Ο Κωνσταντίνος Κύρκος, Chief Information Officer της Allianz Greece, σχολιάζει την ανερχόμενη τάση του Βusiness Ιntelligence.

NetWeek: Ποια είναι τα συνολικά οφέλη που αποκομίζει μια εταιρεία και ποιες επιχειρηματικές ανάγκες καλύπτει το BI;

Κωνσταντίνος Κύρκος: Η εφαρμογή ενός Business Intelligence συστήματος σε μία επιχείρηση, συνολικά αποφέρει τα ακόλουθα θετικά αποτελέσματα:
• Μείωση του όγκου πληροφοριών που χρησιμοποιείται από ετερογενή συστήματα και αύξηση της ωφέλιμης γνώσης.
• Καλύτερη διαχείριση των επενδύσεων καθώς τοποθετεί ένα υψηλό ποσοστό σχετικών πληροφοριών σε συγκεκριμένες θέσεις, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες.
• Πολύτιμη βοήθεια στην επιχείρηση για την αλλαγή της στρατηγικής της, όσον αφορά τους προϊοντικούς σχεδιασμούς και τις παρεχόμενες υπηρεσίες στους πελάτες της.
• Διαφοροποίηση Προϊόντων και Υπηρεσιών.
• Διασφάλιση της συνολικής ποιότητας στα προϊόντα και τις υπηρεσίες.
• Ταχύτερη ανάληψη δράσης σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.
• Αναζήτηση νέων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, πελατών και αγορών.
• Εντοπισμός νέων γραμμών δράσης στους τομείς έρευνας και ανάπτυξης  της επιχείρησης.

Οι επιχειρηματικές ανάγκες που καλύπτονται από τις τεχνικές εξόρυξης δεδομένων (data mining) και επιχειρηματικής ευφυΐας (business intelligence) αφορούν την επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος των επιχειρήσεων στο χώρο που δραστηριοποιούνται, μέσω της Πληροφορικής, την μετεξέλιξη τους σε Οργανισμούς της «Νέας Οικονομίας» και βεβαίως τη μείωση του κόστους λειτουργίας με ταυτόχρονη αύξηση κερδών.

Κατά συνέπεια, η εφαρμογή του BI αποτελεί το βασικό εργαλείο για τις επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται να αναπτύξουν συστήματα αναζήτησης χρήσιμων σχέσεων στα δεδομένα που συλλέγουν,  για λόγους διαχείρισης σχέσεων πελατείας με απώτερο στόχο το εστιασμένο μάρκετινγκ.

NetWeek: Με ποιους τρόπους τα συστήματα BI βοηθούν τις επιχειρήσεις στις διαδικασίες του decision making και performance management;

Κωνσταντίνος Κύρκος: Τα συστήματα Business Intelligence, αξιοποιώντας τεχνολογίες Data Warehousing, Data Mining και Advanced Reporting, παρέχουν τη δυνατότητα ανάλυσης ιστορικών δεδομένων με σκοπό την παραγωγή γνώσης, ικανής να οδηγήσει σε βελτιστοποίηση διαδικασιών και ουσιαστική υποστήριξη της διοίκησης σχετικά με την λήψη αποφάσεων (decision making). Πιο συγκεκριμένα οι BI υποδομές προσφέρουν λύσεις ώστε δεδομένα από διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης να συγκεντρωθούν σε ένα κοινό περιβάλλον με σκοπό την περαιτέρω ανάλυσή τους.

Η εφαρμογή πολυδιάστατης (OLAP) ανάλυσης πάνω σε αυτά τα δεδομένα προσφέρει στον τελικό χρήστη γρήγορη επισκόπηση με βάση πολλαπλά κριτήρια λαμβάνοντας υπόψη τη διάσταση του χρόνου. Οι τεχνικές data mining εφαρμόζονται πάνω στα δεδομένα με σκοπό την αναζήτηση της σχετικής αποθηκευμένης πληροφορίας. Αυτή η αναζήτηση συνήθως υλοποιείται μέσα από συσχετίσεις  μεταξύ φαινομενικά ασύνδετων δεδομένων, πρόβλεψης τιμών και ομαδοποιήσεις, με βάση διάφορες παραμέτρους.

Η ολοκλήρωση όλων των παραπάνω έρχεται μέσα από το Advanced Reporting ώστε η τελική εικόνα που παρουσιάζεται στον χρήστη να είναι ενιαία και να μην είναι ορατή η διάκριση μεταξύ OLAP ανάλυσης, στατιστικής ανάλυσης, data mining μοντέλων και άλλων τεχνικών.

Μέχρι τώρα, οι τεχνικές Business Intelligence είναι κυρίως προσανατολισμένες στην χάραξη της στρατηγικής με βάση τη διοικητική λήψη αποφάσεων και όχι το Business Process Management. Αυτή η νέα ανάγκη εισήγαγε νέες προοπτικές, ως προς τη διαχείριση και αξιολόγηση των διαδικασιών, συνήθως για θέματα όπου δεν είναι διαθέσιμη η αντίστοιχη αναλυτική πληροφορία που θα δώσει πραγματική αξία στα δεδομένα σχετικά με την απόδοσή τους.

