Επικοινωνία χωρίς όρια

Αν η πληροφορία είναι το σημαντικότερο περιουσιακό στοιχείο μιας εταιρείας, η επικοινωνία είναι ο τρόπος αυτό το περιουσιακό στοιχείο να αξιοποιηθεί. Στο πολύπλοκο και παγκοσμιοποιημένο, σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, η ενοποίηση των πολλαπλών τρόπων επικοινωνίας ανάγεται σε σημαντική προτεραιότητα. Οι Unified communications και το voice over Internet Protocol επιτρέπουν την ευέλικτη, με δυνατότητα κλιμάκωσης επικοινωνία ανάμεσα σε ομάδες και μεμονωμένα άτομα.

Ολοένα και περισσότερες εταιρείες αποφασίζουν πλέον να επενδύσουν σε ανάλογες λύσεις και τεχνολογίες, στοχεύοντας στα πολλαπλά και σημαντικά οφέλη που αυτές προσφέρουν.

Οι τεχνολογίες και οι υπηρεσίες Unified Communications ενοποιούν πολλαπλά, απομονωμένα κανάλια επικοινωνίας και διευκολύνουν την αξιοποίηση των εταιρικών μεθόδων επικοινωνίας. Το Voice over IP από την άλλη, όπως είναι γνωστό, επιτρέπει υπηρεσίες φωνής μέσω Διαδικτύου.

Οι τεχνολογίες και υπηρεσίες ενοποιημένης επικοινωνίας και συνεργασίας επιτρέπουν την επικοινωνία των διαφόρων ομάδων εργασίας και διευρύνουν τις δυνατότητες συνεργασίας πέρα από τα όρια της εταιρείας. Το Unified Communication μπορεί να υποστηρίξει μεγάλες εταιρείες και δημόσιες κοινότητες, όπως πανεπιστήμια, δήμοι κ.λπ., Ουσιαστικά, το Unified Communications προσφέρει δυνατότητες σημαντικής βελτίωσης στον τρόπο που τα άτομα, οι ομάδες και οι εταιρείες αλληλεπιδρούν και δρουν.

Βαθμός ετοιμότητας
Τα οφέλη των ενωμένων επικοινωνιών είναι παραπάνω από προφανή – αύξηση παραγωγικότητας, καλύτερη ροή πληροφοριών, ελαχιστοποίηση ανάγκης μετακινήσεων και πολλά άλλα. Είναι, όμως, έτοιμη η εταιρεία σας για μια τέτοια επένδυση; Οι εταιρείες και οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν συχνά, σύμφωνα με την Gartner, τις παρακάτω δυσκολίες όταν εξετάζουν πρωτοβουλίες και προσπάθειες για ενοποιημένες επικοινωνίες.

Πώς μπορούν να ξεπεραστούν αυτές οι δυσκολίες;

• Καθιέρωση του οράματος για unified communications – Καθορίστε τις επικοινωνιακές ανάγκες ολόκληρου του οργανισμού. Κάποιοι χρήστες μπορεί να χρειάζονται διευρυμένες δυνατότητες επικοινωνίας, ενώ κάποιοι άλλοι μπορεί να χρειάζονται απλές λύσεις
• Οργανωτικά ζητήματα – Η διαχείριση της αλλαγής (change management) είναι βασικό κομμάτι της υλοποίησης μιας στρατηγικής unified communications. Οι εταιρείες πρέπει να αποφασίσουν από την αρχή ποιος θα λαμβάνει τις βασικές αποφάσεις σχετικά με τις Unified Communications, καθώς και το πώς η ομάδα ΙΤ θα δομηθεί για να τις υποστηρίξει
• Προκλήσεις υλοποίησης – Καθορίστε τις δυνατότητες που προσφέρει η υποδομή Πληροφορικής και αναπτύξτε ένα road map που συνδυάζει και ταιριάζει αυτές τις δυνατότητες με προϊόντα και παρόχους. Δημιουργείστε ένα ισχυρό business case, καθώς οι ενοποιημένες επικοινωνίες μπορεί να απαιτήσουν σημαντική επένδυση
• Σύγχυση σχετικά με προϊόντα και παρόχους – Διασφαλίστε ότι οι πάροχοι και οι ταχέως εξελισσόμενες λύσεις που προτείνουν είναι συμβατοί και ευθυγραμμισμένοι με το road map του οργανισμού σας.

Unified Communications σε 4 φάσεις
Εχοντας αντιμετωπίσει τις παραπάνω δυσκολίες και εμπόδια, η Gartner προτείνει τις παρακάτω τέσσερις φάσεις κατά τη διεξαγωγή του project για την ενοποίηση των επικοινωνιών:

• Καταστρώστε στρατηγική και σχέδια: Αναγνωρίστε τις επικοινωνιακές ανάγκες των διαφορετικών κατηγοριών χρηστών. Ετοιμάστε business cases για υψηλής ποιότητας έργα. Σχεδιάστε ένα road map. Αξιολογείστε τις υποδομές δικτύου και εφαρμογών της εταιρείας
• Επιλέξτε λύση: Ευθυγραμμίστε τα προϊόντα των κατασκευαστών και τις κατευθύνσεις των στρατηγικών παρόχων-συνεργατών με τις ανάγκες του οργανισμού σας, καθώς και με τα σχέδια άλλων πιθανών συνεργατών. Εντοπίστε τις λύσεις για κάθε μία κατηγορία χρηστών και δημιουργήστε ένα σχέδιο υλοποίησης. Επιλέξτε στρατηγικούς παρόχους-συνεργάτες
• Αναπτύξτε: Διασφαλίστε ότι οι λύσεις για τις επικοινωνίες είναι συμβατές. Τα road maps των προϊόντων είναι απαραίτητα. Επιλέξτε δοκιμαστικές ομάδες που θα παρέχουν πολύ ουσιαστικά δεδομένα, και επιτρέψτε εκτενή αξιολόγηση και εκπαίδευση για τις καινούργιες τεχνολογίες. Διασφαλίστε ότι οι χρήστες θα λάβουν την κατάλληλη εκπαίδευση
• Λειτουργείστε και εξελίξτε: Συνεχίστε τη διαχείριση της αλλαγής και τη επίβλεψη των μοτίβων επικοινωνίας. Αναπτύξτε ένα Unified Communication Center of Excellence που θα επιτρέπει στους ανθρώπους από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας να μοιράζονται τις γνώσεις τους σε όλες τις φάσεις. Αξιολογείστε τους συνεργάτες και εξαλείψτε όσους δεν αποδίδουν.

Numbers talk
Τα σημαντικά κέρδη σε επίπεδο παραγωγικότητας και η βελτίωση στους χρόνους ανταπόκρισης συγκαταλέγονται ανάμεσα στα σημαντικότερα οφέλη που οι εταιρείες αποκομίζουν από τις Unified Communications, σύμφωνα με έρευνα που δημοσίευσε τον περασμένο Σεπτέμβριο το CIO magazine.

Στην έρευνα που διεξήχθη τον Ιούλιο του 2009, συμμετείχαν 413 CIO, οι οποίοι εμπλέκονται στις αποφάσεις σχετικά με τις επενδύσεις σε τεχνολογία στην εταιρεία τους. Από αυτούς, το 32% δήλωσε ότι υλοποιεί ήδη λύσεις ενοποιημένων επικοινωνιών, το 35% σχεδιάζει να επενδύσει και να υλοποιήσει λύσεις Unified Communications μέσα στα επόμενα 5 χρόνια, ενώ μόλις ένα 20% δεν έχει ανάλογα σχέδια και ένα 13% δήλωσε αναποφάσιστο.

Οι CIOS που στις εταιρείες του αξιοποιούνται ήδη λύσεις και υπηρεσίες Unified Communications, κατέδειξαν την αυξημένη παραγωγικότητα -σε ποσοστό 64%- και τους ταχύτερους χρόνους απόκρισης -σε ποσοστό 50%-, ως τα σημαντικότερα οφέλη των επενδύσεων σε Unified Communications.

Σε Unified Messaging, videoconferencing & Telepresence το μεγαλύτερο ενδιαφέρον
Οι συμμετέχοντες στην έρευνα αναφέρουν πιο συχνά το unified messaging, το desktop videoconferencing και το telepresence ως τις τεχνολογίες αυτές στις οποίες έχουν επενδύσει ή εξετάζουν το ενδεχόμενο να επενδύσουν σε αυτές.

Οι τεχνολογίες VoIP (σε ποσοστό 27%), το εταιρικό videoconferencing (σε ποσοστό 25%) και η IP τηλεφωνία (σε ποσοστό 25%), από την άλλη αναφέρονται πιο συχνά ως οι unified communications τεχνολογίες που θα απασχολήσουν τις εταιρείες μέσα στο 2010 και 2011.

Η ευκολία χρήσης κρίσιμος παράγοντας επένδυσης και υλοποίησης
Η ευκολία στη χρήση, θεωρείται σε ποσοστό 79% ο κρίσιμος παράγοντας για την απόφαση μιας εταιρείας να επενδύσει και να υλοποιήσει τεχνολογίες και λύσεις ενοποιημένων επικοινωνιών, ενώ ακολουθεί η απόδοση στην επένδυση (ROI) με ποσοστό 57%, το επίπεδο υπηρεσιών με ποσοστό 54% και η τιμή με ποσοστό 51%.

Οταν τίθεται το θέμα του ποιος ηγείται της Unified Communications στρατηγικής, οι μισοί από τους συμμετέχοντες στην έρευνα δήλωσαν ότι, λίγο έως πολύ, ο CIO είναι ο βασικός υπεύθυνος, ενώ σχεδόν ένας στους πέντε λέει ότι η ευθύνη πέφτει στους ώμους στελεχών εκτός της διεύθυνσης του ΙΤ (9%). Μόνο ένα 12% των ερωτηθέντων φαίνεται να έχει στην εταιρεία του μία ομάδα αποτελούμενη από στελέχη διαφόρων business units (6%) ή ένα στέλεχος (6%) αφιερωμένο στη Unified Communication στρατηγική της εταιρείας.