Σε περιόδους οικονομικής κρίσης σαν αυτή που διανύουμε, η μείωση των δαπανών είναι η νούμερο ένα προτεραιότητα. Επειδή όμως η πληροφορία είναι το πολυτιμότερο κεφάλαιο μιας επιχείρησης δεν χωράνε εκπτώσεις. Μπορεί η διαχείριση και ενοποίηση των δεδομένων να συνδυαστεί με μείωση των δαπανών;

Οι περιοχές του data management και data integration προσφέρουν σημαντικές ευκαιρίες στις εταιρείες για εξοικονόμηση αλλά και έλεγχο του κόστους του ΙΤ. Η Gartner προτείνει τις παρακάτω 9 περιοχές όπου οι εταιρείες μπορούν να αξιοποιήσουν προκειμένου να επιτύχουν τον παραπάνω στόχο, και μάλιστα με βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα.

Operational Database Consolidation
Πολλές εταιρείες μέχρι σήμερα λειτουργούσαν χωρίς κανέναν έλεγχο καθώς στο πέρασμα του χρόνου πολλαπλασιάζονταν οι εφαρμογές. Κατ’ επέκταση, χωρίς κανένα έλεγχο αναπτύχθηκαν αντίστοιχα και οι βάσεις δεδομένων τους. Σε πολλές περιπτώσεις, τα δεδομένα βρίσκονται διάσπαρτα σε διάφορες, πολλαπλές βάσεις δεδομένων. Το κόστος του hardware, του storage, των αδειών λογισμικού αλλά και των πόρων για τη διαχείριση των βάσεων δεδομένων που απαιτούνται είναι μεγάλο.

Μέσω του consolidation των πλεονάζουσων βάσεων δεδομένων και των φορτίων τους, οι εταιρείες έχουν την ευκαιρία να περιορίσουν σημαντικά όλα αυτά τα κόστη. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, η Gartner εκτιμά ότι η εξοικονόμηση αυτή μπορεί να κυμαίνεται από χιλιάδες μέχρι εκατομμύρια ευρώ, καθώς οι ενέργειες για το consolidation μπορούν να μειώσουν τα σχετικά κόστη από 10% μέχρι και 25% σε κάποιες περιπτώσεις.

Επίσης, ένα βελτιστοποιημένο database περιβάλλον με λιγότερα components, συμβάλλει στη μείωση των κινδύνων ασφάλειας και ιδιωτικότητας σχετικά με τα δεδομένα, και συνεπώς έμμεσα επιδρά και στη μείωση του κόστους διαχείρισης αυτών των κινδύνων. Επιπλέον, τέτοιου είδους consolidations μπορούν δυνητικά να συνεισφέρουν στη μείωση της κατανάλωσης ενέργειας στο data center, κάτι που με τη σειρά του οδηγεί στον περιορισμό των utility κοστών και στην επίτευξη ενός περισσότερο «πράσινου» υπολογιστικού περιβάλλοντος.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• μείωση λειτουργικού κόστους και κόστους συντήρησης
• μείωση κόστους αποθήκευσης.

Αδειες χρήσης εργαλείων data integration
Οι μεγάλες εταιρείες τείνουν να έχουν πολλαπλά εργαλεία και τεχνικές που χρησιμοποιούν για να επιτύχουν τους στόχους τους για data integration. Διαφορετικές ομάδες αποκτούν και χρησιμοποιούν ποικίλα είδη εργαλείων, συχνά χωρίς να αναλογιστούν να αξιοποιήσουν επενδύσεις σε εργαλεία που έχουν γίνει ήδη σε άλλα κομμάτια του οργανισμού.

Μέσω του consolidation των επικαλυπτόμενων και πλεοναζόντων εργαλείων, οι οργανισμοί μπορούν περιορίσουν τις δαπάνες τους σε άδειες χρήσης λογισμικού αλλά και το κόστος συντήρησης που σχετίζεται με τα εργαλεία data integration, ενώ ταυτόχρονα επιτρέπει μικρότερες επενδύσεις για την απόκτηση και διατήρηση των ικανοτήτων που απαιτούνται για τη λειτουργία αυτών των εργαλείων.

Οι εταιρείες πρέπει επίσης να σκεφτούν τη χρήση εργαλείων data integration εργαλείων τα οποία παρέχονται χωρίς επιπλέον κόστος με τα συστήματα database management.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση κόστους για skills και εκπαίδευση
• Μείωση κόστους αδειών χρήσης λογισμικού
• Μείωση λειτουργικού κόστους και κόστους συντήρησης

Αξιοποίηση των data structures και data integration διαδικασιών
Η ανάπτυξη βάσεων δεδομένων και διαδικασιών data integration απαιτεί χρόνο και μεγάλη προσπάθεια. Παραδοσιακά, οι περισσότεροι οργανισμοί αποτυγχάνουν να αξιοποιήσουν και να επαναχρησιμοποιήσουν τα assets που σχετίζονται με τα δεδομένα τα οποία χτίστηκαν στο παρελθόν. Κλασικά παραδείγματα αυτού αποτελούν οι αποθήκες reference data και τα data-specific interfaces ανάμεσα στα συστήματα.