Τη διάσταση αυτή έρχεται να καλύψει η Διαχείριση Επιχειρησιακής Απόδοσης (Business Performance Management) που στηρίζεται στην ιδέα όχι απλά της μέτρησης των επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Activity Monitoring) αλλά και την περαιτέρω ανάλυση τους.

Μέχρι τώρα, συνήθως γίνονται αναλύσεις σε επίπεδο τμημάτων, σπάνια όμως σε επίπεδο διαδικασιών. Εξάλλου, η σημερινή τάση είναι οι επιχειρησιακές διαδικασίες να μην εξαρτώνται αποκλειστικά από τα τμήματα των εταιρειών. Οι επιχειρησιακές διαδικασίες συχνά αφορούν πλήθος εταιρειών/οργανισμών που θα πρέπει να συνεργαστούν για κάποιο σκοπό.

Επομένως, το γεγονός ότι οι διαδικασίες μπορεί να μην αφορούν αποκλειστικά μια εταιρεία κάνει πιο επιτακτική τη διαχείριση της απόδοσης τους με τη χρήση των κατάλληλων εργαλείων.

Συνεπώς είναι κρίσιμο για κάθε εταιρεία/οργανισμό να γνωρίζει κατά πόσο οι παράγοντες που εμπλέκονται στις διάφορες διαδικασίες αποδίδουν και μάλιστα σε σχέση με προκαθορισμένα, αποδεκτά όρια.

Η γενική ιδέα του Business Performance Management είναι ότι απαιτείται διαφορετική πληροφορία για λήψη αποφάσεων σε στρατηγικό, τακτικό και επιχειρησιακό επίπεδο. Το top management μπορεί να υποστηριχθεί μέσω dashboards που αποτελούνται από δείκτες (Key Performance Indicators) που σφυγμομετρούν την επιχείρηση. Συνεπώς, και σε αντίθεση με τις ισχύουσες πρακτικές που εστιάζουν στη λήψη αποφάσεων σε υψηλότερα επίπεδα, επαναπροσδιορίζεται ο ρόλος των Business Intelligence τεχνολογιών και προσεγγίζει τη λήψη αποφάσεων μέσα από την ολοκληρωμένη πρόταση του BPM – Business Performance Management.

NetWeek: Ποια είναι τα κριτήρια επιλογής ενός BI συστήματος;

Κωνσταντίνος Κύρκος: Τα κριτήρια μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού για την επιλογή ενός συστήματος Business Intelligence,  θα πρέπει να καλύπτουν τις επιχειρησιακές ανάγκες (Business), τις απαιτήσεις των επιμέρους κύριων διοικητικών τμημάτων (Operations, Financial & Actuarial) και τις υποστηρικτές δυνατότητες (Supporting functions) που παρέχονται σε επίπεδο λήψης αποφάσεων από το Top Management.

Επίσης βασικό ρόλο στην επιλογή ενός συστήματος BI διαδραματίζει ο επιτυχής συνδυασμός του πλήθους, της ποιότητας και της δυνατότητας παραμετροποίησης των στατιστικών πληροφοριών που διατίθενται. Σε συνδυασμό με την ευκολία που ο τελικός χρήστης είναι εφικτό να χρησιμοποιήσει τους κατάλληλους μηχανισμούς ώστε να διαμορφώσει τα κριτήρια αναζήτησης για την εξαγωγή της πληροφορίας γρήγορα και έγκαιρα, χωρίς χρονοβόρες και δυσνόητες διαδικασίες.

Στα πλαίσια της σταδιακής εξέλιξης των πληροφοριακών συστημάτων είναι σύνηθες το φαινόμενο της προγενέστερης ύπαρξης ERP & CRM σε διαφορετικές πλατφόρμες , όπου τίθεται προς επίλυση το πρόβλημα της διαχείρισης της κατακερματισμένης πληροφορίας των ετερογενών και ασύνδετων πληροφοριών. Αυτό αποτελεί ένα ακόμη σημαντικό κριτήριο για την επιλογή του συστήματος BI,  προκειμένου μέσα από ένα εξελιγμένο σύστημα στατιστικών αναφορών να παρέχεται άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που συνθέτουν την εικόνα της επιχείρησης.

Τέλος, η στρατηγική απόφαση της ενοποίησης ERP & CRM διαδικασιών, είτε η εκ νέου υλοποίηση ενός συστήματος Business Intelligence ελλείψει άλλης προϋπάρχουσας δομημένης διοικητικής πληροφόρησης, θα πρέπει να εξασφαλίζει την σφαιρική ενημέρωση για την πορεία της εταιρείας σε πολλά επίπεδα. Αυτή η ενημέρωση αφορά κατά κύριο λόγο την πληροφόρηση ανά υποκατάστημα, δραστηριότητα, γεωγραφική περιοχή και για πλήθος στοιχείων όπως τζίρος ανά πελάτη και πωλητή σε συνδυασμό με το μέσο χρόνο αποπληρωμής ανά εμπορικό τομέα.

