Από την δεκαετία του 60, που η Πληροφορική αναδείχτηκε σε ξεχωριστό επιστημονικό κλάδο, έως σήμερα, η εξέλιξή της υπήρξε ραγδαία. Η είσοδός της στις επιχειρήσεις δημιουργήθηκε από την ανάγκη για γρήγορη επεξεργασία, ασφαλή καταγραφή δεδομένων και μείωση του κόστους.

Σήμερα, στην σύγχρονη επιχείρηση,  ξεκινώντας πάντα από τον αρχικό της σκοπό, η Πληροφορικής έχει επιπλέον αναλάβει έχει τρεις βασικούς ρόλους:

  • της αυτοματοποίησης,
  • της πληροφόρησης και
  • της συμβολής της στην εξέλιξη της επιχείρησης.

Από καταβολής… Πληροφορικής
Ο ρόλος της αυτοματοποίησης είναι συνώνυμος των καταβολών της πληροφορικής, ωστόσο τώρα πια έχει επεκταθεί. Πέρα από τα προγράμματα λογισμικού και τις εφαρμογές  γραφείου,  έχουν εισαχθεί συστήματα CAM-CAD  με στόχο την ταχύτητα και την ελαχιστοποίηση των λαθών. Απαιτείται ορθότερη αξιοποίηση και καλύτερη κατάρτιση του ανθρώπινου δυναμικού γεγονός που συνεπάγεται υψηλότερο και πιο εξειδικευμένο επίπεδο γνώσεων. Η αυτοματοποίηση δεν είναι αρκετή. Ουσιαστικά αποτελεί ένα εργαλείο  που κάνει γρήγορα και με χαμηλότερο κόστος τα καθημερινά ζητούμενα. Ωστόσο ο ρόλος της Πληροφορικής δεν σταματά εκεί.  Οφείλει να εξελιχθεί  σε ένα εργαλείο ανάπτυξης για την επιχείρηση και έτσι προκύπτει η δεύτερη «αποστολή» της.

Εντελώς πληροφοριακά
Ο ρόλος της πληροφόρησης σχετίζεται με την εκμετάλλευση και την  χρησιμοποίηση της πληροφορίας  με στόχο την συνεχή παρακολούθηση δεικτών, την λήψη αποφάσεων , την αποτύπωση της εικόνας της επιχείρησης, την αρωγή στην γέννηση νέων ιδεών, την βοήθεια στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας και στην ταχεία ενημέρωση για τις εξελίξεις. Σε όλα αυτά,  μέσα στους κόλπους της επιχείρησης, δεν συμβάλει όχι μόνο η πληροφορική,  αλλά και το γενικότερο περιβάλλον, όπως το Internet. Δεν είναι τυχαίο άλλωστε ότι τα τελευταία χρόνια στις  μεγαλύτερες εταιρείες παγκοσμίως  ο ρόλος του Διευθυντή Πληροφορικής (IT Director) έχει εξελιχθεί σε Chief Information Officer (CIO).

Παροχή ποιοτικών χαρακτηριστικών
Ο τρίτος ρόλος της Πληροφορικής, πάντοτε σε συνδυασμό με τους  παραπάνω, συμβάλει ουσιαστικά στον σκοπό κάθε εταιρείας για παροχή ποιοτικών προϊόντων και υπηρεσιών. Πολλές φορές αυτό οδηγεί στην βελτίωση, την αλλαγή, ακόμη και στην  προσθήκη διαδικασιών συμβάλλοντας στον ουσιαστικό μετασχηματισμό της επιχείρησης.  Με βάση τα παραπάνω συμπεραίνεται  ότι στην οργάνωση μιας επιχείρησης η Πληροφορική έχει εξέχων ρόλο. Το αποτέλεσμα του έργου Πληροφορικής είναι άμεσα ορατό και εύκολο να αξιολογηθεί. Το IT  αποτελεί το πιο νευραλγικό τμήμα και ο ρόλος του είναι κρίσιμος. Είναι αρωγός σε όλα τα τμήματα και ως εκ τούτου αποτελεί το μόνο τμήμα που πρέπει να είναι πάντα διαθέσιμο σε εξοπλισμό και ανθρώπινο δυναμικό.

Στρατηγικής σημασίας
Θεωρώ ότι η τεχνολογία της Πληροφορικής είναι στρατηγικής σημασίας. Δεν υποστηρίζει απλά τις επιχειρηματικές στρατηγικές αλλά πολλές φορές προκαλεί νέες. Αυτό βέβαια ισχύει για τους οργανισμούς που αναγνωρίζουν την αξία της και ξέρουν πως να την χρησιμοποιούν προς όφελός τους. Για τις επιχειρήσεις που δεν αναγνωρίζουν τον ρόλο της Πληροφορικής, νομίζω ότι ήρθε η ώρα να κατανοήσουν την ανάγκη στενής συσχέτισης των επιχειρηματικών στόχων με τους στόχους της Πληροφορικής. Η επιχειρηματική στρατηγική  πρέπει να αναλύσει τις λειτουργικές ανάγκες που θα καλυφθούν.

Ο  σχεδιασμός Πληροφορικής δεν μπορεί να είναι μια  διαδικασία απομονωμένη από το επιχειρηματικό περιβάλλον. Αντίθετα πρέπει να είναι έτσι σχεδιασμένη ώστε να συνάδει με τους επιθυμητούς υψηλούς στόχους και τις κατευθύνσεις του οργανισμού. Θα τολμούσαμε να ορίσουμε την σύγχρονη Πληροφορική ως το τμήμα εκείνο που έχει ως στόχο την ορθή πληροφόρηση ώστε να συμβάλει σημαντικά στον επανασχεδιασμό ή μετασχηματισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ωστόσο, επισημαίνεται  ότι αυτή η άποψη της στρατηγικής σημασίας του τμήματος είναι μάλλον περιορισμένη.


Προβλήματα και προκλήσεις
Τα στελέχη του τμήματος Πληροφορικής αντιμετωπίζουν καθημερινά προβλήματα και προκλήσεις. Σε μια ταχέως  αναπτυσσόμενη επιστήμη απαιτείται να ενημερώνονται  και να διερευνούν τις νέες τεχνολογίες και την αξιοπιστία τους.  Πρέπει να αξιολογούν  την αναγκαιότητα εισαγωγής τους στην επιχείρηση, στο βέλτιστο κόστος, με σωστή διαχείριση και στον κατάλληλο χρόνο.  Τα τμήματα Πληροφορικής οφείλουν να είναι προσεκτικά ώστε να είναι πάντα σύγχρονα χωρίς υπερβολές.

Η ταχεία ανάπτυξη σε καμία περίπτωση δεν σημαίνει την άμεση αποδοχή των νέων τεχνολογιών.  Η σωστή οργάνωση, αξιολόγηση και παρακολούθηση των έργων Πληροφορικής, όπως και του εξοπλισμού, είναι ζωτικής σημασίας. Κάθε έργο έχει ως στόχο να υποστηρίξει  ένα  τμήμα της δραστηριότητας του οργανισμού και πρέπει να υλοποιηθεί σωστά ώστε να καλύψει τις  προσδοκίες του. Για την υλοποίηση ενός έργου χρειάζονται δεξιότητες όπως γνώσεις σε θέματα οικονομικά, λογιστικά, εργασιακά, ικανότητα  ανάλυσης ,  επίλυσης προβλημάτων, επικοινωνίας, διοίκησης , διαπραγμάτευσης, ηγεσίας , σωστής επιλογής υλικού εφόσον απαιτείται ώστε να αποφεύγονται οι εκπλήξεις στο μέλλον. Η πολυπλοκότητα πρέπει να αποφεύγεται. Είναι προτιμότερος ο επανασχεδιασμός στα αρχικά στάδια ακόμη και με κόστος σε χρόνο παρά μια  πολύπλοκη υλοποίηση που θα είναι δύσκολο να συντηρηθεί.

Έναν σημαντικό παράγοντα αποτελεί ο έγκαιρος σχεδιασμός και υλοποίηση έργων  καθώς και η ένταξή τους μέσα στον κύριο κορμό των δραστηριοτήτων και όχι κατακερματισμένα με την παράλληλη ανάπτυξη πολλών συστημάτων. Αν η εξέλιξη  δεν γίνει μεθοδικά τότε προκύπτουν διάφοροι κίνδυνοι, όπως αυτός της ελλιπούς ή ακόμη και λανθασμένης πληροφόρησης  και της   δυσκολίας στην συντήρηση και  επέκταση εφαρμογών και εξοπλισμού.

Μια τέτοια κατάσταση, με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να οδηγήσει στη δημιουργία μεγάλων τμημάτων Πληροφορικής που θα έχουν υψηλό κόστος λειτουργίας τμήματος και εξοπλισμού, κάτι απολύτως αντίθετο με τον πρωταρχικό  ρόλο του τμήματος Πληροφορικής.  Η προσπάθεια πρέπει να επικεντρωθεί στην  εύρεση τυποποιημένων διαδικασιών ώστε να εξασφαλιστεί η εύρυθμη λειτουργία των τμημάτων Πληροφορικής.


