Το κόστος της τιμολόγησης είναι ένα κόστος που οι εταιρείες αποδέχονται ως θέσφατο, θεωρώντας ότι δεν μπορούν να κάνουν κάτι για αυτό. Πόσες εταιρείες όμως ξέρουν ποιο είναι πραγματικά αυτό το κόστος; Και πόσες ότι η απάντηση στην προσπάθεια μείωσής του είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Αρκετά συμπεράσματα είναι αξιοσημείωτα και χρειάζονται προσοχή στην αξιολόγησή τους. Επίσης, χρειάζονται επεξεργασία από τις εταιρείες και προσαρμογή στις συγκεκριμένες ανάγκες τους.

Τα κρυφά κόστη
Ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας και την δραστηριότητά της, είναι η στιγμή για την επανεξέταση του κόστους όλων των εταιρικών διαδικασιών που αφορούν στην τιμολόγηση, τόσο των υποχρεωτικών από το νόμο και τις διατάξεις του, όσο και αυτών που εξυπηρετούν την επαρκή και αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας.

Σημαντικό κόστος που οι εταιρείες έχουν αποδεχθεί, και αρνούνται να επανεξετάσουν, μάλλον από αδράνεια ή άγνοια, είναι αυτό της παραγωγής, αποστολής, διανομής και αρχειοθέτησης των εκδιδόμενων παραστατικών με τον παραδοσιακό τρόπο και το οποίο αποτελεί σημαντικό και «κρυφό» λειτουργικό κόστος μιας εταιρείας.

Συμπέρασμα: Σε όλες τις εταιρείες υπάρχει ένα «κρυφό» λειτουργικό κόστος που αφορά την παραδοσιακή παραγωγή των παραστατικών σε χαρτί, τη διακίνησή τους, την επεξεργασία τους και την αρχειοθέτησή τους.

Ας προσπαθήσουμε να το μετατρέψουμε σε ευρώ
Ερευνες που είδαν πρόσφατα το φως της δημοσιότητας στην Ελλάδα προσδιορίζουν το κόστος της παραδοσιακής τιμολόγησης για τις ελληνικές επιχειρήσεις, στα 3-4 ευρώ ανά τιμολόγιο (Εργαστήριο Ηλεκτρονικού Εμπορίου (ELTRUN) του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, ενώ άλλες στα 11,10 ευρώ ανά τιμολόγιο (Deloitte). Πρακτικά για μία ελληνική επιχείρηση που εκδίδει περίπου 100 τιμολόγια την ημέρα, αυτό σημαίνει ένα ελάχιστο κόστος περίπου 300 ευρώ ανά ημέρα, περίπου 6.000 ευρώ ανά μήνα και τελικά περίπου 70.000 ευρώ το έτος!

Αν το ποσό σας προκαλεί δέος, για τα σημερινά δεδομένα, προσαρμόστε την παραπάνω απλή λογική στη δική σας επιχείρηση λαμβάνοντας υπόψη τα δικά σας στοιχεία. Θα εκπλαγείτε…

Συμπέρασμα: η μετατροπή της αξίας του χαρτιού και του κόστους των διαδικασιών που συμπαρασύρει σε εταιρική επένδυση είναι μονόδρομος, ενώ παράλληλα ο περιορισμός στο λεγόμενο «κρυφό» λειτουργικό κόστος απαραίτητος προκειμένου η επιχείρηση να επιτύχει  σημαντικό έλεγχο και περιορισμό του κόστους λειτουργίας της.

Αυτό το συμπέρασμα αποτελεί την κινητήριο δύναμη για την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μεταξύ των επιχειρήσεων και την παράλληλη ανάπτυξη του βαθμού αυτοματοποίησης, με ηλεκτρονικό τρόπο κοστοβόρων διαδικασιών που θα αποφέρουν σημαντική βελτίωση της παραγωγικότητας.

Η απόδοση στην επένδυση
Αναφορικά με το κόστος της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αυτό έχει αποσβεστεί το πολύ εντός των πρώτων μηνών της χρήσης της, ανάλογα το πλήθος των παραστατικών.

Παράλληλα, το οικονομικό όφελος που προκύπτει προέρχεται τόσο από την μείωση των δαπανών για την εκτύπωση και αποστολή των παραστατικών, όσο και από την επεξεργασία τους. Στις περισσότερες των περιπτώσεων αυτό προσδιορίζεται μέχρι και 70% σε σχέση με τον παραδοσιακό τρόπο έκδοσης, αποστολής και επεξεργασίας.

Είναι πλέον κοινή πεποίθηση ότι η χρήση συστημάτων ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να τονώσει την επιχειρηματική οργάνωση και δράση και να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να απευθυνθούν στις αγορές αποτελεσματικά και με σημαντικά μικρότερο κόστος λειτουργίας. Εσείς θα το εξετάσετε (;), θα το τολμήσετε (;)… Μετράει για εσάς ή όχι;

Ο Νίκος Κουτρούπης είναι Commercial Director της Elmisystems