O Πάνος Ηλιόπουλος, IT Director της Dixon South East Europe, αναλύει το διττό ρόλο της Πληροφορικής στη μείωση κόστους και στην ανάπτυξη της κερδοφορίας και εξηγεί τη διαφορά του Cost Management από το Cost Reduction.

netweek: Ποιος ο ρόλος της Διεύθυνσης Πληροφορικής στην αντιμετώπιση της οικονομικής κρίσης;

Πάνος Ηλιόπουλος: Ο ρόλος της Πληροφορικής πρέπει να είναι διττός. Πρώτον να βοηθήσει την επιχείρηση στην προσπάθεια μείωσης του λειτουργικού κόστους και δεύτερον να αναδείξει projects που φέρνουν νέες πωλήσεις ή βελτιώνουν το κέρδος. Είναι σαφές ότι αυτός ο ρόλος είναι καθοριστικός για την εξασφάλιση του business και τη δυνατότητα να εξέλθει από την κρίση με τις λιγότερες συνέπειες.

netweek: Βάσει ποιας λογικής, προς ποια κατεύθυνση θα πρέπει να γίνονται οι περικοπές του προϋπολογισμού Πληροφορικής;

Πάνος Ηλιόπουλος: Ολες οι περικοπές, και πολύ περισσότερο οι περικοπές του προϋπολογισμού Πληροφορικής, πρέπει να γίνονται στα πλαίσια του Cost Management και όχι του Cost Reduction. Η διαφορά αυτή είναι σημαντική και πρέπει να γίνει κατανοητή στο Management γιατί δίνει προστιθέμενη αξία και εξασφαλίζει την ανάκαμψη όταν και όποτε έλθει.

netweek: ROI Champions: Ποιες οι επενδύσεις που επιφέρουν άμεση μείωση κόστους;

Πάνος Ηλιόπουλος: Οι επενδύσεις που αφορούν λειτουργικά κόστη είναι στην πρώτη προτεραιότητα. Σαν τέτοιες μπορούν να αναφερθούν τα Τηλεπικοινωνιακά Κόστη, τα Συμβόλαια Συντήρησης, Internet Investments, Downsize Initiatives και η προσπάθεια για οικονομίες κλίμακος με τη συνεργασία και των άλλων Διευθύνσεων.

Θα πρέπει εδώ να τονιστεί ότι ο ρόλος της διαφοροποίησης του ROI IT Investments από εταιρεία σε εταιρεία οφείλεται κυρίως στο διαφορετικό σύστημα μέτρησης της απόδοσης.

netweek: Ποιες επενδύσεις είναι απλά «nice to have» και μπορούν να περιμένουν;

Πάνος Ηλιόπουλος: Στις δύσκολες στιγμές που περνά η επιχείρηση, κάθε επένδυση που δεν φέρνει γρήγορα, σχεδόν άμεσα και μετρήσιμα κέρδη μπορεί να περιμένει την υλοποίησή της σε καλύτερες μέρες. Με απλά λόγια, οτιδήποτε δεν φέρνει κέρδος ή δεν αφορά τον Πελάτη άμεσα μπορεί και πρέπει να καθυστερήσει.

netweek: Ποιες πρακτικές-στρατηγικές επιτρέπουν τη βελτιστοποίηση της συνεργασίας της Διεύθυνσης Πληροφορικής με τους προμηθευτές της;

Πάνος Ηλιόπουλος: Η διαρκής εμπιστοσύνη και αξιοπιστία της συνεργασίας με τους τεχνολογικούς συνεργάτες ή προμηθευτές γίνεται πιο σημαντική αυτές τις δύσκολες ώρες. Η στρατηγική της win-to-win συνεργασίας και η πρακτική καλλιέργεια καθημερινά των σχέσεων εμπιστοσύνης και προοπτικής θα δημιουργήσουν τις απαραίτητες συνθήκες, ώστε από κοινού να αντιμετωπίσουμε τις ανάγκες της επιχείρησης και της αγοράς.

netweek: Πώς θα προστατεύσει ο CIO τη θέση του, αλλά και την ομάδα του, εν μέσω κρίσης;

Πάνος Ηλιόπουλος: Η προστασία της ομάδας ξεκινά από την αξιοκρατία και τελειώνει στην καθημερινή πρακτική π ου πρέπει να περιλαμβάνει αξίες και στόχους προσανατολισμένους στις αξίες της εταιρείας και όχι της Πληροφορικής. Η προστασία, έτσι όπως παρουσιάζεται, χρειάζεται καθημερινή μέτρηση της απόδοσης, succession planning για όλους, σεβασμό στις ιδιαιτερότητες του καθενός, κατανόηση του προβλήματος της επιχείρησης, του Πελάτη, του συνεργάτη, της αγοράς.

Ενας άλλος παράγοντας προστασία είναι η ανακατονομή των ποσοστών και resources στα critical IT services και focus on Customer Support.

