H Πληροφορική και οι νέες τεχνολογίες είναι πολύ σημαντικές για έναν οργανισμό όπως είναι ο ΟΚΑΝΑ, καθώς εξοικονομούν χρόνο, χρήμα και βελτιστοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Στο πλαίσιο αυτό ο ΟΚΑΝΑ προχώρησε στην εκ νέου αναβάθμιση της Εφαρμογής Διαχείρισης Ροών Εγγράφων «ΠΑΠΥΡΟΣ», μέσω της οποίας πλέον δρομολογείται κάθε μορφής έγγραφο, χωρίς την αναγκαιότητα καμιάς εκτύπωσης πλην της περίπτωσης που αφορά έκδοση εγγράφου κατόπιν αίτησης ιδιώτη για κάθε νόμιμη χρήση, στο τελικό της στάδιο.

«Καταφέραμε να παραμετροποιήσουμε με τέτοιο τρόπο το εν λόγω υποσύστημα, ώστε να υπάρχει η τεχνική δυνατότητα σε ένα εξουσιοδοτημένο χρήστη του, να μπορεί να ανοίξει/διαβάσει/διεκπεραιώσει ένα υπηρεσιακό έγγραφο όλο το εικοσιτετράωρο, από οπουδήποτε αρκεί να έχει στην κατοχή του μια θέση υπολογιστή ή μια οποιαδήποτε έξυπνη συσκευή με πρόσβαση προς το διαδίκτυο με οποιοδήποτε τρόπο. Φυσικά φροντίσαμε όλο το εγχείρημα να διαθέτει τα απαραίτητα πιστοποιητικά αυθεντικοποίησης και κρυπτογράφησης, έτσι ώστε να είναι τεχνικά ασφαλές σε πολύ μεγάλο βαθμό (όσο επιτρέπει η χρήση των τελευταίων αλγορίθμων και πρωτοκόλλων – SSL, HTTPS, κ.λ.π. – που χρησιμοποιούνται για αυτό το σκοπό)» δηλώνει στο NetFAX ο Χρήστος Δανόπουλος, Διευθυντής Πληροφορικής του ΟΚΑΝΑ.

«Έτσι ο ΟΚΑΝΑ βρίσκεται μέσα στους 5 πρώτους δημόσιους που εφαρμόζουν στην πράξη όλο το παραπάνω εγχείρημα, μαζί με την Βουλή των Ελλήνων και κάποια Υπουργεία της Ελληνικής Κυβέρνησης». Επιπλέον,  η αξιοποίηση της τεχνολογίας των virtual servers συνέβαλε σε σημαντικό περιορισμό του κόστους. «Προχωρήσαμε στην αναβάθμιση 4 μόνο πραγματικών μηχανών αντί της αγοράς πρόσθετου εξοπλισμού hardware, στους οποίους φιλοξενούνται 16 virtual machines. Η ελάττωση των πραγματικών μηχανών οδήγησε σε πρόσθετη εξοικονόμηση, ένεκα της συνεπαγόμενης μειωμένης κατανάλωσης ισχύος» σημειώνει ο Χ. Δανόπουλος. Ο ΟΚΑΝΑ έχει αυξήσει και τα επίπεδα ασφάλειας των δεδομένων στο data center του και μεριμνά για την τήρηση όλων των κανονιστικών ρυθμίσεων.

«Ο ΟΚΑΝΑ διαθέτει τρεις άδειες που εκδόθηκαν από την «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα» τις οποίες και ανανεώνει κάθε δύο (2) χρόνια, φροντίζοντας να λαμβάνει όλα εκείνα τα απαραίτητα μέτρα προστασίας τα οποία και περιγράφονται αναλυτικά στην εκάστοτε πολιτική ασφάλειας του δικτύου του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού του Συστήματος (ΟΠΣ), η οποία και συνοδεύει πάντα την αίτηση ανανέωσης των αδειών». Παράλληλα, δύο σημαντικά IT Projects βρίσκονται σε εξέλιξη αυτήν την περίοδο.

Το πρώτο αφορά «τον πλήρη εκσυγχρονισμό της διαδικασίας πληρωμής των ενταλμάτων προς τους Προμηθευτές του Οργανισμού μέσω e-Banking σε συνδυασμό με το Σύστημα ERP που χρησιμοποιούν από κοινού το Λογιστήριο, το Τμήμα Προμηθειών, Συμβάσεων και Υπηρεσιών και το Ταμείο του Οργανισμού. Η παραπάνω διαδικασία διασφαλίζεται με τρία επίπεδα εγκρίσεων και κερδίζει και χρόνο λόγω της μείωσης της χρήσης χαρτιού και της περιφοράς του για υπογραφές. Αυτό γίνεται μία φορά στο τέλος της διαδικασίας». Το δεύτερο έχει να κάνει με την επέκταση της χρήσης των ψηφιακών πιστοποιητικών (υπογραφών) σε όλα τα Διοικητικά Στελέχη και σε όλους τους Υπευθύνους των Μονάδων/Δομών/Υπηρεσιών του Οργανισμού.

Έχουν ήδη εκδοθεί περί τα πενήντα (40) ψηφιακά πιστοποιητικά και αναμένεται να εκδοθούν άλλα εξήντα (60). Αυτό έχει βοηθήσει και θα βοηθήσει ακόμη περισσότερο σε ασφαλείς, αξιόπιστες και έγκυρες εγκρίσεις χωρίς την χρήση χαρτιού και κατ’ επέκταση θα υπάρξει και εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων. «Κάθε Τμήμα Πληροφορικής πρέπει να φροντίζει να παρακολουθεί τις εξελίξεις στον κλάδο του και να ενσωματώνει κατά το δυνατόν τις νέες τεχνολογίες στον Οργανισμό/Εταιρεία του, ανάλογα με τον προϋπολογισμό και τις ανάγκες του, κατά προτεραιότητα» καταλήγει ο Χ. Δανόπουλος.