Σύμφωνα με την IDC, το 90% των επιχειρήσεων δεν μπορούν να εκτιμήσουν τα έξοδά τους σε εκτύπωση εγγράφων, αν και δαπανούν μέχρι και το 15% του κύκλου εργασιών σε δραστηριότητες που έχουν σχέση με εκτυπώσεις. Εχετε δει σε εταιρική κάρτα τον τίτλο του Document Manager; Η αρμοδιότητα αυτού του στελέχους θα ήταν η δημιουργία μια πολιτικής εκτυπώσεων, η δημιουργία διαδικασιών για τον έλεγχο της πολιτικής και τέλος η δημιουργία δεικτών που θα μετρούν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών.

Σύμφωνα με την IDC, «τα έγγραφα δεν είναι στην οθόνη του ραντάρ των περισσότερων εταιρειών, γιατί αφορούν το σύνολο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων με αποτέλεσμα ο έλεγχος του κόστους να είναι μια κατακερματισμένη ευθύνη».

Ωστόσο, σε έρευνα της IDC, διαπιστώνουμε ότι το 60% των εταιρειών που δεν μπορούν να εκτιμήσουν το κόστος εκτυπώσεων θέλουν να κάνουν ενέργειες, ώστε να το μειώσουν. Οι αναλυτές της IDC πιστεύουν ότι οι περισσότερες από αυτές τις ενέργειες θα αποτύχουν, καθώς θα βασιστούν κυρίως σε μια προσπάθεια ελέγχου των προμηθειών.

Το 60% των εταιρειών που δεν μπορούν να εκτιμήσουν το κόστος εκτυπώσεων θέλουν να προβούν σε ενέργειες, ώστε να το μειώσουν

Μια πιο στρατηγική προσέγγιση, η οποία σύμφωνα με τους αναλυτές έχει καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας, είναι η ανάθεση των εκτυπωτικών εργασιών σε τρίτους. Δύο από τις μεγαλύτερες εταιρείες στον τομέα των εκτυπώσεων γραφείου, διαθέτουν στο χαρτοφυλάκιό τους υπηρεσίες που τοποθετούνται κάτω από την ομπρέλα «Managed Printed Services (MPS)».

Επιλέγοντας υπηρεσίες MPS, η εταιρεία έχει τη δυνατότητα να απαλλαγεί από τον έλεγχο οποιουδήποτε κόστους εκτυπώσεων (συσκευές, αναλώσιμα και συντήρηση) και απλά πληρώνει ένα τιμολόγιο στο τέλος κάθε προκαθορισμένης περιόδου. Επίσης, οι υπηρεσίες MPS ενσωματώνουν τη μίσθωση (embedded leasing) του παρεχόμενου εξοπλισμού με αποτέλεσμα ο πελάτης να μειώνει τα έξοδα παγίων (capital expenditure), καθώς η υπηρεσία αποτελεί λειτουργικό έξοδο (operating expenditure).

Η αγορά υπηρεσιών MPS αναπτύσσεται ραγδαία και υπολογίζεται ότι μέχρι το 2012 τα συμβόλαια ΜPS υπηρεσιών θα κατέχουν συνολική αξία 26,7 δις δολαρίων και θα αντιπροσωπεύουν το 35% της εκτυπωτικής αγοράς, σύμφωνα με την έρευνα MPS Market Size 2008, Share & Forecast Analysis Photizo Group. Καλά ακούγονται αυτά. Ομως αν σας έκαναν την ερώτηση «μπορείτε να εμπιστευτείτε μια εταιρεία που ζει πουλώντας εκτυπωτές και αναλώσιμα, προκειμένου να μειώσει τα έξοδα σας στην εκτύπωση εγγράφων», ποια θα ήταν η απάντησή σας;

Γιατί ο λύκος μπορεί να φυλάξει τα πρόβατα
Καταρχήν γιατί μπορείτε να τον διώξετε άμα τελικά διαπιστώσετε ότι τα τρώει. Προϋπόθεση για κάτι τέτοιο είναι να γνωρίζετε πόσα πρόβατα έχετε. Η ανάλυση του κόστους εκτυπώσεων μπορεί να γίνει σε συνεργασία με τις εταιρείες που παρέχουν Managed Printed Services, χωρίς αυτές ή με τη βοήθεια ανεξάρτητων αναλυτών.

Οποια και αν είναι η επιλογή, ένα αρχικό μέγεθος ή για την ακρίβεια κάποια αρχικά μεγέθη είναι το απαραίτητο πρώτο βήμα για την υπόλοιπη πορεία. Ο αριθμός των σελίδων που τυπώνει η εταιρεία σας ανά έτος, το κόστος συντήρησης των εκτυπωτών και αγοράς των αναλώσιμων και το ποσοστό μονόχρωμων και έγχρωμων εκτυπώσεων είναι ορισμένα από τα μεγέθη εκκίνησης. Σύμφωνα με στοιχεία της Gartner Group, οι εταιρείες που υλοποιούν υπηρεσίες MPS έχουν ως στόχο τη μείωση έως και 30% του συνολικού κόστος εκτυπωτικών εργασιών.

Κατόπιν της μελέτης, ο προμηθευτής-συνεργάτης σε συνεργασία με την ενδιαφερόμενη εταιρεία μπορεί να προχωρήσει σε μερική ή ολική αλλαγή του εξοπλισμού, και παράλληλα να αναλάβει την αναπλήρωση αναλώσιμων, την τεχνική υποστήριξη και την παρακολούθηση των εκτυπωτικών εργασιών ή/και την τροποποίηση του εξοπλισμού ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες.

Από τη στιγμή που θα ξεκινήσει η παροχή υπηρεσιών, η εταιρεία πάροχος θα πρέπει να έχει δεσμευτεί μέσω του συμβολαίου για μια περιοδική αναφορά, σχετικά με τις εργασίες που προβλέπονται, όπως αριθμός αναλώσιμων που χρησιμοποιήθηκαν, επισκευές που έγιναν, αντικαταστάσεις ή προσθήκες συσκευών κ.λπ. Σε αυτό το επίπεδο είναι καθοριστική η ανάθεση του ελέγχου των αναφορών από την πλευρά της εταιρείας σε έναν υπεύθυνο, με στόχο την εξασφάλιση τόσο των ορίων που έχουν τεθεί όσο και της ικανοποίησης των εργαζομένων από την ποιότητα των υπηρεσιών.

Τo network printing απαιτεί διαφορετική φιλοσοφία
Επιλέγοντας τις υπηρεσίες MPS, ένας μεγάλος αριθμός ατομικών μικρών εκτυπωτών  και άλλων συσκευών, όπως scanners και fax, θα αντικατασταθεί από μεγαλύτερης παραγωγικότητας εκτυπωτές ή πολυμηχανήματα. Η μετάβαση αυτή απαιτεί πολύ καλό σχεδιασμό και εμπειρία από την πλευρά του υλοποιητή, καθώς σε ένα network περιβάλλον οι ανάγκες του κάθε εργαζόμενου δεν είναι οι ίδιες.

Για παράδειγμα, κάποιες ομάδες μπορεί να χρειάζονται scanning πολλών εγγράφων, κάποιες άλλες όπως το HR και το οικονομικό τμήμα, μπορεί να χρειάζονται ασφαλείς εκτυπώσεις και το τμήμα των γραφιστών ή του marketing να χρειάζονται έγχρωμες εκτυπώσεις υψηλής ποιότητας. Ο σωστός σχεδιασμός είναι το πρώτο βήμα για να αποφευχθούν προβλήματα, αλλά σημαντικό ρόλο παίζει και η επιλογή ενός συνεργάτη που θα έχει την πληρέστερη γκάμα συσκευών, ώστε να καλύψει όλες τις διαφορετικές ανάγκες.