Αν πριν από μερικά χρόνια κάποιος έλεγε ότι θα μπορούσε να «τρέξει» όλες τις διαδικασίες της εταιρείας από κάποιο σύστημα που βρίσκεται στην Αμερική εξίσου αποτελεσματικά με ένα τοπικό, πολλοί θα χαμογελούσαν με υπονοούμενο.
«Αδύνατον», θα έλεγαν. «Πώς θα κάνω το ένα, πώς θα κάνω το άλλο, θα έχω πρόβλημα με τα ελληνικά, δεν θα μπορώ να συνεννοηθώ με τους έξω, δεν θα καταλαβαίνουν τι τους λέμε αφού δεν είναι γνώστες της ελληνικής πραγματικότητας», συμπληρώνοντας με την φράση «Εμείς είμαστε διαφορετικοί, δεν θα δουλέψει τίποτα» και πολλές άλλες παρόμοιες δικαιολογίες.
Ομως ένα μεγάλο ποσοστό πολυεθνικών και μεγάλων ελληνικών εταιρειών έχουν συγκεντρώσει τα υπολογιστικά τους συστήματα σε μεγάλα κέντρα data centers, πρωτίστως διαχειριζόμενα από τις ίδιες τις εταιρείες, μέσω των οποίων παρέχουν με επιτυχία τις υπηρεσίες τους σε όλες τις θυγατρικές τους.
Σήμερα, μέσα σε ένα τέτοιο περιβάλλον τα IT τμήματα παύουν πλέον να εξαρτώνται από τις εκάστοτε τοπικές διοικήσεις και ανήκουν πλέον στην πυραμίδα μιας παγκόσμιας διοίκησης IT, με κοινούς στόχους και προτεραιότητες, που αποσκοπούν στη χρήση ενοποιημένων τεχνολογιών και συστημάτων, τα οποία δημιουργούνται για να παρέχουν της ίδιας μορφής πληροφορίες, υποστηρίζοντας τις ίδιες επιχειρηματικές διαδικασίες για όλες τις συγγενείς εταιρείες του ομίλου ανά τον κόσμο.
Ο καθορισμός της στρατηγικής, σε ότι αφορά τεχνολογία, διαδικασίες και αποφάσεις που σχετίζονται με το επιχειρείν, καθορίζονται πλέον από το κέντρο και τα τοπικά ΙΤ τμήματα ζητούνται να τις υλοποιήσουν ενεργώντας σαν ενδοιάμεσοι φορείς αυτών των αλ-λαγών μεταξύ κέντρου και τοπικής εταιρείας χρηστών και διοίκησης.
Αλλαγές στο ρόλο του ΙΤ
Την τελευταία δεκαετία, η συνεχής αύξηση των διεθνών συναλλαγών και της κινητικότητας των αγαθών που είχε σαν αποτέλεσμα την αύξηση της ροής των πληροφοριών μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων περιοχών, ανάγκασε τους πολυεθνικούς ομίλους να εξασκήσουν αφενός έναν καλύτερο έλεγχο στις επιχειρηματικές τους συναλλαγές και αφετέρου να βρουν τρόπους να μειώσουν το λειτουργικό τους κόστος μέσω της εκλογίκευσης των επιχειρηματικών τους διαδικασιών.
Αυτό αποτέλεσε, και συνεχίζει να αποτελεί, την κύρια αιτία της κεντρικοποίησης, πρωταρχικά της Πληροφορικής που έγινε εφικτή λόγω της τεράστιας εξέλιξης της τεχνολογίας στο χώρο των τηλεπικοινωνιών και υπολογιστικών συστημάτων, και σιγά σιγά και άλλων τομέων μιας επιχείρησης, όπως των προμηθειών, των οικονομικών υπηρεσιών, της εφοδιαστικής αλυσίδας κ.α.
