν πολλά ξεχωριστά συστήματα για την διαχείριση των οικονομικών με τον κάθε υπάλληλο να αναπτύσσει τα δικά του εργαλεία. Σύμφωνα με τον Mark Greinke, CTO, είχαν αναπτυχθεί «πολλές ξεχωριστές βάσεις σε Microsoft Access και πολλά αρχεία Microsoft Excel που δεν είχαν καμία σύνδεση μεταξύ τους».

Η προτεινόμενη λύση
Η νέα λύση SAP web-based που επιλέχτηκε θα έπρεπε να αντικαταστήσει το απαρχαιωμένο IBM σύστημα. Για την υλοποίηση του έργου επιλέχτηκε η εταιρεία Ariston.

Η περιγραφή του προβλήματος
Τον Δεκ. του 2007 η ηλεκτρονική εφημερίδα “The Oregonian” ανέφερε ότι ένας σύμβουλος που προσελήφθη για να κάνει audit το έργο ανακάλυψε ότι «το project plan του έργου ήταν διάτρητο, το έργο καθυστερούσε και ότι κανένα από τα δύο μέρη δεν είχε αναλυτικό πλάνο για το πως θα τελειώσει το έργο». Η δοκιμή της μισθοδοσίας που έγινε τον Δεκ. του 2007 έδωσε λάθος αποτελέσματα. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα η Ariston ως ανάδοχος του έργου να κηρυχθεί έκπτωτος και το έργο να το αναλάβει η ίδια η SAP.

Η ανάλυση της αποτυχίας του project
Συνήθως τα έργα δεν αποτυγχάνουν λόγω της τεχνολογίας, αλλά λόγω της κακής διαχείρισης. Το SAP Watch blog τόνισε: «Δεν είναι ξεκάθαρο ποιον πρέπει να κατηγορήσουμε για τις υπερβάσεις χρόνου και κόστους, αλλά το κάθε μέρος θα κατηγορεί το άλλο. Όμως κανένα από τα δύο μέρη δεν άφησε υπόνοιες για το SAP software».

Οι αλληλοκατηγορίες
Είναι προφανές ότι και τα δύο μέρη δεν είχαν κάνει σωστούς υπολογισμούς για το project. Και βέβαια, τα δύο μέρη, αφελώς, άρχισαν να αλληλοσπαράζονται δημοσίως κατηγορώντας ο ένας τον άλλον.

O Ken Rust, Διοικητικός Διευθυντής του Δημαρχείου, κατηγόρησε την Ariston, μια εταιρεία με 30 άτομα προσωπικό, λέγοντας: «Κανένας από εμάς δεν είχε εγκαταστήσει αντίστοιχο σύστημα πριν. Προσελάβαμε την εταιρεία συμβούλων (Ariston) για να μας καθοδηγήσει. Αντίθετα, είδαμε παντελή έλλειψη ηγεσίας εκ μέρους τους. Δεν θα μπορούσαμε να κάνουμε κάτι διαφορετικό. Το μόνο που θα έπρεπε να έχουμε προσέξει ήταν ότι η Ariston δεν είχε υλοποιήσει ποτέ αντιστοίχου μεγέθους και πολυπλοκότητας project».

O Πρόεδρος της Ariston, που ομολογουμένως είχε αναλάβει πολλά κυβερνητικά projects, τόνισε ότι οι administrators της πόλης του Portland δεν είχαν καταλάβει πόσο σύνθετο ήταν το project. «Στο Δημαρχείο υπάρχουν πολλά silos. Προσπαθώντας να πάμε από το “silo system” σε ένα συνολικό σύστημα, κανείς δεν είχε προσέξει πως αυτά τα συστήματα μπορούν να ολοκληρωθούν και με τι κόστος». Και συνέχισε: «Οι αξιωματούχοι του Δήμου που προετοίμασαν τις απαιτήσεις του έργου, δεν ήταν εξοικειωμένοι με τις συνολικές απαιτήσεις… Επομένως, garbage in, garbage out…».

Lessons Learned (ή μαθαίνοντας από τα λάθη…)
Τα συστήματα του Δήμου ήταν πολύ σύνθετα. Αξίζει να αναφερθεί ότι για να βγει μισθοδοσία, έπρεπε να ληφθούν υπόψη 16 διαφορετικοί τύποι συμβάσεων. Αυτή η δυσκολία δεν ήταν γνωστή σε κανέναν κατά την διάρκεια του διαγωνισμού και του προγραμματισμού του έργου. Έτσι τα δύο μέρη υπέγραψαν σύμβαση καταδικασμένη να αποτύχει. Επίσης, οι απαιτήσεις από την πλευρά του Δήμου δεν ήταν σαφείς (underestimated project scope) και η σύμβαση ήταν πολύ «φτωχή». Κλασσικοί λόγοι αποτυχίας των έργων.

Η ITEC, ως πιστοποιημένος συνεργάτης του PMI®, της Microsoft και της Cisco, παρέχει υπηρεσίες εκπαίδευσης, consulting και πιστοποίησης σε θέματα Project Management, τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών.

CV Ο κ. Θεοφάνης Γιώτης, MSc, PhD Cand., MCSE, MCT, είναι Συνιδρυτής, Διευθύνων Σύμβουλος, CTO, και Αντιπρόεδρος Δ.Σ. στις εταιρείες ITEC Training Α.Ε. & ITEC Solutions Α.Ε. και έχει 20ετή εμπειρία στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων ΤΠΕ ως PMP® (Theofanis.Giotis@ITEC.edu).

Επίσης είναι συνιδρυτής και Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου του Greek PMI Chapter.