Μείωση κόστους των επιχειρήσεων με ταυτόχρονη βελτίωση της παραγωγικότητάς τους. Είναι άραγε εφικτό αυτό; Μήπως είναι μια εύκολη θεωρία;

Πιστεύω πως δεν είναι θεωρία, αρκεί κανείς να εντοπίσει τις περιοχές βελτίωσης, να μετρήσει το κόστος και να κάνει τη σωστή ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Ακόμα και αν δεν το είχαν κάνει οι επιχειρήσεις στο παρελθόν (όσες το είχαν στη λογική τους συστηματικά έχουν λιγότερα θέματα και προβληματισμούς σήμερα), είναι επιτακτική ανάγκη να το κάνουν άμεσα.

Η οικονομική κρίση είναι εδώ και μας πιέζει για λύσεις, για ιδέες. Οι ενέργειες που μπορούμε να σκεφτούμε για υλοποίηση δεν είναι φυσικά μόνο η μείωση του προσωπικού ή η μείωση των μισθών των υπαλλήλων. Είναι σίγουρο ότι υπάρχουν μεγάλες ή πολλές μικρές ευκαιρίες μείωσης κόστους, που δεν μας δημιουργούν, τις περισσότερες φορές, καμιά έκπτωση στην ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών μας ή στον τρόπο λειτουργίας μας.

Το αντεπιχείρημα που μπορεί κανείς να αντιτάξει είναι ότι, ακόμα και αν υπάρχουν αυτές οι περιοχές ευκαιρίας, θέλουν χρόνο να εντοπιστούν (αν μπορούν να εντοπιστούν) και να αντιμετωπιστούν κατάλληλα. Ο χρόνος τρέχει αδυσώπητα και χρειάζονται λύσεις τώρα. Πώς μπορεί, λοιπόν, κανείς να ανταποκριθεί σε αυτό το αίτημα, ζητώντας και άμεσα αποτελέσματα;

Μικρά βήματα, μεγάλα αποτελέσματα
Η απάντηση ακούγεται απλή, αλλά έχει μεγάλη βάση. Ανοίξτε την επικοινωνία σας περισσότερο από ποτέ. Συζητήστε με τους συναδέλφους σας στην εταιρεία σας, αλλά και έξω από αυτήν. Μιλήστε με εταιρείες του κλάδου σας, αλλά και από άλλους κλάδους. Απευθυνθείτε σε ειδικούς επαγγελματίες συμβούλους και επιχειρήσεις με αποδεδειγμένα θετικά αποτελέσματα στον τομέα ειδικότητάς τους.

Εξετάστε θετικά το outsourcing όχι ως πανάκεια, αλλά εκεί που μπορεί να έχει ουσία. Οσοι ηγούνται επιχειρήσεων ή τομέων πρέπει να βάλουν την ομάδα τους στην προσέγγιση ότι τίποτε δεν είναι δεδομένο και πολλά πιθανώς να χρειάζονται αλλαγή, και πολλές φορές ριζική αλλαγή. Σε ένα τέτοιο πνεύμα, επανεξέτασης δομών και διαδικασιών, με εξωστρεφή διάθεση, είναι σίγουρο ότι θα βρεθούν περιοχές άμεσης και ουσιαστικής μείωσης κόστους με άμεση βελτίωση παραγωγικότητας και αποτελεσμάτων.

Eμείς ως εταιρεία έχουμε εδώ και πολλά χρόνια αυτή την προσέγγιση στη φιλοσοφία μας και πραγματικά, όσες καταστάσεις και αν βελτιώνονται συνεχώς, υπάρχουν πάντα ευκαιρίες. Η δική μας πρόταση ως Xerox προς τις επιχειρήσεις, λόγω ειδίκευσης στο αντικείμενο, αφορά στη νέα διαχείριση του τομέα εντύπου και των παρελκόμενων του (εκτυπωτικά συστήματα, πολυμηχανήματα, λογισμικά υποστήριξης ηλεκτρονικού εγγράφου, αναλώσιμα μηχανών, χαρτί κτλ). Αν δεν το έχετε ήδη κάνει, αποτελεί δεδομένα ένα τομέα άμεσης δράσης και άμεσων αποτελεσμάτων.

Σύμφωνα με έρευνες αξιόπιστων εταιρειών διεξαγωγής ερευνών, αλλά και βάσει δικών μας αναλύσεων, το κόστος που σχετίζεται με το έντυπο σε μια επιχείρηση αποτελεί κατά μέσο όρο το 5% των εξόδων της. Η δε μείωση αυτού του κόστους μπορεί να φτάσει και στο 40% από την πρώτη μέρα υλοποίησης ενός συμβολαίου υπηρεσιών διαχείρισης εγγράφων και εξοπλισμού γραφείου!

Απευθυνθείτε, λοιπόν, στους ειδικούς και αφήστε τους να σας φέρουν το αποτέλεσμα. Εμείς το έχουμε ήδη εφαρμόσει σε πάνω από 40 εταιρίες στην Ελλάδα. Αρα υπάρχει χειροπιαστό αποτέλεσμα και εμπειρία που μπορεί να αποδώσει σήμερα. Η φιλοσοφία πίσω από την προσέγγιση αυτή είναι απλή: Συγκεντρωθείτε στο αντικείμενο σας, στο προϊόν σας, και συμφωνήστε με απόλυτα ξεκάθαρους όρους το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα ως υπηρεσία. Πώς θα κάνετε δηλαδή αποδοτικότερα τη δουλειά σας, αξιοποιώντας την κατάλληλη σύγχρονη τεχνολογία, χωρίς σπατάλη χρόνου.

Η μετάβαση αυτή σημαίνει πως από τη μέχρι σήμερα νοοτροπία του «αγοράζω ως τμήμα προμηθειών σε χαμηλές τιμές και κατόπιν διαχειρίζομαι συμβόλαια, τιμολόγια, αναλώσιμα, πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές κτλ» πηγαίνουμε στο «υπογράφω ένα συμβόλαιο υπηρεσιών που μου εξασφαλίζει βελτίωση ποιότητας εντύπων, μεγαλύτερη ταχύτητα στη διεκπεραίωση εργασιών, νέες δυνατότητες και εφαρμογές που δε γνώριζα, συμβουλευτικές υπηρεσίες, συνεχή εκπαίδευση και φυσικά σημαντική μείωση κόστους από την πρώτη μέρα».

Το κυριότερο, όμως, είναι η δημιουργία ελεύθερου χρόνου με συγκέντρωση στην ουσία της εργασίας μου, αφού κάποιοι άλλοι ειδικοί αναλαμβάνουν την υποστήριξη όλου αυτού του μηχανισμού. Χρειάζεται δράση και αισιοδοξία.

Είναι πιθανό κάθε περιοχή που θα εστιάσουμε χωριστά να μην αλλάξει ριζικά την εικόνα, αλλά αθροιστικά, βάζοντας τις κατάλληλες προτεραιότητες και κινητοποιώντας τον κόσμο μας, μπορούμε να έχουμε άμεσα αποτελέσματα και μια παρακαταθήκη για ένα πιο ευοίωνο μέλλον.

Ο Βασίλης Ραμπάτ είναι Διευθύνων Σύμβουλος & Πρόεδρος Δ.Σ. της Xerox Hellas