Πολλαπλοί ρόλοι
Η αλλαγή του ρόλου των τμημάτων Πληροφορικής αγγίζει άμεσα τα πρόσωπα που τα απαρτίζουν. Μετά τα πρώτα χρόνια της καριέρας τους, τα έως τότε απομονωμένα στελέχη, έπρεπε να αλλάξουν ώστε να έχουν και άλλα  χαρακτηριστικά και δεξιότητες όπως η δυνατότητα δια-λειτουργικότητας, επικοινωνίας χωρίς τις ακατανόητες ορολογίες του κλάδου,  αποτελεσματικότητας και  γρήγορης ανταπόκρισης. Οι διευθυντές των τμημάτων πρέπει να έχουν ηγετικές ικανότητες και ευχέρεια  στην λήψη αποφάσεων, να διαμορφώνουν στόχους και να κάνουν σχέδια για την υλοποίησή τους. Η επιστημονική μόνο κατάρτιση δεν είναι αρκετή. Το τμήμα Πληροφορικής πρέπει να διοικείται αποτελεσματικά συμβάλλοντας με την ορθή του λειτουργία στην επιχείρηση.

Επιπροσθέτως ο ΙΤ manager πρέπει να εξασφαλίζει μεθόδους ώστε  να επιτυγχάνεται η  απρόσκοπτη λειτουργία του εξοπλισμού, η ασφάλεια, το χαμηλό κόστος και  η πλήρης αξιοποίησή  του. Το ΙΤ επιβάλλεται  να έχει επί μέρους πολιτικές για την ασφάλεια του συστήματος Πληροφορικής και της δικτυακής υποδομής. Σε κάθε σημαντικό σχεδιασμό και ιδιαίτερα σε αυτόν της ασφαλείας πρέπει να λαμβάνονται υπ’ όψη αστοχίες που επιβεβαιώνουν τον νόμο   που επισημαίνει για το πόσο στραβά μπορούν να πάνε τα πράγματα (Murphy’s Law).

 Κάθε άτομο του τμήματος Πληροφορικής πρέπει να γνωρίζει ότι:

  • Κάθε πληροφορία που εξάγεται και κάθε διαδικασία που εκτελείται πρέπει να είναι σωστή και έγκαιρη
  • Η πληροφορία πρέπει να είναι ουσιαστική και όχι ποσοτική
  • Ο κύριος ρόλος είναι η παροχή των μέσων της παραγωγικότητας και της πληροφόρησης και επομένως του κέρδους
  • Οι προθεσμίες υπάρχουν μόνο για τα έργα σε εξέλιξη. Ότι είναι σε λειτουργία πρέπει να λειτουργεί πάντα και  άψογα
  • Οφείλει να έχει συνεχή εκπαίδευση/ενημέρωση και να μην αντιδρά στις αλλαγές
  • Πρέπει πάντα να είναι ευγενικός και πρόθυμος (διαθέσιμος) να βοηθήσει
  • Πρέπει να έχει  τάξη και οργάνωση στην εργασία του
  • Τα προβλήματα πρέπει να αντιμετωπίζονται με οριστικό τρόπο ώστε να μην επαναλαμβάνονται.

Μια σημαντική δυσκολία που εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν τα τμήματα Πληροφορικής είναι το «αυτονόητο» κάποιων λειτουργιών από ορισμένους χρήστες πληροφοριακών συστημάτων και οι δυσκολίες στην επικοινωνία. Αν και από τα στελέχη Πληροφορικής  απαιτείται να γνωρίζουν καλά τις λειτουργίες και διαδικασίες του συνόλου της επιχείρησης δεν είναι εύκολο να κατανοηθεί από τα υπόλοιπα τμήματα η εξειδικευμένη αποστολή του.

Το γεγονός αυτό, αν και δεν αποτελεί πάντα μειονέκτημα- κάποιοι θα μπορούσαν να το θεωρήσουν και πλεονέκτημα-  μερικές φορές είναι ανασταλτικός παράγοντας  στην ορθή αξιολόγηση των ατόμων του τμήματος από την επιχείρηση. Κατά την άποψή μου το τμήμα Πληροφορικής πρέπει να αρέσκεται στα δύσκολα. Να λύνει προβλήματα, να εξοικονομεί χρόνους, να οργανώνει, να οδηγεί, να δρομολογεί, να κοιτάει μπροστά.

Ολοκληρώνοντας θα ήθελα να επισημάνω δυο λέξεις  που ιδανικά, κατά την άποψή μου, απευθύνονται στους χρήστες των συστημάτων Πληροφορικής και θα μπορούσαν να αποτελούν χαρακτηριστικό των καλών τμημάτων. Εκπαιδευτείτε στην χρήση των πληροφοριακών συστημάτων και αξιοποιείστε αποδοτικά την πληροφόρηση που σας παρέχουν. Ονειρευτείτε  τον ιδανικό τρόπο για να εργάζεστε παραγωγικά και αφήστε τους ανθρώπους της Πληροφορικής να κάνουν τα όνειρά σας  πραγματικότητα. Στην Πληροφορική των επιχειρήσεων υπάρχουν πράγματα που γίνονται εύκολα και πράγματα που γίνονται δύσκολα. Τα αδύνατα ανήκουν σε άλλες επιστήμες.