Η διαχείριση έργων απαιτεί συγκεκριμένο βαθμό επαγγελματισμού, ο οποίος αυξάνεται ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου. Το Project Management τις τελευταίες δεκαετίες έχει απεξαρτηθεί από βασικές αρχές management και έχει εξελιχθεί σε μία αυτόνομη, ανεξάρτητη και αυθυπόστατη επιστήμη. Μεθοδολογίες, βέλτιστες πρακτικές και πακέτα λογισμικού είναι σήμερα εδώ για να διασφαλίζουν την επιτυχή υλοποίηση των έργων. Τα συστατικά του επιτυχημένου Project Management είναι κοινά - απαιτεί ποιότητα πληροφοριών, πειθαρχία, προσήλωση στο στόχο και ικανότητες ομαδικής εργασίας από αυτούς που ασκούν project management.
<‘Σελίδα 1: Επιλογής λογισμικού, Λογισμικό ανοιχτού κώδικα, client server’>
Στα σύγχρονα, πολύπλοκα επιχειρηματικά περιβάλλοντα, η πρόνοια και η πρόβλεψη βρίσκoνται στην πρώτη γραμμή του μετώπου και κερδίζουν το χειροκρότημα – ενίοτε και γενναιόδωρα bonus. Η αποκτηθείσα γνώση καταλήγει να παρουσιάζεται στα περιοδικά management ως case-study, και αναφέρεται στα courses εκπαίδευσης για project management ως «πώς να μην διαχειριστείτε τα έργα επιτυχώς».
Πράγματι, ο πήχης συνεχώς ανεβαίνει ψηλότερα για τους επαγγελματίες του project management. Τα μελλοντικά ανώτερα διοικητικά στελέχη ανατρέφονται και προετοιμάζονται ανάμεσα στους project managers – με την έμφαση να δίνεται στην επικοινωνία, την ικανότητα άντλησης των μέγιστων από τους ειδικούς, καθώς και στις ικανότητες σχεδιασμού, πρόβλεψης και λήψης αποφάσεων.
Σαν άλλο ένα θύμα του Red Queen Effect, το οποίο υποστηρίζει ότι σε οποιοδήποτε εξελίξιμο περιβάλλον η συνεχής πρόοδος είναι απαραίτητη απλώς και μόνο για να συνεχίσει να υπάρχει, η παρακολούθηση και διαχείριση τόσων διαφορετικών παραγόντων και λειτουργιών απαιτεί εξαιρετικά εξειδικευμένο λογισμικό για τον σύγχρονο project manager.
Τα συστατικά του έργου
Ενα έργο περιλαμβάνει και πρέπει να επιτελέσει τέσσερις βασικές παραμέτρους/ λειτουργίες – σκοπός (scope), ποιότητα, χρόνος και κόστος. Αυτοί οι παράμετροι σηματοδοτούν τα όρια, αποτελούν περιορισμούς, μέσα στα οποία ο project manager πρέπει να λειτουργήσει. Επίσης κάθε έργο, διευκολύνεται από τέσσερις διοικητικές λειτουργικότητες – πληροφόρηση/ επικοινωνία, ανθρώπινοι πόροι, συμβόλαια ή προμήθειες, και κίνδυνοι. Ταυτόχρονα περιλαμβάνονται δύο ακόμα οντότητες: οι stakeholders, αυτοί που έχουν άμεσο συμφέρον από το έργο και οι constituents, όσοι επηρεάζονται από τις συνέπειες και τα αποτελέσματα του έργου.
Επιλογή λογισμικού
Μία σύγκριση και επισκόπηση των διαθέσιμων τύπων του λογισμικού project management, επικουρούν στην επιλογή της βέλτιστης λύσης για κάθε περίσταση.
Λογισμικό ανοιχτού κώδικα
Η αγορά λογισμικού για τη διοίκηση έργων είναι υπερπλήρης με προϊόντα. Κάποια από αυτά είναι δωρεάν και μπορεί να τα κατεβάσει κάποιος, ή είναι ανοιχτού κώδικα. Αυτού του είδους οι λύσεις είναι ιδανικές για μικρές εταιρείες χωρίς προϋπολογισμό για λογισμικό project management μεγάλης κλίμακας, αλλά παρόλα αυτά συνειδητοποιούν την αξία των ισχυρών αρχών του project management.
Το ελεύθερο λογισμικό προσφέρει βασικές λειτουργικότητες, όπως θεμελιώδη time lines, PERT charts, ή Gantt charts, αλλά προσφέρει λίγα σε σχέση με τον υπολογισμό του κόστους, τη διαχείριση των κινδύνων και κυρίως την υποστήριξη του πελάτη. Όταν το λογισμικό είναι ελεύθερο, οι ελλείψεις και τα ελαττώματα του λογισμικού μπορεί να μην διορθωθούν γρήγορα, αν διορθωθούν τελικά.
Client Server
Κάποια client-server λογισμικά για project management απευθύνονται σε πολύ εξειδικευμένες περιοχές, όπως για παράδειγμα οι κατασκευές, η βαριά βιομηχανία, η ανάπτυξη λογισμικού, σε εργολάβους αυτοκινητόδρομων, στο marketing ή σε υπηρεσίες υγείας κ.λπ. Στοχεύοντας κυρίως στο desktop, αυτό το λογισμικό παρέχει πλούσια χαρακτηριστικά όπως γραφικό Gantt charting, PERT charts, διαχείριση κινδύνου, Critical Path ανάλυση, EVA, λογιστικά και αξιοποίηση πόρων.
<‘here’>
Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους:
- Το PM Sοftware ως όχημα
- Οριζοντίως ή καθέτως;
- Τα οφέλη ενός κάθετου ERP
- Οι ιδιαίτερες ανάγκες οδηγούν σε κάθετες λύσεις
<‘Σελίδα 2: Online/web based, χρήσιμα εργαλεία, ο ρόλος του PM Software, τα ζητούμενα μίας λύσης PM’>
Online/ web-based
Τα σύνθετα/ εξεζητημένα online web-based λογισμικά project management συναγωνίζονται μεταξύ τους να τραβήξουν την προσοχή των χρηστών με ενδιαφέρουσες επινοήσεις. Επιτρέπουν στους συμμετέχοντες στο έργο να συνάπτουν αναφορές προόδου και να αναφέρουν τις λεπτομέρειες της προόδου τους online. Αυτό, κατ’ επέκταση, επιτρέπει στον project manager να έχει εύκολα μια εικόνα για την κατάσταση κάθε συμμετέχοντα στο έργο και να έχει το νου του στα σημαντικά ζητήματα.
Τα καλύτερα προϊόντα προσφέρουν λύσεις web-based, οι οποίες μπορούν να λειτουργήσουν από οπουδήποτε στον κόσμο – είτε μέσω intranet, είτε μέσω Internet, με τα κατάλληλα μέτρα προστασίας πάντα. Αυτό σημαίνει ότι όλοι, από τη διοίκηση μέχρι τους μετακινούμενους μηχανικούς και τα υποστηρικτικά στελέχη μπορούν να έχουν ανά πάσα στιγμή πρόσβαση σε πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο.
Επιπρόσθετα, εξωτερικοί συνεργάτες καθώς και πελάτες μπορούν να συνδεθούν στο σχετικό κομμάτι του έργου και να παρακολουθήσουν την πορεία του. Επιπλέον, χρήσιμα εργαλεία timesheet, ημερολόγια του έργου, και ειδοποίησης email, βοηθούν τον project manager να ελέγχει και να δρα προδραστικά σχετικά τόσο με το κόστος όσο και με τα χρονοδιαγράμματα.
Χρήσιμα εργαλεία
Το λογισμικό project management είναι απλώς ένα εργαλείο στα χέρια του project manager. Το καλύτερο λογισμικό δεν μπορεί να εκτελέσει ή να παραδώσει αποτελέσματα αν δεν εφαρμοστεί σωστά και έξυπνα. Και τα καλύτερα αποτελέσματα που μπορεί να προσφέρει ένα λογισμικό, πάντα χρειάζονται ένα δυνατό μυαλό για να έχουν νόημα.
