Πρόσφατα ανακοινώθηκε η σύσταση Γενικής Γραμματείας Συντονισμού της κυβέρνησης.

Μπήκε το νερό στ’ αυλάκι;
Πρόκειται για υπηρεσία που θα υπάγεται απευθείας στον Πρωθυπουργό και ενισχύεται με υπερεξουσίες που σύμφωνα με πληροφορίες θα κληθεί να διαχειριστεί -με πενταετή θητεία –ένας στενός συνεργάτης του Πρωθυπουργού κ. Σαμαρά, ο πρώην υφυπουργός Δημήτρης Βαρτζόπουλος. Στο νομοσχέδιο του υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης με το οποίο προωθείται στη Βουλή η σύσταση, η νέα γενική γραμματεία περιγράφεται ως «ανώτατο επιτελικό κυβερνητικό όργανο» που θα παρακολουθεί «το σύνολο των δράσεων και ενεργειών που απαιτούνται για τον προγραμματισμό της εκτέλεσης του κυβερνητικού έργου από τα υπουργεία».

PMO για Κυβερνήσεις
Όσοι παρακολουθούν τα διεθνή δρώμενα καταλαβαίνουν αμέσως ότι αυτή η Γ.Γ. είναι αυτό που άλλες κυβερνήσεις ονομάζουν Γραφείο Διοίκησης Έργων (Project/Program Management Office – PMO). Κανονικά έτσι θα έπρεπε να ονομάζεται και στην Ελλάδα… Γενικά, όσοι οργανισμοί υλοποιούν έργα με αυξανόμενο ρυθμό, σταδιακά οδηγούνται στην αλλαγή της οργανωτικής τους δομής με υλοποίηση Γραφείου Διοίκησης Έργων – ΓΔΕ (Project Management Office-PMO). Σε γενικές γραμμές το PMO ασχολείται με την παρακολούθηση και/ή τη διοίκηση των έργων (projects) και των προγραμμάτων έργων (programs).

Το PMO σε επίπεδο κυβέρνησης, θα πρέπει να είναι ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των έργων που εκτελούνται σε όλη τη χώρα και της Προεδρίας της Κυβερνήσεως. Το ποια έργα θα επιλεγούν για να παρακολουθούνται από αυτό το PMO είναι θέμα πολιτικής απόφασης. Στην ιδανική του μορφή αυτό το PMO θα είναι για την Προεδρία της Κυβερνήσεως ότι είναι ο «πύργος ελέγχου» για τους πιλότους. Αυτό το PMO θα πρέπει να καθοδηγεί τα έργα (projects) και τα προγράμματα έργων (programs) με ασφάλεια καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησή τους, ελαχιστοποιώντας ταυτόχρονα τους κινδύνους. Επίσης, θα πρέπει να παρακολουθεί και να συντονίζει τα έργα έτσι ώστε να αποφεύγονται συγκρούσεις έργων ή και πόρων.

Τέλος, αυτό το PMO θα πρέπει να είναι ο θεσμοθετημένος συνεργάτης και ο υψηλού επιπέδου συντονιστής των διαχειριστών/διοικητών έργων (project managers). Παγκοσμίως πολλές κυβερνήσεις έχουν αρχίσει εδώ και χρόνια και υλοποιούν κεντρικές δομές Γραφείων Διοίκησης Έργων με στόχο την κεντρική επιτελική παρακολούθηση και πρόοδο όλων των έργων (projects) ή των προγραμμάτων έργων (programs) που υλοποιούνται. Η κυβέρνηση της Αυστραλίας υλοποιεί PMOs σε διάφορους κυβερνητικούς οργανισμούς. Η Λιβερία έχει υλοποιήσει «National Project Management Office» για την πιο αποτελεσματική υλοποίηση των έργων. PMO έχουν επίσης οι κυβερνήσεις των ΗΠΑ, της Μεγάλης Βρετανίας, του Λουξεμβούργου κ.λπ. Η λίστα είναι ατέλειωτη!!!

PMO για την Ελληνική Κυβέρνηση
Γενικά υπάρχουν τρεις επιλέξιμοι βασικοί τύποι PMO οι οποίοι διαφέρουν στο βαθμό του ελέγχου και της επιρροής που μπορούν να ασκήσουν στα έργα: 1) το Υποστηρικτικό PMO (Supportive), 2) το Ελεγκτικό PMO (Controlling) και 3) το Εκτελεστικό PMO (Directive). Σύμφωνα με τα δημοσιεύματα, η Γ.Γ. που ιδρύεται στην Ελλάδα θα είναι κάτι μεταξύ Supportive PMO και Controlling PMO. Αυτό το PMO μετά από απόκτηση ωριμότητας σε χρονική περίοδο 3 έως 5 ετών θα μπορούσε να εστιάσει στο «στρατηγικό προγραμματισμό», τον «ορισμό προτεραιοτήτων» και την «εκτέλεση» των έργων (projects) και των προγραμμάτων έργων (programs) που θα εξυπηρετούσαν το στρατηγικό σχεδιασμό της κυβέρνησης.

Υπάρχουν πολλές απόψεις για το πώς μπορεί να υλοποιηθεί ένα PMO στην Κυβέρνηση. Η πρόταση για υλοποίηση του PMO «ΠΑΡΑ ΤΩ ΠΡΩΘΥΠΟΥΡΓΩ» φαίνεται να είναι η μόνη προσέγγιση που έχει τις περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας. Αυτή η υλοποίηση είναι η μόνη η οποία εγγυάται ότι δεν θα εμπλακούν μικροκομματικά και άλλα συμφέροντα και εξασφαλίζει ότι το PMO θα μπορεί να ενημερώνει σε τακτά διαστήματα την κυβερνητική επιτροπή για την πορεία των έργων.

Η πιο βασική πληροφορία που θα δίδει αυτό το επιτελικό Γραφείο Διοίκησης Έργων (Γ.Δ.Ε.) σε πρώτη φάση, θα πρέπει να είναι η αναφορά στο πως εξελίσσονται τα έργα με χρήση του Πράσινου, Κίτρινου και Κόκκινου διακόπτη (Traffic Light Switches). Εν’ κατακλείδι… ο τροχός δεν είναι καθόλου εύκολο να ανακαλυφθεί ξανά. Εργαλεία, βέλτιστες πρακτικές και ιδέες υπάρχουν. Εναπομένει η πολιτική βούληση για την υλοποίηση και λειτουργία ενός Γραφείου Διοίκησης Έργων (PMO) στην Προεδρία της Ελληνικής Κυβέρνησης! Ο καιρός θα δείξει.

Θεοφάνης Γιώτης, PMP® Θεοφάνης Γιώτης, PMP® Θεοφάνης Γιώτης, PMP , MSc, Ph.D. C. Theofanis.Giotis@12pm.biz
Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC-CONSULTING. Εχει 22+ έτη εµπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.