Ο ρόλος του τμήματος Πληροφορικής έχει αλλάξει πολύ τα τελευταία χρόνια. Κατ’ επέκταση και ο ρόλος του διευθυντή Πληροφορικής, ο οποίος πλέον στηρίζει και υποστηρίζει όλες τις δραστηριότητες της εταιρείας.

Η FIAT, όπως πολλές άλλες πολυεθνικές εταιρείες, έχει ακολουθήσει το μοντέλο της κεντρικοποίησης (centralization) τόσο των βασικών καθημερινών εργασιών (συστημικές) όσο και των εφαρμογών, όπως είναι το ERP και το CRM. Ως τοπικό παράρτημα ενός παγκόσμιου τμήματος Πληροφορικής, ο διευθυντής Πληροφορικής καλείται να εφαρμόσει την κεντρική στρατηγική σε τοπικό επίπεδο.

Oμως, λόγω του έντονου ανταγωνισμού στον τομέα της αυτοκινητοβιομηχανίας, οι επιχειρησιακές αποφάσεις παίρνονται γρήγορα και είναι σημαντικό το ΙΤ να είναι σε θέση να τις υποστηρίξει άμεσα. Αυτό απαιτεί την ύπαρξη και τοπικής στρατηγικής ώστε η ενδεχόμενη προσαρμογή τεχνολογιών, εφαρμογών και διαδικασιών στις νέες απαιτήσεις να γίνεται ταχύτατα.

Είναι απαραίτητο ο διευθυντής Πληροφορικής να έχει πολύ καλή γνώση των επιχειρησιακών διαδικασιών και εφαρμογών σε κεντρικό και σε τοπικό επίπεδο για να μπορεί να διακρίνει γρήγορα ποιες αλλαγές απαιτούνται και σε ποιο επίπεδο.

Κοινό πλαίσιο εντός και εκτός
Τα περισσότερα έργα ξεκινούν κεντρικά και όταν έρθει η σειρά την χώρας του, ο διευθυντής Πληροφορικής θα το εφαρμόσει τοπικά. Οι κεντρικές εφαρμογές της FIAT βασίζονται σε κοινές διαδικασίες και πολιτικές που εφαρμόζονται πανευρωπαϊκά και διαφοροποιούνται τοπικά, σε ελάχιστο βαθμό, συνήθως όσον αφορά φορολογικά και νομικά πλαίσια.

Eτσι, τα κεντρικά μοντέλα διαγράφουν ένα συγκεκριμένο πλαίσιο, στο οποία η επιχείρηση μπορεί να κινηθεί και το οποίο δίνει μικρό περιθώριο ευελιξίας. Oταν υφίσταται νέο κεντρικό project, η δουλειά του διευθυντή Πληροφορικής είναι να προετοιμάσει την τοπική εταιρεία έτσι ώστε το μοντέλο να μπορεί να εφαρμοστεί κατά το μέγιστο.

Εκτός από την άριστη γνώση των επιχειρησιακών διαδικασιών, σε αυτή την περίπτωση, απαιτείται και αποτελεσματικός συντονισμός διατμηματικής συνεργασίας. Επιπλέον, για να εξασφαλίσει την επιτυχία του έργου, οι βασικές εργασίες του είναι να κατανοήσει το μοντέλο, να το μεταφέρει στους χρήστες μέσα από ομάδες εργασίας και να διακρίνει έγκαιρα πιθανά κενά για το οποία θα πρέπει να αναζητήσει λύσεις εντός ή εκτός του μοντέλου.

Επίσης, θα πρέπει να είναι σε θέση να μεταφράσει και να μεταφέρει τις τοπικές απαιτήσεις στις κεντρικές ομάδες ώστε να συμπεριληφθούν το συντομότερο δυνατόν στο μοντέλο.

Ενδεχόμενες δυσκολίες
Oμως, ο πιο δύσκολος ρόλος του διευθυντή Πληροφορικής, όσον αφορά τα κεντρικά έργα, είναι να παροτρύνει και να εξασφαλίσει την συμμετοχή των κατάλληλων ανθρώπων για το έργο. Πρέπει να δουλέψει πολύ στενά μαζί τους και μέσα από ομαδικές διεργασίες να προσδιορίσει τις τελικές προδιαγραφές.

Η κατανόηση του μοντέλου από τους χρήστες είναι το κλειδί για να προκύψουν σωστές προδιαγραφές και να αναδυθούν υποκείμενες αλλαγές σε διαδικασίες όσο νωρίτερα γίνεται. Το κομμάτι του ‘change management’ είναι ίσως από τα δυσκολότερα κομμάτια ενός κεντρικού έργου και απαιτεί διατμηματική συναίνεση.

Πολλές φορές υποτιμάται με αποτέλεσμα την δυσκολία της υλοποίησης του έργου. Oσον αφορά την τοπική στρατηγική, αυτή πρέπει να καλύπτει τα κενά της κεντρικοποίησης και να ακολουθεί τις νέες τεχνολογίες ώστε το τμήμα Πληροφορικής και κατά προέκταση η επιχείρηση να μένει ευέλικτη και να μπορεί με μικρό κόστος να προσαρμόζεται γρήγορα στις νέες ανάγκες.

Σε τοπικό επίπεδο
Σαν παράρτημα ενός παγκόσμιου τμήματος Πληροφορικής και έχοντας απαλλαχθεί από τις βασικές καθημερινές χρονοβόρες εργασίες έχουμε πλέον τη δυνατότητα πρώτοι να βλέπουμε ελλείψεις και να προτείνουμε βελτιώσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες.

Εδώ πρέπει το τμήμα να δώσει λύσεις σε τοπικές προκλήσεις που δεν καλύπτονται από κεντρικά συστήματα. Τα κριτήρια για ένα τοπικό έργο είναι πολύ αυστηρά: π.χ. πόσο απαραίτητο είναι, ποιες διαδικασίες θα βελτιωθούν, πώς θα συνεργαστεί με τα κεντρικά εργαλεία / εφαρμογές, τι πόροι θα χρειαστούν, πότε θα έχει αποσβεστεί το έργο;

Η τελική απόφαση για ένα τοπικό έργο εξαρτάται από τις απαντήσεις των επάνω ερωτημάτων. Το κάθε τοπικό έργο πρέπει να προσεγγίζεται σφαιρικά, να αποτελεί προϊόν διατμηματικής συνεργασίας ώστε να εξασφαλιστεί και να μεγιστοποιηθεί η επίτευξη του επιδιωκόμενου αποτελέσματος.

Καταλήγοντας, δύο βασικά προσόντα που πρέπει να διαθέτει ένας διευθυντής Πληροφορικής ώστε να είναι αποτελεσματικός είναι η πολύ καλή γνώση των επιχειρησιακών διαδικασιών και η διατμητατική εργασία σε τοπικό και κεντρικό επίπεδο.

Η εποχή της απομόνωσης των τμημάτων μηχανογράφησης έχει παρέλθει ανεπιστρεπτί.