Ευκαιρίες και προκλήσεις
Είναι σαφές ότι ο ρόλος ενός ΙΤ τμήματος μέσα σε ένα τέτοιο περιβάλλον έχει αλλάξει. Ο ρόλος του στρατηγικού σχεδιασμού και των αποφάσεων σε τοπικό επίπεδο έχει αντικατασταθεί με αυτόν της εκτελεστικής διαχειρίσεις (Exexution Management), που είναι εξίσου σημαντικός για την καλή λειτουργία μιας εταιρείας.
Μέσα σε ένα τέτοιο περιβάλλον αλλαγών τα ΙΤ τμήματα καλούνται πλέον να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες που προσθέτουν περισσότερη αξία στον οργανισμό και έχουν να κάνουν με το επιχειρείν, είτε αυτό σημαίνει υλοποίηση καινούργιων συστημάτων, είτε αυτοματοποίηση εσωτερικών διαδικασιών ή αναβάθμιση των υποδομών.
Ταυτόχρονα, καλούνται να περιορίσουν στο ελάχιστο, κάνοντας outsourcing, τις δραστηριότητες που έχουν να κάνουν με την καθ’ αυτού τεχνική υποστήριξη (PC Support) ή και με άλλες non core IT διαδικασίες τεχνικής φύσεως, οι οποίες προσθέτουν λιγότερη αξία από αυτές που σχετίζονται με το επιχειρείν, είτε στη Διεύθυνση Πληροφορικής είτε στην επιχείρηση.
Ανθρώπινο Δυναμικό
Το προσωπικό του IT ως μέλος ενός παγκόσμιου εταιρικού οργανισμού, έχει την ευκαιρία άλλοτε να συμμετέχει και άλλοτε να ηγείται σε regional projects, προσφέροντας την τεχνογνωσία, τις δεξιότητες και τη σφαιρική γνώση των επιχειρηματικών διαδικασιών, αποκομίζοντας γνώσεις και εμπειρία, μέσα από ένα πολυεθνικό περιβάλλον συναδέλφων και χρηστών.
Ο καθορισμός και ύπαρξη Standards σε ότι αφορά συστήματα και διαδικασίες είναι σημαντικός διότι προσδιορίζει ένα περιβάλλον ομοιογενές με λιγότερα προβλήματα και λιγότερο δαπανηρό στη συντήρησή του. Ανήκοντας σε έναν παγκόσμιο οργανισμό ΙΤ, η εφαρμογή και υλοποίηση των Standards που έχουν αποφασισθεί γίνεται πολύ πιο εύκολη, καθώς υπάρχει σημαντική υποστήριξη από όλο τον οργανισμό του ΙΤ. Οι προκλήσεις είναι καθημερινές και πολλές φορές δύσκολο να αντιμετωπιστούν.
Το πιο σύνηθες φαινόμενο είναι ότι πρέπει να αντιμετωπίσουμε προβλήματα επικοινωνίας, με ανθρώπους διαφορετικής κουλτούρας και νοοτροπίας με τους οποίους όμως μας συνδέουν κοινοί στόχοι. Οι μεγάλοι οργανισμοί είναι, και κατά τεκμήριο, λιγότερο ευέλικτοι και αυτό έχει σαν αποτέλεσμα την καθυστέρηση της λήψης και υλοποίησης κάποιων αποφάσεων. Επιπλέον, πολλές φορές υπάρχει καθυστέρηση στην επίλυσή προβλημάτων που σε διαφορετικές συνθήκες η επίλυση τους θα έπαιρνε πολύ λιγότερο χρόνο.
Βέβαια, για να μπορέσει κανείς να διαχειριστεί το σύνολο των θεμάτων που προκύπτουν, χρειάζεται η ύπαρξη υποστηρικτικών εργαλείων καταγραφής και διαχείρισης προβλημάτων, καθώς επίσης και η ύπαρξη εργαλείων συνεργασίας (Collaboration tools).