Ο ρόλος του PM Software
Ο μοναδικός σκοπός του Project Management Software είναι να βοηθήσει την ομάδα έργου να συνεργαστεί, να εκτιμήσει τους κινδύνους και να τηρήσει τον προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό. Με ένα αποτελεσματικό project management program η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει μεγάλα, πολύπλοκα έργα, χωρίς τα συνήθη προβλήματα που προκύπτουν από την κακή επικοινωνία, τους ασαφείς ρόλους, και την έλλειψη υπευθυνότητας.
Τα ζητούμενα μίας λύσης PM
Το καλύτερο λογισμικό Project Management πρέπει να είναι ευέλικτο και να μπορεί να αξιοποιηθεί στη διαχείριση έργων σε όλους τους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων των κατασκευών, του engineering, της τεχνολογίας, της εκπαίδευσης κ.λπ. Επίσης, το κατάλληλο λογισμικό πρέπει να έχει τη δυνατότητα να διαχειριστεί πόρους και να παρέχει επαρκή εργαλεία αναφορών και συνεργασίας. Όταν εξετάζονται λύσεις λογισμικού για Project Management πρέπει πρώτα να ληφθεί απόφαση για το πώς αυτό θα αλληλεπιδρά με το εγκατεστημένο πρόγραμμά.
Για παράδειγμα, θέλετε να φιλοξενήσετε το λογισμικό στον server σας, να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας ή να προχωρήσετε σε μία web-based λύση;. Θα πρέπει επίσης να προσδιοριστεί το ποιος θα χρησιμοποιεί το λογισμικό.
<‘here’>
Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους:
- Το PM Sοftware ως όχημα
- Οριζοντίως ή καθέτως;
- Τα οφέλη ενός κάθετου ERP
- Οι ιδιαίτερες ανάγκες οδηγούν σε κάθετες λύσεις
<‘Σελίδα 3: Τα κριτήρια αξιολόγησης’>
Κριτήρια αξιολόγησης
– Σύνολο χαρακτηριστικών: Το λογισμικό project management πολλά standard χαρακτηριστικά και λειτουργικότητες, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων διαχείρισης καθηκόντων και πόρων καθώς και τη δυνατότητα αντιστοίχησης των πόρων σε συγκεκριμένα καθήκοντα και έργα.
– Εύκολη χρήση: Τα χαρακτηριστικά του Project Management λογισμικού και οι οδηγίες πρέπει να είναι απλά στη χρήση για όλους, ειδικότερα με δεδομένη τη γενικότερη πολυπλοκότητα του λογισμικού.
– Εύκολη εγκατάσταση: Το λογισμικό πρέπει να είναι εύκολο στο να εγκατασταθεί και να χρησιμοποιηθεί, είτε πρόκειται για site-based ή για web-based.
Βοήθεια/ υποστήριξη: Το Project Management λογισμικό πρέπει να προσφέρει ένα περιεκτικό οδηγό χρήστη και σύστημα βοήθειας.
– Project Management: Οι διαδικασίες, οι πρακτικές και συγκεκριμένες δραστηριότητες απαιτούν να διεξάγεται συνεχής και συνεπής αξιολόγηση, ιεράρχηση, χρηματοδότηση και επιλογή επενδύσεων. Αυτό παρέχει τη μεγαλύτερη αξία και συμβολή στα στρατηγικά ενδιαφέροντα του οργανισμού.
– Διαχείριση πόρων: Ενα πρόγραμμα Project Management πρέπει να ελέγχει και να διαχειρίζεται τους περιορισμένους πόρους που απαιτούνται για να τρέξουν ένα έργο, όπως οι άνθρωποι, τα χρήματα, ο χρόνος και ο εξοπλισμός.
– Συνεργασία: Ο τρόπος με τον οποίο τα ζητήματα και οι πληροφορίες μπορούν να επικοινωνηθούν – συμπεριλαμβανομένων email, συσκέψεων, intranets, κ.α – πρέπει να είναι απλός και διαισθητικός.
