It takes 15 years to build your name and 15 seconds to ruin it!

Scripta Manent
Σύμφωνα με έρευνα του «American Management Association – AMA» και του «ePolicy Institute» στην Αμερική, το 26% των εργοδοτών έχουν απολύσει εργαζόμενους για κακή χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλο ένα 2% έχει απολύσει εργαζόμενους για ακατάλληλη χρήση του instant messaging (IM) και άλλο ένα 2% έχει απομακρύνει εργαζόμενους για το δυσάρεστο περιεχόμενο blogging, συμπεριλαμβανομένου του περιεχομένου που ευρίσκεται στους προσωπικούς υπολογιστές των εργαζομένων.

Σκληρή αντιπαράθεση…
Γιατί όμως υπάρχει αυτή η αντιπαράθεση μεταξύ εργοδοτών και εργαζομένων; Το AMA και το ePolicy θεωρούν ότι οι σπασμωδικές κινήσεις των εργοδοτών έχουν να κάνουν με μηνύσεις που δέχονται οι εταιρείες εξ’ αιτίας των e-mails που αποστέλλουν οι υπάλληλοί τους (το 24% των επιχειρήσεων έχει κλητευθεί δικαστικά για αυτό το λόγο). Περίπου το 15% των επιχειρήσεων πήγε τελικά στο δικαστήριο για να αντιμετωπίσει τις μηνύσεις.

Πως όμως οι εργαζόμενοι δημιουργούν τέτοια προβλήματα στους εργοδότες τους; Δυστυχώς, το θέμα προκύπτει από το ίδιο το όφελος που προσφέρει η ευκολία και η ταχύτητα επικοινωνίας. Ορισμένοι χρησιμοποιούν το e-mail και το IM σαν προφορικό λόγο (informal verbal). Ομως τους διαφεύγει ότι η ηλεκτρονική επικοινωνία θεωρείται από πολλούς σαν επίσημη επικοινωνία (formal written) που μπορεί να αποθηκευθεί και να διανεμηθεί σε τρίτους. Στην πράξη, το τι λέμε προφορικά είναι εντελώς διαφορετικό με αυτό που λέμε γραπτώς.

Απόρρητο επικοινωνιών;
Επίσης, μερικοί εργαζόμενοι έχουν την πεποίθηση ότι το Σύνταγμα προστατεύει όλες τις μορφές επικοινωνίας τους. Δεν είναι όμως έτσι. Το Σύνταγμα δεν επιτρέπει την χρήση επικοινωνίας για δυσφήμηση των εργοδοτών ή άλλων εργαζομένων. Επίσης δεν προστατεύει τις επικοινωνίες που παραβιάζουν τα εμπορικά μυστικά και την πνευματική ιδιοκτησία.

Πρέπει να γνωρίζουμε ότι ο νόμος δεν θεωρεί απαραιτήτως τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες που γίνονται από τον εργασιακό χώρο σαν προσωπικές και δεν τις προστατεύει εάν είναι δυσμενείς για τα συμφέροντα των εργοδοτών. Πολλοί απασχολούνται προσωρινά που σημαίνει ότι μπορούν να απολυθούν για οποιοδήποτε λόγο. Ακόμη και υπάλληλοι που έχουν συμβάσεις που απαιτούν «σοβαρό λόγο» για την λύση, η μη σωστή χρήση των ηλεκτρονικών επικοινωνιών μπορεί να παράσχει «τον σοβαρό λόγο».

Πολίτικες χρήσης e-mail;
Επιπλέον, πολλοί εργοδότες ζητούν από τους εργαζόμενούς τους να υπογράψουν ότι δεν έχουν κανένα ενδιαφέρον μυστικότητας για τις επικοινωνίες που γίνονται στον εργασιακό χώρο και δίδουν οδηγίες για το πως πρέπει και για πως δεν πρέπει να επικοινωνούν ηλεκτρονικά. Εντούτοις, ενώ 76% των εργοδοτών έχουν τις πολιτικές που καθορίζουν τη χρήση και το περιεχόμενο του e-mail στον εργασιακό χώρο, μόνο 2% των εργοδοτών έχει εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους τους όσον αφορά τη χρήση του blogging.

Επιπλέον, αν και το 35% των εργαζόμενων χρησιμοποιεί instant messaging (IM) στην εργασία, μόνο το 31% των εργοδοτών έχει πολιτικές IM σε ισχύ. Δεδομένου ότι η τεχνολογία αναπτύσσεται και προάγει τα μέσα επικοινωνίας, οι εργοδότες πρέπει να εκπαιδεύουν τους εργαζόμενούς τους προληπτικά.

Ισχύουν οι εταιρικοί κανόνες;
Ενώ το 34% των επιχειρήσεων του δείγματος έχουν σε ισχύ πολιτικές διατήρησης/διαγραφής του e-mail, λιγότεροι από το 34% των εργαζόμενων καταλαβαίνει τη διαφορά μεταξύ των e-mails που πρέπει να διατηρούνται και αυτών που πρέπει να διαγράφονται. Αυτό μπορεί να επιτρέψει στους εργοδότες να ‘τιμωρήσουν’ τους εργαζόμενους τους σχετικά με τα e-mails που θα έπρεπε να αποθηκευθούν γιατί η εταιρεία μπορεί να κατηγορηθεί για την καταστροφή αποδείξεων σε πιθανή νομική εμπλοκή, γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει σε ουσιαστικές οικονομικές κυρώσεις για την εταιρεία. 

Είναι σημαντική η επικοινωνία;
Ετσι είναι σαφές ότι υπό ορισμένες συνθήκες οι εργοδότες δεν έχουν καμία επιλογή από το να απολύσουν εκείνους τους εργαζόμενους που προκαλούν προβλήματα με τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες τους, ειδικά μετά από γραπτές προειδοποιήσεις. Ομως σε κάθε περίπτωση οι εργοδότες θα πρέπει να εκπαιδεύουν επαρκώς τους εργαζόμενους για την σωστή χρήση της τεχνολογίας.

Για να αναδείξουμε την σημαντικότητα της επικοινωνίας αρκεί να αναφέρουμε ότι στην Διοίκηση Εργων, ο Project Manager ξοδεύει το 95% του χρόνου του στην γνωστική περιοχή Project Communications Management. Σε κάθε περίπτωση όμως θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι: «Χρειάζονται 15 χρόνια για να χτίσουμε το όνομά μας και 15 δευτερόλεπτα για να το καταστρέψουμε!!!».