Η γενική βελτίωση των λειτουργιών σε επίπεδο επιχείρησης επιτρέπει στην Πληροφορική να αυξήσει την παραγωγικότητα και να μειώσει τα κόστη.

Το τμήμα Πληροφορικής της Tupperware Hellas εντάσσεται στον κεντρικό οργανισμό Πληροφορικής για το TEAM (Tupperware Europe Africa Middle East). Το ERP μεταφέρθηκε το 2002 σε ένα κεντρικό Data Centre στην Ελβετία ενώ οι εφαρμογές παραγγελιοληψίας, τιμολόγησης και παρακολούθησης των πωλήσεων έχουν αναπτυχΘεί εσωτερικά και λειτουργούν σε έναν IBM iSeries server ο οποίος είναι εγκατεστημένος στα κεντρικά γραφεία.

Οι εφαρμογές παραγωγής και παρακολούθησης αποθεμάτων για το εργοστάσιο είναι εγκατεστημένες στον ίδιο server και έχουν αναπτυχθεί και συντηρούνται από εσωτερική ομάδα για όλα τα εργοστάσια της Tupperware στην Ευρώπη. Λόγω αυτής της οργανωτικής δομής, το τμήμα Πληροφορικής είναι υποχρεωμένο να ακολουθεί τις κατευθυντήριες γραμμές που καθορίζει κεντρικά η εταιρεία, να τηρεί απόλυτα τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον εσωτερικό έλεγχο και το SOΧ και ταυτόχρονα να ανταποκρίνεται σε μικρό χρόνο στις ανάγκες που προκύπτουν από τις αλλαγές στις τοπικές συνθήκες.

Οι προτεραιότητες του ΙΤ
 Η  πρώτη  προτεραιότητα του τμήματος Πληροφορικής είναι η απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης «Keep the lights on and the water running» και η βελτίωση των λειτουργιών ώστε να είναι πιο αποδοτικές. Σε δεύτερη φάση έρχεται η υλοποίηση projects που είτε καθορίζονται κεντρικά είτε προκύπτουν από τις τοπικές ανάγκες.

Προσωπικά πάντα πίστευα, και κάτω από τις σημερινές συνθήκες η πεποίθηση μου αυτή είναι εντονότερη,  ότι ο πρωταρχικός ρόλος της Πληροφορικής σε μια επιχείρηση είναι η βελτίωση των λειτουργιών σε επίπεδο χρήστη. Αυτό τελικά αποφέρει και τη γενική βελτίωση των λειτουργιών σε επίπεδο επιχείρησης και με αυτόν τον τρόπο η Πληροφορική μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση στην οικονομική κρίση βελτιώνοντας την παραγωγικότητα και μειώνοντας τα κόστη.

Για να επιτευχθεί αυτό έχουμε υιοθετήσει αυτό που εμείς ονομάζουμε MBWA (management by walking around), δηλαδή υπάρχει συνεχής επικοινωνία με τους τελικούς χρήστες στο χώρο τους την ώρα της εργασίας τους, ώστε να προτείνονται βελτιώσεις και από τις δυο πλευρές. Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει η δυνατότητα της συνεχούς βελτίωσης του τρόπου εργασίας των χρηστών ενώ ταυτόχρονα καθορίζονται οι ανάγκες για βελτιώσεις από το τμήμα Πληροφορικής.

Ταυτόχρονα βέβαια υπάρχει η ανάγκη για συνεχή  παρακολούθηση των εξελίξεων της τεχνολογίας ώστε να μπορούν αυτές να αξιοποιηθούν  στις επιχειρησιακές λειτουργίες. Πιστεύω όμως ότι η χρήση των νέων τεχνολογιών δεν είναι αυτοσκοπός, αλλά τρόπος βελτίωσης των επιχειρησιακών λειτουργιών είτε επειδή προσφέρουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, είτε επειδή μειώνουν το κόστος, είτε τελικά επειδή «κάνουν την ζωή των χρηστών ευκολότερη» άρα και τους χρήστες αποδοτικότερους.

Σαν παράδειγμα θα αναφέρω την υλοποίηση της οπτικής ανάγνωσης των παραγγελιών που εφαρμόσαμε το 2011 και μείωσε τον χρόνο εισαγωγής τον παραγγελιών στο σύστημα τιμολόγησης από 15 σε 5 λεπτά ανά παραγγελία. Βελτίωση πολύ σημαντική αν υπολογίσουμε ότι κατά μέσο όρο εκτελούνται 1.200 παραγγελίες ανά εβδομάδα.

Φυσικά θεωρώ δεδομένο, ότι η στρατηγική της Πληροφορικής θα πρέπει να καθορίζεται από τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας, οι οποίοι διαμορφώνονται σε στενή συνεργασία με την  Πληροφορική. Τα τελευταία χρονιά, λόγω των συνθηκών, έχει ενταθεί η ανάγκη για ταχύτατη υλοποίηση αλλαγών, χωρίς να μειωθεί το επίπεδο εξυπηρέτησης, πράγμα που απαιτεί ευελιξία και συνεχή επαναπροσδιορισμό των προτεραιοτήτων του τμήματος Πληροφορικής.

Κατά την άποψή μου, κάτω από τις σημερινές συνθήκες και λόγω της ρευστότητας που επικρατεί γύρω μας, υπάρχει και μια αλλαγή στον ρόλο του Διευθυντή Πληροφορικής. Αντί για τον σχεδιασμό μεγάλων projects τα οποία θα αποδώσουν σε βάθος χρόνου και κινδυνεύουν να μην έχουν την αναμενόμενη απόδοση, λόγω αλλαγής των εξωτερικών συνθηκών, υπάρχει ανάγκη για στενή επαφή με το business σε όλα τα επίπεδα.

Η ευελιξία στον καθορισμό προτεραιοτήτων και η άμεση ανταπόκριση στις ανάγκες που προκύπτουν, προτείνοντας λύσεις υλοποιήσιμες σε μικρό χρονικό διάστημα, έχει γίνει περισσότερο απαραίτητη παρά ποτέ.

Δυο λόγια για την Tupperware Hellas
Η Tupperware Hellas λειτουργεί στην Ελλάδα από το 1962, ενώ η μονάδα παράγωγης στην Θήβα εγκαινιάστηκε το 1967. Είναι θυγατρική της Tupperware Brands, η οποία βρίσκεται στις λίστες Forbes Platinum 400 – America’s Best Big Companies 2011 και 2012 Fortune World’s Most Admired Company. Απασχολεί 27 άτομα στα κεντρικά γραφεία στην Αθήνα και 200 στο εργοστάσιο.