Δυνατότητα εξοικονόμησης σημαντικών εταιρικών πόρων

Ο Χρήστος Καρασταμάτης, Επικεφαλής Business & Shared Services της Citibank, μιλάει για τη σημασία της διαμόρφωσης μίας στρατηγικής όσον αφορά στις εκτυπωτικές και αντιγραφικές εργασίες.

Net Week: Οι εκτυπώσεις αντιμετωπίζονται πλέον ως στρατηγικό, παρά τακτικό, θέμα. Πώς θα διαμορφώσει μια εταιρεία τη στρατηγική της όσον αφορά στις εκτυπώσεις; Ποιος ο ρόλος των πολιτικών, του λογισμικού και του οutsourcing;

Χρήστος Καρασταμάτης: Στο σημερινό οικονομικό περιβάλλον του συνεχούς ανταγωνισμού και της ανάγκης ελέγχου της αποδοτικότητας των δαπανών, το να κατανοεί μία επιχείρηση πώς δαπανώνται και πού αφιερώνονται οι πόροι της είναι καίριο για την επιχειρησιακή της επιτυχία. Αυτό ισχύει έντονα και για το εύρος των εκτυπωτικών – αντιγραφικών εργασιών (printing-copying-imaging), όπου συνήθως συναντάμε ένα πλήθος διαφορετικών μηχανημάτων, διασπαρμένων στον οργανισμό, συνοδευόμενα από τις αντίστοιχες παραγγελίες και αγορές αναλωσίμων, ανταλλακτικών, περιφερειακών συσκευών, υπηρεσιών συντήρησης, κ.λπ.    

Έως πρόσφατα, οι τεχνολογίες -hardware και software- που αφορούσαν εκτυπωτικές – αντιγραφικές λειτουργίες είχαν αναπτυχθεί αποσπασματικά, κυρίως ως απάντηση σε άμεσες, συγκεκριμένες ανάγκες επιχειρήσεων και όχι βάση ενός σχεδιασμού. Γι’ αυτό το λόγο οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν καταλήξει σε μία πολλαπλότητα τέτοιων τεχνολογιών και αντίστοιχων συσκευών.

Είναι αναγκαίο λοιπόν, για τις σύγχρονες επιχειρήσεις, τόσο από πλευράς εξοικονόμησης χρήματος και βελτίωσης της ποιότητας όσο και για λόγους βελτιστοποίησης των πόρων, να αναπτύξουν και να ακολουθήσουν μία στρατηγική που θα τους επιτρέψει τον ορθολογισμό και έλεγχο, την παρακολούθηση και στόχευση των εκτυπωτικών – αντιγραφικών εργασιών. Η εταιρεία πρέπει να καταλήξει σε μία στρατηγική που ταιριάζει, μεταξύ άλλων, στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί, στις ανάγκες που πρέπει να καλυφθούν (εσωτερικές διαδικασίες, προωθητικές ενέργειες, επικοινωνία πελατών, κ.λπ), στις επιχειρησιακές της προοπτικές για το άμεσο μέλλον και στο ανθρώπινο δυναμικό της.

Για να αποφασισθεί και να συγκεκριμενοποιηθεί η στρατηγική απαιτείται μία ολιστική προσέγγιση ξεκινώντας με την αξιολόγηση των υπαρχόντων μηχανημάτων και τεχνολογιών, την εκτίμηση των πόρων (εργατικών, υλικών, οικονομικών) που απορροφώνται, συνεχίζοντας με την ανάλυση της χρήσης (όγκοι παραγωγής, χρήστες, αποδέκτες, περιεχόμενο, αποτελεσματικότητα, κ.λ.π.) και διερευνώντας επίσης, την ροή των διαδικασιών (workflow), μέρος των οποίων αποτελούν οι εκτυπωτικο-αντιγραφικές εργασίες.

