O Γιώργος Χατζηδημητρίου, IT Manager, PROVET S.A., μιλάει στο netweek για τις κυριότερες προκλήσεις που αντιμετώπισε κατά τη μετάπτωση ενός κλασικού on-premise ERP στο cloud.
netweek: Για ποιο λόγο αποφασίσατε να προβείτε σε μια αναβάθμιση από on-premise ERP σε cloud ERP;
Γιώργος Χατζηδημητρίου: Στα μέσα του 2012 η εταιρεία μας, έχοντας αποχωρήσει από το ομιλικό σχήμα στο οποίο συμμετείχε, βρέθηκε μπροστά σε ένα δίλημμα: να διατηρήσει το υπάρχον ERP (SAP/R3) που είχε σχεδιαστεί για να καλύψει τις ανάγκες του ευρύτερου ομίλου και ως εκ τούτου χρειαζόταν εκτενείς παραμετροποιήσεις για να ανταποκριθεί πλήρως στις απαιτήσεις μας ή να μεταβεί σε ένα νέο ERP, το οποίο θα κάλυπτε καλύτερα τις ανάγκες μας και θα μας έδινε μεγαλύτερη ευελιξία; Το υψηλό κόστος της επανασχεδίασης του SAP μάς οδήγησε στη δεύτερη λύση. Έτσι, ξεκινήσαμε τη συνεργασία μας με τη Softone για την ανάπτυξη ενός ERP προσαρμοσμένου στις ανάγκες μας. Σημαντικός παράγοντας για αυτήν την επιλογή ήταν η καλύτερη διαχείριση των χρηματοοικονομικών που προσέφερε, καθώς και η δυνατότητα που παρείχε στους χρήστες για τη δημιουργία αναφορών.
netweek: Ποιες ήταν οι προκλήσεις που αντιμετωπίσατε;
Γ. Χατζηδημητρίου: Λόγω της κρισιμότητας του εγχειρήματος και του σχετικά σύντομου χρόνου ολοκλήρωσής του, ξεκινήσαμε με την υλοποίηση μιας on-premise εγκατάστασης για τη δημιουργία των βασικών αρχείων, για το testing του συστήματος, καθώς και για την εκπαίδευση των χρηστών. Η εγκατάσταση ανανεωνόταν μία με δύο φορές εβδομαδιαίως, προκειμένου να επικαιροποιείται η παραμετροποίηση και να προστίθενται τα customizations που είχαν προκύψει από την ανάλυση απαιτήσεων. Το πιο δύσκολο μέρος του εγχειρήματος ήταν η εξαγωγή των αρχείων πελατών, προμηθευτών, στατιστικών αγορών και πωλήσεων, καθώς και των ανοικτών υπολοίπων από το παλιό ERP (SAP/R3) και η μορφοποίησή τους, ώστε να μπορούν να εισαχθούν στο καινούριο σύστημα. Από τη στιγμή που το καινούριο σύστημα ανέβηκε live, χρειάστηκαν περίπου δύο μήνες για να είναι πλήρως λειτουργικό. Μετά από έξι μήνες εύρυθμης λειτουργίας on-premise, η εγκατάσταση μεταφέρθηκε στο Azure, χωρίς να προκύψει το παραμικρό πρόβλημα.
netweek: Τι συμβουλές θα δίνατε στους συναδέλφους που θα επιχειρούσαν να προβούν σε μια αντίστοιχη αναβάθμιση;
Γ. Χατζηδημητρίου: Η μετάπτωση ενός ERP στο cloud χρειάζεται προσοχή, ιδιαίτερα αν πραγματοποιείται ταυτόχρονα μετάπτωση από ένα ERP σε ένα καινούριο. Από τους πλέον σημαντικούς παράγοντες για την επιτυχημένη λειτουργία του συστήματος είναι η ποιότητα της γραμμής Internet της επιχείρησης, ειδικά αν υπάρχουν πολλοί χρήστες του συστήματος. Ένα μέρος της εξοικονόμησης χρημάτων που θα προκύψει από την έλλειψη ανάγκης για αγορά υποδομής (server και άδειες χρήσης) θα πρέπει να επενδυθεί για τη βελτίωση της ποιότητας της γραμμής. Η μεταφορά ενός υπάρχοντος ERP στο cloud, αν εξαιρέσει κανείς το απαραίτητο downtime προκειμένου να μεταφερθούν τα δεδομένα, δεν κρύβει δυσκολίες.
Αν, όμως, πρόκειται για μια περίπτωση παρόμοια με αυτήν που είχαμε να αντιμετωπίσουμε, η καλύτερη στρατηγική θα ήταν αυτή που ακολουθήσαμε: μετάπτωση και παράλληλη λειτουργία παλαιού και νέου ERP σε ένα on-premise περιβάλλον. Κατά τη διάρκεια της παράλληλης λειτουργίας θα πρέπει να ολοκληρωθεί η διαδικασία του debugging, καθώς και η εκπαίδευση των χρηστών. Κατόπιν, εφόσον έχουν επιλυθεί τα όποια προβλήματα, θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η μεταφορά στο cloud.
netweek: Μετά από αρκετό χρόνο εργασίας με το cloud ΕRP ποιες είναι οι εντυπώσεις σας;
Γ. Χατζηδημητρίου: Μετά από τρία χρόνια απρόσκοπτης λειτουργίας μπορούμε να πούμε ότι η μετάπτωση ήταν επιτυχημένη. Οι χρήστες μπορούν να συνδέονται στην εφαρμογή από όπου βρίσκονται, χωρίς την ανάγκη σύνδεσης VPN. Η ταχύτητα και η απόκριση της εφαρμογής δεν έχει την παραμικρή διαφορά από το on-premise. Πολύ σημαντικό είναι και το γεγονός ότι όλα τα patches και updates πραγματοποιούνται, χωρίς την αποσύνδεση των χρηστών από την εφαρμογή. Με την επόμενη επανασύνδεσή του, ο κάθε χρήστης λαμβάνει όλες τις ενημερώσεις. Σημαντικό είναι και το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να δεσμευτούν πόροι της υποδομής για τη διαδικασία της λήψης και ασφαλούς διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας.