Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών αποτελούν μέσο για την ποιοτική παρακολούθηση των παρεχόμενων υπηρεσιών Πληροφορικής.

Η UPcom ΕΠΕ είναι μια σύγχρονη εταιρεία Πληροφορικής που δραστηριοποιείται σε έργα εντός Ελλάδας αλλά και στη Ευρωπαϊκή Ενωση, είτε μεμονωμένα είτε ως μια μονάδα μιας ευρύτερης κοινοπραξίας. Η πληθώρα των έργων που δραστηριοποιούμαστε αλλά και ο μεγάλος αριθμός των συνεργατών που διαχειριζόμαστε, μας έχει οδηγήσει σε εξορθολογισμό ενός μεγάλου μέρους των διαδικασιών που διέπουν τις συμβατικές μας υποχρεώσεις, είτε ως παραγωγοί υπηρεσιών προς τρίτους είτε ως καταναλωτές υπηρεσιών από τρίτους.

Ετσι, έχουμε εισαγάγει εσωτερικά διαδικασίες για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία βιογραφικών, τη διεκπεραίωση συμβατικών επιχειρηματικών υποχρεώσεων προς εταιρείες που συνεργαζόμαστε κ.α.

Η αυτοματοποίηση στην «υπηρεσία» της ποιότητας
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών είναι ο μοναδικός αξιόπιστος τρόπος βελτίωσης της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών. Η ποιότητα των υπηρεσιών αυξάνει κατακόρυφα μέσω της πιστής εφαρμογής των διαδικασιών που η αυτοματοποίηση προσφέρει. Η αυτοματοποίηση επιτρέπει επίσης την αύξηση της παραγωγικότητας μιας επιχείρησης, χωρίς αύξηση του κόστους. Συχνότερα, το συνολικό κόστος μειώνεται αισθητά μετά την αντικατάσταση των παραδοσιακά χειρωνακτικών εργασιών από αυτοματοποιημένες λύσεις.

Καθώς πλέον έχουμε αποκτήσει την απαραίτητη τεχνογνωσία με υλοποιημένες  και σε λειτουργία χρηστικές επιχειρησιακές διαδικασίες εσωτερικά στην εταιρεία μας, ανοιγόμαστε σε υλοποιήσεις σε συνεργασία με άλλους φορείς που κατέχουν τη γνώση των επιχειρηματικών διαδικασιών σε τομείς όπως ο ασφαλιστικός για την διεκπεραίωση ασφαλιστικών προγραμμάτων και ο ιατρικός για την εξασφάλιση ποιότητας που πρέπει να διέπουν σήμερα όλες τις ιατρικές πράξεις και σύμφωνα με τα αντίστοιχα ISO πρότυπα.

Η υλοποίηση και λειτουργία των αυτοματοποιημένων διαδικασιών, που μέχρι στιγμής έχουμε εντάξει στη καθημερινότητα των διοικητικών πράξεων που πρέπει να εκτελούμε ως σύγχρονη επιχείρηση, μας δίνει τη δυνατότητα αφενός να επέμβουμε νωρίτερα σε περίπτωση που παρατηρούνται καθυστερήσεις ή ακόμα, σε περιόδους ανασκόπησης έτους, της απαραίτητης γνώσης στα λάθη, τις παραλείψεις μα και τα θετικά που συνέβησαν κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής χρονιάς που διανύσαμε έτσι ώστε να οριοθετήσουμε και να θέσουμε τους στόχους της νέας που έρχεται.

Ο ρόλος των μετρήσιμων ελέγχων
Η συλλογή και εξέταση των επιδόσεων που σχετίζονται με τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την επιτυχή υλοποίηση και αξιολόγηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και με απώτερο στόχο τη συνεχή βελτιστοποίηση τους. Η δυνατότητα αυτή επιτυγχάνεται με την εισαγωγή μετρήσιμων ελέγχων (Business Activity Monitoring, BAM) που μπορούν να συγκριθούν με στόχους που έχουν καθοριστεί.

Οι μετρήσεις τύπου BAM παρέχουν πληροφορίες που μας βοηθούν να αποκαλυφθούν αδυναμίες στο χειρισμό μίας διαδικασίας και τρόποι βελτιστοποίησής της. Λειτουργεί ως ένα σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης με την παροχή όχι μόνο ιστορικών στοιχείων, αλλά και προληπτικών πληροφοριών για την παρακολούθηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, μέσω αναφορών που μπορεί να είναι είτε έντυπες ή, το πιθανότερο, μέσω εξειδικευμένων ταμπλό (dashboards).

Τα οφέλη που αποκομίσαμε ενσωματώνοντας τέτοιους ελέγχους και παρακολουθώντας τα αντίστοιχα dashboards, είναι:
• η ικανότητα να παρακολουθούμε τις διαδικασίες σε πραγματικό χρόνο (ή σχεδόν πραγματικό χρόνο) και να εστιάζουμε σε προβληματικές περιοχές, με αποτέλεσμα λιγότερα λάθη και χαμηλότερο κόστος
• η ικανότητα να προβλέπουμε τυχόν καθυστερήσεις και αποκλίσεις από τις συμβατικές μας υποχρεώσεις (SLAs), επιτρέποντας έτσι την άμεση επέμβαση μας με αποτέλεσμα την καλύτερη δυνατή ποιότητα στις παρεχόμενες υπηρεσίες.