Θεοφάνης Κ. Γιώτης: Risk Management in Project Management – “If you do not attack risks, risks will attack you!”

Ο Albert Einstein (1879-1955), είχε δηλώσει: «Μόνο 2 πράγματα τείνουν στο άπειρο: το Σύμπαν και η Ανθρώπινη Ηλιθιότητα. Αν και δεν είμαι σίγουρος για το πρώτο!»

Η υπερβολική σιγουριά και η άγνοια βλάπτουν!
Ο Edward John Smith, καπετάνιος του Τιτανικού, σε συνέντευξή του στην εφημερίδα New York Times λίγο καιρό πριν το ατύχημα, είχε δηλώσει: «I have never been in any accident», υπονοώντας ότι ήταν πάρα πολύ καλός καπετάνιος. Ποτέ, όμως, δεν δήλωσε πόσο καλό ήταν το παγόβουνο που εμβόλισε τον Τιτανικό και το τι θα μπορούσε να έχει κάνει για να αποφύγει το ατύχημα. Κάποιοι Project Managers στην Νότια Αφρική χρησιμοποιούσαν checklists θεωρώντας ότι κάνουν Risk Management σε έργο $700.000.000. Στην Γαλλία κάποιοι χρησιμοποιούσαν τεχνικές interview, για την διαχείριση του ρίσκου, σε έργο $300.000, που θα μπορούσε να οδηγήσει στον θάνατο πολλών εργαζομένων.

Το risk management βοηθά αποτελεσματικά!
Το 1999 η Basel Committee καθόρισε τις ελάχιστες απαιτήσεις για την αύξηση την μέτρησης του ρίσκου στους χρηματοοικονομικούς φορείς. Οι τράπεζες έχουν όφελος για να επενδύσουν και υλοποιήσουν Project Risk Management. Τι σημαίνει αυτό με απλά λόγια; Όσο καλύτερο Risk Management έχουν, τόσο περισσότερα χρήματα επιτρέπεται να δανείζουν, αυξάνοντας έτσι τα κέρδη τους.

Στον κατασκευαστικό τομέα, μελέτες αποδεικνύουν ότι η αγνόηση του ρίσκου και η προσπάθεια μεταφοράς του εξ’ ολοκλήρου στον πωλητή, έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση του κόστους για τον αγοραστή (8%-20%). Τα τελευταία έτη, πολλοί οργανισμοί αρχίζουν να θεωρούν ότι το Risk Management είναι συνώνυμο του Project Management.

Η αντιμετώπιση του ρίσκου σε κάθε έργο δεν μπορεί να αγνοηθεί. Κάθε οργανισμός, που αναλαμβάνει έργα, θα πρέπει να τα κατηγοριοποιεί με βάση το ρίσκο που περιέχουν. Και είναι γνωστό ότι το ρίσκο της κατασκευής της γέφυρας στο Ρίο δεν είναι το ίδιο με μιας άλλης γέφυρας. Πολλές εταιρείες αναλαμβάνουν έργα, χωρίς να έχουν ποτέ υπολογίσει το ρίσκο που εμπλέκει το έργο και το οποίο μπορεί να οδηγήσει την εταιρεία ακόμη και σε καταστροφή. 

Των φρονίμων τα παιδιά πρίν πεινάσουν μαγειρεύουν!
Το Risk Management πρέπει να είναι Proactive αντί για Reactive, ώστε να έχουμε εντοπίσει εκ των προτέρων τα πιθανά ρίσκα αντί να περιμένουμε την εμφάνισή τους με καταστροφικές συνέπειες!

Οι διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται για την αντιμετώπιση του ρίσκου είναι: 1) Risk Management Planning, 2) Risk Identification (εντοπισμός των ρίσκων), 3) Qualitative Risk Analysis (ποιοτική ανάλυση και κατηγοριοποίηση), 4) Quantitative Risk Analysis (ποσοτική ανάλυση με μετατροπή της επίπτωσης σε κόστος), 5) Risk Response Planning (προγραμματισμένες κινήσεις αντίδρασης απέναντι στα ρίσκα) και 6) Risk Monitoring and Control (συνεχής παρακολούθηση και επαναξιολόγηση).

Δεν είναι τυχαίο ότι οι 5 διαδικασίες αντιμετωπίζονται στην φάση του planning. Για να μπορέσουμε να κατηγοριοποιήσουμε τα ρίσκα θα πρέπει να κατασκευάσουμε για τον οργανισμό μας δύο κλίμακες. Η 1η κλίμακα καθορίζει τις πιθανότητες σε 5βάθμια κλίμακα (10%, 30%, 50%, 70% & 90%) και η 2η κλίμακα την επίπτωση πάνω στο έργο (10, 20, 40, 80 & 160) (impact).

Για κάθε ρίσκο που εμφανίζεται η ομάδα Διοίκησης έργου θα πρέπει να υπολογίζει: Την πιθανότητα, την επίπτωση και το exposure (πιθανότητα x Impact). Έτσι γίνεται η κατηγοριοποίηση των ρίσκων και καταγράφονται οι προγραμματισμένες κινήσεις αντίδρασης σε αυτά.

Η ITEC (http://ITEC.edu), ως πιστοποιημένος συνεργάτης του PMI®, της Microsoft και της Cisco, παρέχει υπηρεσίες εκπαίδευσης, consulting και πιστοποίησης σε θέματα Project Management, τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών.

Ο κ. Θεοφάνης Γιώτης, MSc, PhD Cand., MCSE, MCT, είναι Συνιδρυτής, Διευθύνων Σύμβουλος, CTO, και Αντιπρόεδρος Δ.Σ. στις εταιρείες ITEC Training Α.Ε. & ITEC Solutions Α.Ε. και έχει 20ετή εμπειρία στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων ΤΠΕ ως PMP® ([email protected]).

Επίσης είναι συνιδρυτής και εκπρόσωπος της Διοικούσας Επιτροπής του Greek PMI Chapter (www.PMI-GREECE.org).