<‘here’>
Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους:
- Το PM Sοftware ως όχημα
- Οριζοντίως ή καθέτως;
- Τα οφέλη ενός κάθετου ERP
- Οι ιδιαίτερες ανάγκες οδηγούν σε κάθετες λύσεις
<‘Σελίδα 4: Τα λάθη και οι παραλείψεις του τμήματος Πληροφορικής σε επίπεδο project management’>
Λάθη και παραλείψεις
Τα περισσότερα λάθη που κάνει το τμήμα Πληροφορικής σε επίπεδο project management συνοψίζονται είτε στον ανεπαρκή σχεδιασμό είτε σε επικοινωνιακά προβλήματα. Αυτά τα λάθη μπορεί να αποβούν μοιραία. Επίσης όμως μπορούν να αποφευχθούν. Προμηθευτές και σύμβουλοι project management καταδεικνύουν τα λάθη και προτείνουν τρόπους αντιμετώπισής τους.
- Τα projects, πολύ συχνά, έχουν έλλειψη από σωστές πηγές με τα σωστά προσόντα. Το να μην υπάρχουν οι καταρτισμένοι άνθρωποι μπορεί να αποβεί μοιραίο για το έργο. Σύμφωνα με τους ειδικούς, όλος ο σχεδιασμός του κόσμου δεν μπορεί να ξεπεράσει την έλλειψη ταλαντούχων εργαζομένων. Για αυτό οι project managers πρέπει να έχουν συνολική εικόνα των ικανοτήτων και του φόρτου εργασίας όλων των ανθρώπινων πηγών τους. Το κατάλληλο λογισμικό project management μπορεί να προσφέρει την απαιτούμενη ορατότητα.
- Τα projects μπορεί να ξεφύγουν από τον έλεγχο χωρίς έναν αξιόλογο project manager ως επικεφαλής. Η λύση είναι η πρόσληψη ατόμων με πιστοποιήσεις και την σημαντική επιδεξιότητα να διαχειρίζονται τους μετόχους.
- Το τμήμα Πληροφορικής δεν ακολουθεί την πεπατημένη ή έστω μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία project management. Η έλλειψη μεθόδων αυξάνει το ρίσκο το έργο να εμφανίσει κενά, να χρειάζεται να ξαναδουλευτεί το πλάνο και τελικά να μην ανταποκρίνεται ούτε στους χρόνους, ούτε και στο κόστος. Μια μεθοδολογία project management μπορεί να βοηθήσει στην επαρκή διαχείριση των projects και να προσφέρει τη γνώση για όλες τις εμπλεκόμενες δραστηριότητες.
- Ενδέχεται το ΙΤ να «τρέχει» πολλές διαδικασίες, γεγονός που κάνει το project team δυσκίνητο. Και κάτι τέτοιο σίγουρα ενοχλεί τους μετόχους. Η ευελιξία και η επικοινωνία με όλους τους εμπλεκόμενους είναι μονόδρομος.
- Δεν είναι λίγες οι φορές που οι αλλαγές που αφορούν το project δεν παρακολουθούνται. Ετσι φτάνει σε κάποια φάση που ο οικονομικός προϋπολογισμός «εκρήγνηται» και αναπόφευκτα τινάζονται στον αέρα και τα χρονοδιαγράμματα. Για να αποφεύγονται αυτά πρέπει να ακολουθείτε μια διαδικασία αλλαγών. Το κάθε άτομο που ζητάει μια αλλαγή πρέπει να εξηγεί ακριβώς το πού και το πότε θα γίνει. Τότε ένας καλός project manager πρέπει να προβλέψει πώς αυτό το αίτημα θα επηρεάσει το budget και το χρονοδιάγραμμα.
- Η έλλειψη ενημέρωσης για την κατάσταση που βρίσκονται τα projects μπορεί να αποτελέσει και το μοναδικό λόγο που θα ναυαγήσουν. Γιατί δεν γίνεται διαχείριση κάποιας κατάστασης αν δεν μπορείς να προσμετρήσεις τα δεδομένα της. Και σε αυτήν την περίπτωση ένα λογισμικό project management συνίσταται ως αντίδοτο.
