H Vivartia υλοποίησε πρόσφατα ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης και ήδη, όπως μας λέει ο Παράσχος Λαμπούσης, IT Manager στον κλάδο Γαλακτοκομικών και Ποτών, απολαμβάνει σημαντικά πλεονεκτήματα.
NetWeek: Ποιοι είναι οι κύριοι λόγοι που σας οδήγησαν στην αποδοχή του ηλεκτρονικού τιμολογίου;
Παράσχος Λαμπούσης: Στην αρχή της χρονιάς, επιλέξαμε να αλλάξουμε τον τρόπο τιμολόγησης σε συνεργασία πάντα με το δίκτυο λιανικής, στο οποίο απευθυνόμαστε. Η εταιρεία μας εκδίδει κατά μέσο όρο 7.000 παραστατικά την ημέρα, εκ των οποίων τα μισά είναι τιμολόγια. Οι οδηγοί των φορτηγών που κάνουν τη διανομή πρέπει να έχουν μαζί τους τα δελτία αποστολής σε έντυπη μορφή.
Με την επιστροφή των φορτηγών στην εταιρεία ξεκινά η διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η οποία ολοκληρώνεται συνήθως σε λίγες ώρες. Φυσικά, δεδομένου ότι δεν έχουν αποδεχτεί όλοι οι προμηθευτές μας τη χρήση του ηλεκτρονικού τιμολογίου, ένα κομμάτι των τιμολογίων συνεχίζουν να τυπώνονται και να αποστέλονται στους πελάτες μας την επόμενη μέρα.
Σήμερα περίπου το ένα τέταρτο των πελατών μας, αναφερόμενοι πάντα στις μεγάλες αλυσίδες, έχουν αποδεχτεί την παραλαβή ηλεκτρονικών τιμολογίων. Αν και υπάρχει ακόμα αρκετός δρόμος μπροστά, είμαστε αισιόδοξοι γιατί έχουμε πετύχει αυτό το αποτέλεσμα μόλις 3 μήνες μετά την εκκίνηση του έργου και βλέπουμε συνεχώς αυξανόμενο ενδιαφέρον από τους πελάτες μας.
Για την εταιρεία μας, τα βασικά οφέλη από αυτή την διαδικασία είναι η ο μηδενισμός του κόστους εκτύπωσης των παραστατικών, ο μηδενισμός του κόστους φυσικής αποθήκευσης και η μείωση του κόστους αποστολής των τιμολογίων στους πελάτες, η οποία μπορεί μέχρι και να μηδενιστεί όταν όλοι οι πελάτες μας θα αποδεχτούν την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Ανάλογα είναι τα οφέλη και από την πλευρά των πελατών μας, οι οποίοι πλέον έχουν και τη δυνατότητα να διασταυρώνουν τα στοιχεία του σώματος του τιμολογίου με τα στοιχεία του ηλεκτρονικού τιμολογίου, ώστε να μην χρειάζεται η διαδικασία αυτή να γίνεται εσωτερικά από το λογιστήριό τους.
Μάλιστα, για μεγαλύτερη διευκόλυνση των πελατών μας που ίσως χρειάζονται για κάποιους λόγους το τιμολόγιο και σε έντυπη μορφή, εκτός από τα στοιχεία που απαιτεί ο νομοθέτης για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, τους στέλνουμε και σε μορφή PDF το τιμολόγιο, όπως θα ήταν στην έντυπη μορφή του.
Με αυτό τον τρόπο εκτός από την ταχύτητα στη διακίνηση της πληροφορίας, μειώνεται σημαντικά η πιθανότητα να υπάρξει κάποια διένεξη με τον πελάτη, σχετικά με κάποια τιμολόγηση για την οποία το τιμολόγιο άργησε να φτάσει μέσω ταχυδρομείου ή δεν έφτασε ποτέ.
NetWeek: Εσείς πλέον δεν αποθηκεύετε τα τιμολόγια σε έντυπη μορφή;
Παράσχος Λαμπούσης: Η αποθήκευση των τιμολογίων γίνεται πλέον σε ψηφιακή μορφή και μάλιστα με μεγάλο βαθμό αυτοματισμού. Συγκεκριμένα, ένα λογισμικό που παρεμβάλετε ανάμεσα στο σύστημα τιμολόγησης και το φορολογικό εκτυπωτή στέλνει 2 ίδιες εικόνες του τιμολογίου στο φορολογικό εκτυπωτή και σε ένα e-document management σύστημα, όπου γίνεται η αποθήκευση και διαχείριση των τιμολογίων. Φυσικά, ανα πάσα στιγμή έχουμε τη δυνατότητα να αναζητήσουμε και να τυπώσουμε οποιοδήποτε τιμολόγιο ή ομάδα τιμολογίων χρειαζόμαστε, είτε για εσωτερική χρήση, είτε για τις ελεγκτικές αρχές.