Τέλος, τρεις θα πρέπει να είναι οι άξονες της καθημερινής Διοίκησης και προστασίας της Πληροφορικής από τους εξωτερικούς κινδύνους της κρίσης:
1. Training & development of staff in soft skills
2. Selecting the right staff
3. Empowering staff.


netweek: Ποιες αρχές-πρακτικές διαχείρισης των υπηρεσιών Πληροφορικής βοηθούν στην ανταπόκριση στα δεδομένα της οικονομικής κρίσης;

Πάνος Ηλιόπουλος: Οι βασικές αρχές του IT Management θα πρέπει να είναι προσανατολισμένες στο Business. Χρειάζεται να κάνουμε περισσότερο Business παρά Πληροφορική. Με άλλα λόγια, να εντοπισθούν περιοχές βελτίωσης με άμεσο κέρδος, να αναδειχθούν KPIs που να μετρούν την απόδοση του IT σε σχέση με το Business, να γίνει απλοποίηση διαδικασιών / επαφών του Πελάτη με την επιχείρηση και πολλά άλλα. Ολες αυτές είναι μερικές από τις πρακτικές διαχείρισης της Πληροφορικής, όχι μόνο σε περίοδο κρίσης, αλλά τώρα είναι επιτακτικές.

Γενικά, η διαχείριση των υπηρεσιών πρέπει να ανταποκρίνεται σε αξία Διοίκησης για το business.

Τέλος, οι αρχές και οι προοπτικές διαχείρισης των υπηρεσιών Πληροφορικής πρέπει να μετατρέπουν σταδιακά την επιχείρηση σε μία digital επιχείρηση όπου ένα action plan θα πρέπει να περιλαμβάνει:
• Move from analog to digital process
• Open information access
• Empower the employees
• Use performance-based initiatives
• Invest in corporate culture
• Selecting the right people
• Invest in human capital.

Ο κόσμος της Πληροφορικής καλείται για μια άλλη φορά να δώσει την υποστήριξή του ενεργά και γρήγορα στη διαχείριση της οικονομικής κρίσης. Η δεκαετία που τρέχουμε παίρνει τη ρεβάνς… από την προηγούμενη.

Ο “πολυμορφικός” ρόλος του ΙΤ στην κρίση
Πέραν από τις άμεσες επενδύσεις Πληροφορικής που αφορούν τις υποδομές, η Διεύθυνση Πληροφορικής μπορεί να συνεισφέρει στις ενέργειες αυτές, αναλύοντας και βελτιώνοντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Πιο συγκεκριμένα «χρησιμοποιώντας» την τεχνολογία με σκοπό να βελτιστοποιήσει καίριες επιχειρηματικές λειτουργίες, συνεισφέρει στη μείωση κόστους και την αύξηση των κερδών.

Από την άλλη, η βελτιστοποίηση των υποδομών αυξάνει την παραγωγικότητα και ελαχιστοποιεί το χρόνο μη απόκρισης (down time) που κατ’ επέκταση μειώνει κόστη συντήρησης. Με άλλα λόγια, εάν η επιχείρηση επενδύσει σε λύσεις που βοηθούν στη μείωση παγίων Πληροφορικής (virtualization) τα οφέλη που προκύπτουν είναι αξιοσημείωτα.

Η μείωση κόστους συντήρησης εξοπλισμού (Serverς, δίκτυα ακόμα και PCs), καθώς και η ευελιξία του τμήματος Πληροφορικής να αποκριθεί σε πολύπλοκες επιχειρηματικές απαιτήσεις (συγχωνεύσεις / εξαγορές), η αύξηση των παρεχόμενων υπηρεσιών στους εσωτερικούς πελάτες (χρήστες), η μείωση κατανάλωσης ενέργειας και η μείωση του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας (TCO) είναι μόνο μερικά από αυτά. Σαφώς αυτά τα έργα εμπεριέχουν αρκετή πολυπλοκότητα και χρειάζονται αρκετό χρόνο υλοποίησης.

Ομως υπάρχουν και λύσεις οι οποίες μπορούν να αποδώσουν άμεσα οφέλη προς την μείωση κόστους. Τα Managed print services είναι ένας όρος που τον έχουμε ακούσει αρκετά τα τελευταία χρόνια, αλλά πλέον η εμπειρία των εταιρειών αλλά και η εξέλιξη της τεχνολογίας έχουν καταφέρει να φέρουν σημαντικά αποτελέσματα.

Το χαρτί, τα τόνερ, καθώς και η αλόγιστη χρήση των υπηρεσιών εκτύπωσης από τους χρήστες είναι σημαντικοί παράγοντες προς την αύξηση του κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης. Η κεντρικοποίηση των εκτυπωτών καθώς και οι υπηρεσίες cost per copy εάν συνδυαστούν σωστά με λύσεις ‘από-υλοποίησης’ (dematerialization) και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης έχει έμπρακτα αποδειχτεί ότι συνεισφέρουν στη ρύθμιση του κόστους μίας επιχείρησης.

Αξίζει να αναφερθεί ότι η διερεύνηση λύσεων που προσφέρονται σαν υπηρεσία το λεγόμενο SaaS (Software as a service) ή πιο πρόσφατα αναφερόμενο ως Cloud Computing, δίνουν τρομακτικές ευκαιρίες προς το τμήμα Πληροφορικής στο να βελτιώσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες που προσφέρει και προς την επιχείρηση να έχει καλύτερο έλεγχο του κόστους που δαπανά για την υποστήριξη των διαδικασιών της.

Τέλος, η διεύθυνση Pληροφορικής θα πρέπει να είναι σε στενή συνεργασία με τη διοίκηση της εταιρείας και τα επιμέρους τμήματα, ούτως ώστε να μπορεί να χαράξει τη στρατηγική της συνάμα με τους στόχους της επιχείρησης.

Δημήτρης Κόλλιας, Τσιμέντα Χάλυψ/Italcementi Group