- Τα προβλήματα που προκύπτουν δεν μπορούν να λυθούν από μόνα τους. Αντίθετα συσσωρεύονται και αυξάνουν το κόστος του project. Αν κάτι πάει στραβά το θέμα είναι πόσο καλά θα διευθετηθεί ώστε να μην ξαναπαρουσιαστεί στο μέλλον.
- Αν ο σκοπός ενός project δεν είναι ξεκαθαρισμένος από το business και το ΙΤ, τότε το πλάνο μπορεί να «ξεφουσκώσει». Επιπλέον ένα λάθος που κάνει συχνά το τμήμα Πληροφορικής είναι ότι δεν ξεκαθαρίζει τις προϋποθέσεις, ώστε το project να ολοκληρωθεί έγκαιρα και σύμφωνα με το budget. Το ξεκαθάρισμα των «σκοτεινών» σημείων αποδεικνύεται σωτήριο.
- Τα projects δεν πραγματοποιούνται σε αποστειρωμένο περιβάλλον. Συχνά εξαρτώνται από άλλα που διαδραματίζονται παράλληλα. Οταν ο project manager αποτυγχάνει να δει αλληλοεξάρτηση, τότε τα projects παρακωλύονται. Η συζήτηση με τους εμπλεκόμενους και το διάγραμμα της πορείας των έργων μπορούν να βοηθήσουν να διαφανούν αλληλοεξαρτήσεις.
- Οι απρόβλεπτοι παράγοντες πιάνουν απροετοίμαστο το ΙΤ. Οταν τα projects ξεφεύγουν από τα όριά τους, το τμήμα Πληροφορικής προσπαθεί να ξεκαθαρίσει μια κατάσταση που δεν είχε προβλέψει. Το risk assessment ως μέρος του σχεδιασμού του project κρίνεται εκ των ων ουκ άνευ.
- Ολος ο χρόνος, τα χρήματα και η προσπάθεια που απαιτούνται για μια νέα «ικανότητα» στο ΙΤ μπορεί να πάει στράφι αν οι χρήστες δεν υιοθετήσουν την νέα τεχνολογία. Ο project manager οφείλει να δαπανήσει χρόνο στη φάση του σχεδιασμού για να προβλέψει σε ποιο σημείο μπορεί να προκύψει αντίσταση και πώς μπορεί να καμφθεί.
- Συνήθως τα μέλη της ομάδας ενός project δεν γνωρίζουν πότε πρέπει να γίνει κάτι, γεγονός που καθιστά την ολοκλήρωση του έργου σε εύλογο χρόνο μια πρόκληση. Ενας γρήγορος τρόπος δημιουργίας του προγραμματισμού του έργου είναι να καθοριστούν όλες οι δραστηριότητες που περιλαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωσή του. Ενα λογισμικό project management μπορεί να βοηθήσει να δημιουργηθεί ο προγραμματισμός.
- Τα χρονοδιαγράμματα που το ίδιο το τμήμα Πληροφορικής θέτει στον εαυτό του τείνουν να είναι τόσο πιεστικά που τελικά καταστρατηγούνται και τα έργα δεν ολοκληρώνονται εμπρόθεσμα. Ετσι και αλλιώς, το ΙΤ αγωνίζεται να ανταποκριθεί στα χρονικά όρια που τίθενται από τον CEO. Σε τέτοιες περιπτώσεις οι επικεφαλής του ΙΤ πρέπει να εξηγήσουν στον CEO τι χρειάζεται ώστε να ανταποκριθούν στο deadline σε επίπεδο κόστους και πόρων.
- Η έλλειψη επικοινωνίας με τους εμπλεκόμενους στο project αποτελεί καθοριστικό παράγοντα αποτυχίας του. Η λύση είναι να υπάρχει εξ αρχής σαφής πληροφόρηση για όλα τα στάδια του έργου προς όλους τους εμπλεκόμενους.