NetWeek: Ποια είναι τα εμπόδια που αντιμετωπίσατε στην υλοποίηση του έργου;
Παράσχος Λαμπούσης: Το νομοθετικό πλαίσιο για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι ορισμένο αρκετά χρόνια τώρα και, επομένως, η κάθε εταιρεία που σκέφτεται την ηλεκτρονική τιμολόγηση πρέπει να γνωρίζει τα όρια που ο νομοθέτης επιβάλλει. Υπό αυτή την έννοια, η αδυναμία αποστολής σε ηλεκτρονική μορφή των παραστατικών που έχουν συνοδευτικό χαρακτήρα μας αναγκάζει να ζούμε σε ένα υβριδικό περιβάλλον και είναι ένα πρόβλημα για εμάς, αλλά δεν μπορούμε να το χαρακτηρίσουμε εμπόδιο.
Ενα δεύτερο αντίστοιχο πρόβλημα προκύπτει πάλι από το νομοθετικό πλαίσιο και έχει να κάνει με τους φορολογικούς μηχανισμούς. Ενώ αυτή τη στιγμή έχουμε μια εφαρμογή που είναι 100% paperless, χρειάζεται να έχουμε έναν άνθρωπο, ο οποίος είναι αρμόδιος για την αλλαγή ταινίας στους φορολογικούς μηχανισμούς και στη συνέχεια πρέπει να αρχειοθετούμε και να αποθηκεύουμε τις ταινίες αυτές.
Υπό αυτό το πρίσμα, δεν μπορώ να πω ότι αντιμετωπίσαμε ουσιαστικά προβλήματα στην υλοποίηση του έργου, θα μπορούσε όμως αυτό να γίνει ακόμα πιο αποτελεσματικό, εάν το κράτος προχωρούσε σε μια αλλαγή του θεσμικού πλαισίου.
Πέρα από το θεσμικό πλαίσιο, ένας δεύτερος ανασταλτικός παράγοντας είναι η άρνηση της αποδοχής του ηλεκτρονικού τιμολογίου από κάποια μερίδα πελατών. Αυτός ο παράγοντας είναι κυρίως ψυχολογικός και επιδρά σε κάθε τι καινούργιο. Πιστεύω ότι σύντομα θα εξαλειφθεί, όταν θα γίνουν αντιληπτά τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αλλωστε, και το νέο θεσμικό πλαίσιο φαίνεται να πιέζει προς αυτή την κατεύθυνση.
NetWeek: Εάν φανταζόμασταν ένα ιδεατό σενάριο, τα συστήματα των πελατών σας θα έπρεπε να έχουν ένα λογισμικό που θα ήταν συμβατό με το EDI πρωτόκολλο και έτσι θα μπορούσατε εσείς να τους στέλνετε απευθείας αυτά τα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Γιατί δεν συμβαίνει αυτό;
Παράσχος Λαμπούσης: Το πρόβλημα αυτό δεν είναι μόνο ελληνικό. Ολόκληρη η Ευρώπη προσπαθεί εδώ και πολλά χρόνια να τηρήσει με αυστηρότητα τα EDI πρότυπα. Ωστόσο, αυτό δεν έχει γίνει εφικτό. Επομένως, χρειάζεται κάποιος που πρακτικά θα παίξει το ρόλο του μεταφραστή μεταξύ της διαφορετικής «γλώσσας» που μιλάνε τα συστήματα πελατών και προμηθευτών. Αυτό ακριβώς το ρόλο παίζουν οι πάροχοι υπηρεσιών, οι οποίοι είναι περισσότεροι από 300 στην Ευρώπη και μετριούνται στα δάχτυλα του ενός χεριού στην ελληνική αγορά.
NetWeek: Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μετατρέπει τους κινδύνους και τα έξοδα φύλαξης και διακίνησης του φυσικού υλικού σε αντίστοιχα έξοδα για το ψηφιακό υλικό; Ποιες είναι οι διαφορές;
Παράσχος Λαμπούσης: Η σημαντικότερη διαφορά είναι φυσικά το κόστος. Η φύλαξη ψηφιακών δεδομένων, ακόμα και με τα πιο αυστηρά μέτρα ασφαλείας, είναι σημαντικά οικονομικότερη από τη φύλαξη του φυσικού υλικού. Επίσης, ο όγκος της διακινούμενης πληροφορίας, ακόμα και για πολύ μεγάλου μεγέθους εταιρείες, έχει σημαντικά χαμηλότερο κόστος σε σχέση με τη διακίνηση φυσικού υλικού. Επομένως, για μια εταιρεία που έχει ήδη υποδομή αποθήκευσης και πολιτική ασφάλειας των πληροφοριών της, υπάρχει μεγάλο οικονομικό όφελος.