Κάθε καινούργιο έργο τείνει να «επανεφευρίσκει τον τροχό» σε αυτές τις περιοχές, χωρίς να αφιερώνει χρόνο για να εντοπίσει και να χρησιμοποιήσει τα υπάρχοντα εξαγόμενα, φορτώνοντας διαδικασίες και reference databases που αναπτύχθηκαν από άλλες ομάδες. Αναγκάζοντας τις ομάδες να πρέπει να αποδείξουν ότι δεν μπορούν να αξιοποιήσουν τα υπάρχοντα τεχνουργήματα πριν προσπαθήσουν να δημιουργήσουν καινούργια, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν σημαντικά το κόστος των υλοποιήσεων, αυξάνοντας τα επίπεδα επαναχρησιμοποίησης.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση κόστους ανάπτυξης και υλοποίησης
• Μείωση λειτουργικού κόστους και κόστους συντήρησης
• Μείωση κόστους αποθήκευσης.



Data Mart Consolidation
Τα data marts αντιπροσωπεύουν μία εξειδικευμένη περίπτωση του database consolidation. Μέσα στα χρόνια, πολλές εταιρείες έχουν επιτρέψει εφαρμογές business intelligence και analytics να υλοποιούνται σε silo, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης εφαρμογών data marts. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί προκλήσεις ως προς τη συνέπεια και τη συνοχή των δεδομένων, αλλά αυξάνει και το κόστος.

Το consolidation των data marts, δηλαδή η εξάλειψη των επικαλύψεων και η ενοποίηση των μεμονωμένων data marts σε μία ενιαία data warehouse ή σε ένα μικρότερο σύνολο marts, προσφέρει του ίδιου είδους οφέλη όπως το consolidation των βάσεων δεδομένων, αλλά ταυτόχρονα μειώνει το κόστος και την πολυπλοκότητα των διαδικασιών data integration  που τροφοδοτούν τα marts.

Με τη βελτιστοποίηση αυτών των διαδικασιών data integration μπορεί να επιτευχθεί ακόμα μεγαλύτερη μείωση του λειτουργικού κόστους.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση λειτουργικού κόστους και κόστους συντήρησης
• Μείωση κόστους αποθήκευσης.

Ενίσχυση προτύπων
Η Gartner προβλέπει μία αύξηση στην τάση των οργανισμών για υιοθέτηση τυπικών προγραμμάτων και τεχνικών διακυβέρνησης δεδομένων με στόχο την καλύτερη διαχείριση των κρίσιμων δεδομένων. Επιπλέον, για να διασφαλιστεί η ποιότητα, η μυστικότητα, η ασφάλεια και ο κύκλος ζωής αυτών των δεδομένων, μία στιβαρή προσέγγιση διακυβέρνησης πρέπει να εστιάσει στην καθιέρωση και την ενίσχυση των standards για το πώς τα δεδομένω διαμορφώνονται, αποθηκεύονται, γίνονται προσβάσιμα και παραδίδονται.

Η ενίσχυση των εταιρικών προτύπων για τη χρήση των εργαλείων, το σχεδιασμό των σχημάτων, των κανόνων και άλλων διαστάσεων της διαχείρισης των δεδομένων αυξάνει την ικανότητα των  ομάδων να συνεργάζονται και ενισχύει την ευελιξία, επιτρέποντας την ευκολότερη ανακατανομή του προσωπικού στις διάφορες ομάδες.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση κόστους για skills και εκπαίδευση
• Μείωση του κόστους ανάπτυξης και υλοποίησης
• Μείωση του κόστους διαχείρισης των αλλαγών

Μη αντικατάσταση custom-coded αρχιτεκτονικών
Η πλειοψηφία των οργανισμών σήμερα επενδύουν σε πακέτα εργαλείων data integration, διαχείρισης βάσεων δεδομένων κ.ά για καινούργια projects που αναλαμβάνουν. Ωστόσο, ουσιαστικά, όλοι οι μεγάλοι οργανισμοί συνεχίζουν να υποστηρίζουν -όπως χαρακτηριστικά ονομάζει η Gartner- «cost-coded» αρχιτεκτονικές, οι οποίες αναπτύχθηκαν στο παρελθόν για να υποστηρίξουν αυτές τις απαιτήσεις. Καθώς οι εταιρείες επιχειρούν να εκσυγχρονίσουν τα περιβάλλοντά τους, ξεκινούν να σχεδιάζουν την αντικατάσταση των custom code συστημάτων τους.

Αυτή η προσπάθεια απαιτεί τη μετακίνηση από το custom code, που μπορεί να σημαίνει σημαντικές δαπάνες επιπλέον των δαπανών για άδειες χρήσης λογισμικού των εργαλείων. Οι εταιρείες μπορούν να αναβάλουν ή να αποφύγουν αυτή τη μετάβαση αν οι custom coded διαδικασίες ανταποκρίνονται στις επιχειρηματικές δαπάνες και λειτουργούν σήμερα καλά. Οι επενδύσεις βέβαια σε καινούργια εργαλεία μπορούν επίσης να συμβάλουν στη δημιουργία εσόδων, οπότε οι οργανισμοί δεν πρέπει να σταματήσουν να σκέφτονται καινούργιες πρωτοβουλίες.