<‘here’>
Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους:
- Το PM Sοftware ως όχημα
- Οριζοντίως ή καθέτως;
- Τα οφέλη ενός κάθετου ERP
- Οι ιδιαίτερες ανάγκες οδηγούν σε κάθετες λύσεις
<‘Σελίδα 5: Τα βασικά προσόντα του καλού project management’>
Εκαστος στο είδος του
Οι καλύτεροι project managers είναι αυτοί που συνεχώς παραδίδουν, έγκαιρα και στα όρια του budget, projects που συναντούν ή υπερβαίνουν τις προσδοκίες των μετόχων. Αυτοί οι project managers καταλαβαίνουν ότι η ηγεσία και τα προσόντα των ανθρώπων είναι πιο σημαντικά σε μια σωστή διαχείριση projects από ότι μια ασφαλής μέθοδος και τα εργαλεία που παρακολουθούν την πορεία των έργων.
Υπάρχουν κάποια βασικά προσόντα που πρέπει να έχει ένας καλός project manager.
1) Το χάρισμα της πρόβλεψης. Οι καλοί project managers είναι σε θέση να προβλέπουν και να προλαμβάνουν προβλήματα που μπορεί να τινάξουν στον αέρα προθεσμίες, προϋπολογισμούς και αποδοχή των χρηστών.
2) Να είναι οργανωτικοί. Η οργάνωση είναι ένα, μάλλον προφανές, χαρακτηριστικό ενός προικισμένου project manager, αλλά έχει ποικίλες εκφάνσεις. Σε αυτές συγκαταλέγεται και η δυνατότητα να μένει κάποιος επικεντρωμένος στην «μεγάλη» εικόνα και να θέτει προτεραιότητες. Στα περισσότερα projects είναι τόσα πολλά αυτά που πρέπει να γίνουν ώστε καταλήγει να είναι πολύ δύσκολος ο έλεγχος των πάντων. Το να είναι σε θέση να ιεραρχεί προτεραιότητες για λογαριασμό της ομάδας είναι βασικό στοιχείο της δουλειάς.
3) Να είναι ηγέτες. Οι project managers πρέπει να αλληλεπιδρούν και να επηρεάζουν πολλούς εμπλεκόμενους. Σε αυτούς συμπεριλαμβάνονται οι ομάδες των projects και αυτοί που τα υποστηρίζουν. Από τη στιγμή που πολλά μέλη του project δεν αναφέρονται κατευθείαν στον project manager, ο ίδιος πρέπει να βρει τρόπους για να προσφέρει κίνητρα σε αυτούς που δεν έχει απευθείας επιρροή και που μπορούν να κάνουν ένα project να πετύχει ή να αποτύχει. Επίσης πρέπει να μπορούν να εμπνέουν εμπιστοσύνη στους μετόχους ή στους υποστηρικτές του project για τις περιπτώσεις που πρέπει να διαπραγματευτούν τον χρόνο ή τον προϋπολογισμό του έργου.
4) Επικοινωνιακά προσόντα. Οι επιτυχημένοι project managers χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το e-mail και τις αναφορές των συναντήσεων για να επικοινωνήσουν τις ιδέες τους, να ληφθούν αποφάσεις και να λυθούν προβλήματα. Επίσης κατανοούν ότι πρέπει να συζητούν το project με βάση τα ενδιαφέροντα του εκάστοτε κοινού στο οποίο απευθύνονται.
5) Να είναι ρεαλιστές-πραγματιστές. Κάποιες φορές οι project managers αναλύουν υπερβολικά κάποια πράγματα πριν προχωρήσουν στο επόμενο βήμα κάτι που τροχοπεδεί την διαδικασία ενός project. Οι καλοί project managers επικεντρώνονται στο να προωθήσουν τη δουλειά με τις διαθέσιμες πηγές.
6) Διαθέτουν κατανόηση. Οι project managers βασίζονται στους άλλους για την επιτυχία. Για αυτό δεν μπορούν να ασκήσουν αποτελεσματική επιρροή αν δεν καταλαβαίνουν τι μπορεί να δώσει κίνητρο στους μετόχους. Πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους τις ανησυχίες των μετόχων σε σχέση με το project και να τις σπουδαιολογούν.
<‘here’>
Διαβάστε στο ένθετο αυτού του τεύχους: