Πέρα από κάθε αμφιβολία η σημασία του ρόλου του CIO στην επιλογή του κατάλληλου πληροφοριακού συστήματος και στον επιτυχή τρόπο υλοποίησης της εφαρμογής είναι βαρύνουσα.
Είναι πραγματικά πολύ δύσκολο την σημερινή εποχή να επιλέξει μία επιχείρηση το πληροφοριακό σύστημα που θα χρησιμοποιήσει για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες της. Η αγορά βομβαρδίζεται καθημερινά από νέες εφαρμογές, οι οποίες εμφανίζονται να καλύπτουν και να πληρούν κατά 90% τις ανάγκες των επιχειρήσεων, χωρίς όμως να υπάρχει το σωστό background υποστήριξης των εφαρμογών. Ο ρόλος του CIO την σημερινή εποχή είναι ουσιαστικότατος εάν σκεφτεί κανείς ότι η λανθασμένη επιλογή από μέρους του, σε σχέση με το πληροφοριακό σύστημα, μπορεί όχι μόνο να μην βοηθήσει την εταιρεία αλλά και να της προσθέσει ένα σημαντικό λειτουργικό κόστος.
Η καθημερινή συνεργασία του CIO με όλα τα τμήματα της εταιρείας, η γνώση των αναγκών του κάθε τμήματος, ξεκινώντας από την βάση της εταιρείας και καταλήγοντας στην διοίκηση, βοηθούν στην λήψη ουσιαστικής απόφασης για την εφαρμογή που πρέπει να χρησιμοποιηθεί. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται σαφώς η σωστή υποστήριξη των τμημάτων, η αντιμετώπιση σφαλμάτων και λαθών και σαφώς προάγεται η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα στην επιχείρηση.
Κρίσιμες αποφάσεις
Έχοντας αντιμετωπίσει την αλλαγή πληροφοριακού συστήματος στο παρελθόν και αντιμετωπίζοντας το σήμερα, ενόψει αλλαγής λογιστικής και εμπορικής εφαρμογής στην εταιρεία, πιστεύω ότι η γενικότερη γνώση των λειτουργιών της εταιρείας που έχω αποκτήσει και η καθημερινή εστίαση σε προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες, με οδηγεί στην πρόταση λύσεων μέσω των εφαρμογών που αυτοματοποιούν ορισμένες λειτουργίες και εξοικονομούν χρόνο και χρήμα στην εταιρεία. Αποτέλεσμα είναι η αύξηση της παραγωγικότητας και η εστίαση των χρηστών σε σημαντικότερες λειτουργίες από την απλή καταχώρηση στοιχείων στο σύστημα που ούτως ή άλλως μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτόματα.
Ένας άλλος έντονος προβληματισμός που προκύπτει σε κάθε αλλαγή πληροφοριακού συστήματος, είναι το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας το οποίο θα στηρίξει την αλλαγή. Επιπρόσθετα προβλήματα μπορεί να προκαλέσει ο τρόπος που θα κατανεμηθούν οι εργασίες. Σαφέστατα το μεγαλύτερο μέρος βαρύνει τον ίδιο τον CIO, ο οποίος θα πρέπει να αφοσιωθεί ολοκληρωτικά στο έργο που αναλαμβάνει, όμως ποιοι συνάδελφοι είναι ικανοί να εκπαιδευτούν σαν key users του συστήματος και ποιοι θα είναι οι απλοί χρήστες είναι ερωτήματα σημαντικά για την επιτυχή έκβαση του έργου.
Διατμηματική δράση
Καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι ο ρόλος του CIO την σημερινή εποχή είναι διατμηματικός και πρέπει να είναι αυτός, ο οποίος αναλαμβάνει να οργανώσει το δυναμικό της εταιρείας σαν μία ομάδα, η συνεργασία της οποίας όχι μόνο απαιτείται αλλά επιβάλλεται προκειμένου να ελαχιστοποιούνται τα σφάλματα και να επιτευχθεί ο στόχος της εταιρείας. Όταν ένας CIO αποφασίσει σε επίπεδο οργάνωσης πως θα υλοποιήσει ένα έργο, η άλλη μεγάλη πρόκληση είναι το χρονοδιάγραμμα και το κόστος του έργου. Οποιαδήποτε απόκλιση από το αρχικό πλάνο δημιουργεί επιπρόσθετο λειτουργικό κόστος στην επιχείρηση, κόστος το οποίο αρχικά δεν είχε υπολογισθεί και πρέπει να καλυφθεί με ορισμένους τρόπους.
Εμπορικός Κλάδος
Έχοντας αποκτήσει εμπειρία 16 ετών στον εμπορικό κλάδο ένδυσης – υπόδησης, καταλήγω στο συμπέρασμα ότι λόγω της κατάστασης που επικρατεί στην αγορά, ο κλάδος απαιτεί συνεχή πληροφόρηση και ανάλυση προκειμένου μία εταιρεία να μπορέσει να κρατήσει την θέση της στην αγορά. Η υποστήριξη του δικτύου των εμπορικών καταστημάτων καθώς επίσης και η συνεχής ανάλυση των στοιχείων που προκύπτουν από τα καταστήματα βοηθούν στην διατήρηση της θέσης της. Το πληροφοριακό σύστημα επομένως θα πρέπει να έχει την δυνατότητα κάλυψης των αναγκών , παρέχοντας πληροφορίες ανά συλλογή, είδος, κατηγορία του εμπορεύματος, συνδυάζοντας στατιστικά στοιχεία περιοχών και ειδών έτσι ώστε να οργανώνεται καλύτερα η πώληση και να οδηγεί σε θετικό αποτέλεσμα.
Επομένως ο ρόλος του τμήματος μηχανογράφησης είναι ουσιαστικός και απαιτείται από τον CIO σωστή προσέγγιση των θεμάτων για να βρίσκεται πάντα σε θέση να καλύψει τις ανάγκες της διοίκησης, προσφέροντας όσο το δυνατόν καλύτερη πληροφόρηση προκειμένου να παρθούν αποφάσεις προς όφελός της. Στην Diesel Hellas Βρισκόμαστε ήδη σε πρόγραμμα αλλαγής συστημάτων λόγω των ανεπτυγμένων αναγκών που έχουν προκύψει και την προσπάθεια της εταιρείας να αναπτυχθεί παγκοσμίως στις αγορές.
Η αλλαγή της οικονομικής εφαρμογής έγινε με επιτυχία, λόγω σωστής οργάνωσης και ανάλυσης των αναγκών, πετυχαίνοντας το στήσιμο ενός συστήματος το οποίο μείωσε σημαντικά τους χρόνους καταχωρήσεων των συναδέλφων μου. Μέσα στον Οκτώβριο θα πραγματοποιηθεί η αλλαγή της εμπορικής εφαρμογής, οπότε και θα λειτουργούμε πλέον με νέα πληροφοριακά συστήματα ικανά να δώσουν αναλύσεις υψηλών απαιτήσεων.