Εταιρικές πολιτικές επίσης, συντελούν στη διαμόρφωση της στρατηγικής που πρέπει να αναπτυχθεί για τη διαχείριση των εκτυπωτικο-αντιγραφικών λειτουργιών. Οι δυνατότητες που προσφέρονται σήμερα μέσα από τις σύγχρονες modular τεχνολογίες και πολυ-μηχανήματα (όπως τα MFDς) είναι μεγάλες. Έτσι, μεταξύ άλλων, οι νέες τεχνολογίες επιτρέπουν την εφαρμογή πολιτικών, όπως είναι η φιλικότητα και προστασία του περιβάλλοντος, η τυποποίηση και συγκεντροποίηση λειτουργιών, η ασφάλεια πληροφοριών και δεδομένων, η επικέντρωση σε «core» διαδικασίες – εργασίες αλλά και, αντίθετα, ο «επαναπατρισμός» (“insourcing”) λειτουργιών που είχαν ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Η αποτύπωση του πού βρίσκεται ένας οργανισμός (“as is”) και η γνώση του πού θέλει να πάει (“go to”), δεν αποτελούν κρίσιμα στοιχεία μόνο για τη διαμόρφωση συγκεκριμένης στρατηγικής, αλλά και για την απόφαση του είδους του τεχνολογικού εξοπλισμού (software και hardware) που χρειάζεται να αποκτηθεί, των επενδύσεων και των πόρων που απαιτούνται για την υλοποίηση του προγράμματος και της δυνατότητας να γίνει εσωτερικά η διαχείριση των εκτυπωτικο-αντιγραφικών λειτουργιών ή της ανάθεσής τους, μερικώς ή εξ’ ολοκλήρου, σε μία (η περισσότερες) εξωτερικές εταιρείες. Για το τελευταίο, βασικό στοιχείο της απόφασης αποτελεί η ύπαρξη στην αγορά αξιόπιστων εταιρειών και ικανών σε γνώση και υποδομή να αναλάβουν τη διεκπεραίωση μέρους ή όλου του έργου.

Net Week: Πότε είναι προς όφελος μιας εταιρείας να αναθέσει τις εκτυπώσεις της και τη διαχείρισή τους σε εξωτερικό συνεργάτη; Πότε θα πρέπει κανείς να στρέφεται σε περιβάλλον managed printing;

Χρήστος Καρασταμάτης: Τα τελευταία χρόνια, ταχύτατα αναπτυσσόμενες συγκλίνουσες τεχνολογικές εφαρμογές έχουν εξελίξει το ταπεινό φωτοτυπικό μηχάνημα, περιθωριοποιημένο σε μία γωνιά του εργασιακού χώρου, σε μία παραγωγική μονάδα που αξίζει να βρίσκεται στην καρδιά του εργασιακού περιβάλλοντος, καθώς ο ρόλος του έχει αναβαθμιστεί πολύ πέραν των παραδοσιακών λειτουργιών. 

Ένας, λοιπόν, παράγοντας διαμόρφωσης της στρατηγικής απόφασης “insourcing” ή “outsourcing” είναι ο ταχύς ρυθμός των τεχνολογικών εξελίξεων σε software και σε hardware που χαρακτηρίζει τον τομέα αυτό. Η ανάγκη παρακολούθησης των τεχνολογικών εξελίξεων, η αγορά και διατήρηση κατάλληλου, σύγχρονου τεχνικού εξοπλισμού, οι απαιτούμενες “νέες” δεξιότητες και εμπειρίες συνεπάγονται, για πολλές εταιρείες, ένα απαγορευτικό συνολικό κόστος, το οποίο απαιτείται για να επιτευχθεί εσωτερικά μία αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπωτικο-αντιγραφικών λειτουργιών και μία ποιοτική παραγωγή. Οι “τρίτες” εταιρείες που ειδικεύονται στον συγκεκριμένο τομέα αφενός πρέπει να επωμιστούν το κόστος αυτό, ώστε να παραμένουν ανταγωνιστικές, αφετέρου είναι σε θέση να το εξορθολογίσουν μέσα από τις “οικονομίες κλίμακος” που μπορούν να επιτύχουν.

Εκτός του ανωτέρω κόστους, ένας ακόμη παράγοντας που επηρεάζει την απόφαση για “εξωτερική” ανάθεση είναι η ανάγκη των οργανισμών να έχουν άμεση ανταπόκριση στα αιτήματά τους, υψηλό βαθμό διαθεσιμότητας των μηχανημάτων, παραγωγή και παράδοση των εκτυπωτικο-αντιγραφικών προϊόντων στο συντομότερο χρονικό διάστημα. Και εδώ, το κόστος και η υποδομή που απαιτούνται δύσκολα καλύπτονται ή δικαιολογείται να καλυφθούν, από εσωτερικούς πόρους.

Αναλόγως λοιπόν, της πολυπλοκότητας της χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας, του μεγέθους του οργανισμού και σε συνδυασμό με το είδος και τους όγκους παραγωγής αποφασίζεται η ανάθεση ή μη σε εξωτερικό συνεργάτη.

“Managed Printing” εφαρμόζεται όλο και περισσότερο στο σύγχρονο εργασιακό χώρο, όπου υπάρχουν και χρησιμοποιούνται σε διαφορετικό βαθμό εκτυπωτές, αντιγραφικά μηχανήματα, σαρωτές, φαξ, κ.ά. και όπου συνυπάρχουν ομάδες με διαφορετικές ανάγκες και απαιτήσεις. Το “Managed Printing”, με τη δυνατότητα που προσφέρει να ομαδοποιούνται χρήστες βάσει κοινών χαρακτηριστικών και σε συνδυασμό με την ύπαρξη σύγχρονων πολυ-μηχανημάτων και λογισμικών, επιτρέπει την δημιουργία “customized” print environment, την εξισορροπημένη, ορθολογική διανομή και διαχείριση των μηχανημάτων (και της διαθεσιμότητας τους), συνεισφέρει στη δημιουργία αποδοτικών “workflows” και βελτιώνει την ασφάλεια των διακινούμενων πληροφοριών.

Το “Managed Printing” διευκολύνει τον έλεγχο της πρόσβασης, την εφαρμογή και συστηματική παρακολούθηση “customized” πολιτικών, τον έλεγχο και την κατανομή της παραγωγής (και των αντίστοιχων δαπανών και χρεώσεων) στις ομάδες ή / και στους χρήστες. Με τις δυνατότητες αυτές το “Managed Printing” εξοικονομεί σημαντικούς πόρους σε χρήμα, χρόνο και ανθρώπινο δυναμικό.

Net Week: Ποια τα ποσά που μπορούν να εξοικονομηθούν στον τομέα των εκτυπώσεων;

Χρήστος Καρασταμάτης: Σημαντικά. Το 2006, ευρωπαϊκές επιχειρήσεις “σπατάλησαν” πάνω από 8,4 δισ. ευρώ σε αντιπαραγωγικές διαδικασίες, σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες. Μεγάλο μέρος της σπατάλης αποδίδεται στην υπερβολική κατάχρηση και αλόγιστη χρήση χαρτιού, μελανιού, toners και λοιπών προμηθειών που σχετίζονται με εκτυπώσεις και αναπαραγωγές εγγράφων εν γένει.

Οι λύσεις “Print Management” βοηθούν ποικιλοτρόπως στην εξοικονόμηση δαπανών. Μερικά παραδείγματα, λαμβάνοντας υπόψη τη δυνατότητα customization βάση συγκεκριμένων ομάδων χρηστών και των αναγκών τους:

· Πιστή εφαρμογή εκτυπωτικών πολιτικών (π.χ. εκτυπώσεις διπλής όψης, όχι έγχρωμες εκτυπώσεις, κ.λπ).
· Καθορισμός εκτυπωτικών ποσοστώσεων (και προϋπολογισμένου ποσού) ανά χρήστη, ομάδα, τμήμα, κ.λπ.
· Δρομολόγηση των εκτυπώσεων βάσει συγκεκριμένων προδιαγραφών και οδηγιών (π.χ. όγκου, ώρας αποστολής, καθορισμού προτεραιότητας χρήστη / τμήματος, κ.λπ.) σε συγκεκριμένο μηχάνημα.
· Καθορισμός κανόνων “εκτυπωτικής” συμπεριφοράς (π.χ. φραγμός στις εκτυπώσεις emails).
· Όχι αυτόματη παραγωγή των εκτυπώσεων, αλλά με την άμεση απαίτηση του χρήστη, εκτύπωση σε οποιοδήποτε μηχάνημα του συστήματος μέσω εισαγωγής κωδικού ή κάρτας στο συγκεκριμένο μηχάνημα (αυξημένη ασφάλεια πληροφοριών και οικονομία εκτυπωτικών πόρων).
· Κατάλληλος συνδυασμός printing-scanning-imaging-electronic faxing μπορούν να αυτοματοποιήσουν και να απλοποιήσουν υπάρχουσες manual διαδικασίες.

Ο εξορθολογισμός των λογισμικών και των μηχανημάτων που αφορούν την παραγωγή ή αντιγραφή εγγράφων, η κεντροποίηση της διαχείρισης, η δυνατότητα ευελιξίας της παραγωγής και δρομολόγησης της είτε εσωτερικά είτε σε εξωτερικό συνεργάτη (αναλόγως των καταστάσεων, προτεραιοτήτων, όγκου, διαθεσιμότητας, κ.λπ.) παρέχουν τη δυνατότητα εξοικονόμησης σημαντικών εταιρικών πόρων.

Net Week: Ποια η εμπειρία της Citibank όσον αφορά στο Print Management;

Χρήστος Καρασταμάτης: Η ανάθεση της διαχείρισης – παρακολούθησης των “εσωτερικών” εκτυπωτικών λειτουργιών σε εξωτερικό συνεργάτη έχει συντελέσει σε:
· Μείωση του λειτουργικού κόστους, περιλαμβάνοντας και την αξία της επένδυσης σε νέα πολυμηχανήματα και λοιπά περιφερειακά.
· Μείωση του διαχειριστικού κόστους προμήθειας αναλωσίμων και υπηρεσιών συντήρησης με μία σύμβαση, ένα τιμολόγιο και ένα συνεργάτη για το σύνολο του εξοπλισμού.
· Βελτίωση της παραγωγικότητας των χρηστών με συνεχή υποστήριξη και εκμάθηση στην αξιοποίηση νέων δυνατοτήτων (scan2email, secure print, print options, κ.ά.)
· Αποδέσμευση του προσωπικού της Τράπεζας από μη τραπεζικές εργασίες: ο συνεργάτης (outsourcer) διαχειρίζεται όλα τα θέματα λειτουργίας του εξοπλισμού των διοικητικών γραφείων και καταστημάτων.
· Λήψη διοικητικών αποφάσεων βάση δεδομένων: υπάρχει σαφής εικόνα σε μηνιαία βάση του όγκου και κόστους παραγωγής ανά μηχανή, χρήστη, κ.λπ.

Στον τομέα των μαζικών εκτυπώσεων (statements, customer communication, κ.λπ.) επίσης, χρησιμοποιείται εξωτερικός συνεργάτης. Η πολυπλοκότητα των εκτυπώσεων και οι υψηλές απαιτήσεις της Τράπεζας για ποιότητα και ευελιξία, καθώς και σύντομους χρόνους παραδόσεων, προϋποθέτουν επενδύσεις και υποδομές σε σύγχρονο τεχνικό εξοπλισμό, σε δυνατότητες και προσωπικό, το κόστος των οποίων θα ήταν απαγορευτικό μόνο για τους όγκους παραγωγής της Τράπεζας.

Και στις δύο περιπτώσεις, μαζικών εκτυπώσεων και εκτυπώσεων εσωτερικά, η εξοικονόμηση δαπανών είναι οπωσδήποτε σημαντική. Πιστεύω όμως, ότι η οργάνωση, συστηματοποίηση και απλοποίηση των διαδικασιών έχουν συμβάλει εξίσου στην επιτυχία του εγχειρήματος.