Η εταιρεία ΚΤΕΟHellas επέλεξε να αποκτήσει καλύτερο έλεγχο και εποπτεία των αρχείων της και να οργανώσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες χρησιμοποιώντας το Microsoft® SharePoint

Η ΚΤΕΟHellas AE (AUTOVISION), είναι η μεγαλύτερη και η ταχύτερα αναπτυσσόμενη ιδιωτική εταιρεία στο χώρο του τεχνικού ελέγχου των οχημάτων. Η εταιρεία, επανδρωμένη με ειδικά καταρτισμένους μηχανικούς με χρόνια και εκτεταμένη εμπειρία, στοχεύει στην προώθηση της οδικής ασφάλειας, και την παροχή υψηλής ποιότητας υπηρεσιών με κύριο μέλημά της πάντα την ασφάλεια του πολίτη.

Ξεκινώντας τη λειτουργία της το 2003, η εταιρεία αριθμεί σήμερα τέσσερις μονάδες ΚΤΕΟ με στόχο τη δημιουργία ενός δικτύου που θα καλύπτει της ανάγκες ολόκληρης της Αθήνας. Η ΚΤΕΟHellas επέλεξε την SiEBEN για την εγκατάσταση και παραμετροποίηση των Windows SharePoint Services 3.0 της Microsoft, λόγω της σημαντικής τεχνογνωσίας που διέθετε για να πραγματοποιήσει το συγκεκριμένο έργο.

Επιπλέον, η γενικότερη εμπειρία της σε προϊόντα Microsoft και το ιδιαίτερα καταρτισμένο προσωπικό της, μπορούσαν να εγγυηθούν την επιτυχία του έργου που επρόκειτο να υλοποιηθεί.

Επιχειρηματικές απαιτήσεις
Η εταιρεία επιθυμούσε να εκσυγχρονίσει τις δυνατότητες διαχείρισης των εγγράφων της και να επιταχύνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες της προκειμένου να καλύψει τις ολοένα αυξανόμενες ανάγκες. Η εταιρεία δεν διέθετε κάποιο document management εργαλείο, με αποτέλεσμα να είναι δύσκολη η ανεύρεση, διαχείριση και η συντήρηση των εγγράφων.

Επιπλέον, η συντήρηση και δημιουργία ιστορικού των αρχείων ήταν μια διαδικασία ιδιαίτερα δύσκολη και επίπονη για την εταιρεία. Η διοίκηση της εταιρείας επιθυμούσε να αυξήσει τα ενδοεταιρικά επίπεδα συνεργασίας, να προσφέρει δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου στους χρήστες της, να εφαρμόσει επιχειρηματικές διαδικασίες και να προσφέρει πρόσβαση σε πληροφορίες που είναι κρίσιμες για τους εταιρικούς στόχους και διαδικασίες.

Σημαντικό επίσης για την εταιρεία ήταν να μπορεί να ελέγχει τα δικαιώματα πρόσβασης που θα είχαν οι υπάλληλοι στα διάφορα αρχεία και έγγραφα.

Η Λύση
Με την εγκατάσταση του Microsoft SharePoint οι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν πλέον στη διάθεσή τους ένα πολύτιμο εργαλείο που συμβάλλει στην αυτοματοποίηση και καλύτερη διαχείριση των ενδοεταιρικών διαδικασιών. Για να καλυφθούν οι ανάγκες των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας, δημιουργήθηκαν αντίστοιχα portals μέσω των οποίων διαχειρίζονται τα αρχεία και παρακολουθούνται τα projects της εταιρείας.

Η αναζήτηση εγγράφων, πληροφοριών ακόμα και των κατάλληλων ατόμων για κάθε θέμα πλέον είναι πολύ πιο εύκολη, αφού πραγματοποιείται μέσα από την συγκεκριμένη πλατφόρμα. Επιπλέον, ειδικά σχεδιασμένες φόρμες χρησιμοποιήθηκαν για την παρακολούθηση των διαφορετικών διαδικασιών. Σημαντικό πλεονέκτημα της πλατφόρμας είναι το γεγονός ότι ο διαχειριστής μπορεί να ορίσει τα δικαιώματα του κάθε χρήστη ώστε να έχει πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες και τα αρχεία που τον αφορούν.

Ετσι εξασφαλίζεται ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των εγγράφων. Ολα τα παραπάνω συμβάλλουν σημαντικά στην αύξηση της επιχειρηματικής ευφυΐας της εταιρείας.

Τα Οφέλη
Επιλέγοντας τα Windows SharePoint Services 3.0 της Microsoft η ΚΤΕΟHellas απολαμβάνει σημαντικά οφέλη. Τα κοινόχρηστα ημερολόγια διευκολύνουν στην άμεση ενημέρωση για τους χρόνους εκτέλεσης των έργων. Η δημιουργία βιβλιοθηκών εγγράφων επιτρέπει την άμεση ανεύρεση πληροφοριών που θα συμβάλλουν στην ολοκλήρωση των καθημερινών εργασιών.

Με τη δημιουργία προσωπικών τοποθεσιών, ο κάθε χρήστης μπορεί διαχειριστεί αποτελεσματικότερα τις πληροφορίες που τον αφορούν. Τέλος, η διοίκηση παρατήρησε ότι απέκτησε ένα πολύτιμο εργαλείο για το σύνολο των αρχείων και διεργασιών της.