Ωστόσο, η καθυστέρηση ή αναβολή αγορών για εργαλεία data integration θα οδηγήσει σε σημαντική μείωση του κόστους των αδειών χρήσης λογισμικού.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση του κόστους αδειών χρήσης λογισμικού
• Μείωση του κόστους ανάπτυξης και υλοποίησης

Διερεύνηση open source επιλογών
Ενα σημαντικό κομμάτι των προϋπολογισμών του ΙΤ που σχετίζονται με πρωτοβουλίες διαχείρισης και ενοποίησης δεδομένων αφορούν σε άδειες χρήσης λογισμικού και δαπάνες συντήρησης. Οι εταιρείες συνεχίζουν να αναζητούν τρόπους να μειώσουν αυτά τα κόστη, και στρέφονται ολοένα και περισσότερο σε άλλα μοντέλα αδειοδότησης λογισμικού. Το πιο εμφανές παράδειγμα αυτών των μοντέλων είναι το λογισμικό ανοιχτού κώδικα. Σύμφωνα με την Gartner, tα προϊόντα open source κερδίζουν ολοένα και περισσότερο έδαφος στην αγορά διαχείρισης δεδομένων και την περιοχή του integration, με τη μεγαλύτερη υιοθέτηση να εμφανίζεται στην αγορά των συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων.

Επίσης, σε μικρότερο βαθμό διείσδυση παρουσιάζει το open source στις αγορές των εργαλείων data integration και data quality. Οι εταιρείες πρέπει να καταλάβουν ότι το αρχικό κόστος των αδειών χρήσης λογισμικού δεν είναι το μόνο κομμάτι του συνολικού κόστους κτήσης του λογισμικού. Επιπλέον, πρέπει να δοθεί η δέουσα προσοχή ώστε να μην υιοθετηθούν λύσεις open source χωρίς να διασφαλιστεί η καταλληλότητά τους να ανταποκριθούν σε όλες τις πλευρές των service level agreements.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση του κόστους αδειών χρήσης λογισμικού



Συμβόλαια υπηρεσιών
Πολλές εταιρείες αξιοποιούν εξωτερικές υπηρεσίες (από system integrators, κατασκευαστές λογισμικού ή άλλες πηγές) για να ενισχύσουν τις ικανότητες και δυνατότητές τους όταν ξεκινούν πρωτοβουλίες data management & integration. Τα πιο συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν τη χρήση εξωτερικών πόρων για το σχεδιασμό και την υλοποίηση του data warehouse, για προσπάθειες μετάβασης δεδομένων και βελτίωσης της ποιότητας των δεδομένων.

Ανάλογα με τη συμφωνία ή το σύνολο των υπηρεσιών που προσφέρουν, αυτές οι εταιρείες μπορεί συχνά να είναι πολύ ακριβές. Οι οργανισμοί μπορούν να αξιοποιήσουν την ευκαιρία να επανεξετάσουν τις συμφωνίες τους για τέτοιου είδους υπηρεσίες, να επαναδιαπραγματευθούν συμβόλαια ή ακόμα και να αναζητήσουν εναλλακτικούς παρόχους υπηρεσιών. 

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση κόστους για skills και εκπαίδευση

Εργα μικρής προτεραιότητας/ περιορισμένων οφελών
Οι εταιρείες που διαθέτουν αποτελεσματικές διαδικασίες σχεδιασμού και budgeting της Πληροφορικής, έχουν μία πολύ καλή αίσθηση για το ποια έργα ή επενδύσεις έχουν μεγαλύτερη προοπτική να επιδράσουν θετικά στο business. Σε καιρούς σαν αυτούς που διανύουμε, όπου οι προϋπολογισμοί του ΙΤ περιορίζονται ή περικόπτονται, οι CIOs μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση των δαπανών ΙΤ αναγνωρίζοντας και αναβάλλοντας για αργότερα επενδύσεις που βρίσκονται χαμηλά στη λίστα των προτεραιοτήτων εξαιτίας της μικρής δυνητικής απόδοσης στην επένδυση.

Πιο συγκεκριμένα, η Gartner προτείνει στους οργανισμούς να περιορίσουν τις επενδύσεις τους σε υποδομές βάσεων δεδομένων, δραστηριότητες data integration και βελτίωση της ποιότητας των δεδομένων σε σχέση με τις επενδύσεις που στοχεύουν άμεσα στην αύξηση των εσόδων.

Δυνατότητες εξοικονόμησης χρημάτων:
• Μείωση κόστους για skills και εκπαίδευση
• Μείωση κόστους υποδομών
• Μείωση κόστους αδειών χρήσης λογισμικού
• Μείωση κόστους ανάπτυξης και υλοποίησης.