Ενώ αυτές οι πληροφορίες συσχετίζονται άμεσα με μια προωθητική ενέργεια και τις αντίστοιχες πωλήσεις για να υπολογιστεί η κερδοφορία ανά δραστηριότητα συντελώντας στην ενημέρωση του management για τις προβλέψεις των πωλήσεων, έλεγχο δαπανών, ανάπτυξη νέων ευκαιριών και επικέντρωση στις αναπτυξιακές δραστηριότητες της επιχείρησης, ως προς το ζητούμενο της υλοποίησης ενός συστήματος BI.

NetWeek: Ποιες πιστεύετε ότι θα είναι οι εξελίξεις στο BI;

Κωνσταντίνος Κύρκος: Στο μεταβιομηχανικό πλαίσιο λειτουργίας των σύγχρονων επιχειρήσεων, ως κινητήριος δύναμη και βασικό εργαλείο των επιχειρηματικών οντοτήτων αναδεικνύεται η πληροφορία, η οποία προέρχεται από όλα τα πεδία δραστηριότητας κάθε οργανισμού, τόσο από το εξωτερικό όσο και το εσωτερικό περιβάλλον. Κάθε οργανισμός δέχεται πληροφορία τόσο από τους πελάτες, συνεργάτες, μεσάζοντες, ανταγωνιστές, κρατικούς φορείς, κ.λπ., όσο και από το σύνολο των στελεχών του, τα οποία μεταφέρουν, αποκτούν και βελτιώνουν συνεχώς την τεχνογνωσία και εμπειρία τους.

Επομένως, οι σύγχρονοι οργανισμοί μπορούν πλέον να παρομοιαστούν με ζωντανές, εξελισσόμενες οντότητες, οι οποίες προσαρμόζονται στο περιβάλλον τους για να επιβιώσουν. Με δεδομένη την πολυπλοκότητα που χαρακτηρίζει τις σύγχρονες αγορές, η λήψη των σωστών αποφάσεων απαιτεί ταχύτητα, στρατηγικό όραμα και πάνω απ’ όλα σωστή αξιολόγηση της πληροφορίας.

Η συγκεκριμένη διαδικασία προσομοιάζει κατά πολύ τη γνωστική διαδικασία των ανθρωπίνων οντοτήτων, οι οποίες χρησιμοποιούν και αναπτύσσουν την ευφυΐα τους προκειμένου να ανταπεξέλθουν επιτυχώς στις απαιτήσεις του περιβάλλοντος στο οποίο κινούνται. Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε οποιονδήποτε οικονομικό τομέα της χώρας μας κάνουν χρήση του παγκόσμιου ιστού με σκοπό την διαχείριση της αλυσίδας προμηθευτών, τη μείωση του κόστους συναλλαγής, τη διοικητική οργάνωση, την απογραφή, το πλάνο παραγωγής και πάνω από όλα την αποτελεσματικότερη προσέγγιση νέων και παλιών πελατών.

Σε αυτό το πλαίσιο, έχει μεταβληθεί και η μέχρι τώρα θεώρηση σχετικά με το ηλεκτρονικό επιχειρείν, στο να περιλαμβάνει πέρα από τις κλασικές ηλεκτρονικές συναλλαγές στο παγκόσμιο ιστό και κάθε ηλεκτρονική επιχειρηματική δραστηριότητα. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα οι επιχειρήσεις να κάνουν σήμερα εκτεταμένη χρήση Βάσεων Δεδομένων, με τις οποίες διατηρούν και χειρίζονται τεράστιο όγκο επιχειρησιακών δεδομένων. Παραδοσιακά, προτιμούν εφαρμογές οι οποίες παράγουν αναφορές, που προκύπτουν από ερωτήματα πάνω στα δεδομένα που περιέχουν οι Βάσεις τους. Αυτός, όμως, είναι ένας στατικός τρόπος ανάλυσής τους.

Εδώ, έρχεται το Business Intelligence να πετύχει τα εξής:
1. Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα
2. Μοντελοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών
3. Βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών μέσα από τη διερεύνηση, τη σύνοψη και τη μοντελοποίηση δεδομένων.

Στην καθημερινότητα των μικρομεσαίων επιχειρήσεων, όπου τα περιθώρια επιλογών στενεύουν όσον αφορά τα τεχνολογικά επιτεύγματα, αξίζει να βρεθεί ένας μηχανισμός όπου θα συλλέγεται χρήσιμη πληροφόρηση γύρω από επιχειρησιακές διαδικασίες και θα αξιοποιείται προς όφελος της επιχείρησης.